ما هو دفتر اليومية؟ وكيف يتم التسجيل في دفتر اليومية؟

هل تتساءل ما الذي يجب أن يتضمنه دفتر اليومية في المحاسبة الخاصة بشركتك؟

المحاسبة نظام يسمح لك بتدوين وتتبع العمليات المحاسبية التي تتم كل يوم ، كجزء من نشاطك. وتضمن مجلة المحاسبة إمكانية تتبع كل هذه العمليات.

هذا هو السبب في أنها وثيقة محاسبية إلزامية للغالبية العظمى من الهياكل. لذلك دعونا نرى بالتفصيل ما هو عليه.

ما هو دفتر اليومية في المحاسبة؟

دفاتر اليومية المحاسبية هي وثائق تسجل الحركات المالية للشركة بطريقة زمنية ومتواصلة. هناك دفاتر اليومية مثل المجلة أو دفتر الأستاذ العام بالإضافة إلى العناصر المساعدة التي تسرد الحركات حسب الفئة (الشراء ، البيع ، البنك ، إلخ). يجب أن يكون بعضها إلزاميًا بينما يكون البعض الآخر اختياريًا.

دفتر اليومية المحاسبية هي مكان تسجيل ، يومًا بعد يوم ، جميع الحركات المالية التي تؤثر على أصول الشركة. اعتمادًا على قطاع النشاط وطبيعة العمل ، تختلف المجلات المحاسبية ؛ وبالتالي ، نجد المجلة النقدية ، ومجلة المبيعات ، والمجلة النقدية ، وما إلى ذلك.

تسمى أيضًا مجلة المحاسبة ، وهي عبارة عن مستند محاسبة يسجل جميع الحركات المالية للشركة ، أي دخلها ومصروفاتها. تُفصِّل دفتر اليومية المحاسبية هذه كل معاملة تم إجراؤها خلال فترة محاسبية بترتيب زمني ، من الأقدم إلى الأحدث. الحركات غير مصنفة حسب الموضوع: فقط التسلسل الزمني هو الذي يهم.

يسمح لك حفظ المجلة بشكل جيد بتصور جميع الحركات التي تؤثر على أصول الشركة ، سواء بشكل سلبي أو إيجابي. إنه مؤشر للمحاسبة الموثوقة والمنتظمة. إنها أيضًا أداة في خدمة رائد الأعمال ، الذي يمكنه بعد ذلك إدارة نشاطه المهني بشكل أفضل.

إنشاء دفتر يومية للمحاسبة

اعتمادًا على الشركة وهيكلها ، يمكن أن يتخذ دفتر اليومية عدة أشكال. يمكن كتابتها بخط اليد وبالتالي تسجيلها في سجل ورقي. تم إنشاء هذا المستند أيضًا باستخدام أداة كمبيوتر مثل برنامج المحاسبة. في الحالة الأخيرة ، يأخذ شكل ملف رقمي.

من الضروري القيام بعمل تمهيدي للتعرف على النظام المحاسبي للشركة من أجل تحديد إنشاء المجلات. وبالتالي ، فإن الشركة لديها الاختيار بين مجلة واحدة وإنشاء الكتب المساعدة.

مهما كان الاختيار ، يجب الاحتفاظ بدفتر المحاسبة المكتوبة بخط اليد بدون فراغات أو محو. يجب أن يقدم برنامج المحاسبة جميع الضمانات للمعلومات المدخلة. يجب أن تمر المعلومات بعملية تحقق وبدون إمكانية الحذف أو التعديل في المستقبل.

كيف تصنع دفتر يومية للمحاسبة؟

يمكن أن تأخذ مجلة الأعمال في المحاسبة شكل كتاب حقيقي (يمكنك العثور على نسخ على موقع أمازون على وجه الخصوص) أو يتم إنتاجها بطريقة غير مادية باستخدام برنامج محاسبة مناسب. أيًا كانت الطريقة التي يتم اختيارها ، لا يُقصد من مستند المحاسبة هذا أن يكون دائمًا. بمجرد الانتهاء من هذا ، نبدأ في مجلة أخرى.

الانتباه ، حتى الانتهاء ، لا ترمي جريدتك. في الواقع ، مثل المستندات المحاسبية الأخرى ، يجب الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن 10 سنوات. يجب أن تكون قادرًا على إظهار ذلك ، خاصة إذا طلبت منك سلطات الضرائب أو مفتشية العمل القيام بذلك ، على سبيل المثال.

شكل دفتر اليومية

دفتر اليومية يتكون من جدول به 5 أعمدة على الأقل. في الواقع ، يجب أن تتضمن نفس المعاملة المحاسبية عدة أجزاء من المعلومات ، بما في ذلك:

• تاريخ العملية
• رقم وثيقة المحاسبة.
• عدد الحسابات الدائنة والمدينة ؛
• صياغة الكتابة (شراء مكتب على سبيل المثال) ؛
• مبلغ الصفقة.

على سبيل المثال ، إذا قمت بدعوة متعاون إلى المطعم ، فيجب أن تظهر هذه النفقات في دفتر يومياتك ، إلى جانب قيمتها والتاريخ والمكان. الهدف هو أن تكون قادرًا على العثور بسهولة على الإيصال المقابل.

وبالتالي تحتوي المجلة على جميع القيود المحاسبية للشركة.

ومع ذلك ، يمكن تقسيم هذه الوثيقة إلى عدة دفاتر يومية مساعدة تقسم إدخالات المحاسبة من أجل قراءة أفضل. وهي توضح بالتفصيل كل معاملة مالية للشركة ، في دفاتر يومية تتوافق كل منها مع فئة محاسبية. عادة ما نجد مجلة لـ:

• مشتريات ؛
• مبيعات ؛
• البنك (للعمليات المصرفية) ؛
• مكتب النقدية (للمعاملات التي تتم نقدًا) ؛
• وأخيرًا ، مجلة متنوعة (لجميع الإدخالات التي لا تنتمي إلى المجلات المساعدة الأخرى).

الشركات التي تختار إنشاء مجلات فرعية بدلاً من كتاب دفتر يومية واحد تبسط مستند المحاسبة هذا قدر الإمكان ، مما يجعلها أكثر إيجازًا. في الواقع ، لم يعد يشمل جميع العمليات المالية التي يتم إدخالها واحدة تلو الأخرى ، ولكن فقط الإجماليات الشهرية المشار إليها في المجلات المساعدة. إنه يمركز جميع المعلومات الواردة في هذه الكتب المختلفة. أسهل في الإعداد ، يفضل هذا الحل بشكل عام من قبل الشركات.

من المفيد أن تعرف: الكتب المساعدة ليس لها قيمة إثباتية. لهذا ، يجب إعادة إنتاج المعلومات الواردة في مجلة كلاسيكية لتكون أصلية.

ملأ الدفتر اليومي المحاسبي

بمجرد إنشاء دفتر اليومية، يجب على المدير التأكد من الاحتفاظ بها بانتظام. يجب أولاً التأكيد على أن أي تسجيل يجب أن يتم على أساس مستند مؤيد (فواتير ، شيكات ، مستحقات ، مستندات داعمة ، إلخ).

البيانات المالية في المجلة هي في شكل قيود محاسبية. يستخدم المحاسب العام أو الشخص المسؤول عن إدارة المحاسبة نظام ترميز وفقًا للمخطط العام للحسابات. يضاف إلى ذلك صياغة ومبلغ المعاملة لإبلاغ استخدامات المستندات المحاسبية بشكل أفضل.

يعتمد القيد المحاسبي للمعاملة على مبدأ القيد المزدوج. في هذه الحالة ، إجمالي الخصم يساوي إجمالي الائتمان. يجعل من الممكن ضمان توازن كل تدفق تمت ملاحظته في الكيان.

يجب ملء دفتر اليوميات من يوم لآخر. يمكن للشركة أيضًا إعداد نظام ملخص شهري. ومع ذلك ، يجب التأكد من أن المستندات الداعمة تسهل فهم العمليات المحاسبية اليومية.

ما هو الغرض من دفتر اليومية في عمليات المحاسبة؟

يسير الاحتفاظ بحسابات الأعمال جنبًا إلى جنب مع استخدام دفاتر اليومية المحاسبية. يمكن للشركة استخدام العديد من المجلات المحاسبية مثل: مجلة الشراء ، مجلة المبيعات ، مجلة العمليات المتنوعة ، إلخ.

تستخدم مجلة المحاسبة لتلخيص وتسجيل جميع الحركات التي تؤثر على أصول الشركة. وبالتالي ، من الضروري التسجيل يوميًا وترتيبًا زمنيًا للعمليات التي تحول أصول الشركة.

أنظر أيضاً:

• مدقق داخلي معتمد
• حسابات المخزون
• أنظمة محاسبية مجانية
• هل تخصص المحاسبة صعب

ما الفرق بين دفتر ودفتر الأستاذ؟

دفتر اليومية هو سجل زمني للمعاملات المالية ، بينما دفتر الأستاذ هو تجميع لجميع الأرصدة في كل حساب. بمعنى آخر ، فكر في المجلة على أنها تاريخ حساب فردي ، في حين أن دفتر الأستاذ هو ملخص لجميع الحسابات.

الرفق رفم	دفتر اليومية	دفتر الاستاذ
1.	المجلة هي كتاب حساب فرعي. إنه مخزن لتسجيل المعاملات.	دفتر الأستاذ هو دفتر الحسابات الدائم والنهائي. يطلق عليه كوسيلة للمعاملات السرية.
2.	يتم تسجيل المعاملات في المجلة بالترتيب الزمني للتواريخ بعد حدوثها مباشرة.	يتم ترحيل الحركات في دفتر الأستاذ في شكل مصنف من دفتر اليومية.
3.	يتم تسجيل المعاملات في مجلة دون النظر إلى طبيعة تصنيفها.	يتم تسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ في النموذج المصنف تحت رؤوس الحسابات المعنية.
4.	يتم عرض تفسيرات إدخالات المعاملة في دفتر اليومية.	في دفتر الأستاذ ، ليست هناك حاجة إلى توضيحات لإدخالات المعاملات.
5.	يحتوي تنسيق المجلة على خمسة أعمدة.	بشكل عام ، يحتوي حساب دفتر الأستاذ للنموذج “T” على ثمانية أعمدة – أربعة في اليسار وأربعة في اليمين ، ولكن في تنسيق كشف حساب دفتر الأستاذ يحتوي على ستة أعمدة.
6.	المجلة تساعد في إعداد حسابات دفتر الأستاذ بشكل صحيح.	الهدف من دفتر الأستاذ هو معرفة دخل ونفقات الرؤساء المختلفين.
7.	يتم تسجيل المعاملات في المجلة بالترتيب الزمني للتواريخ.	يتم إعداد دفتر الأستاذ وفقًا لطبيعة الحسابات.
8.	لا يمكن معرفة النتائج الإجمالية للمعاملات من المجلة.	يمكن معرفة نتائج رئيس الحسابات من دفتر الأستاذ.
9.	لا يمكن إعداد ميزان المراجعة من المجلة.	يتم إعداد ميزان المراجعة من دفتر الأستاذ.
10.	لا يمكن إعداد بيان الدخل في نهاية الفترة من دفتر اليومية إلى عدم وجود ربح أو خسارة.	يتم إعداد بيان الدخل بأرصدة دفتر الأستاذ في نهاية الفترة لمعرفة صافي الربح أو الخسارة.
11.	لا يمكن إعداد الميزانية العمومية مباشرة من المجلة.	يتم إعداد الميزانية العمومية بمساعدة أرصدة دفتر الأستاذ.
12.	يتم تسجيل المعاملات في المجلة في ضوء الإيصال.	المجلة هي مصدر إعداد دفتر الأستاذ.
13.	لا يوجد جانب مدين أو جانب ائتمان في أعمدة النقود لكتابة المدين.	يحتوي كل حساب في دفتر الأستاذ على جانبين ، ويسمى الجانب الأيسر المدين ، ويسمى الجانب الأيمن الائتمان تحت تنسيق “T” ، ولكن في نموذج البيان ، هناك ثلاثة أعمدة نقود لكتابة مبلغ الخصم والائتمان وأيضًا للرصيد.
14.	يُطلق على تسجيل المعاملة في المجلة اسم اليومية.	تسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ يسمى الترحيل.
15.	لا يوجد مجال للموازنة في المجلة.	يتم سحب الأرصدة في حسابات دفتر الأستاذ.
16.	يتم تصنيف المجلات بشكل عام إلى ثماني مجموعات وفقًا للممارسة.	يتم تصنيف دفاتر الأستاذ بشكل عام إلى مجموعتين.
17.	المجلة لا تبدأ بالرصيد الافتتاحي. يتم تحضيره من المعاملات الحالية التي حدثت.	تبدأ بعض حسابات دفتر الأستاذ بالرصيد الافتتاحي ، وهو الرصيد الختامي للعام السابق.

على الرغم من وجود اختلافات كبيرة بين دفتر اليومية Journal ودفتر الاستاذ Ledger ، إلا أن كلاهما له دور حاسم في المحاسبة. لديهم دور حيوي يلعبونه عند إعداد البيانات المالية مثل حساب الربح والخسارة أو الميزانية العمومية.

اليوم ، تستخدم معظم المؤسسات برامج المحاسبة لتسجيل المعاملات في دفاتر الأستاذ العامة والمجلات ، مما أدى إلى تبسيط أنشطة حفظ السجلات الأساسية بشكل كبير. في الواقع ، تحتفظ معظم برامج المحاسبة الآن بمستودع مركزي حيث يمكن للشركات تسجيل إدخالات دفتر الأستاذ ودفتر اليومية في وقت واحد.

هذه التطورات في التكنولوجيا تجعل تسجيل المعاملات أسهل وأقل مللاً ، ولا تحتاج إلى الاحتفاظ بكل دفتر حسابات على حدة. قد لا يكون الشخص الذي يدخل البيانات في أي وحدة من برامج المحاسبة أو مسك الدفاتر الخاصة بشركتك على علم بهذه المستودعات.

في العديد من تطبيقات البرامج هذه ، يحتاج الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات فقط إلى النقر فوق القائمة المنسدلة لإدخال معاملة في دفتر الأستاذ أو دفتر اليومية.

ما هي الكتب المحاسبية الرئيسية؟

الاحتفاظ بالمجلة ليس الالتزام المحاسبي الوحيد في الشركة. المستندات أو الكتب أو المجلات الأخرى تشكل مسك الدفاتر. هذه هي حالة دفتر الأستاذ ودفتر الجرد.

دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ العام هو دفتر المحاسبة الآخر الذي يجب أن تحتفظ به الشركات المعنية بالمجلة. مثل دفتر اليومية ، يمكن أيضًا تقسيم دفتر الأستاذ إلى العديد من دفاتر الأستاذ الفرعية. ثم يتم مركزية المعلومات التي تحتوي عليها في دفتر الأستاذ العام.

ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ ؟

على عكس دفتر اليومية ، يصنف دفتر الأستاذ العام المعاملات عن طريق حساب المحاسبة. لذلك يتم فرز المعاملات المالية للشركة من مخطط حسابات الشركة.

دفتر الجرد

لم يعد دفتر المخزون إلزاميًا . على الرغم من أن هذا المستند لم يعد ضروريًا ، لا يزال يتعين على الشركات إجراء جرد سنوي. يجب فحص المخزون مرة واحدة على الأقل في السنة.

يسرد دفتر الجرد جميع العناصر الواردة في أصول وخصوم الشركة. يجب إدراج كل عنصر مع الكمية والقيمة الدفترية. وهي تشمل على وجه الخصوص:

الأصول الثابتة الملموسة وغير الملموسة والمالية ،
ديون الموردين ،
الذمم التجارية
أو حتى الجرد.

سجل الشراء

نتحدث أيضًا عن كتاب شراء في المحاسبة. كما يوحي اسمها ، تسرد مجلة الشراء في المحاسبة جميع الإدخالات المحاسبية المتعلقة بالمشتريات التي تقوم بها الشركة:

• مشتريات البضائع
• مشتريات المواد الخام
• تقديم الخدمات ؛
• المصاريف العامة (الإيجار ، الصيانة ، الرسوم ، الاتصالات ، إلخ).

ما فائدة دفتر اليومية المحاسبية لشركتك؟

الاحتفاظ بدفتر يومية له غرض مزدوج:

من ناحية ، يتعلق الأمر بالامتثال لالتزام قانوني. في الواقع ، يتعين على جميع الشركات الامتثال لعدد معين من الالتزامات المحاسبية ، بما في ذلك حفظ المستندات المحاسبية من أجل سرد التدفقات الواردة والصادرة للشركة. يجب أن نتذكر هنا أن العديد من النصوص ، بما في ذلك خطة المحاسبة العامة والمرسوم العام وقانون الضرائب العام ، تتطلب من جميع الشركات الحصول على دفتر يوميات محاسبية وإكماله لكل سنة مالية. قد يطلب مفتش الضرائب الوصول إلى مجلة المحاسبة الخاصة بك والمجلات المساعدة لعملك.

جيد ان تعلم :

في الواقع ، تطلب إدارة الضرائب في كثير من الأحيان ملف القيود المحاسبية (FEC) أكثر من دفاتر اليومية لإجراء تدقيق محاسبي. عندما تكون المحاسبة محوسبة ، من الضروري تقديمها في شكل ملف القيود المحاسبية (FEC) ، لكل فترة سيتم التحكم فيها. كما ستفهم ، ملف القيود المحاسبية هو مستند الكمبيوتر الذي يحتوي على جميع الإدخالات المحاسبية للشركة (أو النشاط المهني) ويعمل كأساس لعمليات التدقيق الضريبي.

من ناحية أخرى ، يعد الاحتفاظ بمجلة محاسبية ذا أهمية كبيرة لإدارة الأعمال. إذا كان المال هو عصب الحرب ، فإن المحاسبة هي من نجاحك! تجعل مجلة المحاسبة من الممكن إدراج الإدخالات المحاسبية لشركتك في نفس المستند ، أو عدة مستندات من نفس النوع ، وبالتالي الحصول على نظرة عامة يمكن الرجوع إليها بسهولة للبيانات المالية لشركتك. سيكون من السهل بعد ذلك على المحاسب الخاص بك أو لنفسك التحكم في المخصصات المختلفة للعمليات المحاسبية وبالتالي تحسين أداء عملك.

‍تذكر أنه إذا كانت الميزانية العمومية تأخذ النتائج في الاعتبار ، فذلك بفضل التسجيل الزمني لإدخالات المحاسبة في مجلة المحاسبة.

إن فائدة الاحتفاظ بمجلة محاسبية مؤكدة وتتجاوز الاستجابة الوحيدة للالتزام القانوني.

كيف تحتفظ بمجلة المحاسبة لشركتك؟

السؤال الأساسي “كيف تحتفظ بمجلة محاسبة؟ “هو بالطبع كيفية تسجيل القيود المحاسبية (أو العمليات) في مجلة المحاسبة؟

أنت محظوظ لأن هناك طريقتان لملء دفتر يوميات حسب عمليتك. في الواقع ، يمكنك اختيار الطريقة التي تختارها وفقًا لحساسيتك ، فهناك تقنية لأصولياء الكتابة المحاسبية اليدوية وأخرى لسلائف الذكاء الاصطناعي!

إذا كنت أكثر تقليدية ، فستكون أكثر ميلًا للتحرك نحو الإدخال اليدوي. يجب أن يعرف المحاسب المسؤول عن الاحتفاظ بمجلة المحاسبة كيفية التعامل مع مخطط الحسابات وأن يكون صبورًا إضافيًا لأن هذا يتضمن إدخال العديد من الإدخالات مثل العمليات التي نفذتها الشركة (الإيصالات والخصومات وما إلى ذلك) في المجلات. طبيعة العملية المراد تسجيلها.

جيد ان تعلم :

قد تجعلك هذه المعلومات تندم على اختيارك الأولي وتوجهك إلى الطريقة الثانية دون مزيد من التأخير! تشير الإحصائيات إلى أن 50-60٪ من وقت محاسبك سينفق على القيد المحاسبي.

من ناحية أخرى ، إذا كنت حساسًا للتكنولوجيا (أو إذا كنت قد قرأت الإحصائيات المذكورة أعلاه) ، فستنتقل بشكل طبيعي نحو الطريقة التي تم تمكينها بواسطة الذكاء الاصطناعي. أصبح التسجيل الآلي لبيانات المحاسبة ممكنًا الآن عبر برامج المحاسبة. إنه في الواقع الاسترداد التلقائي والفوري لبيانات البنك. ثم تقوم الخوارزميات بتحليلها ثم تحويلها إلى قيود محاسبية في مجلة محاسبة رقمية.

✍ من الجيد أن تعرف
إذا كانت هذه الطريقة مغرية ، فلا يجب على المحاسبين من الجيل الجديد التوفير في فهم كيفية عمل إدخالات المحاسبة لتزويدك بمعلومات مستنيرة ومفيدة للشركة.

الأسئلة الشائعة