على مدى السنوات العشر إلى الخمس عشرة الماضية ، اتخذ عدد متزايد من الشركات قفزة وخلق نهجًا مستمرًا لعمليات التدقيق والذي يصطلح عليه بــ ‘ التدقيق المستمر’.
لقد كثفت المنظمات من جميع الأحجام الجهود لاعتماد هذه الوظيفة لمجموعة متنوعة من الوظائف على مدى السنوات القليلة الماضية ، ولكن أحد المحركات الرئيسية لهذه الظاهرة ينطوي على حجم وتنوع البيانات التي تتدفق داخل وخارج الشركات. أضف الطبيعة العالمية للأعمال ، حتى لأصغر الشركات الناشئة ، ويمكن أن يصبح التدقيق صعبًا لمواكبة ذلك ، على أقل تقدير.
تستكشف جميع أنواع الأعمال التجارية ، وكذلك جميع أحجام الأعمال في القطاعين العام والخاص ، مزايا ووسائل اعتماد وتنفيذ نهج تدقيق مستمر.
إذا كنت تفكر في إنشاء نهج مستمر لعمليات التدقيق ، فقد يساعد ذلك في استكشاف ماهيته ، وكيف يمكن أن يفيد عملك ، وكيف يمكنك البدء.
ما هو التدقيق المستمر؟
يشير التدقيق المستمر إلى عملية مستمرة، حيث يشارك فريق المدقق باستمرار في فحص دفاتر حسابات العميل على مدار العام. أو عندما يقوم فريق المدقق بزيارة مؤسسة الجهة الخاضعة للتدقيق على فترات متكررة عادة كل أسبوع ، خلال السنة المالية.
عندما يتم تدقيق الحسابات على مدار العام من قبل موظفي التدقيق تحت إشراف المدقق ، فإن ذلك يسمى المراجعة المستمرة. إن العمل الذي ينطوي عليه التدقيق المستمر مرتفع إلى حد كبير وتتطلب الإدارة من المراجع تقديم تقرير على فترات منتظمة.
إذا كان عدد المعاملات المالية كبيرًا جدًا و / أو إذا تبين أن نظام الرقابة الداخلية ضعيف في مناطق معينة ، فإن المراجعة المستمرة مطلوبة. تجري البنوك تدقيقًا مستمرًا يعرف باسم التدقيق المتزامن في الفروع الكبيرة.
الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات تنشئ نهجًا مستمرًا للتدقيق
تتحول الشركات إلى نهج مستمر للتدقيق لأنه ، بكل بساطة ، أكثر فعالية. كما هو مذكور أعلاه ، توفر عمليات التدقيق المستمرة لأقسام تكنولوجيا المعلومات مهلة أكبر لتجنّب المشاكل حيث أن المدققين قادرون على التعرف على القضايا الناشئة على أساس أكثر تواترًا.
يسمح التدقيق المستمر للشركات بالتركيز على اختبار وجود مخاطر محتملة وفعالية الضوابط الموجودة. إنه يوفر منظورًا أكثر تعمقًا لفهم المخاطر والضوابط الخاصة بنظام المؤسسة مع تعزيز أخذ العينات من المراجعات الدورية ونتائج الاختبار المستمرة.
ليس المقصود من هذه العملية أن تحل محل التدقيق الداخلي التقليدي. بدلاً من ذلك ، يُقصد به تعزيز منهجية وفعالية التدقيق الكلاسيكية ، لذلك فهو اعتبار مثالي للشركات التي تريد رؤية أكثر تواترًا واتساقًا وشمولية لعملياتها.
فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي تساعد في تحديد فوائد التدقيق المستمر:
- يجمع البيانات من العمليات الرئيسية والحسابات والمعاملات.
- يحقق الامتثال في الوقت المناسب وبأقل تكلفة للأنظمة والمعايير والسياسات والإجراءات الهامة.
- التحول من المراجعات العرضية أو المعلبة أو الدورية التي تسمح بتركيز ورؤى محدودة إلى مراجعات مستمرة وأوسع نطاقًا توفر فرصة للاستجابة الاستباقية.
- تصبح خطة تدقيق أكثر ديناميكية وحيوية ، على عكس المراجعة السنوية التقليدية الثابتة والمتفاعلة في كثير من الأحيان.
- يقلل من تكاليف التدقيق مع تحسين الفعالية.
- يسهل تحليل الاتجاه تحديد الاحتيال.
أحد الأمثلة الرائعة على الفائدة العملية لاعتماد وتنفيذ نهج مستمر للتدقيق هو أن الشركات غالبًا ما تستخدم التدقيق المستمر لإجراء تحليل الاتجاه لأمور مثل حسابات المصروفات. تساعد نتائج التدقيق المستمر على تحديد أي تباينات أو تناقضات قد تتطلب مزيدًا من التحقيق قبل أن يتفاقم الوضع.
خطوات لمساعدتك في إنشاء نهج مستمر لعمليات التدقيق
إذا كنت تفكر في إنشاء نهجك المستمر لعمليات التدقيق ، فقد تتساءل من أين تبدأ. لدينا I.S. توصل فريق الشركاء إلى ثلاث خطوات أساسية لمساعدتك في تحريك الأمور في الاتجاه الصحيح:
1. قم بالإعلان عن الضوابط والأهداف الداخلية الأساسية الخاصة بك – ولكن اجعلها مرنة
تعمل الضوابط والأهداف الداخلية القياسية اليومية الخاصة بك كخط الأساس الذي سيقارن به المدقق النتائج التي توصل إليها.
هذه الضوابط هي في الأساس نفس تلك المستخدمة في التدقيق الداخلي السنوي الخاص بك ، بما في ذلك سياسات وإجراءات مؤسستك المعمول بها لتعزيز العمليات الفعالة والفعالة ، وحماية الأصول ، وتقديم معلومات مالية موثوقة.
علاوة على ذلك ، من المهم أن تظل منفتحًا على تطور السياسات والإجراءات ، التي يشجعها التدقيق المستمر ويسمح بها بالفعل. تمامًا مثل نوع ومقدار البيانات التي تحت رعايتك ، وكيف تتصرف وتتحرك – سواء داخلها وتدفقها من وإلى الخارج – يجب أن تعكس سياساتك وإجراءاتك هذه التغييرات.
يوفر لك تدقيقك المستمر عرضًا منتظمًا لما إذا كانت الأشياء تظل كما هي أو تتغير بشكل كبير. استخدم نتائج تدقيقاتك المستمرة لتوجيه سياساتك وإجراءاتك لفرقك الداخلية والموردين ، مثل مؤسسات الخدمة.
2. إنشاء مناطق عالية المخاطر أو ذات أولوية بخلاف ذلك
هناك خطوة أخرى يجب اتخاذها استعدادًا لبدء عملية التدقيق المستمرة وهي تحديد وإنشاء المجالات عالية الخطورة داخل مؤسستك.
فيما يلي عدد قليل من المجالات ذات الأولوية التي يجب عليك إنشاؤها:
- العمليات التجارية الهامة ، والمشار إليها بأعلى مخاطر المؤسسة ، على النحو المحدد من قبل قيادة مؤسستك وبرنامج إدارة مخاطر مؤسستك.
- اكتساب فهم أفضل لهيكل وتوافر البيانات ، بما في ذلك جميع أنظمة الأعمال والبيانات المتاحة داخلها.
- إجراء التقييمات على أساس المخاطر باستخدام البيانات والنسب وتحليل الاتجاهات.
- قم بتقييم الفوائد المتوقعة التي قد تنتج عن تضمين دورة الأعمال أو في عملية التدقيق المستمر.
3. تحديد وتيرة عملية التدقيق المستمر
إن تكرار عمليات التدقيق المستمرة متروك لك إلى حد كبير وقد تعتمد على اعتبارات مثل التكلفة والفوائد والمخاطر وتدفق العمليات التي سيتم تدقيقها.
إذا كنت ترغب فقط في إنشاء عملية تدقيق أكثر بساطة لاكتشاف أي اتجاهات غير معروفة حتى الآن، فيمكنك اختيار إجراء عمليات التدقيق هذه كل ثلاثة أشهر. ومع ذلك، إذا كنت قلقًا بشأن مشكلة معينة في المحاسبة أو الاحتيال ، فيمكنك اختيار تكرار أكبر.
مزايا التدقيق المستمر
يتمتع التدقيق المستمر بالمزايا التالية:
1.فحص شامل ومكثف
في التدقيق المستمر ، يتعين على المدقق القيام بأعمال التدقيق الخاصة به على مدار العام حيث يحصل على فرصة لإجراء تدقيق وفحص مكثف لجميع المعاملات. وبالتالي لا يتم استبعاد أي معاملة للمؤسسة التجارية.
2. التأثير الأخلاقي الحسن على الموظفين
نظرًا لأن التدقيق يتم بعد فترة زمنية غير مؤكدة ، فإن موظفي المنظمة يحصلون على تأثير أخلاقي بواسطته ويقوم هؤلاء الموظفون بعملهم بعناية وكفاءة ويحافظون أيضًا على تحديث العمل واكتماله.
3. الكشف السهل عن الأخطاء والاحتيال
نظرًا لأن دفاتر الحساب يتم فحصها وفحصها على نطاق واسع ، يتم اكتشاف الأخطاء وعمليات الاحتيال بسرعة. يتم أيضًا تقليل احتمالية الأخطاء والاحتيال من قبل الموظفين.
سلبيات المراجعة المستمرة
يمكن ذكر العيوب التالية للمراجعة المستمرة:
1.التغيير في الأشكال
في التدقيق المستمر ، يتم الانتهاء من جزء من العمل المحاسبي في وقت سابق ، وبالتالي ، هناك خوف من أن يتم التلاعب بدفاتر الحسابات التي تم تدقيقها لاحقًا من قبل الموظفين. إذا حدث هذا ، فلن تتمكن الحسابات الختامية من إظهار الصورة الحقيقية للمؤسسة التجارية.
2. إعاقة في سير الأعمال
في التدقيق المستمر ، يؤدي وجود المدقق وموظفيه إلى إعاقة العمل المنتظم للمؤسسة التجارية. يتم لفت انتباه الموظفين من قبلهم ويطلب من بعض الموظفين حضورهم فقط. هذا يخلق عقبات في العمل السلس لبيوت الأعمال. في بعض الأحيان ، حتى الإدارة تشعر بالإزعاج بسبب الظهور المتكرر للمدقق.
3. التدقيق المستمر مكلف
التدقيق المستمر مكلف من مراجعة الميزانية العمومية. نظرًا لأن المدقق وموظفيه يزورون المؤسسة التجارية بشكل متكرر ، يتعين على الإدارة أن تنفق المزيد عليها ، من حيث الوقت والمال. مزيد من المدقق يتقاضى المزيد من رسوم التدقيق للتدقيق المستمر.
4. كسر سلسلة العمل
في هذا النظام ، تتم أعمال التدقيق في كل مرة يتعين على المدقق إعداد برنامج التدقيق الخاص به قبل بدء عمله. وهذا يتطلب المزيد من الوقت والطاقة من جانبه.
5. ميثاق سري مع الموظفين
يأتي موظفو المدقق على اتصال وثيق مع موظفي المنظمة. إنه يطور العلاقة الحميمة معهم وهناك كل إمكانية لإخفاء الحقائق المهمة بتواطؤهم.
6. تصبع أعمال التدقيق روتينية
يصبح عمل التدقيق روتينيا حيث يستمر العمل على مدار العام ويقل اهتمام الموظفين أو المدقق. هذا له تأثير سلبي على أعمال التدقيق.
7. المراجعو أو التدقيق مكلف للشركات الصغيرة
يعتبر التدقيق المستمر أكثر تكلفة ، وبالتالي ، فإن المنظمات التجارية الصغيرة غير قادرة على اعتماده. إذا ذهبوا إليها ، فإنها تثبت أنها مضيعة ورفاهية بالنسبة لهم.
8. انخفاض في الواجب الأخلاقي للموظفين
يقوم المدقق بزيارة المنزل التجاري بشكل متكرر. هذا يؤثر سلبًا على معنويات موظفي المنظمة لأنهم لا ينتبهون لأعمال المراجعة والمدقق. قد يصبح موظفو صاحب العمل ودودين مع القرب / القرب من المدقق وموظفيه. قد يعطي هذا فرصة لإساءة استخدام هذه العلاقة.
احتياطات ضد عيوب التدقيق المستمرة
يجب اتخاذ الاحتياطات التالية ضد عيوب التدقيق المستمر:
1.تحذير صارم للموظفين
يجب تحذير الموظفين بعدم العبث بالأرقام بعد فحص دفاتر الحسابات من قبل المدقق أو موظفيه. إذا كان هناك حاجة إلى أي تعديل لتصحيح الأخطاء أو خلاف ذلك يجب أن يتم ذلك من خلال المجلة.
2. استخدام الرموز السرية الخاصة
أثناء عملية التدقيق، يجب على موظفي المدقق استخدام رموز محددة وسرية يجب مناقشتها فيما بينهم ولكن ليس بأي حال من الأحوال مع موظفي المنظمة التجارية.
3. التحقق من الحسابات غير الشخصية في نهاية العام
يتم تأجيل التحقق من جميع الحسابات غير الشخصية حتى نهاية العام لأن أي نوع من التغيير يتم إجراؤه في الحسابات غير الشخصية يمكن أن يخفي الأخطاء وعمليات الاحتيال في الحسابات غير الشخصية.
4. تغيير في طاقم التدقيق
يجب على المدقق إجراء تغييرات في موظفي التدقيق المطلوب منهم إجراء مثل هذا التدقيق من وقت لآخر حتى لا تتاح لهم فرصة تطوير الصداقة مع موظفي المنظمة وقد لا يكون لديهم تواطؤ معهم.
5. استخدام دفتر الملاحظات
يجب أن يحتفظ المدقق بدفتر ملاحظات حيث يجب عليه تدوين جميع الأوراق المهمة وقائمة برنامج التدقيق للجهود المهمة التي بذلها ومثل هذه الحقائق المفيدة الأخرى.
7. برنامج مخطط له مسبقًا
يجب على المدقق التخطيط المسبق لبرنامج أعمال المراجعة وتوزيعه على موظفيه. يجب أن يعطيهم تعليمات مهمة وأن يتأكد أيضًا من أن موظفيه يتبعون هذه التعليمات بعناية وصدق.
8. فحص جزء واحد في جلسة واحدة
يجب أن يرى المدقق أن جانبًا أو جزءًا معينًا من التدقيق يتم الانتهاء منه في جلسة واحدة. لا ينبغي أن يرحل جزء العمل إلى التاريخ (التواريخ) اللاحقة.
اقتراحات أخرى للتغلب على عيوب التدقيق المستمر
للحماية والتغلب على عيوب التدقيق المستمر، يمكن اتخاذ بعض الاحتياطات الأخرى ، والتي ترد على النحو التالي:
9.اعداد سريع للحسابات الختامية-
في التدقيق المستمر ، يستمر عمل التدقيق على مدار العام ، وبالتالي ، فإن العمل المحاسبي جنبًا إلى جنب مع استمرار أعمال التدقيق الجانبية. هذا يساعد في إعداد الحسابات الختامية مباشرة بعد نهاية العام والتي لا تحتمل أي تأخير.
9. اقتراحات للتحسينات
نظرًا لأن المدقق لا يزال على اتصال بعمل المنظمة التجارية في سياق أعمال التدقيق الخاصة به ، فيمكنه بسهولة اقتراح تدابير لتحسين صيانة دفاتر الحسابات. يمكن للإدارة إعداد خطط لتطوير المنظمة والعمل في المستقبل على أساس هذه الاقتراحات.
10. مزايا للمساهمين
يُبقي التدقيق المستمر موظفي المؤسسة التجارية على أهبة الاستعداد ، وبالتالي ، فإن الإدارة غير قادرة على الاستفادة الشخصية على حساب المساهمين. ثانيًا ، يتم إعداد الحسابات الختامية ويمكن إرسالها بالبريد إلى المساهمين على الفور.
11. تحقيق الراحة للمدقق
في التدقيق المستمر ، يمكن للمدقق أن يخطط لأعمال التدقيق الخاصة به بسهولة ولطف لأنه لديه عام كامل تحت تصرفه لأعمال التدقيق. ونتيجة لذلك ، يمكنه تقليل ضغط العمل في الأشهر الأخيرة من العام.
12. مزايا أخرى
يساعد التدقيق المستمر في إعلان وتوزيع الأرباح المؤقتة. كما أنه مفيد في وقت بيع وحدة الأعمال ، حيث تتوفر الحسابات المدققة لهاتين الحالتين. لذلك ، يساعد التدقيق المستمر في التحقق من دفاتر الحساب والتصديق عليها في أي وقت خلال العام
لماذا يفضل القيام بالتدقيق المستمر؟
- يسهل التحكم القوي في حسابات الشركة. وذلك لأن المراجع قادر على التحقق من أسباب أي أخطاء في المراحل المبكرة ، أثناء عملية التدقيق المستمر.
- عندما يزور موظفو المدقق بشكل متكرر مؤسسة المدقق ، فإن ذلك يثني الشخص عن ارتكاب الاحتيال.
- إنه يحفز موظفي العميل في قسم المحاسبة على الاحتفاظ بدفاتر الحسابات بطريقة محدثة.
- عندما يكون المدقق على اتصال دائم بالحسابات والحالة ، فإنه يوفر فرصة للحصول على معرفة كاملة بأعمال العميل. هذا يضمن أداء المهام بكفاءة.
صلة التدقيق المستمر بالمراجعين
المهارات والمعرفة الخاصة التي يمتلكها المدققون ضرورية لتقييم هذه الضوابط ولأداء هذه المهام المتعلقة بالتدقيق المستمر. وهذا يعني أن المدققين هم الحل لإصدار أي تقرير تدقيق مستمر؛ على الرغم من موضوعها.
كانت المنظمات ذات بيئات الرقابة الداخلية المتفوقة وأنظمة المعلومات التي يتم التحكم فيها جيدًا متوافقة جيدًا لعملية التدقيق المستمر.
تأسس هذا الاستنتاج على افتراض أنه ، لجعل التدقيق المستمر قابلاً للتحقيق ومربحًا ، كان من الضروري الاعتماد بشكل كبير على الضوابط.
كما أن المراجعين سيكون لهم دور حيوي في عمليات المراجعة المستمرة حيث كان من المتوقع أن العديد من الضوابط ستكون ضوابط تكنولوجيا المعلومات.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين المراقبة المستمرة والتدقيق المستمر؟
الاختلافات الرئيسية بين هذين الإجراءين تكمن في الغرض منها. يستخدم كلاهما للتحليل المستمر للعمليات والضوابط الحالية ، ومع ذلك يتم استخدام المراقبة المستمرة لتنبيه المؤسسات إذا حدث إجراء ما خارج القاعدة ، في حين أن التدقيق المستمر هو توثيق للإجراءات والضوابط الحالية التي تجري في المنظمة.
ما الذي يجب أن تستخدمه مؤسستك المالية المراقبة المسترة أم التدقيق المالي؟
يجب على المؤسسة المالية أن تؤدي بنشاط كلاً من المراقبة المستمرة والمراجعة المستمرة. مع الطبيعة الصارمة للوائح الامتثال ، والفرص العديدة للخسارة والاحتيال المتأصلة في الخدمات التي تقدمها المؤسسات المالية ، من الضروري امتلاك الأدوات المناسبة
هل التدقيق المستمر مكلف؟
التدقيق المستمر مكلف من مراجعة الميزانية العمومية. نظرًا لأن المدقق وموظفيه يزورون المؤسسة التجارية بشكل متكرر، يتعين على الإدارة أن تنفق المزيد عليها، من حيث الوقت والمال.
من الذي يعد تقرير التدقيق؟
على مدقق الحسابات أن يرفع تقريراً إلى أعضاء الشركة عن الحسابات والبيانات المالية المفحوصة من قبله. يقوم المدقق بإعداد التقرير بعد مراعاة أحكام قانون الشركات والمعايير المحاسبية ومعايير المراجعة.
لأي نوع من الأعمال يكون التدقيق المستمر مناسبًا له؟
تستخدم الشركات الصغيرة والكبيرة تقنيات التدقيق المستمرة بطرق مختلفة؛ قد تستخدمها الشركات الكبيرة لجعل الأعمال أكثر شفافية وتحسين عمليات التدقيق الداخلي المنفذة، بينما تستخدمها الشركات الصغيرة بشكل أكبر لتحسين أنظمة المعلومات الإدارية ومشاكل البيانات.
لماذا يسمى التدقيق المستمر سلاح ذو حدين؟
التدقيق الداخلي سيف ذو حدين، أي يؤدي وظيفة مزدوجة. لها دور توكيد وشركاء مع الإدارة والأطراف الأخرى للحصول على تأكيد بأن الضوابط المعمول بها تعمل وأن أهداف العمل يتم تحقيقها.