لكي تعمل الشركات بكفاءة وتزدهر ، فإنها تحتاج إلى تنفيذ استراتيجيات التواصل. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري أيضًا وجود أدوات الاتصال الصحيحة. في هذه المقالة ، سوف نستكشف أهمية التواصل في مكان العمل ، بالإضافة إلى تقديم نصائح لتطوير استراتيجية تواصل فعالة لمؤسستك.
لقد قمنا بتجميع قائمة أساسية من الأدوات التي يجب أن تمتلكها في ترسانة الخطابة الخاصة بك ، حتى تكون جاهزًا للتعامل مع أي موقف.
من المشاحنات الصغيرة حول أخد إجازة إلى المخاوف الجادة المتعلقة برضا الموظفين ، هناك عدد قليل جدًا من مشاكل مكان العمل التي لا يمكن حلها ببعض الاتصالات القديمة الجيدة.
ولكن ، عندما تتعطل الرقائق ويتعين عليك إجراء محادثة صعبة ، فمن الأهمية أن تتعلم بعض استراتيجيات التواصل لضمان حصولك على أقصى استفادة من الحوار والحصول على رضى الفريق.
فهرس
ما هو الاتصال الفعال؟
قبل أن نبدأ في التفاصيل الجوهرية ، من المهم أن نفهم ما يميز الاتصال الجيد عن التواصل السيئ. قد يبدو هذا تمييزًا واضحًا (التحدث إلى فريقك = جيد ، والصراخ في وجوههم = سيء) ولكنه في الواقع أكثر دقة من ذلك بقليل.
بادئ ذي بدء ، فإن الكثير مما نقوله لا يخرج من أفواهنا. وفقًا للباحث النفسي ألبرت مهرابيان ، 7٪ فقط من المعنى مشتق من الكلمات الفعلية التي نقولها. 55٪ الباقية تأتي من لغة الجسد ، و 38٪ هي نبرة صوتنا.
تنطبق هذه النسب من الناحية الفنية فقط على التواصل وجهاً لوجه. توصل مهرابيان إلى هذه النظرية في عام 1967 ، قبل اختراع البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية بوقت طويل. تميل استراتيجيات التواصلل عبر الإنترنت إلى أن تكون مختلفة قليلاً – سنتطرق إلى ذلك لاحقًا.
لماذا الاتصال الفعال مهم؟
في مصطلحات القاموس ، الاتصال الفعال هو “اتصال بين شخصين أو أكثر حيث يتم تسليم الرسالة المقصودة واستلامها وفهمها بنجاح.” ببساطة ، هذا يعني أن المتحدث والمستمع يحصلان على نفس الرسالة من المحادثة – لا توجد أسلاك متقاطعة أو سوء فهم.
هذا يعني أيضًا أن الشخص المتحدث يشعر بأنه مسموع ومفهوم. إذا قال المستمع “نعم ، بالتأكيد ، استوعب وجهة نظرك تمامًا ، وسيأخذ ذلك في الاعتبار” ثم لا يفعل شيئًا من هذا القبيل ، فهذا ليس تواصلًا فعالاً.
من الناحية التجارية ، يكتسب الاتصال الفعال معنى إضافيًا ، حيث تساهم المعلومات المشتركة في النجاح التجاري للمؤسسة. من الأهمية بمكان أن يكون جميع الموظفين على نفس الصفحة من أجل المساهمة في هدف جماعي ، والتواصل الفعال ضروري لتحقيق ذلك.
لماذا تحتاج إلى استراتيجية تواصل قوية؟
بكل بساطة ، يمكن أن يؤدي الاتصال الجيد إلى عمل تجاري أو كسره.
إذا كنت مدير غير قادر على التواصل بشكل فعال مع فريقك ، فقد قللت بشكل فعال من قدراتك القيادية إلى الصفر تقريبًا.
يعد الاتصال أمرًا حيويًا بمعنى موثوق به ، لإعطاء التعليمات أو قيادة المشاريع أو الترويج للعملاء. على الرغم من ذلك ، من المهم بنفس القدر ، من منظور تعاوني ، من حيث الاستماع إلى فريقك والعمل معهم لمعالجة أي مخاوف قد تكون لديهم.
بدون مزيد من اللغط ، إليك جميع استراتيجياتالتوصال التي ستحتاجها في أي وقت. لقد قسمناها إلى إستراتيجيات عامة ، مع استراتيجيات محددة للوجه المباشر وعبر الإنترنت.
استراتيجيات التواصل : 20 استراتيجية تواصل فعالة لتحويل عملك
1.الاستماع
نعم ، هذا صحيح ، أهم استراتيجيات االتواصل لا تتضمن التحدث في الواقع. يبدو الأمر غير منطقي بعض الشيء ، ولكن في الحقيقة ، لا توجد طريقة يمكنك من خلالها إجراء محادثة مثمرة مع شخص ما إذا لم تكن قد استمعت فعليًا إلى مخاوفه وأخذتها بعين الاعتبار.
إن الدخول في جميع الأسلحة النارية ، دون الالتفات إلى ما يقوله الشخص الآخر ، سيجعلك تبدو متفائلًا وغير مهتم. تأكد من تخصيص الكثير من الوقت للشخص للتحدث عن مخاوفه – ولا تقطعه في منتصف الطريق.
2.خلق جو متقبل
على غرار الاستماع ، يعتمد التواصل الفعال على إنشاء مساحة استقبالية. لن يرغب الموظفون في التعبير عن مخاوفهم إذا شعروا أنه سيتم تجاهلهم تحت السجادة فقط ولن يتم التعامل معها.
حاول أن تخلق بيئة مريحة ودودة لمحادثتك ، لأنه إذا بدوت متسارعًا أو متوترًا ، فلن يجعل ذلك الشخص الآخر يشعر بالراحة.
3.التدريب
هناك جانبان لهذا. ب
أولاً ، يجب أن يكون تدريبك للموظفين الجدد متصلاً بدورهم الوظيفي وتفاصيل عن الشركة. يتضمن ذلك التاريخ وعملائك وأي سياسات داخلية تتعلق بأشياء مثل الإجازات وساعات العمل.
إذا وجدت أن الكثير من الموظفين الجدد يأتون إليك كل نصف ساعة ليطرحوا نفس الأسئلة ، فهذه علامة على أن تدريبك ليس على ما يرام.
ثانيًا ، على الرغم من ذلك ، يجب أن تكون طرق الاتصال الفعالة أيضًا جزءًا من التدريب الذي تقدمه لموظفيك. مثل أي شيء آخر في مجال الأعمال ، إنها مهارة يجب تعلمها ، وستختلف طرق الاتصال من شركة إلى أخرى. تقع على عاتقك مسؤولية غرس أفضل الممارسات في فريقك.
4.إنشاء النغمة الصحيحة
نبرتك ، من حيث اللغة التي تستخدمها ، والوضوح ، وطريقة التحدث ، كلها جوانب حيوية للتواصل الجيد.
5.التشجيع والتغذية الراجعة
بعد كل تبادل ، تأكد دائمًا من شكر الشخص أو الأشخاص الآخرين على وقتهم. إنها مجاملة بسيطة ، بالإضافة إلى أنها توضح أنك ممتن لوجودهم في حين أنه كان من الممكن أن يقوموا بمهمة أخرى.
خصص وقتًا للمستمعين لتقديم ملاحظاتهم أيضًا ، ليس فقط بشأن الطريقة التي اعتقدوا بها أن المحادثة سارت ، ولكن أيضًا في الطريقة التي قدمت بها المعلومات.
خذ النقد على متن الطائرة واستخدمه لتنظيم رسائلك بشكل أفضل في المستقبل.
في ما يلي 6 نصائح وما يجب فعله للتواصل الفعال:
- استخدم مفردات واضحة وبسيطة للتأكد من أنك تعبر عن وجهة نظرك. إذا كانت لغتك غامضة أو معقدة للغاية ، فإنك تخاطر بأن يساء فهمك وقد تضطر إلى شرح نفسك عدة مرات.
- لا تكن مرحًا جدًا – فأنت في بيئة احترافية ويجب أن تتوافق نبرتك مع ذلك
- لا تستخدم الكلمات العامية أو الشتائم أو اللغة التي يمكن أن تكون مسيئة. أنت تخاطر بإبعاد مستمعك – بالإضافة إلى أنه ليس محترفًا جدًا.
- لا تبدو وكأنك محطم. يجب أن تكون رسالتك واضحة وموثوقة بما يكفي في المرة الأولى حتى لا تضطر إلى تكرار ما تقوله.
- قدم الفكاهة بطريقة مناسبة. إن إبقاء المحادثة خفيفة ومسترخية يخلق بيئة ودية ويجعل فريقك أكثر تقبلاً لرسالتك. من الواضح أن هناك وقتًا ومكانًا لهذه التقنية – على سبيل المثال ، ليس من النوع الذي يمكن استخدامه في اجتماع تأديبي.
- لا تتمتم. لا يجعل الأمر من الصعب على أعضاء الفريق فهمك فحسب ، بل إنه يكذب أيضًا عدم الثقة فيما تقوله.
استراتيجيات التواصل وجها لوجه
12.المنتديات
يُعد هذا النمط المفتوح للاجتماع طريقة رائعة للتواصل مع موظفيك وللتواصل معك أيضًا – إنه طريق ذو اتجاهين!
بالنسبة لك ، إنها فرصة للتعبير عن شغفك بمشروع ما ، وإنشاء بيئة شاملة حقًا تسمح لفريقك بالمشاركة في حماسك وتفانيك. بالنسبة لهم ، إنها فرصة للمشاركة في مناقشة مفتوحة وإثارة النقاط بشكل جماعي.
13.واحد على واحد
بعض المخاوف ليست مناسبة للمناقشة في إعداد المجموعة. في هذه السيناريوهات ، تعتبر الاجتماعات الفردية هي الحل الأفضل. إذا كانت هناك مخاوف شخصية يجب معالجتها ، أو مشكلة في الأداء ، فحاول أخذ هذا الشخص جانبًا لإجراء محادثة خاصة.
14.لغة الجسد
كما ذكرنا سابقًا ، تمثل لغة الجسد حوالي 55٪ من المعنى عند التواصل وجهًا لوجه. يمكن أن يحدث فرقًا حقًا في ضمان فعالية محادثتك.
الجلوس بشكل مستقيم ، والابتسام ، والمصافحة القوية – كل هذه إشارات إيجابية على تقبلك لإجراء محادثة جادة. التراخي في كرسيك ، وضع قدميك على المكتب أو إغلاق عينيك – ليست هذه علامات جيدة. تجنبها بأي ثمن.
15.العروض التقديمية
يمكن أن يساعد تقديم عنصر مرئي في توضيح المفاهيم بشكل أفضل ، لا سيما عند مناقشة مشروع إبداعي. قد يكون من المفيد أيضًا توزيع العروض التقديمية على أعضاء الفريق بعد الاجتماعات ، حتى يتمكنوا من الرجوع إلى الحقائق أو الإحصائيات عند وضع خطط العمل.
استراتيجيات التواصل عبر الإنترنت
16.البريد الإلكتروني
لقد اكتسب التواصل عبر البريد الإلكتروني القليل من الممثلين السيئين في السنوات الأخيرة ، حيث عانى من نفس النقد الذي تم توجيهه إلى الكثير من المنصات التكنولوجية: من السهل إساءة فهم شيء ما عند كتابته ، لأنه ليس لديك كل لغة الجسد ونبرة علامات الصوت التي تحصل عليها في التواصل وجهًا لوجه.
علاوة على ذلك ، هناك افتراض أنه في اللحظة التي تتلقى فيها رسالة بريد إلكتروني ، يكون المرسل جالسًا على مكتبه ، وينقر على أقدامه وينتظر الرد (حتى لو كان منتصف الليل).
99٪ من الوقت ، ليس هذا هو الحال ، ومعظم رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب استجابة عاجلة سيتم تصنيفها على أنها “ذات أولوية عالية” على أي حال.
يعد البريد الإلكتروني في الواقع وسيلة فعالة للغاية للتواصل مع أعضاء الفريق على المستوى المهني ، بطريقة لا تصرف انتباههم عن الأعمال الأخرى التي قد يقومون بها.
لتجنب أي نوع من ضغوط الوقت المتصورة غير الضرورية ، تأكد من وضع هدف للاستجابة / الإجراء في رسالتك الإلكترونية الأولية.
17.المراسلة الفورية
يمكن أن تكون تطبيقات مثل Slack لا تقدر بثمن في التواصل بسرعة وسهولة مع أعضاء الفريق. هناك بعض الأشياء التي لا تتطلب بالضرورة إرسال بريد إلكتروني.
تعمل المراسلة الفورية على حل هذه المشكلة من خلال الظهور كمنصة غير رسمية. إنها أيضًا طريقة رائعة لتضمين أعضاء الفريق البعيدين في ثقافة الشركة ، لذلك يشعرون بأنهم جزء من الفريق حتى عندما لا يكونون هناك.
18.لكن لا تفرط في الاعتماد على الاتصال عبر الإنترنت
على الرغم من أن تقنيات الاتصال يمكن أن تكون مفيدة للغاية ، إلا أنه لا ينبغي الإفراط في استخدامها. هناك أشياء معينة لن تصادفك بالطريقة التي تريدها عبر الاتصال عبر الإنترنت ، وغالبًا ما يمكن ترك الأشياء مفتوحة للترجمة. إ
ذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول استخدام المحادثة الشخصية لبناء علاقات أفضل ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني للتوضيح.
استراتيجيات التواصل خارج العادة
والآن عن شيء مختلف تماما…
في بعض الأحيان ، تحتاج إلى التفكير قليلاً خارج الصندوق لجعل اتصالاتك فعالة قدر الإمكان. في ما يلي بعض الاستراتيجيات غير التقليدية – بالتأكيد ، قد تحصل على مظهر غريب وبعض رسائل البريد الإلكتروني المعنية من فريقك ، لكنها بالتأكيد ستجعلهم يتحدثون.
19.مساعدات بصرية
إذا كنت تجد نفسك كثيرًا ما تنقل نفس الأشياء إلى موظفيك ، فوفر وقتك وطاقتك باستخدام بعض الوسائل المرئية.
هل لديك شخص ما في أذنك كل 5 دقائق يسأل عن رموز الطابعة؟ اطبعها وألصقها على الطابعة.
قصفت برسائل البريد الإلكتروني التي تطلب عطلة؟ قم بتنفيذ تقويم عطلة جماعية حتى يتمكن أعضاء الفريق من التحقق لمعرفة ما إذا كانت إجازتهم ستتداخل قبل تقديم الطلب.
الموظفون يسخرون باستمرار من ذوقك السيئ في القمصان؟ الصق لافتة على مكتبك تقول “أحب قمصاني ، حسنًا ، فقط دعني وشأني”. أو ، كما تعلم ، اذهب للتسوق. مكالمتك.
20.تصرف بها
من منا لا يحب لعبة الحزورات في عيد الميلاد؟ من الممتع دائمًا مشاهدة الجدة وهي تحاول تمثيل “Thor: Ragnarok”. نحن لا نقترح أن تلعب حرفيا الحزورات في المكتب (حسنًا ، ليس كل يوم على أي حال) ، ولكن تقديم جانب مادي لتواصلك يمكن أن يشجع فريقك على التفكير خارج الصندوق ويمكن أن يساعد التعليمات في البقاء في أذهانهم.
إنها أيضًا أداة تدريب فعالة ، لا سيما لممارسة التفاعلات مع العملاء وتنفيذ النتائج المحتملة. مرة أخرى ، تأكد فقط من أن موظفيك لا * في الواقع * يلعبون الحزورات مع العملاء.
فوائد استراتيجيات التواصل الفعال
يلعب الاتصال دورًا مهمًا في كيفية عمل الشركات والتعاون وحتى التواصل الاجتماعي. يمكن أن يؤدي ضعف الاتصال في مكان العمل إلى مجموعة من المشكلات داخل المنظمة.
وجدت إحدى الدراسات أن 45٪ من العاملين الأمريكيين غير راضين عن الطريقة التي تتواصل بها الإدارة العليا وتؤثر سلبًا على مشاركة الموظفين. ينتج عن هذا شعور الموظفين بأنهم خارج الحلقة ، ومنفصلون وغير مسموعين.
على النقيض من ذلك ، عندما يشعر الموظفون أنه يتم سماعهم ، فإن ذلك يخلق بيئة عمل مثالية إيجابية ، ويزيد من الإنتاجية ويعزز الابتكار في مكان العمل.
1.مكان عمل إيجابي
تبدأ بيئة العمل الإيجابية بمؤسسة تعاونية. إن تشجيع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة والتعبير عن آرائهم يساعدهم على الشعور بالقوة ، ويزيد من تعاون الفريق ويمنحهم إحساسًا بالمجتمع الذي سيساهم في نجاح المجموعة.
في النهاية ، الفريق الذي يركز على بناء الصداقة الحميمة للفريق هو فريق أقوى يسعد ويتوق إلى العمل معًا
2.زيادة الإنتاجية
من خلال التواصل الفعال ، يمكنك فهم مهارات موظفيك وخبراتهم ومواهبهم بشكل أفضل. هذا يجعل من السهل تقديم توجيهات واضحة وتعيين المهام لأعضاء الفريق ذوي المهارات الأكثر ملاءمة. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد تنفيذ استراتيجيات التواصل الفعال الفرق على التعاون بشكل أفضل وتجربة أخطاء أقل وزيادة الإنتاجية.
3.ابتكار أكبر
عندما يشعر الموظفون أنهم يستطيعون إيصال أفكارهم وآرائهم بصراحة دون خوف من السخرية ، فمن الأرجح أن يقدموا أفكارًا جديدة إلى الطاولة. من خلال مشاركة الأفكار وفتح قنوات الاتصال ، يمكنك زيادة الابتكار داخل مؤسستك.
وفي الختام ،
تزداد الإنتاجية الإجمالية عندما يكون لدى الشركات استراتيجية تواصل فعالة. من خلال الاجتماعات الفردية والفريق ، يمكنك تحسين طريقة تواصلك في مكان العمل. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات العالمية التي يوجد بها أعضاء فريق في مدن مختلفة ، يمكن أن يكون التواصل عبر المؤسسة بأكملها أكثر صعوبة بعض الشيء.
هناك العديد من الطرق المختلفة للتواصل بشكل فعال مع فريقك ، ويعود الأمر إليك في العثور على أفضلها. اعلم أن الأمر قد يتطلب القليل من التجربة والخطأ ، وكن على استعداد لتجربة أساليب مختلفة. في نهاية اليوم ، يجب أن يعمل التواصل الفعال من أجلك أنت وفريقك ، ولا أحد غيرك.
الأمر يستحق قضاء بعض الوقت في تصحيحه. سيؤدي إتقان استراتيجيات التواصل الخاصة بك إلى جعل مكان عملك مكانًا أكثر سعادة وتناغمًا.