ما هي المستندات المحاسبية ؟ وما هي أنواعها ؟

المستندات المحاسبية هي جميع الوثائق والسجلات المستخدمة في إعداد البيانات المالية أو التقارير المتعلقة بالتدقيق والفحص المالي. كما تشمل المسنتدات المحاسبية الأصول والخصوم والمعاملات المالية والكتب والمجلات وجميع المستندات الداعمة مثل الإيصالات والفواتير.

يتضمن الفحص المستقل للمستندات المحاسبية فحص السجلات المحاسبية للشركة وإعداد تقرير مستقل بناءً على تلك السجلات. يتمثل دور الفاحص في تقديم ما يسمى “التأكيد السلبي”. يتضمن ذلك فحص المعلومات المقدمة من الشركة وتحديد ما إذا كان الفاحص قد لاحظ أي مشاكل (على سبيل المثال ، نقص البيانات المالية).

بالإضافة إلى فحص الحسابات، يمكن للفاحص المستقل أيضًا المساعدة في إعداد الحسابات بالتنسيق المطلوب من قبل الشركة للنظر فيه في الاجتماع العام السنوي أو اجتماع آخر.

يختلف فحص البيانات المحاسبية عن مراجعة البيانات المالية. إذا كان دستور شركتك يتطلب إجراء تدقيق ، فقد لا يكون الفحص المستقل للبيانات المالية كافياً

ما هو المستند؟

المستند عبارة عن ورقة تثبت الحدوث الفعلي لمعاملة مالية معينة. قبل تسجيل المعاملة المالية في الدفاتر والسجلات المحاسبية ، من المهم جدًا التأكد من توفر المستندات التي تثبت حدوث المعاملة المالية.

ما هي المستندات المحاسبية؟

تقوم المستندات المحاسبية وسجلات المستندات بإعادة تجميع كل مستند يلعب دورًا في إعداد البيانات المالية للشركة ، مثل بيانات الدخل والميزانية العمومية. وهي تشمل سجلات المعاملات النقدية والأصول والخصوم ودفاتر الأستاذ والمجلات وما إلى ذلك.

كما أنها تحتوي على تفاصيل المعاملات التجارية. عند إجراء المعاملات ، من المفترض أن يسجلوا المعلومات الأساسية حول المعاملات ، مثل الأسماء والمبالغ المدفوعة وتاريخ وأهمية المعاملات. لكل منها (المستندات المصدر) رقم يحددها في نظام المحاسبة.

إنه يبسط فهم السجلات ويساعد في تحديد ما إذا كانت هناك أية مستندات مفقودة أم لا ، حيث أنه بمجرد تسجيلها في النظام ، يتم فهرستها بحيث يسهل الوصول إليها وأرشفتها. علاوة على ذلك ، فهي ضرورية للمدققين وللمدققين الذين يستخدمونها كدليل على حدوث المدفوعات بالفعل وإثباتًا لمالكي الشركات. وإذا كانت لديك أي شكوك ، ولديك الوسائل ، فيمكن للمحاسب دائمًا أن يقدم لك عونًا كبيرً

أنواع المستندات المحاسبية الأساسية

1. المذكرة النقدية

تستخدم الشركات المذكرات النقدية كمستندات مصدر. هنا يتم تسجل جميع معاملات البيع والشراء. إنها واحدة من أكثر المستندات المحاسبية المتكررة ، التي تقدمها الشركة عندما تقوم بمبيعات نقدية أو تستلمها في حالة الشراء النقدي.

تحتوي المذكرة النقدية على تفاصيل مثل عدد المبيعات وسعر البضائع والخصم المطبق وضريبة المبيعات. تدخل المعاملات الواردة في المذكرة النقدية في دفتر الحسابات وسيبحث المدقق دائمًا في الإحالة المرجعية إلى دفتر النقدية والقسائم النقدية.

2. الفاتورة

يجب أن تسجل الشركة جميع مبيعاتها الائتمانية أو مشترياتها الائتمانية في هذا المستند. على سبيل المثال، عندما تقوم شركة ما بإجراء مبيعات بالائتمان، فإنها تعد فاتورة مبيعات. وتفصل المعاملة من حيث عدد البضائع المباعة، والسعر لكل عنصر، والمبلغ الإجمالي المباع. الأمر نفسه ينطبق على المشتريات.

عادة ما يتم كتابة الفواتير من نسختين ، مع إعطاء النسخة الرئيسية (الأصلية) للمشتري بينما يحتفظ البائع بالنسخة. كما يتلقى المشتري نسخة الفاتورة الأصلية.

3. الإيصال

تستخدم الشركات الإيصال كدليل على الدفع مقابل السلع والخدمات. إنها وثيقة مصدر يعدها البائع على حساب تلقي النقود من طرف ثانٍ.

أعدت النسخة الأصلية أيضًا من نسختين ، وتذهب إلى الشخص الذي يعطي نقدًا أو يدفع. يحتفظ البائع بالنسخة المكررة كسجل للمعاملة وسيعرض تفاصيل الدفع بما في ذلك الاسم والتاريخ والمبلغ الإجمالي المدفوع ونوع الدفع (نقدًا / بشيك).

4. الدفع في قسيمة

الدفع في القسيمة هو دليل على مستند المعاملة المستلم من البنك لإيداع الأموال في حساب مصرفي.

تتضمن العملية ملء نموذج في البنك، مع تفاصيل المودع، وتاريخ المعاملة، والمبلغ المودع.

يجب أن يوقع موظف البنك على قسيمة الدفع مع ختم البنك الرسمي على الملف المقابل. يستخدم أصحاب الحسابات ملف الدفع في القسيمة كمستند مصدر لتسجيل المعاملة.

5. الشيك

الشيك هو أحد أكثر مستندات المحاسبة المالية استخدامًا. يتم استخدام المستند للمعاملات المالية ويتم الدفع بمجرد تقديمه إلى مصرفي محدد. الشيك هو أمر غير مشروط يوقع بموجبه الكيان علامات توجه المصرفي بدفع مبلغ معين من المال. المدفوع لأمره هو الشخص الذي تظهر تفاصيله على الأداة.

يمكن “تجاوز” الشيكات مما يعني أن الشيك مستحق الدفع لحساب المدفوع لأمره فقط.

6. مذكرة الخصم

تستخدم مذكرة الخصم كوثيقة إثبات. يتم إرسال المذكرة إلى فرد أو شركة يتم الخصم منها. تسحب الشركات سندات مدينة مقابل الكيانات التي تتوقع منها استرداد مبالغ معينة من المال. على سبيل المثال ، إذا قمت بسحب إشعار خصم إلى أحد الموردين ، فإنك تتوقع منه إرجاع البضائع المعيبة أو التالفة.

تستخدم الشركات أيضًا إشعار الخصم في الحالات التي يكون فيها هناك مدفوعات زائدة. يجب عليك الإشارة إلى جميع التفاصيل اللازمة في إشعار الخصم ، بما في ذلك التاريخ والمبلغ المدين.

7. مذكرة الائتمان

تستخدم الشركات إشعارًا دائنًا لإثبات أنها قد أضافت رصيدًا إلى طرف معين كما هو موضح في المستند. تمت كتابة المستند ، على سبيل المثال ، إلى المشتري لإثبات أن الشركة قد أضافت هذه المعاملة إلى دفاترها.

يمكنك إعداد مذكرة ائتمان في حالة إجراء دفعة تبين أنها أقل مما ينبغي.

التفاصيل مثل في مذكرة الخصم. ومع ذلك ، يمكن التمييز بسهولة بين الاثنين بالحبر الأحمر المستخدم لكتابة ملاحظة الائتمان.

8. القسائم الإيصال

الإيصال هو مستند عمل يسجل نوع المعاملة التي سيتم تسجيلها في الدفاتر المالية. يتم إعداد القسائم باستخدام مستندات المصدر وتحديد المعاملات على أنها مدين وائتمان.

يوجد نوعان من القسائم:

• قسيمة النقدية
• قسيمة غير نقدية

تشتمل القسائم النقدية على مدفوعات الإيصالات والشيكات بينما تشتمل القسائم غير النقدية على إشعار مدين وإشعارات دائنة.

9. إشعار التحويل

تستخدم إرشادات التحويلات لتوضيح الدفعات المرسلة إلى المورد بالتفصيل ، بما في ذلك ما إذا كانت فاتورة أو إشعار ائتمان مقاصة. وإذا كان العميل يدفع بشيك ، فسيتم إرسال إشعار التحويل مع الشيك. في هذا الصدد ، يختلف إشعار التحويل عن إيصال الدفع ، لأنه صادر من العميل.

10. كشف حساب

هذا مستند أرسله مورد إلى عميل يسرد المعاملات على حساب العميل ، بما في ذلك جميع الفواتير والإشعارات الائتمانية الصادرة وجميع المدفوعات المستلمة من العميل.

11. الاقتباسات لعروض أسعر الموردين

عند البحث عن سلع أو خدمات ، غالبًا ما تسعى الشركة إلى الحصول على عروض أسعار من موردين مختلفين. سيرسل الموردون عروض أسعارهم ، والتي يصفون فيها منتجاتهم أو خدماتهم، وأسعارهم، وشروط التسليم.

بمجرد أن يتحقق النشاط التجاري من عروض الأسعار ويختار أفضل عرض أسعار، سيتلقى الموردون أمر شراء، بناءً على عرض الأسعار الخاص بهم. في المقابل ، سيقومون بتزويد السلع أو الخدمات، ثم إرسال أمر شراء.

أثناء عمليات تدقيق الحسابات، غالبًا ما يطلب المدققون ووكلاء الضرائب عروض أسعار الموردين ، للبحث عن علامات الاحتيال. لذلك فإن عروض الأسعار كوثائق مصدر مهمة لقسم المحاسبة.

12. مستند الطلبات

يتم إرسال مستندات الطلب من قبل الشركة إلى المورد. إنها تحمل وصفًا للمنتجات أو الخدمات، ولكنها قد لا تتضمن الأسعار. ذلك لأن النشاط التجاري قد يرغب في طلب التوريدات، ولكن قد لا يكون لديه قائمة الأسعار المحدثة.

ومع ذلك، فهي مهمة لأن البضائع المسلمة أو الخدمات المقدمة يجب أن تتطابق مع المتطلبات المحددة في مستندات الطلب. يمكن أن يكون مستند الطلب بسيطًا مثل صفحة Excel مع قائمة بالعناصر، جنبًا إلى جنب مع وصف موجز.

13. إشعار استلام البضائع

كعمل تجاري، فإن إشعار غستلام البضائع يعد من أهم المستندات المحاسبة. فعندما تتلقى البضائع المطلوبة، يجب عليك توثيق الطلب عند وصوله. يمكنك القيام بذلك باستخدام ملاحظة مستلمة، عادةً في المستودع.

تشير مذكرة استلام البضائع إلى من قام بتسليم البضائع ومن تسلمها والحالة السطحية للبضائع وكميتها. يمكن استخدام البضائع المستلمة لتتبع المخزون، وبالتالي تبسيط العمل المحاسبي.

14. مذكرة المواد المستلمة

بالنسبة لشركات التصنيع التي تتلقى المواد من الموردين ، فإنهم يستخدمون ملاحظة المواد المستلمة لتتبع مخزون المواد المستلم. توضح هذه المذكرة اسم المورد واسم الشخص الذي تم التسليم وما تم استلامه وكميته وتاريخه وموقع المخزون.

كما يتضمن اسم من تسلم البضائع إلى المستودع وتوقيعه وتاريخه. قد يشير أيضًا إلى حالة المواد المستلمة.

15. مذكرة إرسال البضائع

عندما يقوم المورد بتسليم، تكون البضائع مصحوبة بمذكرة إرسال البضائع. توضح هذه الوثيقة ما يتم تسليمه ومن قام بتسليمه ومن استلمه. غالبًا ما يتعين على المستلم التوقيع عليها ، مشيرًا إلى قبول البضائع.

يمكن استخدام إشعار إرسال البضائع لعمل نسخة احتياطية من الفواتير أو مطالبات البضائع التي لم يتم تسليمها. في هذا الصدد ، يساعد قسم المحاسبة في متابعة الفواتير والديون.

16. طلب ​​المبيعات

يعد طلب المبيعات من المستندان المحاسبية أيضا. عندما يتلقى مورد أمر شراء من أحد العملاء، فسيقوم بإنشاء أمر مبيعات داخلي. ثم يتم إرسال أمر المبيعات إلى فريق المبيعات ليقوم فريق المبيعات بترتيب تسليم البضائع.

يتم أيضًا إرسال نسخة من أمر المبيعات إلى المستودع للمساعدة في إدارة المخزون. في هذا الصدد، تساعد أوامر المبيعات فريق المحاسبة على التنسيق مع فريق المبيعات.

17. أمر الشراء

أمر الشراء هو مستند يعده المشتري ويرسله إلى البائع أو المورد عندما يريد شراء سلع أو خدمات. يحتوي هذا المستند عادةً على طلب طلب تفصيلي للمورّد للتأكد مما إذا كان بإمكانه توفير البضائع المطلوبة. توفر الشركة التي تستخدم أمر الشراء قدرًا كبيرًا من التحكم في كيفية إنفاق أموالهم من خلال إنشاء طريقة طلب سلسة وشفافة.

بمجرد استلام المورد لأمر الشراء، فإنه يمنحهم المعلومات اللازمة لتحديد ما إذا كان بإمكانهم الوفاء بما هو مطلوب من قبل العميل. نتيجة لذلك ، يقلل هذا المستند بشكل كبير من فرص التنفيذ غير الصحيح أو غير الكامل للأوامر.

18. جدول دوام الموظف

الجدول الزمني للموظف هو مستند محاسبة مهم يجب استخدامه من قبل أي عمل جاد يستخدم موظفين. يسمح هذا المستند للأعمال التجارية بتتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون العاملون كل يوم.

عادةً ما يكون الجدول الزمني للموظف عبارة عن مستند يقدم سجلات الوقت بتنسيق جدولي ، إما فعليًا أو رقميًا.

يعد هذا المستند أمرًا بالغ الأهمية في ضمان تعويض الموظفين بدقة عن العمل الذي يقومون به دون إحداث تغيير قصير في العمل. لذلك ، يضمن الجدول الزمني للموظفين المُدار بشكل جيد الإنتاجية ويسمح للأعمال التجارية بإدارة مواردها المالية بكفاءة وفعالية.

19. مستند التعبئة

قد تتضمن مستندات التعبئة النموذجية تفاصيل الشحنة مثل رقم الاحتفاظ بالمخزون وأبعاد العبوة ووزن العبوة ورقم الوحدة. تساعد المعلومات المضمنة في إيصال التعبئة قسم المحاسبة في الحصول على العدد الفعلي للأصناف التي تم شحنها. وبالمثل ، فإنه يضمن أن الشحنة الصحيحة قد تمت.

بمجرد وصول الشحنة إلى وجهتها، يمكن للمستلم بسهولة مقارنة إيصال التعبئة بالعناصر المستلمة لضمان استلام العناصر الصحيحة.

20. مستند الإيداع البنكي

قسيمة الإيداع هي وثيقة لا تقدر بثمن لإدارة ومراقبة المعاملات داخل البنك لأنها تجعل المحاسبة سهلة. عندما يذهب الفرد لإيداع الأموال نقدًا أو كشيك في أحد البنوك، يقوم الصراف عادةً بتسليمه قسيمة إيداع لملءها.

يجب كتابة معلومات مثل اسم الحساب ورقم الحساب والمبلغ النقدي أو الشيك وغير ذلك عند ملء قسيمة الإيداع. بمجرد ملء الإيصال وتقديمه ، يتم تقديم إيصال إلى المودع ويتم إيداع قسيمة إيداع لتسهيل حفظ الدفاتر.

كم من الوقت يمكنك الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية؟

على الرغم من عدم وجود قاعدة محددة ، فمن المهم أن يتم الاحتفاظ بالمحاسبة لمدة 7 سنوات على الأقل، وهو ما يكفي في حالة وجود أي دعاوى قضائية أو مطالبات محتملة. رغم ذلك ، يوصي بعض محاسبين القانونيين أن تحتفظ بالبيانات المالية والميزانيات وبشكل دائم.

تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من جميع الشركات الاحتفاظ بسجلات محاسبية كافية كافية من أجل:

• وشرح معاملات الشركة ،
• الإفصاح في أي وقت عن الوضع المالي الدقيق الحالي للشركة ؛ و تمكين صاحب العمل من التأكد من أن أي حسابات مطلوب إعدادها تتوافق مع متطلبات الدولة ، وفي هذه الحالة المعايير الأمريكية.

إذا تخلى المرء عن حفظ سجلاته وفقًا للمعايير، فقد يواجه عقوبات شديدة والذهاب إلى السجن.

ماذا تتضمن مستندات المصدر للمحاسبة؟

هناك بعض المستندات التي يجب وضعها في الاعتبار عند المحاسبة:

• تاريخ المعاملة: هو التاريخ الذي يظهر وقت حدوث الصفقة ، لضمان الأمان ولكن الأهم من ذلك ، الإشارة إلى وقت نقل الملكية الرسمي.
• المبلغ الإجمالي للمعاملة: يقصد به التكلفة الإجمالية للمعاملة دون التكاليف والأتعاب والمصاريف فيما يتعلق بالمعاملات.
• وصف الصفقة: الصفقة هي اتفاق مكتمل بين المشتري والبائع لتبادل السلع والخدمات وما إلى ذلك ،
• توقيع تفويض واحد أو أكثر: يشير التوقيع إلى أن الجميع قد وافق على الشروط والظروف

الأسئلة الشائعة