ما هو التدقيق القانوني ؟ الإجراءات والفوائد

التدقيق القانوني هو أداة قوية تسمح لك بوضع أساس لموقفك القانوني واستجابتك. يمنحك فهمًا واضحًا لوضعك القانوني الحقيقي وسجلًا رسميًا لما تعرفه مؤسستك. يمكنه تحديد المخاطر التي لم يتم فهمها بشكل واضح ، أو التي تم إخفاءها من خلال ضوابط أخرى.

يمكن أن يضمن أيضًا أن مؤسستك تمتلك الأصول التي تعتقد أنها تمتلكها – وتوفر بالفعل فرصة لاستغلال الأصول التي تم نسيانها. والأهم من ذلك ، يمكن أن يزيل عنصر المفاجأة بشأن التعرض القانوني والمسائل القانونية التي لم يتم تحديدها من خلال العمل اليومي للمؤسسة.

يمكن أن يكون مصدرًا حقيقيًا للسلطة والتأثير للفريق القانوني الداخلي ، الذي يمكنه تقديم المشورة من موقع قوة ، ويمكنه إنشاء حجة سليمة لتوفير موارد جديدة بناءً على الحاجة التي حددتها المراجعة.

من الشائع أن تتخذ شركة جديدة اختصارات أثناء البدء. ما لم يتم الكشف عن هذه النقاط الضعيفة وترقيتها ، يمكن أن يقع مشروع تجاري ناجح فريسة لأخطائه السابقة

ما هو التدقيق القانوني؟

يمكن تعريف التدقيق القانوني على أنه المهمة التي يقوم بها المدقق القانوني وفقًا للاختصاصات بما في ذلك مراجعة التشريعات القائمة والسياسات الإدارية ، وإجراء الدراسات المقارنة، وتقديم التوصيات والحلول العملية لتنفيذ المشروع.

يمكن أن يركز التدقيق القانوني على جانب واحد من عملك ويحلل وضعك القانوني. يضمن التدقيق القانوني عدم وجود مخاطر خفية داخل شركتك. المشاكل التي يحددها التدقيق القانوني هي تلك التي تعرض شركتك لخطر العقوبات والتقاضي.

بينما يقوم المدقق القانوني بإجراء تحليل متعمق لمنطقة واحدة من شركتك ، إلا أنه لا يتدخل في العمليات اليومية لشركتك.

تشمل الموضوعات المحتملة التي يتم تناولها في التدقيق القانوني ما يلي:

• إختيار وهيكل الكيان التجاري ؛
• أعمال مجلس الإدارة والوثائق الداعمة ؛
• حماية الملكية الفكرية؛
• معرفة طرق التسويق والتوزيع.
• أي دعوى قضائية معلقة ومستقبلية ؛
• التخطيط العقاري؛
• تغطية التأمين؛
• ممارسات الموارد البشرية ، بما في ذلك التوظيف والفصل ؛
• اتفاقيات العمل ؛
• الامتثال لقانون الأوراق المالية ؛
• مكافحة الاحتكار واللوائح الحكومية ذات الصلة ؛
• المسؤولية عن المنتجات؛
• معرفة مدى تطبيق القانون البيئي؛
• كيفية ممارسات البيع والتحصيل.

قد لا تكون كل هذه الموضوعات ذات صلة بعملك. يعتمد عمق وتعقيد التدقيق القانوني على حجم الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن نوع العمل الذي تعمل فيه الشركة، وعدد المساهمين والموظفين لديها، وما إذا كان النشاط التجاري في صناعة منظمة ، يلعب أيضًا دورًا كبيرًا في نطاق التدقيق القانوني.

ما الذي يجب تدقيقه؟

سيكون الهدف من التدقيق القانوني بشكل عام هو إجراء فحص صحي كامل لوضعك القانوني. على عكس التدقيق المالي ، لا يوجد معيار محدد للتدقيق على أساسه. لذلك، يعود الأمر إليك لتحديد التدقيق الخاص بمؤسستك بالتشاور مع المراجعين المختارين.

إلى حد ما ، سيعتمد ما يتم تدقيقه على طبيعة عملياتك ونوعها وحجمها، ولكن يمكن أن يشمل أيضًا الغوص العميق في منطقة معينة تثير القلق. يجب أيضًا استخدامه لتسليط الضوء على المجالات التي تصبح فيها القضايا القانونية مخاطر عمل حقيقية للمؤسسة – وربما تهدد بقاءها.

قد تشمل مجالات التدقيق ما يلي:

• الهيكل التنظيمي – الوثائق الدستورية للمنظمة والشركات التابعة لها ؛ ما إذا كانت تعكس الممارسات الجيدة الحالية ؛ ما إذا كانت التقارير ، تعيين المديرين والأمناء (إذا تم استخدامها) محدثة ؛ ما إذا كان هناك أي قضايا مثيرة للقلق في السجل العام.
• وثائق ملكية الممتلكات والأصول التنظيمية – هل هي صحيحة؟ هل هناك ثغرات أو مخاطر؟ هل لدى المنظمة نظام لتتبع تواريخ انتهاء الصلاحية والتجديد ، على سبيل المثال لعقود الإيجار؟
• الترتيبات التعاقدية – ستختلف هذه الترتيبات باختلاف أنواع المؤسسات – أكثر تعقيدًا وتفصيلاً بالنسبة للمقاول مقارنة بالمؤسسة التي تقدم خدمات ببساطة ، على سبيل المثال – ولكن يجب أن تتضمن وثائق البيع والشراء ، والعقود الرئيسية ، والوثائق والاتفاقيات.
• التقاضي والنزاعات – سواء الحالية أو المحتملة أو السابقة (إن وجدت) ، سواء كانت تؤثر على الترتيبات الحالية بأي شكل من الأشكال.
• الملكية الفكرية – العلامات التجارية وبراءات الاختراع وحقوق وتراخيص الملكية الفكرية الأخرى.
• اتفاقيات التشغيل الرسمية والمشاريع المشتركة واتفاقيات المساهمين للمنظمات الشقيقة.
• سياسات وإجراءات الموارد البشرية ، بما في ذلك عقود الموظفين والكتيبات وأي اتفاقيات نقابية

ترتيبات تحويل المخاطر مثل تحديد المسؤولية والتأمين واتفاقيات تحويل مخاطر الطرف الثالث.

والجذير بالذكر، انه كلما كانت المنظمة أكثر تعقيدًا أو تخصصًا ، زادت احتمالية وجود مجالات قانونية أخرى يمكن أن تستفيد من التدقيق ، وسوف ترغب في النظر ليس فقط في خبرة مؤسستك، ولكن أيضًا في المشكلات والمخاطر التي قد توجد في مكان آخر في منطقتك. قطاع معين أو صناعة أو سلطات قضائية.

وبالمثل، بالطبع، إذا كان هذا هو أول تدقيق قانوني لك، فمن المؤكد أن النطاق المحتمل للتدقيق أكبر بكثير مما لو كنت تجري مراجعة منتظمة.

فوائد إجراء التدقيق القانوني لشركتك

سواء كان عملك يوظف واحدًا أو 10000 ، وسواء كانت إيراداته السنوية بالآلاف أو بالملايين ، فإن التدقيق القانوني يعد جزءًا أساسيًا من حماية مصالح عملك ووضع الأساس للنمو المستقبلي. تعرف على المزيد حول فوائد إجراء عمليات تدقيق قانونية روتينية وما يجب أن يتضمنه تدقيقك القانوني.

1.تقليل المسؤوليات القانونية

يمكن للتدقيق القانوني الشامل أن يقلل بشكل كبير من الالتزامات القانونية المحتملة لشركتك. سيكشف محامي التدقيق الخاص بك عن الثغرات في تدابير الحماية القانونية الحالية ، ويعثر على بنود العقد التي لا تخدم مصالح شركتك ، ويستكشف السياسات غير الواضحة أو التي يحتمل أن تكون إشكالية. عندما يكتشفون مشاكل مختلفة ، يمكنك اتخاذ خطوات لمواجهة هذه التحديات وتعزيز الحماية القانونية لشركتك.

2. يحافظ على امتثالك للقوانين المحلية والاتحادية

يعد الامتثال للقانون المحلي والولائي والفدرالي أمرًا ضروريًا بالنسبة لك بصفتك مالكًا تجاريًا. عندما تجد الهيئات التنظيمية مشكلات تتعلق بالامتثال ، يمكنها فرض غرامات باهظة وعقوبات أخرى.

يعد العمل مع محامي الأعمال إحدى الطرق لضمان امتثالك لجميع القوانين ذات الصلة. يمكن أن تساعدك عمليات التدقيق المجدولة بانتظام في البقاء على اطلاع دائم بالتغييرات القانونية الأخيرة التي قد تؤثر على عمليات عملك.

3. يكشف مجالات عدم الكفاءة

بالإضافة إلى الفوائد القانونية الواضحة لتدقيق الأعمال ، قد تجد أيضًا أن التدقيق يمكن أن يساعدك على تبسيط عمليات عملك والتخلص من الإجراءات والبروتوكولات غير الفعالة. أثناء عملك على تحليل مناطق مختلفة من العمليات داخل شركتك ، ستكتشف المواضع التي تؤدي فيها البروتوكولات الزائدة إلى إبطائك ، والأقسام التي تعاني من ضعف الأداء ، والأقسام التي تعاني من زيادة عدد الموظفين ، وأين يمكنك توفير الوقت أو المال.

4. البحث عن تدفقات الإيرادات الجديدة

طوال فترة تدقيقك القانوني ، قد تجد فرصًا جديدة لتوسيع الأعمال التجارية. ربما يكتشف تدقيقك القانوني وجود انتهاكات للعلامات التجارية أو براءات الاختراع الخاصة بشركتك ، مما يتيح لك فرصة استرداد الأضرار من المنافسين المخالفين وحماية الملكية الفكرية لشركتك.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تجد طرقًا لخفض النفقات أو إعادة التفاوض على العقود مع شركات المرافق والشركات المصنعة ومقدمي الخدمات الآخرين.

ما يجب تضمينه في التدقيق القانوني؟

عندما تبدأ العمل مع محامي العمل الخاص بك ، فسوف يشرحون بشكل أكبر المجالات المختلفة للتدقيق وما يمكن توقعه في كل خطوة. يمكن أن يتضمن تدقيقك عدة خطوات مختلفة ، بما في ذلك:

• مراجعة العقود مع المصنعين والعملاء والموظفين
• تحليل سياسات التوظيف
• استكشاف القوانين ذات الصلة وتحديد ما إذا كانت شركتك ملتزمة أم غير ممتثلة
• تحليل العمليات المالية للشركة
• النظر في هيكل الشركة والكيان للحصول على أقصى قدر من المزايا الضريبية
• الحماية من التقاضي
• حماية خصوصية المستهلك
• نظرة على الملكية الفكرية لشركتك وما إذا كانت محمية بموجب الإجراءات الحالية أم لا

لماذا يجب أن تحصل على تدقيق قانوني؟

كشركة متنامية ، من الضروري تحديد المشكلات أو المسؤولية المحتملة قبل أن تصبح حقيقة واقعة. تأتي أهم فائدة للتدقيق القانوني من اكتشاف مشكلات الامتثال قبل أن تكلف شركتك في العقوبات أو التقاضي.

هناك عدد لا يحصى من المخاطر التي قد تعرض شركتك لها من خلال عدم الحصول على تدقيق قانوني.

1. المخاطر المحاسبية

يؤدي عدم الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة للأعمال أو خلط الأصول الشخصية مع تلك الخاصة بالعمل إلى زيادة مخاطر المسؤولية القانونية للشركة.

على سبيل المثال ، قد يؤدي اختلاط الأصول الشخصية إلى اختراق حجاب الشركة. إن اختراق حجاب الشركة يلغي حماية المسؤولية المحدودة الممنوحة لأصحاب الأعمال ويعرضهم للمسؤولية الشخصية عن أي دعوى قضائية قد تكون معلقة.

2. مخاطر الامتثال

يؤدي عدم الحصول على جميع التصاريح والتراخيص المطلوبة لعملك إلى فرض غرامات وعقوبات ، وفي بعض الحالات ، إغلاق الشركة. قد تواجه أيضًا عقوبات ومسؤولية لعدم الامتثال لقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية المختلفة التي تحكم أشياء مثل أمان البيانات والتسويق ومعايير السلامة.

3. مخاطر الموارد البشرية

يؤدي عدم وجود كتيبات التوظيف واتفاقيات التوظيف وسياسات التوظيف العامة إلى زيادة مخاطر المسؤولية المدنية من الموظفين السابقين والحاليين.

4. مخاطر الامتثال للشركات

إن عدم احتفاظ مجلس الإدارة بسجلات ومحاضر دقيقة للقرارات المتخذة في الاجتماعات يعرض الشركة لمسؤولية المساهمين والمستثمرين.

5. الإبلاغ عن المخاطر

إن عدم الإبلاغ بدقة عن أداء الشركة كل ربع سنة يترك الشركة عرضة للتقصير المحتمل من قبل المستثمرين والمقرضين.

من يجب أن يحصل على تدقيق قانوني؟

أي عمل ، حتى لو كان قد بدأ للتو ، يجب أن يأخذ في الاعتبار التدقيق القانوني. الشركات المختلفة عرضة للالتزامات المختلفة. يعمل التدقيق القانوني على تحديد هذه المشكلات المحتملة عند تطبيقها على الظروف الخاصة بشركتك.

حتى كشركة صغيرة ، يمكن أن يوفر التدقيق القانوني الفوائد التالية:

• إعطاء المستثمرين والمقرضين سببًا للثقة في شركتك ؛
• تحقيق الربحية أو زيادة هامش الربح من خلال اكتشاف أوجه القصور التشغيلية وقضايا الاحتيال الخطيرة ؛
• تبسيط العملية الضريبية ؛
• تجنب المسؤولية ومساعدتك في الحصول على شهادات أعمال محددة تتطلب عمليات تدقيق قانونية.

يمكن أن يؤدي الحصول على التدقيق القانوني السنوية لعملك إلى زيادة الإنتاجية وزيادة الإيرادات وتقليل نفقات التشغيل غير الضرورية.

كم مرة يجب أن أحصل على تدقيق قانوني؟

قد يتم الانتهاء من عمليات التدقيق القانونية في العديد من الموضوعات في وقت واحد أو قد تتقدم على مراحل. غالبًا ما يبدأ التدقيق القانوني عندما تتولى إدارة جديدة المسؤولية وتريد الشركة التأكد من أنها تبدأ بسجل نظيف.

قد يؤدي الخطأ المكلف أيضًا إلى إجراء تدقيق قانوني. من الحكمة التفكير في إجراء تدقيق قانوني سنوي لنشاطك التجاري في حالة عدم حدوث هذه الحوادث. يتطلب بقاء أي عمل التحضير والتنظيم والاستجابة. يوفر التدقيق القانوني هذه الحماية لعملك.

الأسئلة الشائعة