ما هو مخطط الحسابات؟ التعريف والأنواع وأفضل الممارسات

مخطط الحسابات Chart of accounts هو أداة محاسبة للأعمال التجارية الصغيرة لتنظيم الحسابات المهمة التي تساعد في إنشاء البيانات المالية لنشاطك التجاري. مخطط الحسابات الخاص بك هو مستند مفيد يتيح لك تقديم جميع المعلومات المالية حول عملك في مكان واحد ، مما يمنحك صورة واضحة عن الوضع المالي لشركتك. ينظم مخطط الحسابات أموالك في خمسة أنواع رئيسية من الحسابات ، تسمى الحسابات: الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.الفئات في مخطط الحساب

ما هو مخطط الحسابات؟

يمكن تعريف مخطط الحسابات هي أداة مالة توفر قائمة بجميع الحسابات المالية في دفتر الأستاذ العام للشركة (GL). يتم تجميعها في فئات تتوافق مع هيكل البيانات المالية للمؤسسة.

يُستخدم مخطط الحسابات هذه لتصنيف كل معاملة مالية تقوم بها الشركة وتقدم حتى نظرة خارجية شاملة لأصول المؤسسة ونفقاتها ودخلها ، كل ذلك في مكان واحد. يتكون المخطط نفسه من قائمة بالحسابات المرقمة ، باستخدام اسم ووصف موجز لما تم تضمينه في هذا الحساب المحدد.

كيف تعمل مخططات الحسابات (COA)

هناك فئتان رفيعتا المستوى في مخطط الحسابات:

حسابات الميزانية العمومية ، والتي تسجل أصول الشركة ، والديون وصافي القيمة ، وحسابات بيان الدخل ، والتي تسجل الدخل من جميع المصادر وكذلك النفقات. تتغذى حسابات الميزانية العمومية في الميزانية العمومية للشركة ، وتغذي حسابات الدخل بيان دخل الشركة.

تنقسم حسابات الميزانية العمومية إلى ثلاث مجموعات: حسابات الأصول ، والتي تسجل جميع الموارد القيمة التي تمتلكها الشركة ؛ حسابات المسؤولية ، التي تسجل جميع ديون الشركة ؛ وحسابات الأسهم ، والتي تمثل القيمة المتبقية في الأعمال التجارية بعد طرح الخصوم من الأصول.

أما حسابات الدخل فتنقسم حسابات الدخل إلى مجموعتين: حسابات الإيرادات ، التي تسجل دخل الشركة من جميع المصادر ، وحسابات المصاريف التي تسجل جميع نفقات الشركة.

داخل كل مجموعة من هذه المجموعات توجد سطور تمثل أنواع الحسابات الفردية. يتضمن كل سطر وصفًا موجزًا ​​لنوع حركة الحساب ، مثل الأصول أو المسؤولية ؛ نوع الحساب الذي ينتمي إليه ؛ ورمز فريد. ويمثل كل سطر في مخطط الحسابات حسابًا في دفتر الأستاذ العام للشركة.

أنواع الحسابات الأربعة الرئيسية في قائمة مخطط الحسابات

1. حسابات الأصول

يمكن أن تتضمن حسابات الأصول الخاصة بك أي شيء تملكه له قيمة ، مثل:

• البنايات
• الأرض
• المعدات
• مركبات
• الأشياء الثمينة
• جرد
• نقدي
• الذمم المدينة
• ملاحظات القبض

2. حسابات المسؤولية

تتضمن حسابات المسؤولية الخاصة بك أشياء مثل:

• الذمم الدائنة أو الفواتير
• الضرائب على المرتبات
• ضرائب الدخل المستحقة
• القروض المصرفية
• أرصدة بطاقات الائتمان
• الرهون العقارية
• مطلوبات ضريبية مؤجلة
• القروض شخصية

يتم تصنيف المطلوبات المتداولة على أنها أي مدفوعات مستحقة الدفع خلال العام ، في حين أن المطلوبات غير المتداولة أو طويلة الأجل هي مدفوعات مستحقة منذ أكثر من عام من تاريخ التقرير.

عند إدخال قرض في الرسم البياني لشركتك ، اتبع النصائح التالية:

• جل فقط مبلغ القرض الأساسي واستبعد الفائدة المستحقة.
• عند إجراء كل دفعة شهرية ، أدخل الدفعة في نظام المحاسبة الخاص بك.
• قسّم الدفعة إلى مبلغ مطروح مما تدين به ، ومقدار فائدة مدفوعة ، والتي يجب أن تدخل في حساب المصاريف.

3. حسابات الدخل

يميل الدخل إلى أن يكون الفئة التي لا يستغلها أصحاب الأعمال بشكل كافٍ. فيما يلي الأنواع الأكثر شيوعًا لحسابات الإيرادات أو الدخل:

• دخل المبيعات
• إيرادات الإيجار
• توزيعات الارباح
• الدخل المقابل

يبدأ معظم المالكين الجدد بفئة واحدة أو فئتين رئيسيتين ، مثل “المبيعات” و “الخدمات”. في حين أن بعض أنواع الدخل سهلة التوليد ورخيصة ، يتطلب البعض الآخر جهدًا ووقتًا ونفقات كبيرة. قد يكون من المنطقي إنشاء بنود منفصلة في مخطط الحسابات لأنواع مختلفة من الدخل.

4. حسابات المصاريف

تمثل حسابات المصاريف أي أموال أنفقتها. على سبيل المثال ، إذا استأجرت ، تنتقل الأموال من حسابك النقدي إلى حساب مصروفات الإيجار. تسمح لك حسابات المصاريف بتتبع الأموال التي لم تعد تملكها.

فيما يلي المزيد من الأمثلة على حسابات المصاريف التي قد تستخدمها شركتك:

• تكلفة المبيعات
• مصاريف الدعاية
• مصروفات الفوائد
• مصاريف الاستهلاك
• الرواتب أو الأجور
• مصروفات الفوائد
• مصاريف الاستهلاك

من الجيد أيضًا تقسيم النفقات إلى حسابات منفصلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تشحن الكثير من المنتجات ، فقد ترغب في تتبع تكاليفك من شركات الشحن المختلفة بشكل منفصل. داخل كل حساب سطر ، يمكنك إنشاء فئات فرعية للنفقات المختلفة المرتبطة بكل شركة نقل.

ما هي الحسابات المدرجة في مخطط الحسابات؟

ينقسم مخطط الحسابات عادة إلى فئتين فرعيتين – قائمة الدخل المتوازن وبيان الدخل. تنقسم هذه الفئات الفرعية إلى خمسة أنواع من الحسابات – الخصوم والأصول والأسهم والإيرادات والمصروفات.

حسابات الميزانية العمومية

حسابات الميزانية العمومية هي بيانات مالية تسجل وتصنف المعاملات مثل الأصول والخصوم وحقوق المساهمين في نقطة زمنية محددة.

يوفر نظرة عامة على ما تمتلكه شركتك (الأصول) ، وما تدين به (الخصوم) وما تدين الشركة لأصحابها (حقوق الملكية). في ختام السنة المحاسبية ، سيتم الإبلاغ عن الأرصدة في هذه الحسابات في الميزانية العمومية للشركة في نهاية العام.

1. الأصول

الأصل هو منفعة اقتصادية مستقبلية محتملة يملكها أو يسيطر عليها كيان معين نتيجة لمعاملات أو أحداث سابقة.

الأمثلة هي النقدية والمصروفات المدفوعة مسبقا والمخزون والأصول الثابتة.

2. المطلوبات

يسرد هذا القسم من الميزانية العمومية جميع التزامات عملك. المطلوبات هي التزامات مالية لنقل المنافع الاقتصادية (الأصول أو الخدمات) إلى كيان آخر من المحتمل أن تفي به الشركة في المستقبل.

ومن الأمثلة على ذلك الراتب المستحق الدفع والفواتير أو الفواتير والرهون العقارية والقروض طويلة الأجل.

3. حقوق المساهمين

يعكس قسم حقوق المساهمين في الميزانية العمومية القيمة المتبقية لأصول عملك بعد خصم جميع التزاماته. وهي تشمل الأرباح المحتجزة واستثمارات المساهمين لامتلاك أسهم في الشركة.

ومن الأمثلة على ذلك رأس المال الإضافي المدفوع والأسهم العادية والأسهم الممتازة والأسهم الثمينة.

حسابات بيان الدخل

يلخص حساب بيان الدخل الإيرادات والمصروفات الخاصة بالعمل بمرور الوقت. عادة ما تتبع الحسابات في بيان الدخل ميزان حسابات الميزانية في مخطط حسابات أو دفتر أستاذ عام.

لتتبع تدفق الإيرادات والمصروفات ، قد تحتفظ منظمة أكبر بالعديد من حسابات بيان الدخل.

1.الربح

هذا هو الدخل المحقق من مبيعات السلع والخدمات. وهذا يشمل بيع السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان. القيمة المسجلة في الميزانية العمومية هي حسابات القبض.

تشمل الأمثلة إيرادات المبيعات.

2. النفقات

المصروفات هي التكاليف التي تتكبدها الشركة في عملية تحقيق الإيرادات.

هناك تكاليف ثابتة تظل كما هي عند زيادة حجم وحدات الإنتاج. من ناحية أخرى ، تتغير التكاليف المتغيرة عندما يزداد حجم الوحدات المنتجة أو ينقص.

ومن الأمثلة على ذلك النفقات العامة والإدارية مثل نفقات السفر والإيجار والتأمين ورواتب الموظفين.

الآن قد تتساءل هل الحسابات الدائنة تذهب في بيان الدخل؟

لا ، من الخطأ الشائع أن نخطئ في اعتبار الحسابات الدائنة (AP) مصروفات تجارية ولكنها لا تظهر ضمن بيان الدخل. نقاط الوصول هي سجلات للديون قصيرة الأجل أو الالتزامات المالية المدرجة في حسابات الميزانية العمومية كمطلوبات. عندما يتم دفع هذه الديون تظهر المصاريف في بيان الدخل.

أنظر أيضاً: الترحيل الى دفتر الاستاذ

أفضل ممارسات مخطط الحسابات

على مر السنين ، طور مديرو المحاسبة عددًا قليلاً من الممارسات التي تخدم معظم الشركات جيدًا في تطوير مخططات حساباتهم الأولى.

• استخدم بنية أساسية تتماشى مع احتياجات إعداد التقارير المالية للأعمال

احتفظ بالميزانية العمومية وحسابات الدخل منفصلة ، ولكن تأكد من ارتباطها ببعضها البعض عند الضرورة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة عليها ديون ، فتأكد من أن مخطط الحسابات يحتوي على كل من حسابات التزام الدين وحسابات مصروفات الفائدة.

• تنظيم مخطط الحسابات لدعم اتخاذ القرارات الإدارية

حدد أنواع حسابات النشاط التجاري بناءً على كيفية عمل النشاط التجاري. تأكد من أن مخطط الحسابات يعطي صورة واضحة عن مصدر الأموال وأين تذهب. قم بمحاذاة المخطط مع فئات الميزانية حتى يمكن رؤية أداء النشاط التجاري مقابل التوقعات في لمحة.

• تستخدم الرموز المنظمة والعناوين الفرعية للمساعدة في استخراج المعلومات الأساسية بسرعة وسهولة

يمكن أن يعطي الكود المنظم المكون من خمسة أرقام دقة كافية لمستويين أو ثلاثة مستويات في مخطط الحسابات. اترك مساحة كافية في مخطط الترميز لإضافة سطور عند الحاجة.

• الاستفادة من برامج المحاسبة الحديثة

لاحظ أن برامج المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء يمكن أن تضيف أبعادًا إلى تفاصيل المعاملات التي يمكن أن تمثل مستويات إضافية على مخطط الحسابات ، مما يخفف من عبء مخطط الترميز المعقد.

• لا تبالغ في التفاصيل

تريد أن تكون قادرًا على رؤية ما يجري ، ولا تتورط في التفاصيل بحيث لا يمكنك رؤية الغابة للأشجار. إذا كان دليل الحسابات الخاص بك يحتوي على أكثر من ثلاثة مستويات ، ففكر في إعداد دفتر الأستاذ الفرعي.

• قم بتغيير مخطط الحسابات الخاص بك فقط في نهاية الفترة

تريد تجنب التغييرات قدر الإمكان ، ولكن لا يجب عليك بأي حال إزالة الخطوط من مخطط الحسابات أو إعادة تنظيمه في منتصف الفترة المحاسبية.

كيف تقوم بتعديل مخطط الحسابات الخاص بك؟

مع نمو عملك ، قد تحتاج إلى إجراء تغييرات على مخطط الحسابات الخاص بك. قد ترغب في إضافة حساب جديد لأنك بدأت للتو في تسجيل أوامر الشراء أو مذكرات ائتمانات المبيعات. أو قد ترغب في حذف حساب لأنه لم يعد قيد الاستخدام.

يمكنك إضافة حساب إلى مخططات حساباتك في أي وقت من السنة دون أن يؤثر ذلك سلبًا على دقة سجلاتك. لكن من الأفضل تأجيل حذف الحسابات حتى نهاية العام لتجنب تحريف أرقامك.

يتيح لك برنامج إدارة الإنفاق البسيط مثل Procurify حذف الحسابات بنقرة واحدة أو إخفائها عن العرض

أتمتة حفظ السجلات الخاصة بك

منذ وقت ليس ببعيد ، كانت العديد من الفرق المالية تستخدم جداول البيانات للاحتفاظ بمخطط حساباتهم. لحسن الحظ ، لقد ولت تلك الأيام كلها ما عدا وراءنا والعديد من الفرق تلجأ إلى برامج المحاسبة لأتمتة هذه العملية.

باستخدام أداة إدارة الإنفاق مثل Procurify ، يمكنك إعداد مخطط الحسابات بالدقائق. ليس ذلك فحسب ، يتكامل Procurfy مع نظام المحاسبة الخاص بك لتبسيط مخطط الحسابات الخاص بك. باستخدام تكامل Procurify QuickBooks ، يمكنك تقليل ساعات إدخال البيانات ، ومطابقة الفواتير بسهولة مع أوامر الشراء ودفع الفواتير مع تتبع المعاملات المهمة من لوحة المعلومات الخاصة بك.

أنظر أيضاً:

• أسئلة مقابلة محاسبة
• المخزون في المحاسبة
• المحاسب المالي
• ما هو زوهو

نصائح للحفاظ على مخطط الحسابات الخاص بك منظمًا

استخدم أسماء حسابات بسيطة

عند إعداد العناصر الخاصة بك لأول مرة ، اجعل الأمر بسيطًا. تأكد من أن البنود الخاصة بك تحمل عناوين منطقية بالنسبة لك وللمحاسب الخاص بك. استخدم عناوين واضحة مثل “الرسوم المصرفية” أو “معدات التعبئة”.

إنشاء حسابات فرعية

مع مرور الوقت ، قد تجد نفسك ترغب في إنشاء بند جديد لكل معاملة. ومع ذلك ، قد يؤدي القيام بذلك إلى تناثر الرسم البياني لشركتك ويجعل التنقل محيرًا. بدلاً من ذلك ، استفد من الحسابات الفرعية لبرنامج المحاسبة الخاص بك.

على سبيل المثال ، تخيل أنك بحاجة إلى إنشاء حساب جديد لـ “رسوم PayPal”. بدلاً من إنشاء سطر جديد في مخطط الحسابات الخاص بك ، يمكنك إنشاء حساب فرعي ضمن “الرسوم المصرفية”. وبالمثل ، إذا كنت تدفع إيجارًا لمبنى أو قطعة من المعدات ، فيمكنك إنشاء حساب “نفقات الإيجار” مع حسابات فرعية لـ “إيجار المبنى” و “إيجار المعدات”.

أضف البيانات المالية

أضف عمود كشف الحساب إلى شهادة توثيق البرامج لتسجيل البيان الذي ستستخدمه لكل حساب – التدفق النقدي أو الميزانية العمومية أو بيان الدخل. على سبيل المثال ، تُستخدم الميزانيات العمومية عادةً لحسابات الأصول والخصوم ، بينما تُستخدم بيانات الدخل لحسابات المصاريف.

تتبع حركة الحساب

مخطط الحسابات الخاص بك هو مستند حي لعملك وبسبب ذلك ، ستحتاج حتماً إلى إضافة الحسابات أو إزالتها بمرور الوقت. القاعدة العامة لإضافة الحسابات أو إزالتها هي إضافة الحسابات فور وصولها ، ولكن انتظر حتى نهاية العام أو ربع السنة لإزالة أي حسابات قديمة

خلاصة

مخطط الحسابات هو المحور المحاسبي الذي تدور حوله الشؤون المالية للشركة. مخطط الحسابات المنظم جيدًا هو مخطط لنظام محاسبي قوي يمكن أن يساعد الأعمال التجارية بشكل أكثر فاعلية على أساس يومي، بالإضافة إلى إنتاج تقارير إدارية وقانونية – خاصة عند استخدامها مع محاسبة شاملة حزمة البرامج.

الأسئلة الشائعة حول مخطط الحسابات