ما هي محاسبة المطاعم؟ ما هي أفضل برنامج محاسبة تكاليف المطاعم؟

تمكّنك الممارسات المحاسبية السليمة من تحليل الأداء المالي والربحية وتحسينهما، كما تعد محاسبة المطاعم عنصرًا أساسيًا ضخمًا في أي عملية إدارية للمطاعم والكافيهات. إنه ضروري للتحكم في تكاليفك، وتتبع الموارد المالية التشغيلية، وضمان أداء مطعمك جيدًا بما يكفي لتحقيق أهداف النمو – ناهيك عن البقاء في العمل.

تشمل أنشطة محاسبة المطاعم كل شيء من تسجيل المعاملات بدقة إلى إنشاء تقارير مالية مفصلة. تسمح لك الممارسات المحاسبية المناسبة بتحليل مقاييس الأداء وتحسينها ، مثل الربحية وإيرادات المبيعات.

هذا هو السبب في أن كل فرد من موظفيك يساهم في المبيعات أو التكاليف يحتاج إلى فهم أساسيات محاسبة المطعم. من هناك ، يجب أن يعمل المالكون والمشغلون ووحدات التحكم وما شابه على تبسيط المحاسبة ومسك الدفاتر باستخدام أدوات التشغيل الآلي الخاصة بالمطعم. سيساعدك إتقان لغة محاسبة المطعم على إبقاء أموالك تحت المراقبة والتأكد من أنك تتخذ قرارات مستنيرة عبر عمليتك.

ما هي محاسبة المطاعم؟

محاسبة المطاعم هي عملية تسجيل وتحليل وتفسير البيانات المالية لمطعم.

عادة ما تتضمن مسؤوليات محاسب المطعم المهام التالية:

• تسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ العام – المستند الرئيسي لتسجيل المعاملات المالية
• ترميز هذه المعاملات وتصنيفها بدقة ، وخاصة المصاريف
• تحليل إدخالات دفتر الأستاذ ودفتر اليومية
• الحسابات الدائنة (أي معالجة الفواتير ودفع البائعين)
• تسوية كشف الحساب البنكي
• إنشاء بيانات مالية لتحديد الصحة المالية بما في ذلك الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية
• تحديد الميزانيات وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية مثل نسب تكلفة البضائع المباعة والتكاليف الأولية وتتبع الأداء نحو الأهداف
• استكمال الإقرارات الضريبية وتقديم المشورة والمساعدة الضريبية
• تقديم الرؤى والمشورة المالية
• التدقيق

المحاسبة هي أيضًا الوسيلة التي تدير بها وتقيس الصحة المالية لمطعمك. يمكّنك من تتبع أداء مطعمك من خلال بيانات الأرباح والخسائر التفصيلية والمقاييس المالية الأخرى.

على سبيل المثال ، سيخبرك بيان التدفق النقدي بما إذا كان لديك ما يكفي من التدفق النقدي لتغطية نفقاتك أم لا. يساعدك مؤشر الأداء الرئيسي مثل التكلفة الأولية على فهم مدى ربحية مطعمك حقًا من خلال تحليل العمالة وتكاليف البضائع المباعة.د

مفردات مهمة في محاسبة المطاعم

بعض المصطلحات مهمة في فهم ما يشكل المحاسبة للمطاعم. لن تفهم فقط عملية المحاسبة الفعلية ، ولكنك ستعرف أيضًا ما تستلزمه كل عملية. في المقابل ، سيزيد هذا من فرصك في النجاح المالي والمسؤولية في مطعمك.

لنبدأ ببعض المصطلحات الأساسية:

1. تكلفة البضائع المباعة (COGS)

تكلفة البضائع المباعة (COGS) هي تكلفة جميع العناصر والمكونات في قائمتك (بداية المخزون + المخزون المشتراة – المخزون الختامي). هذا المبلغ لا يشمل تكاليف العمالة في المطعم. بصفتك مالكًا لمطعم أو مديرًا ، فأنت بحاجة إلى فهم تكلفة البضائع المباعة (COGS) لأنها تحدد ربحية عملك بشكل مباشر. يمكنك تتبع ذلك على مستوى كل صنف لتحديد المبلغ الذي يتم إنفاقه على تحضير كل طبق. تأكد أيضًا من أن الطهاة يتبعون القياسات المتفق عليها لإعداد كل وصفة.

تكلفة العمالة في المطعم: هذه هي تكلفة العمالة اللازمة لتشغيل مطعمك. المبلغ مهم لأنه يشكل جزءًا كبيرًا من تكاليف المطعم كما هو موضح في الرسم البياني أدناه.

2. النسبة المئوية لبيع تكلفة العمالة في المطعم

تشمل تكاليف العمالة المبلغ الذي يتم إنفاقه على الناقلات والخوادم والمضيفين وأي شخص آخر في كشوف المرتبات الخاصة بك. ويشمل ذلك أيضًا ضرائب الرواتب ومزايا الموظفين. هذا المبلغ لا يشمل تكلفة البضائع المباعة (COGS) الخاص بك.

عند حساب تكاليف العمالة في مطعمك ، ضع في اعتبارك النقطتين التاليتين.

أولاً ، يتمتع الموظفون الذين يعملون لأكثر من 40 ساعة أسبوعياً بحق قانوني في معدلات العمل الإضافي لكل ساعة عمل إضافية.

ثانيًا ، يمكن أن يكون للنصائح التي يتلقاها الموظفون تأثير على التزامات الحد الأدنى للأجور. خذ وقتك للتعرف على قواعد ائتمان الإكرامية المحلية الخاصة بك وادمجها عند حساب تكاليف العمالة الخاصة بك.

3. العمالة المباشرة

هي التكلفة المتكبدة لصيانة المطعم. قد يختلف حسب نوع العمل المطلوب.

4. Prime Cost

هذا هو مزيج من تكلفة البضائع المباعة وتكاليف العمالة. وهي تشمل جميع التكاليف المتكبدة على الأطعمة والمشروبات ، والرواتب ، والضرائب ، والمزايا). يحتاج مالكو ومديرو المطاعم إلى الحصول على صورة واضحة للتكاليف الأولية لأن هذا هو المكان الذي تذهب إليه غالبية الأموال. هذه طريقة فعالة لتجنب الأخطاء المحاسبية التي يمكن أن يكون لها آثار سلبية على عملك.

5. مخطط الحسابات

هذه قائمة تصف المناطق التي يتدفق فيها المال داخل وخارج المطعم. تشمل الفئات الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية. وهي منظمة على أنها ضمن حسابات الميزانية العمومية (الأصول والخصوم وحقوق الملكية) وحسابات بيان الدخل (الإيرادات التشغيلية ، ومصروفات التشغيل ، والإيرادات والمكاسب غير التشغيلية ، والإيرادات والمصروفات غير التشغيلية).

عند تنظيم مخطط الحسابات ، قد تفكر في تقسيم هذه العناصر إلى فئات فرعية مثل ميزانية التسويق وتكلفة البضائع المباعة وأرقام المبيعات الإجمالية والمخزون.

نصيحة أخرى مهمة وهي حاول تجنب الإفراط في تعقيد مخطط الحسابات. على سبيل المثال ، تجنب جعل تكلفة الكاتشب عنصرًا خاصًا بها ولكن حاول استخدام عدد أقل من الفئات الفرعية.

دعنا الآن نلقي نظرة على بعض المصطلحات الأخرى الأكثر تعمقًا:

نسبة التكلفة إلى المبيعات: هي القيمة المشتقة من قسمة تكاليف الطعام على مبيعات المواد الغذائية ، مضروبة في 100٪. من الناحية المثالية ، يجب أن تكون النسبة بين 28٪ و 35٪ ، وهو متوسط ​​صناعة المطاعم. هذه النسبة مهمة لأنها توضح أداء مطعمك بدلاً من التركيز على بعض الأرقام العالية لتكاليفك الأولية.

نسبة تكلفة الطعام: يتم حساب هذه القيمة عن طريق إضافة مخزونك الأولي إلى مشتريات الطعام ، ثم طرح مخزون النهاية وقسمة القيمة على مبيعات المواد الغذائية. مخزون البداية هو مخزون الطعام الخاص بك في بداية الشهر ، بينما مشتريات الطعام هي التكاليف التي يتم تكبدها عن طريق شراء مكونات الطعام خلال ذلك الشهر المحدد. مخزونك النهائي هو مخزون الطعام في نهاية ذلك الشهر ، ومبيعات المواد الغذائية هي إجمالي مبيعات المواد الغذائية لذلك الشهر.

دورة محاسبة المطعم: هذه هي العملية التي تأخذها عملية المحاسبة في المطعم. عند إعداد التقارير المالية ، عادة ما يتبع المحاسب الدورة المحاسبية للمعاملات التجارية. تبدأ الدورة بشراء وجبة من قبل العميل ، ويتم تسجيل المعاملة بواسطة نظام نقاط البيع. يمكن نقل هذه المعلومات إلى دفتر يومية محاسبة ، وتسجيلها لاحقًا في دفتر الأستاذ العام لإعداد التقارير المالية.

ملخص أمين الصندوق: هذا ملخص لنقد البداية وجميع المبالغ بالدولار يتم تشغيلها من خلال سجل معين. يجب تصنيف معاملات بطاقات الائتمان من قبل شركة البطاقة ، إن أمكن. تتضمن الأرقام الأخرى التي يجب تسجيلها ضمن ملخص أمين الصندوق ضريبة المبيعات والإرشادات المتعلقة ببطاقات الائتمان وكيفية إجراء كل دفعة (نوع العطاء).

مصاريف الإشغال: يشير هذا إلى التكاليف الثابتة مثل الإيجار وضرائب الممتلكات والمرافق والتأمين على الممتلكات. هي التكلفة المتكبدة لوجود موقع من الطوب وقذائف الهاون لشاحنة طعام.

مصاريف التشغيل: هذا هو كل شيء تحتاجه لتشغيل مطعمك على أساس يومي ، مثل نفقات التسويق والأطباق والمستلزمات (المناديل والأواني الفضية وما إلى ذلك). في حالات أخرى ، هذه هي تكاليف تشغيل مطعم بصرف النظر عن تكاليف الإنتاج والإشغال والعمالة.

المصاريف التشغيلية: هي التكلفة المتكبدة لدعم إدارة الأعمال اليومية. تعتمد التكلفة عادةً على نوع الخدمة المقدمة وحجم عملك وعوامل أخرى متغيرة.

المصاريف الثابتة مقابل المتغيرة: النفقات الثابتة لا تتغير مع حجم المبيعات أو الخدمات المقدمة. وهي تشمل نفقات الإشغال وعمالة المطعم ونفقات التشغيل. من ناحية أخرى ، تختلف المصروفات المتغيرة بناءً على عوامل مثل نوع العمل المطلوب ومقدار المبيعات المنجزة. وهي تشمل العمالة المباشرة والعمولات والنفقات التشغيلية والضرائب.

ما هي فوائد محاسبة تكاليف المطاعم؟

اتخذ قرارات مالية مدروسة

لا يمكنك تحسين ما لا تتبعه. يتيح لك تتبع الأرقام ومؤشرات الأداء الرئيسية معرفة مجالات العمل التي تتطلب اهتمامًا عاجلاً.

على سبيل المثال ، إذا أخبرك بيان التدفق النقدي أن التدفق النقدي سلبي (يتدفق المزيد من الأموال إلى الداخل وليس الخارج) ، فستعرف أن الوقت قد حان لاتخاذ إجراء سريع. يتضمن ذلك تقليل نفقاتك الشهرية – ربما عن طريق العثور على مورد جديد أو الذهاب إلى سلع ذات جودة أقل – زيادة المبيعات من خلال عرض ترويجي خاص ، أو إيجاد تمويل خارجي لضخ النقود.

تحسين الميزانية

ميزانيتك هي خطتك المالية المستقبلية التي تتكون من كل من الدخل والنفقات المخطط لها. تتيح لك المحاسبة المناسبة إنشاء ميزانيات دقيقة من خلال إعطائك بيانات مالية سابقة للتنبؤ بالإيرادات والنفقات المستقبلية.

تظل متوافقة تمنع المحاسبة الدقيقة النزاعات القانونية مع خدمة الإيرادات الداخلية بشأن الأرقام غير الصحيحة. كما يضمن لك الالتزام بمبادئ محاسبية محددة. في الولايات المتحدة ، تحتاج الشركات إلى اتباع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP). هذه هي المبادئ والإجراءات والعمليات التي يجب على الشركات والمحاسبين اتباعها عند إنشاء البيانات المالية.

كيفية تحديد الأهداف المحاسبية في مطعمك

يعد تحديد الأهداف المحاسبية لعملك خطوة أقرب إلى تحقيق الصحة المالية لعملك. بينما قد تحتاج إلى فهم ماهية المحاسبة في المقام الأول ، فإن الأهداف التي تحددها ستحدد الاتجاه الذي يتخذه عملك. تتضمن بعض أهداف محاسبة المطعم الشائعة ما يلي:

تحسين إعداد التقارير الضريبية: من بين الوظائف الأساسية للمحاسبة في الأعمال التجارية إعداد التقارير الضريبية. على الرغم من أنك مطالب بدفع الضرائب ، إلا أن الممارسات المحاسبية الصارمة ستحافظ على الحد الأدنى من التعرض للضرائب. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، سيؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل القلق المتعلق بمراجعة تقاريرك المالية.
إدارة النفقات الخاصة بك: من خلال توثيق إنفاق مطعمك ، ستعرف إلى أين تذهب الأموال. بهذه الطريقة ، يمكنك تقليل الفاقد وتحديد أين يمكنك خفض التكاليف.
تصميم أفضل لتسعير القائمة: في حين أن تحديد السعر الصحيح لعناصر القائمة يمثل تحديًا دائمًا ، يمكنك تغطية جميع النفقات الضرورية بنظام مالي سليم. تأكد من تغطية تكاليف العناصر وتكاليف العمالة والتشغيل ومعلومات المبيعات.
تحقيق مستويات توظيف دقيقة: كما ذكرنا سابقًا في هذا الدليل ، تشكل العمالة جزءًا كبيرًا من تكاليف المطعم. بصفتك مالكًا لمطعم أو مديرًا ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن لديك أفضل الأشخاص الذين يعملون في كل وردية. ألق نظرة على بيانات المبيعات الخاصة بك لتحديد عدد الموظفين الذين تحتاجهم وبيان الدخل الخاص بك لتحديد المبلغ الذي يمكنك دفعه.
تمتع بتحكم أفضل في التدفق النقدي: أحد أكبر أسباب فشل الشركات الصغيرة هو التدفق النقدي. قد تكون قادرًا على سداد ديون الناس ، ولا يزال بعض الشيء يفتقر إلى المال الكافي للوفاء بالتزاماتك المالية. يعد عدم وجود نقود كافية لدفع الدائنين والموردين مؤشرًا على سوء إدارة التدفق النقدي. لتجنب مشاكل السيولة هذه ، تأكد من أن لديك نظام محاسبة سليم.
خطة للنمو: الحسابات الدقيقة والمفصلة هي أداة قوية للتنبؤ بالأعمال. يجيبون على الأسئلة المتعلقة بفرص نمو المطاعم ، ومقدار رأس المال اللازم لدعم النمو ، ومجال العمل الذي ينمو أو يتخلف عن الركب.

اعتبارات محاسبية خاصة بالمطعم

هناك العديد من الاعتبارات التي تجعل المحاسبة في صناعة المطاعم فريدة من نوعها. وتشمل هذه:

1. معالجة الإكرامية

تختار المطاعم طرقًا مختلفة للتعامل مع الإكرامية أو تتبعها. سواء كان الأمر يتعلق بتجميع الإكراميات أو الانقسامات أو الإكراميات عن طريق شيك الراتب مقابل الإكراميات النقدية – فقد يكون من الصعب إبقاء موظفيك سعداء مع الحفاظ على ميزانية دقيقة وضرائب الرواتب.

يتغير التعامل مع الإكرامية أيضًا في مناطق معينة ، حيث تختار بعض المطاعم زيادة الأجور مع التخلص من الإكراميات تمامًا.

2. إدارة المخزون

مثل معظم الشركات ، يجب على المطاعم إدارة مخزون المواد الخام التي سيتم تحويلها إلى منتج نهائي يتم بيعه للعملاء. تسمح لك إدارة مخزون المطاعم بحساب قيمة هذه المواد الخام وإدارتها بعناية في ميزانيتك العمومية لتقليل تكلفة البضائع المباعة.

في الصناعات الأخرى ، مثل البيع بالتجزئة أو التصنيع ، يمكن للشركات غالبًا أن تفلت من عمليات الجرد ربع السنوية أو السنوية. ومع ذلك ، تحتاج المطاعم إلى إجراء جرد للمخزون بشكل متكرر يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا.

تعد عمليات جرد المخزون هذه ضرورية في حساب قيم المخزون في البداية والنهاية لفترات محددة ، وبالتالي تكلفة البضائع المباعة.

3. بيان الربح والخسارة (P&L) أو التدفقات النقدية

يمكن أن يكون لإنشاء بيانات الربح والخسارة بشكل متكرر تأثير كبير على عملك. إن معرفة كيفية أداء مطعمك ليس فقط على أساس شهري أو أسبوعي يمكن أن يوفر رؤية أكثر تكلفة حتى تتمكن من اتخاذ إجراء عاجلاً.

يوفر العرض من أسبوع لآخر نظرة ثاقبة لمبيعاتك واتجاهات التكلفة ، مما يسهل عليك التحكم في التدفق النقدي ومعرفة مكان وضع أموالك في جميع الأوقات.

4. الفترات المحاسبية للمطاعم

تحتاج إلى إعداد فترات المحاسبة الخاصة بك بشكل صحيح.

بينما تقوم العديد من الشركات بإعداد فترات محاسبية شهرية ، يجب على المطاعم إعداد فترات محاسبية أسبوعية. الفترات المحاسبية الأسبوعية للمطعم:

• تحسين دقة المقارنات الخاصة بك
• وفري المرونة لاختيار اليوم الذي تبدأ فيه دورتك الشهرية وتنتهي
• تسهيل إعداد التقارير الأسبوعية نظرًا للطبيعة الدورية والموسمية للصناعة.

إن مواءمة فترات كشوف المرتبات نصف الأسبوعية مع فترات المحاسبة يجعل إعداد التقارير أكثر دقة وأسهل للمحاسب الخاص بك.

يوصى بإدارة الفترات المحاسبية الخاصة بك باستخدام طريقة التقويم لمدة 52 أسبوعًا 4-4-5 أو 4-5-4.

باستخدام طريقة التقويم 4-4-5 أو 4-5-4 ، يتكون العام الخاص بك من أربعة أرباع ثلاثة عشر أسبوعًا لكل منها. في حالة طريقة 4-4-5 ، على سبيل المثال ، تتكون الأسابيع الثلاثة عشر من شهرين كل أربعة أسابيع (الأول “4” والثاني “4”) وشهر واحد مدته خمسة أسابيع (“5” ).

5. حسابات الدفع المسبق

إذا اخترت إعداد فترات محاسبية أسبوعية ، فمن المهم التفكير في كيفية حساب النفقات الشهرية أو السنوية. قد تشمل هذه النفقات الإيجار أو مدفوعات الإيجار أو المرافق أو حتى برامج إدارة المطاعم.

على سبيل المثال ، إذا كان برنامج نقطة البيع (POS) الخاص بمطعمك يكلف 1200 دولار سنويًا لدعمه ويقوم المزود بفواتيرك سنويًا في شهر يناير ، فلن ترغب في عكس هذه النفقات بالكامل في شهر يناير. بدلاً من ذلك ، سترغب في توزيعه عبر فترات متعددة. للقيام بذلك ، استخدم حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا للاحتفاظ بالرصيد. كل شهر ، تخلص منه ، وانقل 1/12 من المبلغ إلى رمز GL المصاريف.

6. ائتمانات البائع / على المكشوف المدفوعات

في بعض الأحيان ، لا يتضمن التسليم كل ما تم إرسال فاتورة به إليك. العناصر التي اشتريتها من البائع قد تفسد أو لا تفي بمعايير الجودة الخاصة بك.

في هذه الحالات ، يجب أن تطلب اعتماد مورد وتعديل إجمالي الفاتورة. يمكنك إما “دفع قصير” للبائع (طرح الائتمان من الفاتورة ودفع ما تدين به فقط) أو دفع المبلغ بالكامل وحساب الائتمان. في النهاية ، تحتاج إلى حساب أرصدة البائعين والتأكد من أنك لا تدفع مبالغ زائدة مقابل البضائع التي لم تتلقاها. سيساعد الاحتفاظ بالوثائق المناسبة حول ائتمانات المورد في حل أي نزاعات عندما يقدم البائع بيانًا شهريًا للمورد يجب عليك تسويته مقابل جميع الفواتير من هذا البائع.

فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لإنجاز محاسبة المطاعم

• من خلال الاستعانة بمصادر خارجية ، لديك بالفعل محاسب خبير ومدرب
• لا داعي للقلق بشأن دوران الموظفين
• التكاليف أقل بدون استحقاقات الموظفين (أيام الإجازة ، الإجازات المرضية)
• لا توجد مساحة مكتبية – في المطعم ، تعد المساحة بالقدم المربع قيمة للغاية
• لست مضطرًا لشراء أجهزة كمبيوتر ومعدات
• يمكن لمحاسبين المطاعم الخارجيين تقديم بيانات مقارنة
• يقدم المحاسبون الخارجيون جودة عمل عالية باستمرار لأن شركات المحاسبة تطلب من موظفيها البقاء على اطلاع دائم على التدريب والشهادات

سلبيات الاستعانة بمصادر خارجية لتتبع محاسبة تكاليف المطاعم

• قد لا يكون لديهم أي خبرة في المطعم ويمكن أن يتطلبوا منحنى تعليميًا
• سيتعين عليك الاعتماد على أدوات الاتصال غير المتزامن للتواصل معهم
• يمكن أن تكون محاسبة الاستعانة بمصادر خارجية أكثر تكلفة مع رسوم مقدمة وأسعار بالساعة

فوائد محاسبة المطاعم الداخلية

• المحاسبون أكثر سهولة
• يمكنك التحكم في الراتب الذي يدفعه محاسبك الداخلي
• محاسبك الداخلي هو أكثر من عضو فريق لموظفي مطعمك
• يتمتع المحاسبون الداخليون بفرصة النمو والتطور جنبًا إلى جنب مع شركتك
• سيكون مطعمك هو العميل الوحيد للمحاسب الداخلي الخاص بك

سلبيات محاسبة المطاعم الداخلية

• قد يختلف المحاسبون الداخليون في مجموعات المهارات وليس لديهم خلفية مطعم
• يمكن للجدول الكلاسيكي 9-5 إنشاء حاجز اتصال للمطاعم في وقت متأخر من الليل
• قد يستغرق تعيين أفضل شخص للوظيفة شهرًا أو سنوات

ما هي طريقة المحاسبة المناسبة لمطعمك؟

هناك طريقتان للمحاسبة: الأساس النقدي والمحاسبة على أساس الاستحقاق. يمكن تفسير الفرق بين هاتين الطريقتين عند تسجيل المبيعات والمصروفات.

باستخدام المحاسبة على أساس نقدي ، يمكنك التعرف على الإيرادات والمصروفات فقط عندما يتم تغيير الأموال. هذا يعني أنك تسجل الدخل عند استلامه والنفقات عند دفعها.

ومع ذلك ، تتطلب المحاسبة على أساس الاستحقاق أن تقوم بتسجيل الإيرادات عند اكتسابها والنفقات عند إصدار فاتورة بها. المال ليس من الضروري أن تتغير.

عادةً ما تكون طريقة الأساس النقدي هي الأبسط ، وقد تبدو الخيار الواضح لمطعمك ، خاصةً عند تسجيل الدخل والمصروفات مع تغير الأموال.

هناك عدة أسباب تجعل المطاعم تختار طريقة الاستحقاق. يناسب الأعمال التجارية كثيفة المخزون ، أي المطاعم. يوفر صورة أكثر دقة عن دخلك ونفقاتك. وغالبًا ما يفضله المقرضون والمستثمرون أيضًا.

توصيات برنامج محاسبة المطاعم

نجاح محاسبة المطعم يعتمد على توافر المعلومات. كلما زادت المعلومات المتوفرة لديك ، زادت دقة حسابك. تحتاج إلى التأكد من أن المعلومات تمثل الوضع المالي الحقيقي للشركة ، ويمكن استخدامها في صنع القرار.

بينما سيساعد المحترف في مسك الدفاتر والالتزام بالمعايير المحاسبية ، سيساعدك برنامج المحاسبة الجيد في التقاط المزيد من البيانات بسهولة وبدقة أكبر. يجب عليك اختيار برنامج محاسبة مطعم يتكامل مع نظام نقاط البيع الخاص بك.

سيساعدك برنامج المحاسبة ومحاسبك على الاحتفاظ بمعلومات مالية دقيقة. بمجرد دمجها في نظام نقاط البيع الخاص بالمطعم ، سيقوم البرنامج بأتمتة جمع وتنظيم جميع معاملاتك المالية وبياناتك. يسمح لك بتتبع أدائك المالي في الوقت الفعلي وتقليل الأخطاء الكامنة المتعلقة بعمليات المحاسبة اليدوية. في السعي لتحقيق نتائج محاسبية أفضل ، ضع في اعتبارك البرامج والتقنيات التالية:

أتمتة الحسابات الدائنة (AP) والحسابات المدينة (AR): يمكن للمطاعم الآن استخدام عدة قنوات لإرسال الفاتورة. يتضمن ذلك الفواتير الورقية والبريد الإلكتروني والطرق عبر الإنترنت. تتيح لك خدمة مثل Sourcery معالجة الفواتير بسهولة وإنشاء التقارير وتقديم مدفوعات فورية.

نقطة البيع (POS): نظام نقاط البيع للمطعم في نظام إدارة الطلبات من المنزل الذي يستخدمه طاقم الانتظار. تعتبر البيانات التي يتم جمعها من نقاط البيع أمرًا حيويًا في إظهار العناصر التي تحقق أفضل المبيعات لهم. لأغراض المحاسبة ، يمكن مطابقة هذه المعلومات مع فواتير الشراء.

جداول دوام الموظف: إذا كانت الجداول الزمنية لموظفك تتم على الورق ، فقد حان الوقت للتفكير في التبديل إلى نظام إلكتروني. لن تقوم بأتمتة العملية فحسب ، بل ستقوم أيضًا بإنشاء تغييرات في المراقبة في أنماط الورديات وإنشاء تقارير حول إجمالي تكاليف العمالة والعمل الإضافي.

لماذا تحتاج إلى نظام نقاط البيع في وظيفة محاسبة مطعمك؟

نقطة بيع المطعم هي مصدر البيانات الحيوية اللازمة لنظام المحاسبة الخاص بك. يتيح لك وجود نظام نقاط بيع جيد جمع المعلومات المالية وتتبعها وتنظيمها بطريقة أفضل. نظرًا لأن نقطة البيع هي أكثر من مجرد سجل نقدي عادي ، فهي توفر بيانات تتيح لك:

تتبع الأداء المالي: يتمتع نظام نقاط البيع بالقدرة على توفير معلومات في الوقت الفعلي حول الأداء المالي للمطعم. نظرًا لأن المعلومات في الوقت الفعلي ، يمكنك اشتقاق حصص البيع للعمالة والحصول على متوسطات مبيعات دقيقة ومعلومات أخرى في أي وقت. تتيح لك هذه المعلومات اتخاذ إجراء كلما أدركت أن الأداء المالي للمطعم ليس كما هو متوقع.

تحليل أداء القائمة: يُظهر لك نظام نقاط البيع أفضل وأسوأ البائعين في قائمتك. يمكنك تحليل اتجاهات بيع القائمة الخاصة بك ، وتحديد الوجبات المطلوبة بشدة ، وحالة مخزونك.

تحليل تكلفة المطعم: تُظهر سجلات نقاط البيع كلاً من إيرادات المطعم والتكلفة المتكبدة. يمكنك تحديد مقدار المال الذي يأتي إلى مطعمك والمبلغ الذي ينفق.

تحديد الاتجاهات: مرة واحدة من الميزات الجذابة لنظام نقاط البيع هي القدرة على تقديم الاتجاهات التاريخية لمطعمك. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد الاتجاه الذي يسير فيه عملك ، وأي تغييرات قد تجريها لتحقيق المزيد من الأرباح.

تحسين العمالة: يمكنك الاستفادة من بيانات نقاط البيع لجدولة وردياتك بشكل أفضل. باستخدام الرؤى المتعلقة بالتقارير ، يمكنك تحديد متى يكون الطلب على العمالة مرتفعًا ، وأنشطة الموظفين التي تتحمل أعلى التكاليف.

كيفية تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة في محاسبة تكاليف المطاعم

تتجنب معظم المطاعم موضوع المحاسبة لأسباب مختلفة. ومع ذلك ، من المستحيل تجنب هذا الموضوع تمامًا. أثناء التنقل في محاسبة المطعم، من المحتمل أن ترتكب عدة أخطاء.

حتى إذا كنت تعتمد على المحاسبة المهنية، يجب أن تكون على دراية بالأخطاء المحتملة التي قد ترتكبها. دعونا نلقي نظرة على بعض هذه الأخطاء وكيف يمكن لمطعمك تجنبها:

1. تعيين محاسب عام

بشكل عام ، هذا يعني تعيين محاسب غير متخصص في المطاعم. بينما يقوم المحاسب المؤهل بجميع الأعمال المطلوبة في المحاسبة ، فقد لا يكون مفيدًا جدًا لعملك إذا لم يكن لديه متخصص في محاسب المطعم.

تستخدم صناعة المطاعم تقارير فريدة ومؤشرات الأداء الرئيسية والضرائب وهياكل الأعمال التي لا تستخدمها الصناعات الأخرى.

لا تتعامل بعض الصناعات الأخرى مع فترات التقارير اليومية أو الأسبوعية ، والإيرادات من النصائح ، ومقاييس المخزون ، والعمالة شديدة الحساسية. لذلك ، فإن أفضل ما لديك في المحاسبة هو تعيين محاسب متخصص في المطاعم.

2. التأخير في مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للمطعم

قد يؤدي الفشل في مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك بانتظام وفي الوقت المناسب إلى تعرض شركتك للخسائر. تحتاج إلى مراجعة COGS والتكاليف الأولية وتكاليف العمالة وعدد المخزون على أساس أسبوعي.

يخطئ بعض أصحاب المطاعم في مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على أساس شهري مما يعرض أعمالهم للخطر. على الرغم من التحكم في مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، إلا أنها تخرج عن نطاق السيطرة بسهولة عندما لا يتم مراقبتها بانتظام. أفضل طريقة للتعامل مع هذا هو مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لمطعمك على أساس يومي وأسبوعي باستخدام البيانات من نقاط البيع الخاصة بك.

3. اختر الفترة المحاسبية الخاطئة

نظرًا للطبيعة الفريدة لصناعة المطاعم ، فإن اختيار الفترة المحاسبية الصحيحة أمر بالغ الأهمية. نظرًا لعدم تساوي جميع الأشهر في الطول ، يمكن أن يستند النهج الفعال في الفترة المحاسبية إلى جدول زمني مدته أربعة أسابيع.

يمكنك اختيار إما يوم جمعة وإحصاء أربعة أيام جمعة لتحديد الفترة المحاسبية الخاصة بك. تعتبر مقارنة الإيرادات والتكاليف بين هذه الفترة أكثر دقة من قول فترة محاسبية شهرية.

4. أخطاء في مسك دفاتر المطاعم

من الشائع وجود أخطاء في مسك الدفاتر في مطعمك. يمكنك إدخال قيمة خاطئة ، مما يؤدي إلى عدم الدقة في العمليات الحسابية بأكملها. ربما نسيت تضمين خصومات الوجبات أو أدخلت مبلغ المبيعات.

أيًا كانت الحالة ، سيؤدي إدخال معلومات غير صحيحة في كتب مطعمك إلى انحراف في التقارير المالية ومؤشرات الأداء الرئيسية. لتجنب مثل هذه الأخطاء ، قم بأتمتة عملية مسك الدفاتر من خلال دمج برنامج المحاسبة الخاص بك في نظام نقاط البيع.

5. اختيار طرق المحاسبة الخاطئة

في كثير من الأحيان ، يميل المطعم إلى اختيار النهج أو الطريقة الخاطئة لوظيفته المحاسبية. في حين أن طريقة الاستحقاق هي الأفضل للمطعم ، يميل البعض إلى استخدام طريقة المحاسبة القائمة على النقد. هذا يمكن أن يجعل مطعمك يبدو مربحًا بينما قد يتكبد خسائر.

للتأكد من الإبلاغ عن الحالة المالية الدقيقة للمطعم ، استخدم دائمًا طريقة الاستحقاق. هذه الطريقة مناسبة للأعمال التجارية في صناعة المطاعم لأنها تُبلغ عن المصروفات التي يتم تكبدها والدخل كما هو مكتسب. سيتم تسجيل COGS في مطعمك عند استخدام المخزون بدلاً من الدفع لمورديك. بهذه الطريقة سيكون لديك تقارير أكثر دقة.

طرق محاسبة المطاعم الشائعة

عندما يتعلق الأمر بأساليب المحاسبة ، يمكن لأصحاب المطاعم والمديرين اختيار طريقة المحاسبة النقدية أو على أساس الاستحقاق. سوف يستكشف هذا القسم الآثار المترتبة على اختيار أي من الطريقتين:

هل المطاعم تستخدم المحاسبة النقدية أو على أساس الاستحقاق؟

يمكن لأي مطعم بإيرادات أقل من مليون دولار اختيار طريقة محاسبية من الاختيار. على العكس من ذلك ، يجب أن يستخدم أي مطعم بإيرادات تزيد عن مليون دولار طريقة الاستحقاق. فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين الطريقتين:

المحاسبة النقدية أو محاسبة الاستحقاق

طريقة النقد. طريقة المحاسبة النقدية هي أسهل طريقة للمطاعم ، ولكنها ليست دائمًا الأكثر دقة. تسجل الطريقة الدخل عند إدخاله إلى حسابك المصرفي والمصروفات عند دفعها. ومع ذلك ، فإن تتبع الدخل قبل النفقات سيجعل مطعمك يبدو أكثر ربحية مما هو عليه في الواقع.

طريقة الإستحقاق. تختلف طريقة الاستحقاق عن الطريقة النقدية من حيث أنها تحسب المعاملات عند حدوثها. يتم احتساب الإيرادات والمصروفات بشكل صحيح وقت إجراء المعاملة ، بغض النظر عن وقت السداد. هذا يخلق رؤية أكثر دقة لكيفية تكبد النفقات ومن أين يأتي الدخل. كما تمنح هذه الطريقة المطاعم فهماً أكثر دقة لإيراداتها ونفقاتها.

ملاحظة: يحدث “الدفع” عند استلام النقد ودفع المصاريف. من ناحية أخرى ، فإن “المعاملة” هي عندما يتم تبادل البضائع ، مثل الطعام للعميل أو الإمدادات من البائع إلى المطعم.

اعتمادًا على الوضع المالي لمطعمك ، قد يكون لديك أو لا يكون لديك خيار عندما يتعلق الأمر بطريقة المحاسبة. يمكن لمحاسب مطعمك إرشادك في الاتجاه الصحيح.

إعداد التقارير المحاسبية

لا معنى لجمع وتخزين البيانات المحاسبية إذا لم تقم بتشغيل التقارير. هذه أيضًا هي النقطة التي يبدأ فيها الاستثمار في ممارسات المحاسبة السليمة للمطاعم وبرامج الجودة يؤتي ثماره. تتيح لك التقارير المحاسبية معرفة مكان عملك من الناحية المالية والمجالات التي تحتاج إلى تحسينها.

يحتاج مطعمك إلى عدة تقارير في جداول زمنية مختلفة ، بما في ذلك التقارير السنوية والشهرية والأسبوعية واليومية لمراقبة الصحة المالية للشركة. تتضمن بعض التقارير التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار ما يلي:

1. تقرير المبيعات اليومي

هذه نظرة عامة كاملة على تفاصيل معاملات اليوم في أحد المطاعم. يتم إنشاء هذا التقرير تلقائيًا بواسطة نظام POS ، ولكن يمكنك أيضًا تغذية البيانات في قالب Excel.

تشمل المكونات الرئيسية للتقرير إجمالي المبيعات والخصومات وتفاصيل الدفع. إجمالي المبيعات هو الرقم الإجمالي الذي يتم إرسال فاتورة به للعملاء في يوم واحد مقابل الأطعمة والمشروبات والكحول وغير ذلك. من ناحية أخرى ، الخصومات هي العناصر التي تؤثر على المبلغ الإجمالي المستلم.

قد يكون هذا خصومات وكوبونات وشركات. تفاصيل الدفع هي التفاصيل المتعلقة بالطريقة التي يدفع بها العملاء فواتيرهم ، بما في ذلك النقد والبطاقة والخصومات. بشكل أساسي ، يُظهر التقرير اليومي مقدار ما حققه المطعم وقضائه في ذلك اليوم.

2. مخطط الحسابات

كما ذكرنا سابقًا ، يتتبع مخطط الحسابات كل جانب مالي من عملك. يصنف الأموال التي أنفقها المطعم واستلمها. يرتبط كل قسم من الرسم البياني بنوع معين من المعاملات عالية المستوى.

قد يشمل ذلك النفقات والإيرادات والمسؤولية والأصول وحقوق الملكية وتكلفة البضائع. بعد ذلك ، يتم تقسيم كل فئة من هذه الفئات إلى فئات أصغر مثل أعمار الموظفين ، وتكاليف اللحوم ، والتسويق ، وتكاليف الكحول ، والغسيل ، والمرافق ، والمزيد.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك حساب لمشتريات اللحوم وآخر لمشتريات الألبان في قسم النفقات. يوفر مخطط الحسابات إحساسًا واضحًا بالصحة المالية للمطعم ، وقد يطلبه المستثمرون والمساهمون عندما يرغبون في معرفة الوضع المالي للنشاط التجاري.

3.تقرير الربح والخسارة (P / L)

يقدم تقرير الربح والخسارة لمحة موجزة عن الأداء العام للأعمال. يُعرف التقرير أيضًا باسم بيان الدخل أو بيان العمليات أو بيان الأرباح ، ويوضح التقرير ما إذا كان مطعمك يحقق أرباحًا أو يخسر. اعتمادًا على حجم ونوع مطعمك ، يمكنك إعداد تقرير الربح والخسارة على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي.

التقرير مقسم إلى أقسام المبيعات والتكاليف. في حين أن المبيعات هي الدخل الناتج عن المطعم ، فإن التكاليف هي النفقات المتكبدة (COGS ، والعمالة ، وتكاليف التشغيل).

في نهاية التقرير هو الربح أو الخسارة ، والتي يتم حسابها عن طريق طرح التكاليف من المبيعات. يوضح تقرير الأرباح والخسائر الفحص الشامل لربحية المطعم ويمكن استخدامه لدفع قرارات العمل المهمة مثل خفض التكاليف وتغيير استراتيجيات العمل وتحديد طرق توليد المزيد من الإيرادات.

4. لوحة معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي مقاييس توضح ما إذا كانت الشركة تحقق أهدافها أم لا. يستخدم مديرو المطاعم الذين لديهم مواقع متعددة مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع أداء كل فرع وقياسه مقابل الأداء العام.

على الرغم من أن نظام نقاط البيع يمكن أن يساعد في ذلك ، إلا أنه من الممكن أيضًا إنشاء لوحة معلومات. ومع ذلك ، فإن هذا الخيار أكثر صعوبة ويتطلب الكثير من المدخلات منك.

تتضمن بعض مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر شيوعًا التي يتتبعها مديرو المطاعم المبيعات لكل فرد ، والمبيعات لكل ساعة عمل ، ونسبة COGs ، و RevPASH ، والإيجار كنسبة مئوية من المبيعات.

أثناء سعيك لتحسين الصحة المالية لمطعمك ، تأكد من أنك تركز على البيانات الصحيحة. مع وجود الكثير من المعلومات التي يجب جمعها ، قد تشعر بالارتباك بشأن ما يجب التركيز عليه. من خلال تحليل تقارير المحاسبة الخاصة بك ، من المحتمل أن يكون ذلك أسهل ، مما يتيح لك الوصول إلى أهدافك المالية.

المشاركون الرئيسيون في محاسبة المطاعم

المحاسبة للمطاعم ليست وظيفة لشخص واحد. حتى في الشركات الصغيرة ، تعد محاسبة المطاعم وظيفة تتطلب مساهمة العديد من اللاعبين. يتطلب تعاون عدة فرق تعمل في مجالات مختلفة من مطعمك. ومع ذلك ، تحتاج إلى استرداد المعلومات من الفريق لضمان تسجيل المعلومات الدقيقة وحسابها.

دعونا نفحص اللاعبين أو المشاركين الرئيسيين المشاركين في عملية محاسبة المطاعم:

1. مالك المطعم

بصفتك مالك المطعم، فأنت مسؤول عن إدارة العمل برؤية وهدف. قد يكون هدفك الرئيسي هو تقديم طعام رائع في مكان رائع. ومع ذلك ، من واجبك أيضًا التأكد من أن المطعم يعمل بطريقة صحية من الناحية المالية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى فهم مصطلحات محاسبة المطعم ومدى ارتباطها باحتياجات مطعمك. هذا يعني الاستثمار في الأدوات الصحيحة وبرامج المحاسبة والقوى العاملة.

2. المحاسب

إذا كنت ستوظف محترفًا ، فتأكد من استخدام محاسب خاص بالمطعم. سيطلعك شخص متخصص في طريقة محاسبة المطاعم على معايير الصناعة ويرشدك إلى فهم أهدافك المالية. نظرًا لأن محاسبك قد يعمل مع مطاعم أخرى ، فمن الجيد أن تضع أهدافًا مشابهة لأهداف مطاعم مثل أهدافك. سيساعدك المحاسب في المهام التالية:

3. نظام نقاط البيع الخاص بك

تأكد من أن برنامج المحاسب الخاص بك (QuickBooks أو رواء أو قيود أو غيره) يتكامل مع نظام POS الخاص بك. سيؤدي هذا التكامل إلى أتمتة تسوية سجلات المبيعات والودائع المصرفية.

4. موظفيك في المنزل وخلف المنزل

موظفو FOH و BOH الخاص بك هم أيضًا لاعبون رئيسيون. سيستخدم موظفو FOH نظام POS الخاص بك ، مما يعني أنهم بحاجة إلى معالجة المعاملات بشكل صحيح والإبلاغ عن نصائحهم. على الرغم من أن الإكراميات لا تخضع للحجب ولا يتم تصنيفها على أنها دخل مطعم ، إلا أنه يجب الإبلاغ عنها ودفع الضرائب عليها. تأكد من أن كل شخص مسؤول عن الإبلاغ عن المعلومات الصحيحة.

ضع في اعتبارك دور كل فرد وتوصل إلى طرق لمحاسبته. على سبيل المثال ، يجب على المحاسب الخاص بك مراقبة النسبة المئوية للإكراميات النقدية مقابل المبيعات النقدية. يجب أن تكون هذه النسبة مماثلة لنسبة إكراميات بطاقات الائتمان إلى مبيعات بطاقات الائتمان. هذه طريقة فعالة لتثبيط الخوادم عن الاحتفاظ بمزيد من الإكراميات النقدية أكثر مما تقدم.

يعتبر كل من اللاعبين الرئيسيين المذكورين أعلاه مهمين للنجاح المالي لمطعمك. لا ينبغي التغاضي عن أي شيء لضمان دقة السجلات المالية لمطعمك. تأكد من مراقبة كل منطقة وكل فرد إذا كنت تريد تحقيق النجاح في عملية محاسبة مطعمك.

إيجاد الشريك المحاسبي المناسب لعملك

إن أهمية المحاسبة لمطعم ، أو حتى شاحنة طعام واضحة تمامًا. إنها الوظيفة التي تتعقب أموالك وتتأكد من صحة عملك من الناحية المالية. ومع ذلك ، قد تفتقر إلى الوقت للقيام بالحسابات بنفسك أو تتبع كل التفاصيل.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه شريك المحاسبة: لمساعدتك في الجوانب المحاسبية أثناء التركيز على زيادة تدفقات الإيرادات الخاصة بك. يمكنك أيضًا التفكير في دمج برنامج محاسبة لأتمتة بعض العمليات. أثناء البحث عن الشريك المحاسبي المناسب ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• سواء كنت بحاجة إلى محاسب أو CPS مرخص بالكامل
• إبحث عن شريك يفهم أنظمة وتكنولوجيا المحاسبة الحديثة
• إبحث عن شخص لديه خلفية عن العمل في المطاعم والمقاهي
• إبحث عن شريك يفهم أهداف عملك ويتحدث لغتك
• إكتشف ما إذا كان الشريك المحتمل لديه سجل حافل يمكن التحقق منه في تقديم النتائج

الأسئلة الشائعة