ما هي الوثائق المحاسبية؟ وما هي أهم هذه الوثائق؟

كمحاسب فأنت مسؤول عن إعداد وإصدار جميع الوثائق المحاسبية، كما انه لن تكون قادرًا على التخلص من كل ورقة من مكتبك، ولا بأس بذلك. بدلاً من ذلك، يمكنك تقليل كمية الورق التي تستخدمها شركتك، وفي النهاية توفير الوقت والمال وسلامة عقلك خلال موسم الضرائب.

في الوقت الحالي، هناك احتمال أن يتم استخدام ما يصل إلى 25٪ من مساحة مكتبك حاليًا لتخزين المستندات. يمكن أن يوفر عدم استخدام الورق العديد من المزايا، بما في ذلك تحرير بعض مساحة المكتب التي يتم تجاوزها حاليًا بخزائن الملفات.

ما هي الوثائق المحاسبية؟

الوثائق المحاسبية هي كل مستند يلعب دورًا في إعداد البيانات المالية للشركة ، مثل بيانات الدخل والميزانية العمومية. وهي تشمل سجلات المعاملات النقدية والأصول والديون ودفاتر المحاسبة والمجلات وما إلى ذلك.

كما أنها تحتوي على تفاصيل المعاملات التجارية. عند إجراء المعاملات، من المفترض أن يسجلوا المعلومات الأساسية حول المعاملات، مثل الأسماء والمبالغ المدفوعة وتاريخ وأهمية المعاملات.

لكل منها (المستندات المصدر) رقم يحددها في نظام المحاسبة. إنه يبسط فهم السجلات ويساعد في تحديد ما إذا كانت هناك أية مستندات مفقودة أم لا، حيث أنه بمجرد تسجيلها في النظام، يتم فهرستها بحيث يسهل الوصول إليها وأرشفتها.

علاوة على ذلك، فهي ضرورية للمدققين وللمدققين الذين يستخدمونها كدليل على حدوث المدفوعات بالفعل وإثباتًا لمالكي الشركات. وإذا كانت لديك أي شكوك ، ولديك الوسائل ، فيمكن للمحاسب دائمًا أن يقدم لك عونًا كبيرً

أنواع الوثائق المحاسبية

تحدث العديد من المعاملات التجارية كل يوم في العمل من تسجيل هذه المعاملات والتحكم فيها بواسطة مصادر مختلفة من المستندات. يتم تسجيل بعض هذه الوثائق والإبلاغ عنها لإعداد التقارير التشغيلية. بعضها عبارة عن مستندات محاسبية تستخدم لتسجيل التقارير المالية.

مستند عرض الأسعار

إنه مصدر مستندات محاسبية ترسلها شركة إلى العميل توضح السعر الثابت الذي يتم تحصيله لإنتاج أو تسليم البضائع أو الخدمات إذا وافق العميل. تميل عروض الأسعار إلى الاستخدام عندما لا يكون لدى الشركات قائمة قياسية لأسعار المنتجات.

على سبيل المثال ، يختلف الوقت والمواد والمهارات المطلوبة لكل وظيفة وفقًا لاحتياجات العميل. لا يمكن تغيير عروض الأسعار بمجرد قبول العميل لها.

لإصدار عرض الأسعار ، تطلب معظم الشركات متطلبًا محددًا من العملاء أولاً – على سبيل المثال ، نوع المنتج وعدد الوحدات التي يتوقعون طلبها.

في الحالات النموذجية ، تحدد الشركة التي أصدرت عرض أسعار الفترة المحددة التي تكون فيها الأسعار مؤهلة للطلب.

عادة ما يتم إصدار أوامر الشراء وتوقيعها من قبل الشخص المخول بذلك في قسم المشتريات أو في بعض الأحيان يجب أن يوافق عليها الرئيس التنفيذي أو المدير.

طلب المبيعات

لجعلك أقل ارتباكًا ، لنفترض أنك في الموردين وأنك تلقيت للتو الطلب (أمر الشراء) من عميلك. الآن ، قم بإنشاء أمر البيع للمستودع أو فريق المبيعات لتسليم البضائع أو الخدمات لعملائك.

لذلك ، من الناحية النظرية ، يعد أمر البيع نوعًا من المستندات المحاسبية للشركة التي توضح بالتفصيل طلبًا مقدمًا من قبل العميل للسلع أو الخدمات. قد يكون العميل قد أرسل أمر شراء إلى الشركة التي ستقوم الشركة بعد ذلك بإنشاء أمر مبيعات منها.

عادة ما يتم ترقيم أوامر المبيعات بشكل تسلسلي حتى تتمكن الشركة من تتبع الطلبات المقدمة من قبل العملاء. تأكد من عدم الخلط بينك وبين الطلبات المشتراة.

وثيقة إستلام البضائع

افترض الآن أنك العميل وأنك تقوم فقط بطلب البضائع لشركتك. يقوم المورد الآن بتسليم البضائع إلى المستودع الخاص بك وأنت تستقبلها.

أنت تقوم بإعداد المستندات التي تسرد البضائع التي تتلقاها. تسمى هذه المستندات البضائع المستلمة تم الإبلاغ عنها.

من الناحية النظرية ، فإن البضائع المستلمة الملاحظة هي نوع مستند الشركة الذي يسرد البضائع التي تلقتها الشركة من المورد.

عادة ما يتم إعداد إشعار استلام البضائع من قبل المستودع الخاص بالعمل التجاري أو منطقة استلام البضائع. تأكد من أنك لا تخلط بينه وبين البضائع المرسلة ملاحظة. تعتبر البضائع المستلمة من المستندات المحاسبية المهمة التي يجب أن تعرفها بوضوح.

وثيقة البضائع المرسلة

يسرد مستند الشركة البضائع التي أرسلتها الشركة إلى العميل. ستحتفظ الشركة بسجل لملاحظات البضائع المرسلة في حالة وجود أي استفسارات من قبل العملاء حول البضائع المرسلة. سيقارن العميل البضائع المرسلة ملاحظة بما يتلقاه للتأكد من تسليم جميع العناصر المدرجة وضمن المواصفات الصحيحة.

من أهم قواعد عرض الأسعار أن تقوم الشركة الطالبة باستخدامه لإجراء مقارنة الأسعار.

تتطلب بعض الشركات عرض أسعار اثنين أو ثلاثة لمقدار معين من عمليات الشراء. إنها واحدة من أهم مستندات المحاسبة التي يجب أن تفهمها جيدًا.

وثييقة أمر شراء

بعد أن تطلب عرض الأسعار من عدد قليل من الموردين ، ثم تجد موردًا واحدًا يتوافق عرض أسعاره مع متطلباتك ، وتقوم بإجراء أمر الشراء.

لذا فإن أمر الشراء هو نوع من مستندات الشركة التي توضح السلع أو الخدمات التي ترغب الشركة في شرائها من شركة أخرى.

غالبًا ما يتم عمل نسختين من أمر الشراء ، يتم إرسال إحداهما إلى الشركة التي سيتم شراء السلع أو الخدمات منها ، والأخرى يتم الاحتفاظ بها داخليًا حتى تتمكن الشركة من تتبع طلباتها. غالبًا ما يتم ترقيم أوامر الشراء بالتسلسل.

الفاتورة

الفاتورة هي أحد الوثائق المحاسبية التي ربما تراها كل يوم عمل. لنفترض أنك طلبت واستلم البضائع من المورد الخاص بك.

بمجرد استلامها، يقوم معظم الموردين بتسليمك الفواتير عند استلامها، أو سيقوم البعض بتسليمها لاحقًا. يحتوي هذا المستند على الوحدات التي تلقيتها، وتوحيد السعر، والإجمالي الفرعي، والإجمالي الكلي لكل فاتورة.

كشف حساب

كشف الحساب هو نوع من المستندات المحاسبية التي يرسلها المورد إلى عميل يسرد المعاملات على حساب العميل ، بما في ذلك جميع الفواتير والإشعارات الدائنة الصادرة وجميع المدفوعات المستلمة من العميل.

البيان مفيد لأنه يسمح للعميل بالتوفيق بين المبلغ الذي يعتقد أنه مدين به للمورد مع المبلغ الذي يعتقد أنه مستحق له. يمكن بعد ذلك الاستعلام عن أي اختلافات.

وثييقة اشعار الدائن

يعتبر مستندًا محاسبيًا يرسله المورد إلى العميل فيما يتعلق بالبضائع المرتجعة أو المدفوعات الزائدة التي قام بها العميل.

ربما يكون هناك القليل من معاملات البيع أو المئات من معاملات البيع على مدار شهر.

من المحتمل أن تحتوي الفواتير التي يرسلها الموردون إلى عملائهم على العناصر التي يرفضها العملاء، ويعيدونها، بالإضافة إلى المدفوعات المسددة من العملاء التي قد يتم دفعها زائدة.

في حالة حدوث هذه الحالة ، يرسل الموردون عادةً مذكرة الائتمان لإجراء الإلغاء أو نتيجة لطلبات العملاء. عادة ما يتم طلب العملاء من خلال مذكرة الخصم. سنناقش هذا الأخير.

بيان بالخصم

سجل الخصم هو مستند يرسله العميل إلى المورد فيما يتعلق بالبضائع المرتجعة أو المدفوعات الزائدة التي تم إجراؤها. إنه طلب رسمي للمورد لإصدار إشعار دائن.

لذلك لنفترض أنك المستندات المحاسبية وهناك بعض العناصر في الفواتير التي تلقيتها من الموردين لم تستلمها أو ترفضها. هذا يعني أن الفواتير مبالغ فيها.

لديك خياران بسيطان في هذه المرحلة: مطالبة مورديك بإعادة إصدار الفواتير أو مطالبتهم بإصدار “إئتمان المبلغ” لتقليل المبلغ في الفواتير.

إذا اخترت أن تطلب منهم إصدار مذكرة الائتمان ، فيجب عليك إصدار مذكرة الخصم.

وثيقة التحويلات البنكيية

وثيقة التحويلات هي مستندات ووثائق محاسبية يتم إرسالها إلى مورد مع دفعة ، توضح بالتفصيل الفواتير التي يتم دفعها وأي إشعارات دائنة يتم تعويضها.

تسمح وثائق التحويل للمورد بتحديث سجلات العميل لإظهار الفواتير التي تم دفعها والتي لا تزال معلقة.

كما تؤكد أيضًا على المبلغ الذي يتم دفعه ، بحيث يمكن تحديد أي اختلافات والتحقيق فيها بسهولة.

بافتراض أنك تفهم جيدًا كشف الحساب، إذا لم يكن الأمر كذلك، فإننا نوصيك بقراءته مرة أخرى. لذلك بعد استلامك لكشف الحساب من مورديك ، تقوم بالدفع لكامل البيان أو جزء منه. إذا كنت ترغب في إبلاغ مورديك بشأن هذه المدفوعات ، فإن هذه النصيحة تسمى نصيحة التحويلات.

وثيقة الإصال الرسمي

الإيصال الرسمي هو مستند يؤكد استلام الدفعة. عادة ما يكون هذا فيما يتعلق بالمبيعات النقدية ، على سبيل المثال إيصال حتى الدفع من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية.

ما هي عملية إدارة الوثائق؟

تتضمن عملية إدارة المستندات استخدام نظام لتتبع المستندات والتقاطها وتخزينها في شكل إلكتروني. قد يشمل ذلك ملفات PDF والصور الرقمية للأوراق وملفات معالجة الكلمات.

تعمل إدارة المستندات في النهاية على توفير الوقت وتقليل التكاليف مع إضافة المزيد من الأمان والتعاون عبر الإنترنت والتخزين المركزي ومسارات التدقيق والتحكم في الوصول وتسهيل الوصول إلى المستندات.

يعد التركيز على تجربة العميل جنبًا إلى جنب مع إنتاجية شركتك أمرًا ضروريًا عند اختيار نظام إدارة مستندات جديد. توفر أدوات إدارة المستندات اليوم أكثر بكثير من مجرد حلول تخزين المستندات والوثائق

لماذا تحتاج شركات المحاسبة إلى إدارة المستندات؟

يتم تخزين أهم الإجراءات والعقود والمراسلات والسجلات المالية والمعلومات الهامة الأخرى لشركتك في نظام إدارة المستندات. يمكن القيام بذلك يدويًا (على الورق) أو عبر الإنترنت (أفضل من ذلك ، مزيج من الاثنين). ستستفيد شركات المحاسبة وعملائها بشكل كبير من نظام إدارة المستندات. لسبب واحد ، أنه يقلل من كمية الأعمال الورقية التي يتعين على الشركة التعامل معها.

يمكن للشركات والعملاء تقليل اعتمادهم على الورق عن طريق وضع الأوراق والمعاملات والسجلات على الإنترنت. تساعد إدارة المستندات شركات المحاسبة على إنشاء مسار تدقيق إلكتروني تلقائيًا يضمن صحة الأوراق وتوافقها مع معايير الصناعة.

قد يتم بناء مهام سير عمل المستندات ودمجها في الأنشطة اليومية ، مما يجعل مهام المحاسبة العادية بسيطة. تعتبر خزائن الملفات والصناديق التي تحتوي على نظام إدارة ورق مقبول تمامًا جيدة مثل الصناديق وخزائن الملفات التي تحتوي عليها.

ضع في اعتبارك كيفية إعادة بناء المعلومات أو استعادتها في حالة تلف سجلاتك الورقية أو تعذر الوصول إليها بسبب حريق أو فيضان أو كارثة أخرى. ستحتاج إلى حل لإدارة المستندات يعمل عبر الإنترنت لتجنب أي حوادث مؤسفة وسيحمي مستندات المحاسبة الحساسة.

فوائد حفظ السجلات المالية الجيدة

يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بالسجلات المالية الجيدة على:

• حماية عملك
• قياس أدائك
• تعظيم الأرباح
• التخطيط والعمل بشكل أكثر كفاءة
• إنشاء تقارير مفيدة
• تلبية المتطلبات القانونية والضريبية
• حماية حقوقك إدارة المخاطر المحتملة

الأسئلة الشائعة