لطالما ارتبط التخطيط الاداري الاستراتيجي بتحسين الكفاءة والنمو المستدام. ومع ذلك ، فإن العالم الديناميكي والمنافسة المحمومة في السوق تجعل التخطيط في الإدارة أمرًا ضروريًا. وبالتالي ، سواء أحببت ذلك أم لا ، فإن القول الإداري المألوف يظل صحيحًا: إذا فشلت في التخطيط ، فخطط للفشل.
ما هي خطة الإدارة ؟ (تعريف)
خطة الإدارة هي خطة شاملة توفر أهداف أي مشروع معين ، وتحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات ، وأكثر من ذلك للتأكد من نجاحها!
خطة الإدارة الخاصة بك هي مورد يمكن لأي شخص في الشركة استخدامه للحصول على إرشادات أفضل.
خطة الإدارة الخاصة بك هي مخطط للطريقة التي تعمل بها مؤسستك ، سواء من يوم لآخر أو على المدى الطويل.
تحدد خطة الإدارة بشكل عام:
- أهداف وغايات الشركة - ما الذي نحاول تحقيقه؟
- الاستراتيجيات المتبعة لتحقيق الأهداف - كيف سنحققها؟
- الأساليب المتبعة في قياس الأداء - كيف نعرف إذا كنا نحققه؟
بغض النظر عن حجم مؤسستك ، سيكون الهدف الأساسي لخطة الإدارة الخاصة بك هو التأكد من أن المنظمة تعمل بأكبر قدر ممكن من الفعالية.
خطوات تخطيط الإداري
التوعية بالمشروع وتخصيص الموارد
إن الوعي بمشروع الأعمال واتخاذ الإجراءات نحو تحقيق الأهداف المحددة هو الخطوة الأولى في عملية التخطيط الإداري. الوعي يمكّن سلطة اتخاذ القرار من تحديد الفرص المتاحة والمستقبلية والتخطيط لاستخدامها الفعال
يستلزم الوعي بالمشروع أيضًا فهم الأهداف التنظيمية. يجب إلقاء نظرة عامة مفصلة على كل هدف وتحليل النتائج المتوقعة. في هذه المرحلة ، يجب وصف الأهداف من الناحية الكمية. على سبيل المثال خلال فترة 12 شهرًا ، يجب أن يرتفع هامش الربح المتوقع بنسبة 30٪ تقريبًا ، ومرة أخرى من المهم ملاحظة أنه يجب تخصيص الموارد البشرية والمالية الكافية لإكمالها بشكل فعال
جمع المعلومات الكافية
قبل الشروع في الخطة الفعلية ، احرص دائمًا على الحصول على جميع المعلومات ذات الصلة المتعلقة بعملية الأعمال. يجب أن تكون جميع الحقائق والأرقام مفصلة ، وتحديد العملاء المستهدفين وملاحظة أذواقهم وتفضيلاتهم. يجب أيضًا وضع الإرشادات التي يتم بموجبها توفير السلع والخدمات وقياس القيمة السوقية الحالية للمنتجات مقابل العوائد المتوقعة والتكاليف والنفقات المتوقعة.
عند جمع المعلومات ، يجب أن تكون الإدارة على دراية جيدة بالمهام ذات الصلة بالهدف من أجل مواءمتها مع الأهداف والموارد المطلوبة ، أي من حيث الموظفين والتمويل.
تحديد الأهداف
هذه هي تحديد الأهداف التي تسعى المنظمة جاهدة لتحقيقها من خلال استخدام مواردها المتاحة. إنها المنتجات النهائية التي يجب تحقيقها من خلال التخطيط السليم.
إن فهم الأهداف يمكّن كل موظف من حشد دوره في تحقيق الأهداف العامة. لذلك ، يجب صياغتها بشكل صحيح وإبلاغها جيدًا لجميع الموظفين.
يجب تحديد الأهداف والمهام حسب ترتيب أهميتها. يجب إعطاء الأولوية للمهام الأكثر أهمية وإكمالها أولاً.
التوقع
لا أحد يعرف ما الذي سيحدث في المستقبل سبب أهمية عملية التخطيط الإداري. عند صياغة خطة الإدارة ، فإن التنبؤ أمر ضروري. التنبؤ هو افتراض الأحداث المستقبلية من خلال مراقبة المتغيرات الحالية باهتمام وتشكيل خطة من المرجح أن تلبي التوقعات المرجوة.
يجب مراعاة ما يلي (إذا كان في صناعة الإنتاج) عند توقع المستقبل ؛
- حجم الإنتاج المحتمل والطلب المتوقع للإنتاج العام
- التكاليف المحتملة وتسعير المنتج
- السياسات الاقتصادية للحكومة والأنماط المختلفة في تفضيلات المستهلكين
- مصدر تمويل
- توافر الخامات والعمالة
- أهمية التكنولوجيا في تحقيق الأهداف المحددة
سيتوقف التنفيذ الناجح لعملية التخطيط الإداري بالكامل على التنبؤ وبعض العوامل المذكورة أعلاه. سيؤدي التوقع والتنبؤ الدقيقان إلى وضع خطة إدارة موثوقة.
تحديد مسار العمل المطلق
الخطوة التالية هي اختيار المسار المطلق للعمل. قد تستخدم المنظمات المختلفة بدائل مختلفة لتحقيق نتائج مماثلة ولكن يجب على المدير الجيد تحليل جميع الخيارات المتاحة والقيام بالاختيار النهائي الذي سيكون مناسبًا من حيث استخدام الموارد والراحة. وفقًا لأودونيل ، هناك دائمًا خطة لا توجد بدائل معقولة ضدها. هذا ، بالتالي ، يعني أنه يجب تحليل جميع الإيجابيات والسلبيات لمسار عمل معين ووزنها قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن الاختيار
تقييم مسار العمل
بعد تحديد المسار المطلق للعمل ، فإن الخطوة المهمة التالية هي إجراء تقييم. يشمل التقييم تحليل أداء الإجراءات المختلفة. يتم قياس العوامل المختلفة مقابل بعضها البعض والطريقة الأكثر ملاءمة للعمل من حيث الموارد والجدول الزمني المفضل. على سبيل المثال قد يتطلب مسار عمل واحد استثمارات كبيرة ويكون مربحًا على المدى الطويل بينما قد يتطلب الآخر موارد قليلة جدًا ولكن هوامش ربح منخفضة على المدى الطويل. لذلك ، فإن التحليل المناسب أمر حيوي في تحديد أفضل مسار للعمل.
وضع خطط الطوارئ
لا تنتهي عملية التخطيط الإداري بعد تحديد مسار العمل المناسب. يجب أيضًا وضع خطط الطوارئ في حالة عدم تحقق مسار العمل الرئيسي. يجب أن يكون هذا بمثابة خطط ثانوية لدعم الخطة الرئيسية.
تنفيذ الخطة
هذه هي الخطوة الثانية الأخيرة في عملية التخطيط الإداري. في هذه المرحلة ، يتم وضع الخطة موضع التنفيذ بحيث يتم تحقيق أهداف العمل. من أجل التنفيذ الناجح للخطة الموضوعة بالفعل ، يجب وضع السياسات والإجراءات. يجب أن يكون تنفيذ الخطة لجميع الموظفين التنفيذيين والمديرين والشركاء وغيرهم من الشركاء التعاونيين ذوي الصلة.
رصد وتقييم وتتبع الخطة
يجب تقييم فعالية التخطيط الإداري وعملية التنفيذ إن أمكن بشكل منتظم. اعتمادًا على نتائج التقييم ، قد تحتاج المبادئ التوجيهية أو المبادئ الإدارية إلى تعديلات أو تعديلات قبل تنفيذ الخطة النهائية. أيضًا ، قد تحتاج خطة الإدارة إلى أن تكون مصممة لتلبية التغيرات المجتمعية أو السياسية أو الاقتصادية التي تؤثر على المنظمة ككل.
كيف تضع خطة إدارة سليمة؟ (بخطوات)
الخطوة 1. ملخص تنفيذي
الملخص التنفيذي هو كيف تبدأ التخطيط الاداري الخاصة بك.
يقدم لمحة موجزة عن جميع المكونات الرئيسية لخطة الإدارة. كن موجزًا قدر الإمكان واحتفظ بالنقاط الرئيسية في ذهنك أثناء كتابة الملخص.
لا يلزم تضمين كل نقطة هنا ولكن عليك التأكد من تغطية النقاط الرئيسية بإيجاز. ينبغي فهم هذا الملخص وفهمه بسهولة من قبل الأشخاص حتى لو لم يزوروا خطة الإدارة بأكملها.
الخطوة 2. بيان الرؤية
الخطوة التالية هي ذكر بيان الرؤية الخاص بك. يهدف بيان الرؤية إلى أن يكون دليلاً لمساعدة المنظمة على اتخاذ قرارات تتماشى مع فلسفتها ومجموعة الأهداف المعلنة.
غالبًا ما يتم الخلط بين عبارات الرؤية وبيانات المهمة ، لكنها تخدم عمومًا أغراضًا طويلة المدى بينما المهمة أكثر قصر نظر.
الخطوة 3. بيان المهمة
بيان المهمة هو بيان واضح لما تفعله مؤسستك وكيف سيتم إدارتها. يصف بيان المهمة:
- الغرض من المنشأة - ما هو عملنا؟
- لماذا توجد - ما هي فلسفتنا الأساسية؟
- ما الذي تقدمه - ما هي الخدمات أو المنتجات التي نقدمها؟
- من سيستخدمها - ما هي مجموعتنا المستهدفة؟
يساعد ذلك في ضمان التزام فريقك بالمهمة. تعكس كل من الرؤية والرسالة تطلعات أصحاب المصلحة.
أنظر أيضاً:
الخطوة 4. الأهداف
بمجرد وضع بيان المهمة والرؤية ، فإن الخطوة التالية هي العمل على كيفية تحقيق ذلك. من الضروري تحديد الأهداف التي ستساعدك في الوصول إلى مهمتك. تعكس الأهداف ما تهدف إلى تحقيقه وتعطي التوجيه لمؤسستك.
الأهداف عادة ما تكون عبارات عامة ليس لها أطر زمنية.
الخطوة 5. مجالات الأداء الرئيسية
تركز مجالات الأداء الرئيسية (KPA) على المجالات العامة للعملية داخل المنظمة ، حيث تكون النتيجة المرجوة مطلوبة خلال فترة تنفيذ خطة الإدارة.
هناك العديد من مجالات الأداء الرئيسية في مؤسستك ، تحتاج إلى ذكرها جميعًا بشكل منفصل. بعض هذه KPAs هي:
- التسويق
- الادارة
- تمويل
- الموارد البشرية
قم بإنشاء قسم منفصل لكل منهم واذكر المهام المتوقعة منهم لتحقيق أهدافك.
الخطوة 6. اذكر السياسات والإجراءات
أنت بحاجة إلى سياسات وإجراءات معينة مطبقة ، لإضفاء الطابع الرسمي على العمليات عبر مؤسستك.
هذا يساعد على خلق التناسق وبيئة متماسكة. يمكنك تضمين ساعات العمل وأكواد اللباس والأوراق والمزيد ، اعتمادًا على احتياجات مؤسستك وحجمها ، خذ وقتك في تحديد السياسات.
الخطوة 7. الاعتبارات المستقبلية
كل عمل في خطر دائم بالمفاجآت. وبالتالي ، فأنت بحاجة إلى بناء جميع التوقعات المستقبلية المحددة على هذه المشاكل غير المعروفة. فمثلا:
- ما هي الموارد المطلوبة لتظل قادرة على المنافسة بالمعنى التكنولوجي؟
- ما هي ملحقات المبنى أو تعديلاته أو ترقياته التي ستكون مطلوبة في المستقبل؟
الخطوة 8. قم بإعادة النظر في خطتك
يجب أن تكون خطة الإدارة الخاصة بك فائقة الاحتراف وخالية من أي أخطاء لأنها تمثل ما تمثله مؤسستك.
تحقق من وجود أي أخطاء إملائية ، واطلب من شخص آخر إلقاء نظرة عليها وتصحيحها. تأكد من حصول كل مالك على نسخة. قد يرسلون لك تعديلات ومراجعات أيضًا. ضع في اعتبارك كل هذه الأمور بعناية وقم بإنشاء خطة إدارة قوية وشاملة.
بهذه الطريقة ستكون مستعدًا لأوقات غير مسبوقة ويمكن لموظفيك الاستعداد لما هو متوقع منهم.
يمكن أن يكون إنشاء خطة إدارة بدون أداة بديهية وقوية متعجرفًا على أي شخص.
لقد ولت أيام خطط الإدارة المملة ، واليوم نريد شيئًا مغريًا وغنيًا بالمعلومات. كيف يمكنك فعل ذلك؟
أنظر أيضاً:
الأسئلة الشائعة
ما هو التخطيط الاداري ؟
لكي تكون فعالة وتطور إمكاناتها ، يجب أن تعمل الشركة نحو الهدف أو المهمة المنشودة. ولكن كيف يمكن للمرء أن يعرف ما هو وثيق الصلة بالهدف وما هو غير ذلك؟
هذا ما يدور حوله التخطيط.
التخطيط في الإدارة يتعلق بالخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى الهدف ، وما هي التغييرات والعقبات التي يجب توقعها ، وكيفية الاستفادة من الموارد البشرية والفرص للوصول إلى النتيجة المتوقعة. تتضمن عملية التخطيط تحليلًا دقيقًا للموارد الحالية واتجاهات السوق والتنبؤ بالأسواق الناشئة والطلب المستقبلي.
بعبارات بسيطة ، الهدف هو المكان الذي تريد شركتك أن تكون فيه في وقت معين وتوفر الخطة توجيهات لكيفية الوصول إلى هناك.
يعتبر التخطيط وظيفة أساسية للإدارة. هذا يعني أن الخطة ضرورية لأي وظيفة إدارية أخرى ، سواء كانت تنظيمًا أو توجيهًا أو توظيفًا أو مراقبة:
1- يفرض التخطيط كيفية تنظيم الأعمال بشكل فعال. ويشمل تحديد الأنشطة المستقبلية الضرورية ، وتعيينها للموظفين المناسبين ، وتفويض السلطة ، وتوفير الأدوات والمواد الخام ، وما إلى ذلك.
2- إن وجود خطة عمل يسهل التوجيه حيث أنه يقدم التعليمات والإرشادات والتحفيز على أساس إستراتيجية العلامة التجارية.
3- يُعلم التخطيط الموظفين ، حيث يُظهر قوة العمل التي ستحتاجها الشركة.
5- يتم وضع المعايير وقياس الأداء الفعلي - التحكم - مقابل التوقعات التي يضعها التخطيط
5- يعطي التخطيط غير الرسمي تركيزًا قصير المدى ، والذي قد يكون ضروريًا للعمل التجاري. في المنظمة ، يمكن أن يكون للوحدات المختلفة 6- خططها غير الرسمية الخاصة. ومع ذلك ، إذا كانت الشركة تريد النمو والوصول إلى أهداف طموحة ، فيجب أن تكون عملية التخطيط رسمية ومكتوبة ومحددة وتتضمن أهدافًا تنظيمية مشتركة.
ما هو التخطيط الاستراتيجي؟
الإستراتيجية هي توجه أو طريقة لتحقيق هدف أو هدف. تتضمن الخطة الإستراتيجية للمؤسسة موقفًا تنافسيًا وأهدافًا فردية لتحقيقها وتكتيكات للتنفيذ لتحقيق تلك الأهداف.
يمكن أن يحدث التخطيط الاستراتيجي على كل مستوى من مستويات المنظمة - على الرغم من أن الأهداف والتكتيكات التي سيتم تنفيذها ستختلف في كل مستوى. على سبيل المثال ، ستشمل الإستراتيجية التنظيمية إجراءات المنظمة بأكملها.
ستنسب الخطة الإستراتيجية إلى الأهداف التنظيمية المخصصة للإدارات أو الوحدات الفرعية ذات المستوى الأدنى في المنظمة.
يميل التخطيط الاستراتيجي على المستوى التنظيمي إلى أن يكون أكثر أهمية من التخطيط الاستراتيجي في المستويات الأدنى. وذلك لأن الإستراتيجية ذات المستوى الأعلى تؤثر وتوجه التكتيكات المستخدمة والعمليات التي يتم تنفيذها على المستويات الأدنى.
على هذا النحو ، يركز المخططون ذوو المستوى الأعلى بشكل أكبر على الإستراتيجية. يركز المخططون ذوو المستوى الأدنى بشكل أكبر على الخطط التكتيكية والتشغيلية. وتناقش هذه أبعد أدناه.
نظرًا لأن الاستراتيجية التنظيمية تتطلب جهود الوحدات الفرعية في تنفيذ الاستراتيجية ، فمن المهم أن يكون هناك فهم وشراء على جميع مستويات المنظمة.
ستعمل الوحدات ذات المستوى الأدنى على تطوير الأهداف التي تعزز أهداف المستوى الأعلى للمنظمة. يجب أن تحقق هذه الأهداف على مستوى الوحدة بشكل فعال الأهداف التي وضعتها المنظمة.
تبدأ الخطة الاستراتيجية التنظيمية بمهمة المنظمة. ستنظر بشكل عام إلى الأهداف قصيرة المدى الماضية لتشمل الأهداف طويلة المدى ورؤية الشركة للمستقبل.
تمثل المهمة التنظيمية بالضرورة المشهد التنافسي عند وضع أهداف على مستوى الشركة. يعني هذا عمومًا إجراء تحليل لنقاط القوة والضعف الداخلية للشركة والتهديدات والفرص الخارجية ، والمعروفة باسم تحليل SWOT.
ستساعد نتائج تحليل SWOT المخططين على تحديد أهداف واقعية يمكن تحقيقها. كما سيسمح بتطوير الأهداف التي تجعلها قادرة على المنافسة في الصناعة أو السوق.
تميل الاستراتيجيات على مستوى الشركات إلى أن تكون طويلة الأمد. تميل الاستراتيجيات ذات المستوى الأدنى إلى أن تكون قصيرة المدى وأكثر عرضة للتعديل.
تميل الاستراتيجيات عالية المستوى إلى التركيز على الأهداف والغايات. بينما تميل الخطط ذات المستوى الأدنى إلى التركيز أكثر على التكتيكات وكيفية تحقيق الأهداف على مستوى الوحدة من خلال الأنشطة التشغيلية.
ما هو التخطيط التكتيكي؟
التكتيكات هي طرق لفعل شيء ما. تحدد الخطة التكتيكية وتنسق الطرق لتحقيق الأهداف التي تم تسليمها من المنظمات ذات المستوى الأعلى.
كما تمت مناقشته سابقًا ، تم تكليف الوحدات الفرعية التنظيمية بتعزيز مهمة المنظمة من خلال العمل على تحقيق هذه الأهداف. أي أنها الوسائل التي من خلالها تنفذ المنظمة استراتيجياتها على المستوى التنظيمي.
على هذا النحو ، يجب على مديري الوحدات الفرعية الوظيفية في المنظمة التركيز على تطوير الخطط التكتيكية. تميل هذه الخطط إلى أن تكون وحدة محددة.
ستحدد الاستراتيجيات ذات المستوى الأعلى أهدافًا محددة للوحدة الفرعية التنظيمية. التكتيكات المحددة هي أساليب أو أنشطة شاملة يمكنها تحقيق الأهداف المحددة أو تحقيق الأهداف على المستوى التنظيمي. وهي عمومًا لمدة أقصر من الخطط على المستوى التنظيمي.
بالطبع ، ستشارك الوحدات الفرعية الفردية في التخطيط الاستراتيجي أيضًا. تذكر أن الخطط الإستراتيجية تحدد الأهداف والغايات.
سيكون للوحدات التشغيلية الفردية أهدافها وغاياتها الخاصة التي تتأثر بالاستراتيجية الشاملة للوحدة.
بمجرد تطوير الخطط التكتيكية ، فإن الخطوة التالية هي تطوير الخطط التشغيلية لتنفيذ الخطط التكتيكية.
ما هو التخطيط التشغيلي ؟
العمليات هي التنفيذ الروتيني للمهام المحددة. تنظم الخطط التشغيلية المهام لتعزيز الاستراتيجيات على مستوى المؤسسة (العمل نحو أهداف الشركة).
علاوة على ذلك ، فإنها توفر عملية لتنفيذ المهام المحددة في الخطط التكتيكية. وبشكل أكثر تحديدًا ، يتعلق التخطيط التشغيلي بتنظيم الموارد (البشرية والمادية والفكرية) لتنفيذ التكتيكات المحددة في الخطة التكتيكية.
يتم تطوير الخطط التشغيلية وتنفيذها بشكل عام في المستويات الأدنى من المنظمة. تقوم الوحدات الفرعية الوظيفية بتطوير أساليبها وإجراءاتها الخاصة لتنفيذ المهام المحددة.
تحدد هذه الخطط الموارد المتاحة وتطبيقها على المهام المحددة بطريقة. الوظيفة العامة التي يتم تنفيذها هي تكتيك لتحقيق الهدف. أفضل طريقة لتصور هذه العلاقة هي النظر إلى التكتيكات كإحدى الطرق العديدة لتحقيق الهدف.
بمجرد أن تستقر على طريقة أو تكتيك ، فإن العمليات هي الطريقة التي تنظم بها مواردك لتنفيذ التكتيك.
التخطيط التشغيلي هو تخطيط قصير المدى (أقل من عام) مصمم لتطوير خطوات عمل محددة تدعم الخطط الإستراتيجية والتكتيكية. قد تكون هذه الخطط للاستخدام الفردي أو مستمرة.
تُستخدم خطة التشغيل الفردي ، كما يوحي الاسم ، لموقف واحد أو نشاط لا يتكرر بانتظام. تصبح الخطة المستمرة جزءًا من روتين أو يتم تدريسها كعملية أو إجراء إذا نشأ موقف معين.
تشمل أنواع الخطط المستمرة السياسات والإجراءات والقواعد. السياسات هي مبادئ توجيهية للتعامل مع الموقف.
ما هو التخطيط للطوارئ؟
خطة الطوارئ هي شكل من أشكال الخطة التكتيكية أو التشغيلية التي لن تستخدم إلا عند وقوع حدث أو حالة عامة. أي أنه يحدد مسارًا بديلًا للعمل بناءً على بعض الأحداث أو الظروف أو الظروف المستقبلية.
خطة الطوارئ هي محاولة من قبل الإدارة للتنبؤ بالحقائق المستقبلية واستيعابها.
قد تركز خطة الطوارئ التكتيكية على الأحداث غير المتوقعة من خلال تحديد خطط للوصول إلى الموارد أو سحبها.
ستركز خطة الطوارئ التشغيلية على كيفية تخصيص الموارد في أنواع مختلفة من السيناريوهات المستقبلية.