ما هي فوائد التخطيط الإستراتيجي ؟ وما هي مراحله؟

تتجلى فوائد التخطيط الإستراتيجي في كونها تسمح لك بتحديد وتقديم الدورة التدريبية التي ستتبعها شركتك في السنوات الثلاث إلى الخمس القادمة. وتشمل الرؤية والرسالة ، وكذلك الأهداف والإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيقها. في هذه المقالة ، نوضح كيف تختلف الخطة الإستراتيجية عن أدوات العمل أو المشروع الأخرى. ستجد أيضًا أربع خطوات يجب اتباعها لإنشاء خطة فعالة.

ما هو التخطيط الاستراتيجي؟

يحتاج كل عمل إلى خطة إستراتيجية للتحضير للتغيير وبناء فريق قوي وموحد.

التخطيط الاستراتيجي أمر لا بد منه لجميع الشركات ، كبيرة أم وصغيرة كانت. إنها عملية تحدد إلى أين يتجه عملك وكيف سيصل إلى هناك ، ولكنه أيضًا أكثر من ذلك بكثير.

تحدد الخطة الإستراتيجيةعملك التجاري وتسرد خطوات ملموسة لتحقيق أهدافك. عندما يحدث ما هو غير متوقع ، تساعدك هذه الخطة على البقاء على قيد الحياة وإيجاد فرص جديدة ، مع الحفاظ على قيمك ومهمتك.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تطوير خطة إستراتيجية هو تمرين لبناء الفريق يجمع الموظفين معًا كما لم يحدث من قبل ويغير الطريقة التي يتواصلون بها.

ما هو الجدول الزمني؟

كانت فترة التخطيط للخطة الاستراتيجية من ثلاث إلى خمس سنوات ، ولكن من الشائع الآن أن تختار الشركة فترة أقصر ، من سنتين إلى ثلاث سنوات ، بسبب السرعة المتزايدة للتغير التكنولوجي والأسواق.

بالنسبة للشركات التي لديها وحدات أعمال متعددة أو شركات قابضة تتحكم في العديد من الشركات المستقلة ، قد يكون الأفق الزمني لخطة العمل أطول. في الواقع ، يمكن أن تغطي الخطة فترة من ثلاث إلى 10 سنوات وتصف أهدافًا أوسع للمؤسسة بأكملها وأي خدمة مشتركة ، مثل التسويق والموارد البشرية والتمويل. توفر خطة العمل إطارًا للتخطيط الاستراتيجي داخل كل وحدة أو عمل في المؤسسة.

ما هي فوائد التخطيط الإستراتيجي ؟

بعض فوائد التخطيط الاستراتيجي هي التكيف الاستباقي مع التغيير ، وإنشاء فرق عمل فعالة أو تحسين اتخاذ القرار.

يتم تعريف هذا على أنه عملية منهجية يتم فيها ترجمة رؤية المستقبل إلى أهداف أو أهداف محددة على نطاق واسع. كما يتضمن أيضًا تصميم سلسلة من الخطوات لتحقيقها.

على عكس التخطيط بعيد المدى ، يبدأ التخطيط الاستراتيجي بالهدف المنشود ويعود إلى الوضع الحالي.

يتناقض هذا أيضًا مع التخطيط التكتيكي لأنه أكثر اتساعًا ومرونة. على عكس ذلك ، فإنه لا يركز على الأهداف الوسيطة المحددة بطريقة دقيقة وبوسائل محددة مسبقًا.

التكيف الاستباقي للتغيير

يحدث التغيير حاليًا بشكل أسرع وهو أكثر انتشارًا من أي وقت مضى. يمكن أن يؤثر هذا على العديد من المنظمات ويعرض بقاءها للخطر على المدى المتوسط ​​والطويل.

تتمثل إحدى مزايا التخطيط الاستراتيجي في أنه يساعد القادة بشكل خلاق وذكي على التعامل مع تحديات عدم اليقين بشأن كيفية التغيير.

بهذه الطريقة ، تم تصميم أنشطة الإدارة الإستراتيجية لتحويل الخطة الثابتة إلى نظام يوفر معلومات الأداء الاستراتيجي لاتخاذ القرار.

تسمح هذه المرونة للخطة بالتطور والنمو مع تغير الظروف.

تكوين فرق عمل عالية الكفاءة

ومن أهم فوائد التخطيط الاستراتيجي ، المدعوم من قبل الإدارة الإستراتيجية ، أنه يعلم فرق القيادة العمل بكفاءة عالية من خلال المشاركة في بناء ودعم الخطة الإستراتيجية للفريق.

وبالتالي ، فإن مشاركة كل عضو في الفريق في التخطيط يعزز التزامهم بتحقيق أهداف وغايات المنظمة.

هذا يزيد من الإجراءات الفردية والجماعية ، مما يحسن من فعاليتها ومساءلتها.

تحسين عملية صنع القرار

تتضمن عملية التخطيط الاستراتيجي اتخاذ قرارات صعبة. وهذا يمثل فرصة للمنظمات لتحسين عمليات صنع القرار.

يشمل التخطيط فريق الإدارة والإدارة ، وبشكل عام ، كل من لديهم مسؤوليات إدارية.

لذلك ، تتمثل إحدى مزايا التخطيط الاستراتيجي في أنه يصبح فرصة لحشد المنظمة حول أهداف العمل وصقل كيفية اتخاذ القرارات.

استخدام أفضل للوقت والموارد

جميع المنظمات لها حدود من حيث الوقت والموارد المالية والموارد البشرية[1].

يمكن أن يحدد التخطيط الاستراتيجي أفضل طريقة للتخلص من هذه الموارد وتحقيق أقصى استفادة منها.

من وجهة النظر هذه ، من الضروري تقييم جميع نفقات المنظمة من أجل تحديد كيف ستساهم هذه في تحقيق النتائج الرئيسية.

إنشاء إطار اتصال داخلي

تتمثل إحدى الفوائد العظيمة للتخطيط الاستراتيجي في أنه يساعد في إنشاء إطار اتصال داخلي.

من خلال التواصل الفعال ، يتم التفاوض على الخلافات وتوحيد المصالح لتحقيق توافق في الآراء.

يضمن الاتصال الداخلي الفعال أن يعمل أعضاء المنظمة معًا لتحقيق الأهداف الإستراتيجية المحددة.

علاوة على ذلك ، فهو يساعد على تطوير ثقافة متماسكة ويوفر الأدوات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة وفقًا لأهداف المنظمة. كل ما سبق يزيد الكفاءة والإنتاجية.

عملية التخطيط الاستراتيجي

يجب أن يتم دعم إنشاء الخطة الإستراتيجية من قبل فريق من عدد قليل من أصحاب المصلحة الرئيسيين. تتكون هذه المجموعة ، التي تسمى أحيانًا لجنة الإدارة ، من خمسة إلى عشرة من أصحاب المصلحة وصناع القرار في الشركة. لن يكون هؤلاء هم الأشخاص الوحيدون المشاركون ، لكنهم سيقودون العمل.

بمجرد تجميع لجنة الإدارة ، يمكنك البدء في عملية التخطيط الاستراتيجي.

الخطوة 1: حدد وضعك الحالي

قبل إنشاء خطتك الإستراتيجية وتحديد أهدافك ، عليك أن تعرف أين تقف. للقيام بذلك ، ستجمع لجنة الإدارة الخاصة بك معلومات مختلفة من أصحاب المصلحة الآخرين (الموظفين والعملاء ، على سبيل المثال) ، بما في ذلك:

• بيانات الصناعة والسوق ذات الصلة لتحديد فرص العمل والتهديدات الوشيكة المحتملة.
• ملاحظات العملاء لفهم ما يتوقعه عملاؤك من عملك (تحسينات المنتج ، والخدمات الإضافية ، وما إلى ذلك).
• تعليقات من الموظفين حول المنتج أو الممارسات التجارية أو ثقافة الشركة.

تحليل SWOT لتقييم الفرص الحالية والمستقبلية لعملك. SWOT هو اختصار من اللغة الإنجليزية: نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. سوف تستشير هذا التحليل بانتظام خلال عملية التخطيط التشغيلي.

لتقييم كل معلمة لتحليل SWOT ، ستجيب لجنة الإدارة الخاصة بك على سلسلة كاملة من الأسئلة:

نقاط القوة:

• في الوقت الحاضر ، ما هي المجالات التي تتفوق فيها مؤسستك؟
• ما الذي يميزك عن منافسيك؟
• ما هي أهم مواردك الداخلية؟
• ما هي الممتلكات المادية التي تمتلكها؟
• ما هي اعظم قوة لديك؟

نقاط الضعف:

• ما هي المجالات التي تعاني منها منظمتك؟
• ما الذي تفتقده حاليًا (المنتج ، المورد ، العملية)؟
• في أي مجالات يكون أداء منافسيك أفضل منك؟
• ما هي القيود المحتملة التي تعيق منظمتك؟
• ما هي العمليات أو المنتجات التي تحتاج إلى تحسين؟

الفرص :

• ما هي الفرص التي يمكن لمنظمتك اغتنامها؟
• كيف يمكنك الاستفادة من نقاط القوة الفريدة لعملك؟
• هل هناك اتجاهات يمكنك الاستفادة منها؟
• كيف يمكنك الاستفادة من فرص التسويق أو التغطية الإعلامية؟
• هل يلبي منتجك أو خدمتك حاجة ناشئة؟

التهديدات :

• من هم المنافسون الجدد الذين يجب أن تراقبهم؟
• هل لدى مؤسستك نقاط ضعف تعرضها للخطر؟
• هل تعرضت أو من المحتمل أن تكون موضوعًا للصحافة السيئة التي من شأنها أن تقلل من حصتك في السوق؟
• ما هي فرص تغيير مواقف العملاء تجاه عملك؟

الخطوة الثانية: تطوير استراتيجيتك

هذا هو المكان الذي يحدث السحر. لتطوير استراتيجيتك ، ضع في اعتبارك وضعك الحالي. بعد ذلك ، استلهم من مستندات عملك الأصلية ، والتي تحدد هدفك النهائي. لتطوير استراتيجيتك ، الفكرة هي أن تأخذ بوصلة واسأل نفسك "إلى أين نذهب الآن؟ ". هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها تحديد الإجراء الدقيق الذي يجب اتباعه.

خلال هذه المرحلة من عملية التخطيط ، استلهم من المستندات الرئيسية لشركتك للتأكد من أنها تسير على المسار الصحيح. انتبه بشكل خاص إلى المستندات التالية:

• بيان مهمتك ، لمعرفة كيفية الاستمرار في التقدم نحو الهدف الرئيسي لمنظمتك.
• بيان الرؤية الخاص بك ، لتحديد كيف تتناسب خطتك الإستراتيجية مع رؤيتك طويلة المدى.
• تقدر شركتك أن تحترم أكثر ما يهم عملك.
• مزاياك التنافسية لفهم الميزة الفريدة التي تقدمها في السوق.
• أهدافك طويلة المدى ، لتحديد المكان الذي تريد أن تكون فيه خلال خمس أو عشر سنوات.
• توقعاتك المالية ، لتحديد توقعاتك للسنوات الثلاث المقبلة: البيانات المالية ، والتدفق النقدي والفرص الجديدة التي يمكنك الاستثمار فيها.

الخطوة 3: ضع خطتك الإستراتيجية

الآن بعد أن قمت بتقييم وضعك الحالي وأهدافك ، حان الوقت لوضع أفكارك على الورق. يجب أن تأخذ خطتك على مستوى مؤسستك للأعوام الثلاثة إلى الخمس القادمة في الاعتبار وضعك الحالي واستراتيجيتك. ضع في اعتبارك أنه حتى إذا كنت تنفذ خطة طويلة الأجل ، فيجب إنشاء العناصر المختلفة لخطتك الإستراتيجية على مدى أرباع سنوات وسنوات.

عند إنشاء خطتك الإستراتيجية ، حدد ما يلي:

• أولويات عملك للسنوات الثلاث إلى الخمس القادمة ، بناءً على تحليل SWOT واستراتيجيتك.
• أهدافك السنوية للسنة الأولى. لا حاجة لتحديد أهدافك لجميع سنوات خطتك الإستراتيجية. على مر السنين ، ستقوم بإنشاء أهداف سنوية جديدة تتماشى مع أهدافك الإستراتيجية الشاملة.
• النتائج الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بأهدافك للسنة الأولى. يجب تحديد جزء من هذه من قبل لجنة الإدارة والجزء الآخر من قبل كل من الفرق المعنية ، الذين هم على دراية بالمشروع. تأكد من أن النتائج الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية قابلة للقياس وقابلة للتنفيذ.
• ميزانيتك للعام المقبل أو بضع سنوات. يجب أن تستند هذه الميزانية إلى توقعاتك المالية واستراتيجيتك. هل تخطط لتحمل نفقات كبيرة لتطوير منتجك؟ توسيع فريقك؟ الدخول في التسويق المفرط؟ حدد مبادراتك الرئيسية وأين تناسب ميزانيتك.
• خارطة طريق عالمية. في إدارة المشروع ، تعد خارطة الطريق أداة تساعدك على تصور تقدم مبادرة معقدة. يمكنك أيضًا إنشاء خريطة طريق لمشروع كبير جدًا لخطتك الإستراتيجية. لجعل الخطة أكثر قابلية للتنفيذ ومفهومة ، حدد المهام التي تخطط للعمل عليها خلال فترات أو سنوات معينة.

الخطوة 4: مشاركة ومراقبة وإدارة خطتك الإستراتيجية

في هذه المرحلة ، يجب أن تكون قد أنشأت خطتك الإستراتيجية. الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط: مراقبة وإدارة خطتك.

شارك خطتك الإستراتيجية: لا تضعه بعيدًا في ظهر الدرج فقط. امنح حق الوصول إلى أعضاء فريقك وساعدهم على فهم كيفية مساهمة عملهم في أهداف العمل وخطتك الإستراتيجية الشاملة. نوصي بمشاركة خطتك في الأداة التي تستخدمها لمراقبة عملك وإدارته ، بحيث يمكنك بسهولة ربط أهدافك الإجمالية بمهامك اليومية. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، ففكر في استخدام أداة إدارة العمل.

قم بتحديث خطتك بانتظام (ربع سنوي وسنوي): ضع أهدافك قصيرة المدى على خطتك الإستراتيجية. كن على علم بأن هذا الأخير ليس ثابتًا: ستحتاج بالتأكيد إلى تحديثه إذا قررت شركتك تغيير المسار أو القيام باستثمارات جديدة. في حالة وجود فرص أو تهديدات تجارية جديدة ، ستحتاج بالتأكيد إلى تعديل خطتك الإستراتيجية لتوجيه مؤسستك في أفضل اتجاه ممكن للسنوات القليلة القادمة.

تذكر أن خطتك لن تدوم إلى الأبد ، حتى إذا قمت بتحديثها بشكل متكرر. بمجرد تحقيق أهدافك الأكثر إستراتيجية ، أو إذا تطورت استراتيجيتك بشكل ملحوظ منذ أن وضعت خطتك ، فقد يكون الوقت قد حان لإنشاء واحدة جديدة.

كيف يتم تنفيذ الخطة

العديد من الخطط الإستراتيجية تفشل بسبب سوء التنفيذ. غالبًا ما تنشأ المشكلات عندما لا يتم توصيل الخطة بشكل كافٍ من قبل الشركة ولا يتوفر للموظفين الوقت والدعم والموارد الكافية لتنفيذ خطة العمل. في بعض الأحيان يكون الجاني هو الخطة نفسها: قد تحتوي خطتك على أهداف غير واقعية أو عناصر عمل غامضة.

من الضروري عقد اجتماعات منتظمة للفريق لمراقبة التقدم المحرز في خطة العمل ، ومحاسبة الموظفين والاحتفال بالنجاحات. الاجتماعات هي فرصة لاتخاذ إجراءات تصحيحية وتحسين خطة العمل لمراعاة الظروف المتغيرة.

كم مرة يجب أن تجتمع لمراجعة الخطة الإستراتيجية؟

الاجتماعات الشهرية شائعة ، ويتم إجراء المزيد من المراجعة المتعمقة كل ثلاثة أشهر. يجب إجراء مراجعة أكثر تعمقًا كل عام لتحديث الخطة ، وتقييم ما نجح وما لم ينجح ، ووضع خطة عمل جديدة للأشهر الـ 12 المقبلة. السنة قبل الأخيرة من الخطة هي الوقت المناسب لوضع أهداف جديدة لتجديد الخطة الاستراتيجية للسنتين أو الثلاث سنوات القادمة.