تعد إدارة العمليات الفعالة أساسًا لنجاح الأعمال ، ولكنها تعمل تقليديًا في الخلفية دون أن نلاحظها. هذا ليس هو الحال هذه الأيام.
أدى الاضطراب المستمر في سلسلة التوريد العالمية والحاجة المتزايدة لسرعة الأعمال إلى تسليط الضوء بشكل مباشر على مديري العمليات.
تقوم الشركات بإعادة فحص عملياتها وإعادة التفكير فيها لتحسين الكفاءة حتى يتمكنوا من تجاوز التغيير المستمر ووضع أعمالهم على أسس صلبة. إنهم يعتمدون على مديري العمليات لفهم الأمر بالشكل الصحيح.
تحتاج كل شركة ، بغض النظر عن الحجم أو الصناعة ، إلى إدارة عمليات فعالة لزيادة الربحية وتحقيق النجاح على المدى الطويل والفوز بميزة تنافسية.
ما هي ادارة العمليات؟
إدارة العمليات هي التخطيط والتنظيم والإشراف على ممارسات الأعمال التي تزيد من الكفاءة وتضمن أن عمليات الشركة تقود القيمة. يتضمن التحضير والإشراف على الممارسات التي تحول الموارد مثل العمالة والمعدات والمواد الخام إلى سلع وخدمات.
يعمل مديرو العمليات على ضمان تحقيق الشركة لأعلى ربح تشغيلي من خلال الموازنة الدقيقة بين التكلفة والإيرادات. إنهم يعملون عن كثب مع فرق أخرى لزيادة الإنتاجية وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة وضمان رضا العملاء.
عادة ما يكون لدى المؤسسات الكبيرة مدير عمليات رئيسي (COO) بينما قد تقوم الشركات الصغيرة بتعيين واجبات إلى دور آخر رفيع المستوى. في كلتا الحالتين ، إنه موقع استراتيجي للغاية يتضمن مهارات تخطيط وتنظيم ومهارات اتصال قوية.
ترتبط إدارة العمليات ارتباطًا وثيقًا بإدارة سلسلة التوريد: إدارة عملية الحصول على المواد وتحويلها إلى منتج وتسليمها للعملاء.
ما هي أنواع إدارة العمليات؟
هناك العديد من أنواع أو جوانب إدارة العمليات. يمكن أن يختلف دور مدير العمليات على نطاق واسع ، اعتمادًا على حجم الأعمال والصناعة. قد يكون لديهم مجموعة واسعة من المسؤوليات أو يركزون على مجال واحد.
- تصميم المنتج وتطويره
- تخطيط وإدارة مرافق التصنيع
- الشراء / الشراء
- التوقع
- القدرة على التخطيط
- ادارة المخزون
- رقابة جودة
- التسليم للعملاء
يمكن أيضًا تقسيم الوظائف المتعلقة بإدارة العمليات إلى وظائف استراتيجية أو تكتيكية ؛ تنفذ الوظائف التكتيكية الاستراتيجيات أو الأهداف الشاملة.
أمثلة على إدارة العمليات التجارية
بالنظر إلى أن كل عمل يحتاج إلى إدارة العمليات لتعمل ، هناك العديد من الأمثلة عبر الصناعات. علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون لكل صناعة مجموعة واسعة من وظائف العمليات.
وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:
الرعاية الصحية – مدير العمليات في منشأة الرعاية الصحية مسؤول بشكل عام عن ضمان الكفاءة في تقديم رعاية عالية الجودة. يمكن أن يشمل ذلك الإشراف على التكاليف الإدارية وإدارة المطالبات والفواتير والامتثال القانوني.
التصنيع – الشركة التي تصنع الأجهزة المنزلية ، على سبيل المثال ، لديها عمليات للحصول على المواد ، وإدارة المصانع ، والصيانة ، والإشراف على المخزون ، وضمان الجودة.
مطعم – عادة ما يكون مدير العمليات لمطعم أو سلسلة مطاعم مسؤولاً عن صيانة المنشأة ، وتدريب الموظفين والإشراف عليهم ، والتخطيط المالي ، وإدارة المخزون ، والامتثال ، وكشوف المرتبات.
البيع بالتجزئة – في الصناعة التي يمكن أن تمتد إلى بيئات متعددة ، من الطوب وقذائف الهاون إلى التجارة الإلكترونية والمتاجر الفردية إلى السلاسل ، يمكن أن تشمل العمليات التجارية العديد من الوظائف ، بما في ذلك المصادر ، والمخزون ، والتوظيف ، والخدمات اللوجستية ، وإدارة المتاجر ، وخدمة العملاء.
النقل – تشمل إدارة العمليات لشركة النقل الإشراف على صيانة المركبات ، وإمدادات الوقود ، والتوجيه ، والتوظيف ، والاتصالات ، من بين وظائف أخرى.
كيف تؤثر إدارة العمليات على تجربة العميل
ترتبط الطريقة التي تدير بها الشركة عملياتها ارتباطًا مباشرًا بتجربة العميل التي توفرها.
عندما تقدم الشركة منتجات وخدمات عالية الجودة للعملاء في الوقت المناسب ، يرتفع رضا العملاء. في المقابل ، سيؤدي الطلب المتأخر أو الخاطئ إلى إتلاف تجربة العملاء ودفع العملاء إلى المنافسة.
يريد العملاء تلبية رغباتهم في الوقت المحدد وبسعر جيد. إنهم يتوقعون أن تفي العلامات التجارية بوعودها وأن تقدم المنتجات كما هو معلن عنها. يتطلب هذا فهم ما يريده العملاء ويحتاجونه ، واستخدام ذلك لإبلاغ إدارة العمليات. استمع إلى ملاحظاتهم لتعديل العمليات حسب الحاجة.
لا تقتصر تجربة العملاء على نقاط الاتصال الأمامية فقط ؛ يتطلب التكامل مع العمليات الخلفية مثل المخزون والوفاء من أجل التألق حقًا.
وفقًا لتقرير McKinsey ، يمكن للشركات تحديد التحسينات التشغيلية التي من شأنها تحسين تجربة العملاء من خلال تحليل رحلات العملاء. على سبيل المثال ، نظر أحد البنوك في كيفية تأثر رضا العملاء بالوقت الذي استغرقه التقدم للحصول على حساب واستلام بطاقة الحساب.
قال الباحثون إن فهم نقاط الانهيار يمكن أن يساعد الشركات في التركيز على التحسينات التشغيلية التي ستعزز تجربة العملاء. يمكن أن يتضمن تنفيذ هذه التحسينات تحليلات متقدمة ، وأتمتة عملية ذكية ، و / أو نهج بسيط.
وظائف إدارة العمليات
اعتمادًا على الشركة التي تعمل بها ، من المحتمل أن تتطلب بعض الوظائف مزيدًا من العمل أكثر من غيرها. في الواقع ، إذا كانت شركتك لا تقدم أي منتج مادي ، على سبيل المثال ، فإن إدارة سلسلة التوريد بالتأكيد لن تمنعك من النوم. ومع ذلك ، فمن خلال فهم كل وظيفة تشغيلية ، ستعمل على تطوير مهاراتك بشكل فعال وتكون قادرًا على التكيف مع أي قطاع من الأنشطة.
1.التخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي هو الوظيفة الأساسية لإدارة العمليات ويتضمن المهام التالية:
- ضمان المراقبة اليومية لإنتاج السلع
- إدارة ومراقبة المخزون الخاص بك
- راقب أداء ورفاهية أعضاء فريقك
- تخطيط جميع العمليات
ببساطة ، الوظيفة الرئيسية لإدارة العمليات هي الحفاظ على الكفاءة التشغيلية. كن دائمًا على اطلاع بأحدث الاتجاهات للتغلب على العقبات وتحسين إستراتيجيتك التشغيلية باستمرار.
المهارة المطلوبة: البراعة والإتقان
سيكون من الأسهل بكثير الحفاظ على كفاءة العمليات التشغيلية إذا أظهرت القليل من البراعة. بصفتك مدير عمليات ، سيتعين عليك إدارة فريقك من خلال تعزيز مصالح الشركة بأي ثمن. للتعامل مع التغييرات التي ستكون ضرورية ، عليك التفكير بسرعة وحكمة. هل أنت في حالة أزمة ولا تملك الأدوات اللازمة تحت تصرفك؟ العصف الذهني وبسرعة! في النهاية ستجد حلاً يليق ببراعتك.
2.الإدارة المالية
الجانب المالي أساسي وعالمي لا ينبغي الاستخفاف به أيضًا. في الواقع ، تسعى كل شركة جاهدة لخفض تكاليفها وزيادة أرباحها قدر الإمكان. لا شيء جديد حتى الآن! بصفتك مدير عمليات ، سوف تتأكد من أن إدارتك تأخذ في الاعتبار ميزانية الشركة بالكامل عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات مهمة.
ولكن ليس فقط ! سوف تحتاج أيضًا إلى:
- وضع الميزانيات لتحقيق أهداف الإنتاج
- ابحث عن فرص الاستثمار
- تخصيص الميزانيات وإدارة الموارد
ربما تتساءل كيف تختلف المسؤوليات المالية لفريق العمليات عن تلك الخاصة بالقسم المالي. الأمر بسيط للغاية ، إنه القسم المالي الذي يهتم بكل شيء ، من إدارة دخل الشركة إلى توزيع الأجور. أما بالنسبة لك ، فإن دورك يقتصر فقط على إدارة العمليات المالية المتعلقة بعملية الإنتاج.
المهارة المطلوبة: أن يكون خبيرًا في التخطيط المالي
يتضمن التخطيط المالي تحديد ما إذا كان عملك لديه ميزانية لتحقيق أهدافه الاستراتيجية أم لا. ليس هناك سر ، لا نجاح مالي بدون تخطيط الميزانية!
حافظ على انخفاض تكاليف الإنتاج من خلال إيجاد مورّدين جيدين وبأسعار معقولة. سيتيح لك ذلك إنشاء منتج من اختيارك ، دون تجاوز ميزانية العميل.
3.تصميم المنتج
قد يكون مصممو المنتجات هم الفنانين في الفريق ، لكن أعضاء فريق العمليات هم جواسيس ناشئون. في الواقع ، يبحثون دائمًا عن أدنى معلومات في السوق ، فهم يجرون التحقيق مثل أي شخص آخر. بمجرد تحديد احتياجات العملاء واتجاهات السوق بوضوح ، فإن الأمر متروك للمصممين لتولي المسؤولية وإنشاء منتج القرن!
في هذا الدور ، تشمل المهام التي ستكون مسؤولاً عنها أنت وفريقك ما يلي:
- إجراء أبحاث السوق واستخلاص نتائج قابلة للتنفيذ
- انقل جميع نتائجك إلى فريق تصميم المنتج
- تقديم توجيه واضح للمصممين
بدون فريق العمليات ، سيكون من الصعب جدًا على فريق تصميم المنتج معرفة الاتجاه الذي يجب أن يسلكه. ونعم ، السوق يتغير باستمرار! لذلك يتطلب المنتج النهائي الناجح بحثًا وفحصًا شاملين لكل ركن من أركان الصناعة.
المهارة المطلوبة: تفسير البيانات بمهارة
للوصول إلى هذا الموقف ، من الضروري معرفة كيفية تفسير البيانات بشكل صحيح. بصفتك مدير عمليات ، يجب أن تستنتج من بياناتك توجيهات واضحة للتواصل مع المصممين ، من أجل وضع منتجك بذكاء في السوق ، وإذا أمكن ، التفوق على المنافسة.
بمجرد تطوير خطتك ، قم بتبسيط الاتصال بين الفرق باستخدام منصة أو أداة مخصصة. قم بإنشاء خطة مشروع مركزية لتتبع جميع الإجراءات التي سيتم تنفيذها بالإضافة إلى المعلومات والتعليقات ذات الصلة. ثم قم بمشاركتها مع فريقك بالكامل باستخدام أداة إدارة المشروع حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها بسهولة وتتبع التغييرات في الوقت الفعلي.
4.مراقبة الجودة
تسير مراقبة الجودة جنبًا إلى جنب مع تصميم المنتج. منطق. في الواقع ، بمجرد أن يقوم فريق الإنتاج بإنشاء منتج ، يضمن فريق العمليات أنه يفي بمعايير الجودة المطلوبة. لذلك يعد اختبار المنتج قبل طرحه في السوق أمرًا ضروريًا لضمان عدم ظهور أي عيوب فيه.
كعضو في فريق العمليات ، سوف تقوم على سبيل المثال بما يلي:
- قم بإجراء تحليل للمخاطر لتحديد مشكلات المنتج المحتملة
- قم بمراجعة كل منتج بعناية لضمان استيفاء معايير الجودة
- قم بإجراء اختبارات للتحكم في جودة منتجاتك
- توثيق أي عيب أو عطل في المنتجات
يختلف مستوى ومعايير مراقبة الجودة من صناعة إلى أخرى. لهذا السبب يجب أن تكون غريزة فريقك هي إجراء أبحاث السوق لتحديدهم بوضوح. بمجرد تحديد هذه المعايير ، ستعمل كمرجع لإدارة الجودة للمشاريع المستقبلية.
المهارة المطلوبة: إدارة الصراع دون تلقي الضربات
سيتم شد شبكات هذه العملية حول منتجات معينة ، وهذا عدة مرات حسب الضرورة. في الواقع ، ستكون هناك حاجة في بعض الأحيان إلى عدة رحلات ذهابًا وإيابًا بين فريق التصميم وفريق مراقبة الجودة لتلبية معايير الجودة المطلوبة بشكل كامل.
بقدر ما هي مزعجة ، ستؤدي هذه التبادلات إلى أفضل إصدار ممكن من المنتج الذي تريد إطلاقه. للتميز في هذا ، تطوير استراتيجيات قوية لإدارة الصراع. وبالتالي ستعبر بمزيد من الصفاء مراحل الاضطراب وستخلق منتجات ستكون ناجحة!
5.تنبأ الأنشطة
لضمان نجاحك ، فإن التنبؤ أمر ضروري. بعيدًا عن أي اعتبار للوقعات ، يتعلق الأمر قبل كل شيء بالتنبؤ بالطلب على المنتج.
لكي يتفوق فريق إدارة العمليات في هذا الدور ، قد يكون من المفيد مراعاة الأسئلة التالية:
- ماذا سيكون الطلب على هذا المنتج في المستقبل؟
- ما هي العمليات التسويقية والترويجية التي يجب أن نخطط لها لهذا المنتج؟
- ما هي المبادرات التجارية التي يجب أن نخطط لها لهذا المنتج؟
- هل تكاليف تخزين هذا المنتج قابلة للتقدير؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هي؟
- ما هي تكاليف التوريد والمواد الخام؟
المهارة المطلوبة: إتقان فن صنع القرار المستند إلى البيانات
إن إتقان فن صنع القرار المستند إلى البيانات سوف يخدمك جيدًا في العديد من جوانب إدارة العمليات. للتنبؤ بالمستقبل بشكل أكثر فاعلية ، ضع كرة بلورية بعيدًا واعتمد على الحقائق. ابدأ بتقدير الطلب على المنتج من خلال تحليل الاتجاهات السابقة ، ثم أرسل استنتاجاتك المستنيرة إلى رؤساء الأقسام. سيقومون بعد ذلك بتعديل خططهم وفقًا لذلك.
6.الإستراتيجية
الجانب الاستراتيجي لإدارة العمليات واسع للغاية ويتعلق بالعديد من المجالات مثل التخطيط والمراقبة وتحليل العمليات. الهدف من الإدارة الإستراتيجية هو ضمان توافق قرارات الإنتاج بشكل كامل مع أهداف أعمال الشركة. يمكن أن تكون أهداف العمل هذه كما يلي:
- اجعل رضا العملاء هو الأولوية رقم 1
- تحسين نظام الإنتاج
- التحكم في التكاليف مع الحفاظ على الميزة التنافسية
وظيفتك كمدير عمليات هي إيجاد طرق لتحقيق أهداف أعمال شركتك. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكنك على سبيل المثال تنفيذها:
- تحليل المخزون الخاص بك: لإعطاء الأولوية لرضا العملاء قبل كل شيء ، ابدأ بتحليل مخزونك بالكامل. يعد التأكيد لهم أنك قادر على الاستجابة لطلبهم في جميع الظروف طريقة ممتازة لبناء الولاء.
- شجع الفرق على التعاون: كلما شجعت التعاون بين الفرق ، كلما كان التواصل أكثر فعالية! سيؤدي ذلك إلى تحسين نظام الإنتاج وتقليل هامش الخطأ.
- إعطاء الأولوية للعمليات الخضراء: يمكن أن يساعدك استخدام المزيد من العمليات الصديقة للبيئة في توفير المال على المدى الطويل وزيادة ولاء المستهلك.
المهارة المطلوبة: تطوير التفكير النقدي
التفكير النقدي مهم للغاية عندما يتعلق الأمر بالاستراتيجية. من خلال تطويرها ستصقل طريقة تفكيرك وتفكر بحنكة. استخدم منطقك وقم بتطوير استراتيجيات قوية يمكنك الاعتماد عليها لتحقيق أهدافك. وبالمثل ، ضع أفكارك على أساس البحث والبيانات وتأكد من قيامك بالاختيارات الصحيحة لفريقك.
7.إدارة وتتبع سلسلة التوريد
سواء كانت شركتك تقدم منتجات أو خدمات ، فمن الواضح أن الإدارة الفعالة لسلسلة التوريد الخاصة بها ستكون ضرورية لتمكينها من الحصول على المواد الخام التي تحتاجها وإنتاجها وشحنها في النهاية. تتكون أحيانًا من خدمة بحد ذاتها ، الأمر متروك لك لإدارة سلسلة التوريد المرتبطة بالإنتاج الداخلي ، والتي تستجيب لدورة معينة:
- مواد اولية
- بائع
- الإنتاج / الشركة المصنعة
- الموزع
- بائع تجزئة
مستهلك
تعمل سلسلة التوريد بشكل دوري. في الواقع ، بمجرد تحليل طلب المستهلك ، سيتعين عليك الحصول على المزيد من المواد الخام والعودة إلى أسفل السلسلة. إنها تذهب مرة أخرى!
ليس من الضروري دائمًا اتباع كل من هذه الخطوات حرفياً. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، يمكنك الحصول على منتجاتك أو خدماتك مباشرة للمستهلكين وبالتالي تقليل تكاليف التوزيع والبيع بالتجزئة. ومع ذلك ، يجب أن تكون حريصًا على الحفاظ على سلسلة التوريد الخاصة بك كما هي ، نظرًا لأن الاختناق البسيط في إحدى مراحلها سيكون كافيًا لإحداث الفوضى وله تداعيات خطيرة على العملية برمتها.
المهارة المطلوبة: احصل على أكثر من خدعة في جعبتك
كمدير للعمليات ، لن تضطر فقط إلى التنظيم والتخطيط والتفويض ، ولكن أيضًا حل المشكلات دون المماطلة! توجد العديد من الاستراتيجيات في هذا المجال ، والأمر متروك لك لدراستها وتكييفها مع المواقف التي تواجهها. كن مطمئنًا ، فإن أعضاء فريقك سيقدرون ذلك كثيرًا.
إدارة العمليات: ما هي المزايا؟
تعتبر الوظائف المتعلقة بإدارة العمليات أكثر أهمية من غيرها ، وهذا ، في أي شركة في قطاع التصنيع أو التكنولوجيا. بينما ستركز الشركات ذات التوجه التكنولوجي على الجوانب المالية والاستراتيجية ، وستركز شركات التصنيع بشكل أكبر على إدارة سلسلة التوريد ، تمنحك الوظائف السبع الموضحةأعلاه نظرة عامة واسعة على كيفية عمل الفرق الداخلية.
تتخذ الشركات العديد من القرارات خلال عملية الإنتاج ، وغالبًا ما يكون الأمر متروكًا لفريق العمليات للعمل كوسيط بين الأقسام المختلفة. بدون ذلك ، ستواجه بعض الإدارات صعوبة في مواءمة قراراتها مع أهداف العمل ، أو تجنب التعارضات أو ضمان حسن سير العمليات. يساعد هذا الفريق شركتك على:
تحفيز الموظفين: يعمل فريق العمليات باستمرار على تحسين ظروف عملهم من خلال السماح لهم بالتطور في بيئة منظمة وعملية ، مما يشجعهم على تقديم أفضل ما لديهم.
إدارة الموارد: بصفتك مدير عمليات ، هناك جانب آخر من وظيفتك يتمثل في إنشاء ميزانية موارد الشركة واستخدامها بذكاء. تقليل التكاليف قدر الإمكان وتكييف الموارد لاحتياجات المشاريع الحالية ، مع تجنب إهدارها.
عزز التعاون: هل ترغب في تعزيز تعاون الفريق داخل شركتك؟ ابدأ بتحسين عملية صنع القرار. عندما تتخذ الخيارات الصحيحة ، فإنك تخلق مناخًا من الثقة بين الفرق وبالتالي تحسن جودة منتجاتك.
تحقيق أهداف الشركة: ضمان حقيقي في حالة اتخاذ قرار مهم ، فأنت تساهم في تحقيق الأهداف التجارية. في الواقع ، عندما ينظر رؤساء الأقسام في تغييرات أو مبادرات معينة ، فإن الأمر متروك لك للتحقق من أنها تتوافق مع أهداف الشركة.
تحسين الإنتاجية: من خلال جعل عملية تسليم المنتج أكثر كفاءة ، فإنك تزيد الإنتاجية ، كما أن التحسين المستمر لعمليات الإنتاج يساعد زملائك في إنجاز مهامهم بشكل أسرع.
مكان فريق العمليات داخل الشركة
عادة ما يختلف دور قسم العمليات حسب حجم الشركة والمنتج. إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، فسيقوم فريق الموارد البشرية بالتأكيد بمشاركة بعض المهام مع فريق العمليات ، على سبيل المثال التخطيط المالي. على العكس من ذلك ، تحدد شركات التصنيع الكبيرة حدودًا واضحة بين هاتين الخدمتين ، ولكن ربما يتعين عليك التعاون مع فريق إدارة سلسلة التوريد.
ربما تتساءل عن سبب كون إدارة سلسلة التوريد إحدى الوظائف الرئيسية لإدارة العمليات إذا كانت في بعض الأحيان خدمة بحد ذاتها. على الرغم من ارتباط هاتين العمليتين ارتباطًا وثيقًا في معظم الأحيان ، إلا أن كل فريق يركز على أولوياته الخاصة. عادة ما تتعامل إدارة العمليات مع الجزء الداخلي من الإنتاج ، بينما تتعامل إدارة سلسلة التوريد مع الجزء الخارجي.
أنواع إدارة العمليات
تركز الأنواع الثلاثة الرئيسية لإدارة العمليات على الهدف أو المهمة أو الموظف الفردي. يعتمد ما تستخدمه على احتياجات شركتك وأهدافها ، وقد يستخدم المدير أنواعًا مختلفة بناءً على الموقف.
- إدارة الأهداف: تحديد الأولويات واتخاذ القرارات التشغيلية بناءً على أهداف العمل ومواءمة العمليات لدعم الأهداف العامة للشركة.
- ادارة المهام: إدارة العمليات اليومية بناءً على العمل الجاري وسير العمل الخطي لتعيين المهام قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
- الإشراف الفردي: استخدام المعلومات في الوقت الفعلي من المديرين والموظفين على الأرض الذين يؤدون العمل لتحسين العمليات.
قد تتطلب بعض جوانب إدارة العمليات وظائف إضافية. على سبيل المثال ، قد تتكون المهام من التخطيط والبحث ؛ إنشاء ميزانيات تشغيلية ؛ وإدارة المخزون المادي وسلاسل التوريد والبائعين.
بالإضافة إلى أنواع وظائف الأعمال ، هناك ثلاث فئات لبيئات إدارة العمليات الحديثة:
- مركزية: عادة ما تستخدم المتاجر ذات إدارة العمليات المركزية نظام تحكم مركزيًا واحدًا لإدارة وظائف سلسلة التوريد الأساسية والإشراف على العديد من الموظفين الذين يعملون في موقع واحد.
- لامركزية: تستخدم إدارة العمليات اللامركزية أنظمة متعددة ، بما في ذلك البنية التحتية المتقدمة والتكنولوجيا مثل تطبيقات الويب وقواعد البيانات السحابية ، لتنسيق العمل عبر سلاسل التوريد العالمية والمواقع المتعددة.
- هجينة: تستفيد بيئة إدارة العمليات المختلطة من مزايا العمليات المركزية واللامركزية. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مركز إنتاج مركزي يتمتع بإمكانيات تصنيع وتخزين موحدة ومجهز ببنية تحتية مؤتمتة متصلة بالشبكات القائمة على السحابة للمراقبة في الوقت الفعلي.
العلاقة بين قرارات إدارة العمليات التكتيكية والإستراتيجية
تركز إدارة العمليات الإستراتيجية على النجاح على المدى الطويل ، بينما تتعلق قرارات العمليات التكتيكية برد الفعل والتعديل على المدى القصير. استخدم مزيجًا من هذه الأساليب للحصول على أفضل النتائج.
تتضمن قرارات العمليات الإستراتيجية تقديرات وتنبؤات وأهداف وتحليلات مقارنة. يركز هذا النهج على المستقبل لتحقيق الأهداف طويلة الأجل وضمان النجاح الدائم. يتمثل أحد الجوانب الرئيسية في استخدام البيانات التشغيلية لتحليل النتائج وتعديل الخطط الإستراتيجية طويلة الأجل عند الضرورة.
من ناحية أخرى ، تتضمن قرارات العمليات التكتيكية كيفية استجابة الشركة للظروف التشغيلية المتغيرة. على سبيل المثال ، قد تحتاج المنظمة إلى تعديل جداول الإنتاج أو تخطيط القوى العاملة مع تقلبات السوق.
العلاقة بين إدارة الأعمال وإدارة العمليات
قد تجمع الشركات بين ممارسات إدارة الأعمال والعمليات ، ولكن هناك فرق. تركز إدارة الأعمال على التخطيط طويل الأجل ، بينما تركز إدارة العمليات على الأنشطة اليومية.
إدارة العمليات: هو مصطلح واسع يستخدم لوصف عملية الإشراف على الأنشطة اليومية في الأعمال التجارية. يمكن أن تشمل هذه الوظائف جدولة الموظفين ، وعمل كشوف المرتبات ، وتلقي المدفوعات ومعالجتها ، وتنظيم المعدات واللوازم وأكثر من ذلك.
ادارة اعمال: يركز على التخطيط ووضع الإستراتيجيات للنتائج المستقبلية. تتطلب إدارة الأعمال معرفة عامة واسعة وتضم عوامل خارجية ، بينما تتطلب إدارة العمليات مستوى عالٍ من الخبرة التشغيلية.
قد تتضمن أمثلة الأهداف العامة لإدارة الأعمال زيادة الإيرادات وتقليل التكاليف والحفاظ على رضا العملاء. تشمل أهداف إدارة العمليات ما يلي:
- تعظيم الموارد للبحث والتطوير
- حماية البيئة
- الحفاظ على ضبط الجودة في التصنيع
- الوفاء بالالتزامات المالية
- الحفاظ على المتطلبات القانونية ومتطلبات الامتثال الخاصة بالصناعة
العمليات وإدارة سلسلة التوريد
تعد إدارة العمليات أمرًا حيويًا لأي شركة تعتمد على إدارة اللوجستيات وسلسلة التوريد. تحمي هذه الممارسة عمليات سلسلة التوريد وتعزز الإنتاجية وتقلل التكاليف.
تعد إدارة العمليات أمرًا بالغ الأهمية في الشركات التي لديها سلاسل توريد معقدة لأنها توفر إطارًا للتقنية والأدوات والأنشطة الخاصة بالعملية لدعم التدفق الثابت للمواد والسلع النهائية ، كما تمنح المديرين الوسائل لتوجيه الموارد بكفاءة نحو تحقيق الأهداف. يعتمد مديرو العمليات على إدارة لوجستية قوية وإدارة سلسلة التوريد.
تساعد ممارسة إدارة العمليات الناضجة في إنشاء عمليات وأنظمة لإدارة وقياس أنشطة سلسلة التوريد. على سبيل المثال ، عندما يقوم العملاء بإلغاء الطلبات أو إرجاع البضائع إلى المستودع ، يكون فريق إدارة العمليات مسؤولاً عن وضع الإجراءات لتقليل النفقات الإدارية ، وضبط مستويات الإنتاج و / أو زيادة قيمة إعادة بيع الأصناف.
تمس إدارة العمليات الفعالة جميع جوانب العمل الأساسي ، بما في ذلك سلسلة التوريد ، وتضمن أن الشركة تلبي مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). يستخدم المديرون مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة العمليات لاتخاذ قرارات مستنيرة وتنسيق الجهود عبر سلسلة التوريد والمؤسسة ككل.
ما هي الوظائف الرئيسية لإدارة العمليات؟
تتمثل الوظائف الرئيسية لإدارة العمليات في تطوير عمليات فعالة ، وضمان كفاءة الإنتاج وتحديد الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة لتحقيق الأهداف. يساعد مديرو العمليات في تنظيم الموارد باستخدام مفاهيم الموارد البشرية السليمة والتكنولوجيا المناسبة وأفضل الممارسات الحديثة.
غالبًا ما تكون الوظائف مشتركة بين الإدارات وتشمل:
- الميزانية
- تخطيط
- تحليل العملية
- الرقابة المالية
- إدارة المخاطر
- خصوصية البيانات وأمنها
- ضمان الجودة
- إعداد التقارير ونشرها
- جدولة الموظفين
- تقديم الدعم الفني
- إدارة المعدات واللوازم
- مراقبة المخزون
- الإشراف على البائعين الخارجيين
عملية إدارة العمليات
تدور عملية إدارة العمليات حول جعل الإجراءات اليومية للشركة حادة وفعالة قدر الإمكان. تتضمن العملية استخدامًا ذكيًا للموارد والبيانات للوصول إلى الأهداف مع الحفاظ على انخفاض التكاليف.
تشير إدارة العمليات أيضًا إلى العمليات والأدوات والموارد اللازمة لدعم سير العمل الكامل للمؤسسة. يتطلب التواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة ووحدات الأعمال.
تشمل ثلاث فئات من عمليات إدارة العمليات ، بناءً على نتائج الأعمال المرغوبة ، ما يلي:
- التنفيذ: تصميم وهندسة البنية التحتية والأنظمة حتى تعمل عملياتك التجارية بكفاءة.
- الدعم: التأكد من أن موظفيك وبنيتك التحتية يخدمون أهداف العمل بأكبر قدر ممكن من الفعالية والكفاءة.
- التحسين: إدخال أساليب تشغيلية لم تكن مطبقة في السابق – على سبيل المثال ، العمل عن بعد – وتعظيم كفاءة وفعالية العمليات الحالية.
تختلف عملية إدارة العمليات المثالية لشركة معينة حسب الصناعة وحجم الشركة وعوامل أخرى. بشكل عام ، فإنه يلتقط عملية إدارة التدفق اليومي للمهام والمعلومات لضمان أداء متسق وفعال عبر المشاريع. يمكن أن تتضمن هذه العملية متغيرات مثل التمويل والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وإدارة المرافق وإدارة المخزون والمزيد.
دور إدارة العمليات
يتلخص دور إدارة العمليات في تحقيق أفضل النتائج مع تقليل التكاليف. يخصص مدير العمليات الفعال موارد الشركة لتحقيق الأهداف وتلبية المعايير.
يوجد لدى معظم الشركات قسم عمليات لهذا السبب ، على الرغم من أن الدور المحدد قد يختلف من شركة إلى أخرى ومن صناعة إلى أخرى. تشمل مسؤوليات مدير العمليات الاتجاه العام لعمليات الشركة والتخطيط المالي وتخصيص الموارد لمشاريع وعروض خدمات محددة.
بشكل عام ، يقوم مديرو العمليات بتوجيه الأنشطة التجارية اليومية لشركاتهم. إنها تضمن أن القوى العاملة تجري عمليات يومية وفقًا لسياسات الشركة ومعاييرها والقوانين واللوائح ذات الصلة. وتشمل مسؤولياتهم الرئيسية الإشراف على الأنشطة التجارية اليومية ودراسة العمليات وإعداد التقارير التشغيلية والمالية.
بالإضافة إلى ذلك ، يقيس هؤلاء المديرون تأثير العمليات التجارية من خلال جمع ومعالجة وإبلاغ مؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية.
تتطلب إدارة العمليات الفعالة رؤية شاملة للأعمال ، بما في ذلك تخصيص الموارد ، ومراجعة الوثائق ، ومراقبة الجودة ، وتنسيق الجهود ، ومشاركة المعلومات عبر الإدارات وبدء الإجراءات المناسبة عند الحاجة. عادةً ما يكون لمديري العمليات وجهة نظر متعددة الإدارات ، ويقومون بالمهام المعينة من قبل القادة ، ويضمنون الاستخدام الفعال للموارد ويساعدون في التخطيط والاستعداد لتحقيق الأهداف المستقبلية. تشمل مهام الإدارة التشغيلية اليومية حفظ السجلات وإعداد التقارير التشغيلية.
اعتمادًا على حجم الشركة ونطاقها ، قد يتولى مديرو العمليات تطوير الأعمال أو أدوار التسويق. على سبيل المثال ، قد تضم فرق إدارة العمليات محللين ماليين وقادة مبيعات ومطوري برامج ودعم تكنولوجيا المعلومات. تتضمن الممارسة عادةً التنسيق متعدد الوظائف بين رؤساء الأقسام والوحدات.
مثال إدارة العمليات
لفهم إدارة العمليات ، ضع في اعتبارك هذه الأمثلة. الأول هو المدير الذي يشرف على إنتاج الشركة وسير العمل والمخزون والمعدات والأفراد. واحد آخر في هو مدير يشرف على خدمة ، مثل تكنولوجيا المعلومات.
تطور المجال ليشمل المهام المتعلقة بالخدمة التي تنطوي على اتخاذ قرارات تشغيلية فعالة وذات قيمة. على سبيل المثال ، تتضمن إدارة عمليات تكنولوجيا المعلومات صيانة الأجهزة والبرامج لتمكين استراتيجية تكنولوجيا المعلومات والتخطيط واتخاذ القرار والبحث والدعم الفني.
تتضمن مهام سير عمل العمليات في إدارة عمليات تكنولوجيا المعلومات التقنيات التي تدعم الاستخدام الفعال والآمن لموارد التكنولوجيا والتعامل مع تصميم وتنفيذ وإدارة ومراقبة وأداء التدابير الأمنية في أنظمة المعلومات. تحمي هذه المهام سلامة البيانات وسريتها وتوافرها. يتطلب هذا الدور معرفة شاملة بسياسات أمن تكنولوجيا المعلومات والوعي التشغيلي جنبًا إلى جنب مع التفكير الاستباقي ومهارات حل المشكلات.
أفضل الممارسات لإدارة العمليات
تبدأ أفضل ممارسات إدارة العمليات بالطرق الحديثة التي تسمح للموظفين بأداء وظائفهم بكفاءة وتقديم منتج أو خدمة مرغوبة للعملاء. ومع ذلك ، قد تختلف أفضل الممارسات حسب الشركة وتحتاج إلى التطور جنبًا إلى جنب مع الأولويات المتغيرة.
على الرغم من عدم وجود مسار واحد لعمليات فعالة ، فقد وجدت المؤسسات والأفراد طرقًا فعالة لتحسين إدارة العمليات الحديثة. وتشمل هذه:
استخدم التكنولوجيا لاكتساب الكفاءة:
نظرًا لأن أتمتة القوى العاملة تلغي المزيد والمزيد من العمليات التجارية الروتينية ، فإن مديري العمليات الحديثة يحسنون القدرات التشغيلية باستخدام التصميم والهندسة القائمة على البيانات.
أنتقل إلى البيانات لاتخاذ القرار:
تركز استراتيجيات إدارة العمليات الحديثة على اتخاذ قرارات تجارية سليمة تستند إلى التحليل القائم على البيانات بدلاً من الاعتماد فقط على النتائج السابقة وسلوك الموظفين والعملاء والتحيزات الشخصية.
استخدم إدارة العمليات لعمليات الأعمال:
استخدم أساليب إدارة العمليات لمشاريع إعادة تصميم العمليات التجارية (BPR) وأتمتة عمليات الأعمال (BPA).
يشير تصميم العمليات التجارية لإدارة العمليات إلى إصلاح عمليات الأعمال الهامة باستخدام المعلومات والبيانات المستقاة من مقاييس أداء إدارة العمليات. يمكن لـتصميم العمليات التجارية تحسين العائد على الاستثمار وتقليل التكاليف التشغيلية وزيادة القدرة الإنتاجية وتعزيز قدرات الخدمة.
يشير أتمتة عمليات الأعمال لإدارة العمليات إلى استخدام التكنولوجيا للمساعدة في المهام والعمليات اليدوية أو استبدالها. يمكن لـأتمتة عمليات الأعمال زيادة الكفاءة وتوفير الوقت والمال وتقليل الأخطاء وزيادة الشفافية. تعد أتمتة إدارة العمليات أكثر فاعلية عند استبدال المهام التي تنطوي على استخدام غير فعال للوقت والموارد.
التحديات في إدارة العمليات
تشمل تحديات إدارة العمليات صنع القرار وتخصيص الموارد وإدارة الوقت ؛ الهدف هو ضمان تحقيق الأهداف في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
تشمل تحديات إدارة العمليات الشائعة ما يلي:
ديناميات العمل: يقوم مدير العمليات بالتوفيق بين وظائف العمل المتعددة واتخاذ القرارات التي تمس الإدارات الأخرى في مجالات مثل تطوير المنتجات ودعم العملاء والتمويل.
العمليات العالمية: تتحدى سلاسل التوريد العالمية إدارة العمليات لمواكبة اتجاهات السوق العالمية وإيجاد الكفاءات التشغيلية عبر بيئات التشغيل الدولية.
التكنولوجيا المتقدمة: يستمر التقدم في التكنولوجيا في زيادة التعقيد التقني لهذا التخصص. اليوم ، يحتاج مديرو العمليات إلى إتقان تقني كبير وخبرة في إدارة المعلومات.
إدارة الوقت: تنشأ مشاكل إدارة العمليات من العديد من الأماكن ، ولكن التحدي الأكثر شيوعًا هو عدم كفاءة تخصيص الوقت بسبب عوامل مثل نقص العمالة.
الاستدامة: تتحدى اللوائح المتطورة ونقص الموارد مديري العمليات لإيجاد كفاءات ممارسة الأعمال المستدامة التي تمثل بيئات التشغيل المستقبلية.
إدارة العمليات مسؤولة جزئياً عن تشكيل السياسات والممارسات التنظيمية الأساسية لوظائف الإدارات الآمنة والفعالة والآمنة. وهو ينطوي على التخطيط والتحكم والإشراف والتحكم في عمل الموظفين المعينين الضروريين لتحقيق الأهداف والغايات المحددة.
مدير العمليات له غرضان أساسيان: إدارة الموارد التشغيلية وتحقيق أهداف المنظمة وأهدافها. يسمح فهم قضايا العمليات المشتركة لمديري العمليات بمنع أو القضاء على أوجه القصور التشغيلية التي تؤثر على قدرة المنظمة على أداء وظائفها الأساسية بكفاءة.
السلوك البشري وإدارة العمليات
يفحص مجال إدارة العمليات السلوكية دور صنع القرار. هذا أمر أساسي لأن البشر لا يبنيون قراراتهم دائمًا على المنطق والمعلومات الواقعية.
تخضع العديد من المؤسسات لعملية تحول – من كونها مبنية خصيصًا لسوق واحد إلى كونها معقدة بشكل كبير مع عشرات الوظائف. نتيجة لذلك ، يجب أن تصبح تقنيات إدارة العمليات أكثر مرونة ومتعددة الوظائف. لسوء الحظ ، قد تفتقر الشركات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم إلى القيادة متعددة الوظائف والمساءلة في إدارة العمليات. عندما تفتقر القيادة ، يمكن أن تنمو أوجه القصور والقضايا السلوكية وتنتشر في جميع أنحاء المنظمة.
يركز البحث في هذا المجال من مجلة إدارة العمليات على فهم السلوك البشري لتحسين إدارة العمليات وتحقيق فوائدها. على سبيل المثال ، النفور من المخاطرة هو مشكلة سلوكية تظهر الأبحاث أنها يمكن أن تعيق إدارة العمليات. تتجلى هذه المشكلة في العديد من الأشكال ويمكن أن تضر بالأداء أيضًا.
خلاصة
يثبت العملاء الراضون أن عملياتك وعملياتك تقوم بما يفترض أن تفعله: تقديم قيمة.
أصبحت الإدارة الفعالة للعمليات أكثر حيوية من أي وقت مضى مع استمرار ظروف السوق في التقلب في أعقاب الوباء.
فقط من خلال أفضل التخطيط والإشراف على عملياتها التي لا تعد ولا تحصى ، يمكن للشركة أن تظل مرنة ، وتحقق أهدافها طويلة الأجل ، وتتجاوز المنافسة.