ما دفتر حسابات اليومية ؟ وكيف يعمل دفتر الحسابات اليومية ؟

تم استخدام دفتر حسابات اليومية والمجلات المحاسبية بما في ذلك دفتر الأستاذ العام لعدة قرون لأنها ضرورية للإدارة المالية ونجاح الأعمال. لكن ما هو دفتر الحسابات اليومية ؟ كيف تقدم هذا التقرير وتستخدمه بشكل صحيح؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد حول دفتر حسابات اليومية وفوائده.

في الأعمال التجارية، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات معاملاتك في دفتر حسابات اليومية. توفر لك دفاتر المحاسبة مكانًا لمراجعة دخل ومصروفات عملك ومعرفة وضعك المالي. من خلال الحفاظ على دفاتر المحاسبة منظمة ومحدثة ، يمكنك التحكم في أموالك واتخاذ قرارات أعمال ذكية. ولكن قبل أن تتمكن من القيام بأي من ذلك ، عليك أن تتعلم كيفية إعداد دفاتر محاسبة للأعمال التجارية الصغيرة.

سواء كنت تقدم الضرائب أو تنشئ بيانات مالية ، من المهم أن يكون لديك حق الوصول إلى حسابات دقيقة للرجوع إليها. هذا هو المكان الذي يلعب فيه دفتر الأستاذ المحاسبي. إنه مورد مفيد يسرد جميع حسابات دفتر اليومية الخاصة بك كخصم وائتمان. سنستكشف معنى دفتر الأستاذ في المحاسبة أدناه ، بالإضافة إلى سبب أهميته لأي نشاط تجاري.

ما هو دفتر حسابات اليومية ؟

دفتر الأستاذ العام (يسمى أيضًا دفتر الحسابات اليومية) هو دفتر يومية محاسبة يسمح لك بمشاهدة حالة الشركة ككل. يتم استخدامه بدقة لتسجيل جميع المعاملات المالية. يتم تفصيل هذه المعاملات المالية (أو الحركات المحاسبية) وتجميعها في دفتر الأستاذ العام حسب فئات الحساب ، وفقًا لمخطط حسابات الشركة.

طريقة مسك دفاتر الحسابات اليومية المزدوجة القيد

يستخدم دفتر الحسابات اليومية طريقة محاسبة القيد المزدوج: يتم تسجيل كل معاملة في حسابين في نفس الوقت. وفقًا لطريقة المحاسبة هذه ، يتم تسجيل المعاملة في كل من الائتمان لحساب واحد وفي الخصم من حساب آخر بنفس المبلغ. قبل نقل المعاملات وإيداعها في دفتر الأستاذ العام ، يجب أولاً تسجيلها في دفاتر اليومية المحاسبية.

المجلات المحاسبية

دفاتر اليومية المحاسبية المستخدمة (مجلة الشراء ، مجلة المبيعات ، دفتر اليومية للبنك ، دفتر النقدية ، إلخ) ليست كلها متشابهة اعتمادًا على نوع العمل. ومع ذلك ، من الضروري وجود مجلة عامة تكون فيها جميع المجلات مركزية. يسمى تحديد وتصنيف جميع التدفقات المالية الداخلة والخارجة (المعاملات) في دفاتر حسابات اليومية بمسك الدفاتر.

محتوى وتقيد دفتر حسابات اليومية

يعد دفتر حسابات اليومية أداة إدارة مهمة جدًا للشركات. يجعل من الممكن متابعة جميع المعاملات المالية للشركة وإدارة شؤونها المالية بشكل فعال. يجب أن يكون عرض دفتر الأستاذ المحاسبي واضحًا وموجزًا ​​بحيث يمكن لجميع المستخدمين استخدامه بسهولة. يجب أيضًا أن تكون محتويات دفتر حسابات اليومية كاملة ومحدثة لتمكين الإدارة المالية السليمة للأعمال.

نجد في هذه المجلة المحاسبية جميع معاملات الشركة ، مصنفة حسب الحساب وبترتيب زمني ، بما في ذلك المعلومات التالية:

• تاريخ
• وصف
• مقدار كل معاملة أثرت على الحساب للخصم والائتمان
• رصيد الحساب الختامي.

لضمان موثوقية المعلومات المسجلة ، لكل فئة من فئات الحساب ، يجب أن يكون مجموع الديون مساوياً لمجموع الاعتمادات. لا يحتوي دفتر الأستاذ العام على متطلبات محددة فيما يتعلق بعرضه ، ولكن غالبًا ما نجده في شكل جدول. على اليسار ، يشير المستند إلى كل حساب ، ثم على اليمين عمود الخصم وعمود الائتمان.

فوائد دفتر الأستاذ العام في المحاسبة

• يوفر مستندًا واحدًا يجمع كل المعاملات المالية لفترة معينة
• ضروري لتحليل الصحة المالية للشركة
• يسمح لك بمشاهدة تفاصيل جميع المعاملات المالية
• مفيد للكشف بسهولة عن أخطاء نشر المعاملات
• ساعد في إنشاء ميزان المراجعة
• يساعد في إنشاء البيانات المالية: الميزانية العمومية ، وبيانات الدخل ، وما إلى ذلك.
• يجعل إعداد التقارير الضريبية أسهل

هل دفتر حسابات اليومية مستند محاسبة إلزامي؟

المحاسبة هي مجموعة الأساليب والتقنيات المستخدمة لتسجيل وتصنيف وتفسير البيانات المالية للشركة. دفتر الأستاذ العام هو مستند محاسبة يجمع كل حركات أموال الشركة. يجعل من الممكن متابعة تطور الوضع المالي للشركة بمرور الوقت. دفتر الحسابات اليومية هو مستند إلزامي في المحاسبة.

لماذا استخدام برامج المحاسبة لإدارة دفتر الحسابات اليومية في المحاسبة؟

الآن بعد أن عرفت أن دفتر الحسابات اليومية جزء لا يتجزأ من المحاسبة الجيدة ، قد تتساءل عن كيفية إنشاء هذا التقرير بسهولة؟ ما عليك سوى استخدام برامج المحاسبة مثل قيود أو رواء أو زوهو أو حتى زيرو. يمكن لبرنامج إدارة المحاسبة إنشاء وتحديث دفتر حسابات اليومية والمجلة العامة تلقائيًا وكذلك إنشاء البيانات المالية الخاصة بك.

تجنب الأخطاء المحاسبية

يمكن أن يكون اعتماد أداة محوسبة للقيام بالمحاسبة أمرًا مناسبًا ، خاصة لتجنب الأخطاء في الحسابات ونسخ البيانات. يمكن أن يوفر لك أيضًا الكثير من الوقت الثمين ويجعل مهامك المحاسبية أسهل.

وفر الوقت لإدارة المحاسبة لشركتك

هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج محاسبة دفتر الأستاذ العام. بادئ ذي بدء ، إنه يوفر الوقت. في الواقع ، لم يعد من الضروري إدخال البيانات يدويًا ، الأمر الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، يعد برنامج المحاسبة دقيقًا جدًا بشكل عام ويمكن أن يساعدك بالتالي في تجنب أخطاء الإدخال.

تحسين إدارة النقد

أيضًا ، يمكن أن يساعدك استخدام برامج المحاسبة في إدارة التدفق النقدي بشكل أفضل. في الواقع ، يمكنك عمومًا الوصول إلى الأدوات التي تتيح لك متابعة تطور التدفق النقدي في الوقت الفعلي. يمكن أن يساعدك في اتخاذ أذكى القرارات المالية لعملك.

تقليل تكاليف الإدارة

أخيرًا ، يمكن أن يساعدك استخدام برامج المحاسبة في تقليل تكاليفك. في الواقع ، لن تحتاج بعد الآن إلى دفع أي محاسب لإدارة حساباتك. بالإضافة إلى ذلك ، ستتمكن أيضًا من الاستفادة من التخفيضات الضريبية إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة لإدارة حساباتك.

تسجيل المعاملات في دفتر اليومية

نظرًا لأن النشاط التجاري لديه أحداث وأنشطة لها تأثير اقتصادي وينشأ عنها حقوق والتزامات مع الأطراف الخارجية الخارجية ، فإن معظم الشركات تحتفظ بنوع من اليوميات أو سجل لأنشطتها. في مصطلحات المحاسبة ، المجلة العامة هي كتاب يسجل جميع معاملات الشركة بترتيب زمني.

تسمى المجلة العامة أيضًا "دفتر الإدخال الأصلي" لأن جميع المعاملات يتم إدخالها هنا أولاً. يمكن اعتبار المجلة بمثابة كتاب الإدخال الأصلي. بمجرد حدوث المعاملة ، يتم تسجيلها ترتيبًا زمنيًا في "سجل دفتر اليومية" مع وصف موجز وإشارة إلى الحسابات التي سيتم خصمها وقيدها.

تقوم المجلات بتخزين المعلومات ولكن في هذا النموذج التسلسلي ، لا توفر بيانات المعاملات هذه معلومات محاسبية مفيدة. على سبيل المثال ، من إحدى المجلات ، لا يمكنك تحديد عدد المبيعات الإجمالية لعميل معين خلال فترة شهر واحد.

في نظام المحاسبة اليدوي ، يتم اتباع الخطوات التالية لتسجيل مجلة:

الخطوة 1: يتم إدخال تاريخ المعاملة في عمود التاريخ.

الخطوة 2: يتم تسجيل عنوان الحساب المراد خصمه على الهامش الأيسر أسفل عمود الوصف ، ويتم إدخال المبلغ المراد خصمه في عمود المدين.الخطوة 3: يتم سرد عنوان الحساب المراد تقييده أدناه وعلى يمين عنوان الحساب المدين ، ويتم إدخال المبلغ المراد إيداعه في عمود الائتمان.

الخطوة 4: يمكن إدخال وصف موجز أسفل الحساب المضاف.

الخطوة 5: المنصب. المرجع. يُترك عمود (مرجع الترحيل) فارغًا عند تسجيل إدخال دفتر اليومية في البداية. يكتمل هذا بمجرد نشر المجلة.

يمكن اعتبار المجلات على أنها مشابهة لمذكرات الفرد الخاصة بأحداث الحياة اليومية المهمة. في نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نظام المحاسبة الآلي ، يظل المفهوم الأساسي للمجلة كما هو ويتم استخدام نفس الخطوات لالتقاط المعلومات ذات الصلة في النظام. بصرف النظر عن الخطوات المذكورة أعلاه ، قد يتم أيضًا تخزين معلومات إضافية مثل Journal Source أو Journal Category أو Created By ، وما إلى ذلك في أنظمة آلية.

أنواع دفتر حسابات اليومية

يتم تحديد أنواع المجلات الخاصة التي يستخدمها النشاط التجاري حسب طبيعة العمل. تم تصميم المجلات الخاصة كطريقة بسيطة لتسجيل المعاملات الأكثر تكرارًا. هناك أربعة أنواع من الدفاتر الخاصة التي تستخدمها معظم الشركات بشكل متكرر:

• دفاتر يومية المبيعات (مصنوعة بالائتمان)
• دفاتر يومية الإيصالات النقدية (من المبيعات النقدية وحسابات القبض)
• دفاتر يومية المشتريات (مصنوعة بالائتمان)
• دفاتر يومية المدفوعات النقدية (للمشتريات أو الحسابات الدائنة أو المدفوعات النقدية الأخرى).

دفاتر المبيعات

تحتوي دفاتر المبيعات اليومية بشكل عام على سطر واحد فقط لكل معاملة. بالإضافة إلى الأعمدة المعتادة للتاريخ ، ووصف الحساب المتأثر ، ومرجع الترحيل، من المحتمل أن تحتوي مجلة المبيعات على عمود رقم الفاتورة.

نظرًا لأن الفاتورة المرقمة ترتبط عادةً بكل عملية بيع ، فإن هذا يتيح سهولة الإحالة المرجعية. تُدرج إدخالات مجلة المبيعات حساب المبيعات وحسابات المدينين. تسجل دفاتر يومية المبيعات أيضًا المدين المقابل للحسابات المدينة التي سيتم إدخالها في دفتر الإيصالات النقدية. قد تتضمن بعض دفاتر يومية المبيعات أيضًا أعمدة لتتبع ضرائب المبيعات أو تكلفة البضائع.

دفاتر الإيصالات النقدية

تحتوي مجلة الإيصالات النقدية أيضًا على الأعمدة القياسية التي تظهر في معظم المجلات والتواريخ والأوصاف ومراجع الترحيل. يتم إدخال الإيصالات النقدية كخصم في Cash / Dr. عمود لأنها تزيد من الأصول - النقدية.

دفاتر المدفوعات النقدية

تحتوي مجلة المدفوعات النقدية على أعمدة لتاريخ الدفع ، والحساب المدين ، ومرجع الترحيل ، بالإضافة إلى رقم الشيك ، حيث يتم دفع معظم المشتريات عن طريق شيك الشركة. تعتبر الإدخالات في "دفتر المدفوعات النقدية" بمثابة أرصدة في الحساب النقدي.

دفاتر المشتريات

مجلة المشتريات مخصصة حصريًا للمشتريات التي تتم بشروط متأخرة. بصرف النظر عن أعمدة التاريخ القياسي والأرقام المرجعية ، فإنه يحتوي أيضًا على عمود لتتبع أرصدة الحسابات المدينة التي تعوض حسابات الشراء المدينة التي تم إدخالها.

ما هو دفتر الأستاذ المحاسبي؟

يشير معنى دفتر الأستاذ في المحاسبة إلى كتاب تسجل فيه الشركات جميع المعلومات اللازمة لإعداد البيانات المالية. يتضمن دفتر الأستاذ المحاسبي حسابات متعددة مأخوذة من إدخالات دفتر اليومية. في حين أن دفاتر اليومية المحاسبية هي المكان الذي تقوم فيه بتسجيل تفاصيل المعاملات لأول مرة ، يتم تصنيفها وتلخيصها في دفتر الأستاذ كقائمة منتظمة للديون والائتمانات. نظرًا لأنه المكان الذي يتم فيه تسجيل التفاصيل للمرة الثانية ، يُعرف أيضًا باسم دفتر الدخول الثاني.

إذن ، ما نوع المعلومات المدرجة في دفتر الأستاذ؟ كل شيء من الأصول والخصوم إلى الإيرادات والنفقات وحقوق الملكية. قد يتم تسجيل دفاتر الأستاذ المحاسبية يدويًا بتنسيق مكتوب ، ولكن من الشائع أكثر أن تتخذ شكل السجلات الإلكترونية التي تم إنشاؤها بواسطة برامج المحاسبة.

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من دفاتر الأستاذ يجب أن تكون على دراية بها:

• دفتر الأستاذ العام
• دفتر المبيعات
• دفتر أستاذ الشراء

يمثل دفتر الأستاذ المبيعات الحسابات المستحقة القبض ، ويعرض دفتر الأستاذ المشتريات الحسابات الدائنة. ومع ذلك ، يتم تمثيل كلاهما أيضًا في دفتر الأستاذ العام ، مما يجعله أهم كتاب للأغراض المحاسبية.

يعمل تسجيل المعاملات في دفاتر الأستاذ المتعددة أيضًا كعنصر تحكم للمحاسبين. على سبيل المثال ، عندما يتم استلام الأموال من قبل شركة ما ، سيتم تسجيل المعاملة في كل من دفتر الأستاذ المبيعات وكذلك في حساب التحكم في دفتر الأستاذ في المبيعات الموجود في دفتر الأستاذ العام. في مثال حساب دفتر الأستاذ هذا ، يجب أن تكون هذه إدخالات متطابقة للحفاظ على التوازن.

أنواع حسابات دفتر الأستاذ

هناك عدة أنواع مختلفة من الحسابات التي سيتم تضمينها كجزء من دفتر الأستاذ:

• حسابات الأصول: المصروفات المدفوعة مسبقًا والنقد وحسابات القبض والأصول والنقد
• حسابات المسؤولية: خطوط الائتمان ، والحسابات الدائنة ، والديون ، وأوراق الدفع
• الإيرادات
• المصاريف
• الأسهم
• الربح والخسارة

الفرق بين دفتر الأستاذ المحاسبي والمجلة

لفهم الغرض من دفاتر الأستاذ المحاسبية بشكل أفضل ، من المفيد فهم كيفية اختلافها عن دفاتر الأستاذ. مجلة المحاسبة ، والتي تسمى أيضًا دفتر الإدخال الأصلي ، هي المكان الذي يتم فيه تسجيل المعاملات المالية لأول مرة. ثم يتم تلخيص التفاصيل في تنسيق T داخل دفتر الأستاذ المحاسبي.

يسمح لك إدخال دفتر الأستاذ على شكل حرف T بإظهار الخصومات على جانب واحد والائتمانات على الجانب الآخر. تنتقل التفاصيل من دفتر الأستاذ لإنشاء ميزان تجريبي ، وتظهر أخيرًا في الميزانية العمومية وبيان الدخل.

هناك اختلاف آخر يجب الانتباه إليه وهو أن معاملات دفتر اليومية يتم تسجيلها بترتيب زمني ، بينما يتم تنظيم معاملات دفتر الأستاذ حسب نوع الحساب. يجب موازنة حسابات دفتر الأستاذ وفقًا لطريقة القيد المزدوج في مسك الدفاتر.

نصائح للحفاظ على دفتر حسابات اليومية منظمة

إذا كنت تريد أن تكون دفاتر محاسبة الأعمال الخاصة بك دقيقة ، فاحتفظ بها منظمة ومحدثة.

اتبع هذه النصائح للحفاظ على دفاتر الحسابات الحاص بك:

• لديك فهم أساسي للمحاسبة قبل تسجيل المعاملات في دفتر حسابات اليومية
• استفد من برامج المحاسبة لتبسيط العمليات
• حافظ على الأعمال المالية والشخصية منفصلة
• تتبع جميع المعاملات في أسرع وقت ممكن أو على أساس منتظم (على سبيل المثال ، مرة واحدة في الأسبوع)
• ابحث عن طريقة لتنظيم إيصالات المحاسبة والمستندات الأخرى
• قم بمراجعة دفاتر الحسابات بشكل متكرر للبقاء على اطلاع دائم على الموارد المالية
• لا تؤجل تسجيل المعاملات حتى اللحظة الأخيرة

الأسئلة الشائعة