كيفية إعداد الميزانية العمومية من ميزان المراجعة

تعد عملية إعداد الميزانية العمومية للمحاسبة مهمة أساسية لأي شركة ، وهذا على مستويات مختلفة. بالنسبة للإدارة ، يساعدها هذا التقرير في اتخاذ القرارات الداخلية ؛ بالنسبة للدائنين والمستثمرين ، فإنه يوفر نظرة ثاقبة لقدرة شركتك على جني الأرباح وسداد الديون.

يمكنك إعداد ميزانية عمومية بنفسك ، أو استخدام محاسبين أو شركة خارجية متخصصة. أيًا كان الخيار الذي تختاره ، يجب أن تفهم كيفية عمل الميزانية العمومية والخطوات المتضمنة في إعدادها.

هذه المقالة مخصصة لأي شخص يريد أن يفهم كيفية تصميم الميزانية العمومية ، وهي وثيقة مهمة غالبًا ما يستخدمها المستثمرون والدائنون والإدارة.

سنشرح سبب وكيفية إعداد الميزانية العمومية وسنقدم لك أدوات التكنولوجيا التي يمكن أن تساعدك في هذه المهمة.

كيف تفرق بين الميزانية العمويمة وبيان الدخل؟

بيان الدخل هو مستند محاسبة ، مثل الميزانية العمومية ، وهو أمر إلزامي للشركة. والغرض منه هو توفير معلومات عن الأداء ، من خلال تحليل النفقات والمنتجات.

سيقدم جميع إيرادات ومصروفات الشركة خلال الميزانية العمومية. بشكل تقليدي ، يتم تسجيل المصروفات كخصم ودخل كائتمانات عندما يتم عرض بيان الدخل في شكل حساب. (الديون على اليسار ، والائتمانات على اليمين).

وبالتالي ، فإن الميزانية العمومية ، كما تم تطويرها سابقًا ، تمثل الصحة المالية للشركة في وقت T. فهي وثيقة مفيدة للمصرفيين أثناء القرض على سبيل المثال أو عندما يكون من الضروري التحقق من الاستقرار المالي للشركة.

من ناحية أخرى ، يتم استخدام بيان الدخل لحساب صافي دخل الشركة. وبالتالي ، فإنه سيجعل من الممكن التحقيق فيما إذا كانت الشركة تزداد ثراءً أو فقرًا بمرور الوقت.

متى يجب عمل ميزانية عمومية ؟

عند إنشاء مشروعه التجاري ، يجب على رائد الأعمال اختيار تاريخ إغلاق سنته المحاسبية الأولى. في معظم الحالات ، يتم توزيع السنة المحاسبية على 12 شهرًا. ومع ذلك ، يمكن للمبدع ، كما يشاء ، تقليل المدة أو زيادتها.

تحديد مدة الميزانية العمومية

كقاعدة عامة ، فإن مدة "السنة المحاسبية" هي 12 شهرًا. في نهاية السنة المالية ، سيتم إصدار الحسابات السنوية والإقرار الضريبي (هذه إقرارات ضريبية مقدمة من المتخصصين أو الشركات الخاضعة لضريبة الشركات).

ومع ذلك ، يمكن لرجل الأعمال ، خلال تقييمه الأول ، اختيار مدة أقصر أو أطول. ومع ذلك ، فإن هذا الاختيار محدود لأن المدة يجب ألا تتجاوز 24 شهرًا ويجب ألا تتجاوز الميزانية العمومية تاريخ 31 ديسمبر مرتين.

مثال: لا يمكن أن تنتهي السنة المالية الأولى للشركة التي تبدأ في أبريل 2020 بعد 31 ديسمبر 2021.

ما هي المعايير التي يجب مراعاتها لاختيار مدة التقييم الأول؟

هناك عدة أسباب يمكن أن تدفع المدير لتقليل أو زيادة مدة الميزانية العمومية ، وهنا خمسة أسباب رئيسية.

المعيار الأول: مواءمة الميزانية العمومية مع السنة التقويمية

إن حقيقة أن الدولة الفرنسية والمنظمات المختلفة تتبع السنة التقويمية تسهل العمليات المحاسبية والاجتماعية.

ومع ذلك ، فإن العيب الصغير الذي يجب أخذه في الاعتبار هو أنه قد يتم الحصول على الحسابات بسرعة أقل ، حيث يتم إغلاق جميع الشركات في نفس الوقت في 31 ديسمبر من العام الحالي.

المعيار الثاني: دع الأعمال تزدهر وتنمو

سيسمح ذلك للمدير بتنظيم نموذجه الاقتصادي وتنظيم شركته. سيختار هذا المدير بعد ذلك الإغلاق المتأخر للميزانية العمومية من أجل الحصول على مزيد من الوضوح والوضوح بشأن إدارته للشركة.

ومع ذلك ، في الحالة المعاكسة ، إذا وجد أن الشركة قد بدأت بداية سيئة ، فإن اختيار ميزانية عمومية قصيرة قد يسمح بإجراء التصحيحات بسرعة أكبر.

المعيار الثالث: إطالة الميزانية مع نشاط الشركة

بشكل عام ، بالنسبة لمعظم الشركات ، فإن بداية النشاط هي خسارة.

في هذه الحالة ، قد يكون من المناسب بعد ذلك إطالة الميزانية العمومية لتنظيم الخسائر بشكل أفضل.

السبب الرابع: الاتفاق على إقفال الميزانية مع نشاط الشركة

سيمنع هذا إغلاق الميزانية العمومية من التزامن مع ذروة قوية في نشاط الأعمال.

على العكس من ذلك ، من المثير للاهتمام اختيار جعل إغلاق الميزانية العمومية يتزامن مع نهاية الفترة القوية لأن الشركة سيكون لديها أصول أفضل.

السبب الخامس: الدفع السريع لأرباح الأسهم

يمكن للمدير في الواقع أن يختار توزيع الأرباح بسرعة أو الانتظار للتأكد من أن لديه ما يكفي من الأرباح القابلة للتوزيع.

🔎 ملاحظة: على الرغم من أن الشركة يمكن أن تنشئ حساباتها بنفسها ، من خلال برامج المحاسبة ، إلا أن هذا غالبًا ما يقوم به خبير. يمكن لـلخبراء الاهتمام بالمحاسبة الخاصة بك. يتم وضع ميزانيتك العمومية والتزاماتك الضريبية بواسطة محاسب قانوني خاص بك.

كيفية إعداد الميزانية العمومية بطريقة جيدة؟

من أجل إعداد الميزانية العمومية بشكل كامل وججيد قدر الإمكان ، يجب أن تخضع عملية إعدادها لعملية صارمة ، لأن الميزانية العمومية تعمل كأساس لإنشاء الميزانيات العمومية الأخرى. لذلك هناك 8 خطوات حاسمة يجب اتباعها لتطوير ميزانية عمومية جيدة. تم تطويرها أدناه.

تحديد تاريخ إغلاق الميزانية العمومية

تقدم الميزانية العمومية نظرة عامة على الوضع المالي لشركتك في وقت محدد ، وليس لفترة محددة. لذلك ، يشير رأس الميزانية العمومية دائمًا إلى تاريخ محدد ، على سبيل المثال ، "اعتبارًا من 31 ديسمبر 2023".

عادة ما يتم إعداد الميزانية العمومية في نهاية السنة المالية (كل 12 شهرًا ، في اليوم الأخير من شهر مارس أو ديسمبر) ؛ ومع ذلك ، يمكن إنشاؤه في أي وقت ، مثل كل ربع سنة أو كل فصل دراسي.

إنشاء الجرد ومتابعة المخزونات

عند بدأ عملية إعداد المزانية العمومية أول شيئ يجب فعله هو جرد المخزون وإعداد جداول وبيانات تتبع هذه المخونات.

قد يتعلق مخزون الميزانية العمومية بعناصر مختلفة مثل: الخدمات الجارية عندما تمارس الشركة نشاط تقديم الخدمة ، أو البضائع الموجودة في المخازن عندما تمارس نشاطًا تجاريًا أو منتجاتها قيد التنفيذ عندما تمارس نشاطًا إنتاجيًا.

تعديل بعض الحسابات الإدارية

يتم الاعتراف ببعض المصروفات والإيرادات في السنة المالية ولكنها تتعلق بفترة تتجاوز هذه الفترة. هذا هو الحال بالنسبة لمصاريف التأمين وتكاليف التوثيق والإيجارات المنقولة وغير المنقولة وما إلى ذلك.

يجب تعديل هذه البنود بحيث تتعلق الحسابات فقط بالمبالغ المتعلقة بالسنة المالية المعنية. هذه هي عملية "القطع" أو فصل التمارين.

في هذه المرحلة بشكل عام ، يتم تحرير دفتر الأستاذ وكذلك البحث عن الحركات التي قد تمثل رسومًا أو دخلًا مدفوعًا مسبقًا والاعتراف بها.

حساب وتسجيل بدلات إهلاك الأصول الثابتة

بالنسبة للشركة ، فإن الأمر يتعلق بإعداد جرد لأصولها العقارية: يجب التحقق من أن كل شيء قد تم تسجيله على أنه أصل ولم يتم تركه مسؤولاً وأيضًا أن عناصر التراث لا تزال مملوكة من قبل شركة.

من الضروري بعد ذلك الشروع في حسابها واستهلاكها. سيؤدي هذا إلى إدخالات محاسبية.

جمع الحسابات المدرجة في الميزانية العمومية

من بين الحسابات المذكورة في دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة ، تتضمن الميزانية العمومية فقط الحسابات الدائمة (مثل النقدية والأصول الثابتة). تشير الحسابات الدائمة إلى الحسابات التي يتم ترحيل أرصدتها إلى الفترة التالية.

حدد هذه الحسابات ولاحظ أرصدتها. يظهر أدناه مثال للحسابات الدائمة أو حسابات الميزانية العمومية في تقرير ميزان المراجعة.

الاعتراف بأي أحكام

قد تتعرض الشركة لمخاطر في عدة مجالات مثل مخاطر الضمانات المقدمة للعميل ، ومخاطر الصرف المرتبطة بمعاملات العملات الأجنبية ، وخطر عدم استرداد المستحقات ، وما إلى ذلك.

بعد ذلك ، سيتعين عليها تحديدها وتقييمها والتعرف في النهاية على الأحكام المناسبة.

حساب ومحاسبة ضرائب معينة

بالنسبة لبعض الضرائب والرسوم ، سيكون من الضروري الخضوع لعملية مراجعة محاسبية بحيث تخضع للحساب والمحاسبة.

هذا هو الحال بالنسبة لضريبة الشركات (IS) وكذلك لمساهمة القيمة المضافة للأعمال (CVAE).

تدقيق وتبرير الأرصدة المحاسبية

يجب إثبات أرصدة حسابات العملاء والموردين.

بشكل ملموس ، يأخذ هذا شكل نشر كتاب مساعد كبير للحركات الأمية. من الضروري أيضًا تبرير الحسابات النقدية والتخصيص الصحيح للحركات المحاسبية (الفحص التحليلي للبنود وفحص الاتساق).

توثيق الأعمال

إنها خطوة حتمية تتمثل في توثيق جميع الأعمال المنجزة. من الضروري أرشفة وتسجيل المستندات المختلفة مثل جداول القرض أو الإيجار أو التأجير.

احسب إجمالي الأصول

تتمثل الخطوة التالية في تحديد الحسابات الموجودة في ميزان المراجعة الخاص بك والتي تمثل أصولك ، مثل النقد والمخزون. ضعهم في العمود الأيسر. يمكنك تصنيفها إلى فئتين: الأصول المتداولة والأصول غير المتداولة.

تشمل الأصول المتداولة الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقد بسرعة ، عادةً في غضون 12 شهرًا. وهي تشمل النقد وحسابات القبض والأسهم.

• يشير النقد إلى كل من النقد في الصندوق والأموال المودعة في البنك. - تشير الذمم المدينة أو الحسابات الدائنة إلى المعاملات التي لم يدفع عملاؤك المبلغ عنها بعد. هذا يتوافق مع المبالغ المستحقة لك. - تشكل الأسهم تقليديا الجزء الأكبر من الأصول المتداولة. ويشمل ذلك البضائع الجاهزة للبيع وكذلك المواد الخام أو المنتجات شبه المصنعة.
• تشمل الأصول غير المتداولة الأصول التي لا يمكن تحويلها إلى نقد في غضون 12 شهرًا. يشاركون في إدارة الأعمال اليومية. على سبيل المثال ، تعتبر المصانع والآلات والأثاث وبراءات الاختراع وحقوق النشر (أو الأصول غير الملموسة) أصولًا غير متداولة.

ضع قائمة بقيم كل عنصر حالي وغير متداول في حساب ميزان المراجعة ، وأضف نوعي الأصول معًا لحساب إجمالي الأصول.

حساب إجمالي المطلوبات

حدد الحسابات الموجودة في ميزان المراجعة الخاص بك والتي تمثل ما تدين به مثل الحسابات المستحقة الدفع (الفواتير المستحقة الدفع) والقروض. هذا يمثل التزاماتك ، التي يجب تدوينها في العمود الأيمن. على غرار الحسابات النشطة ، يمكنك تصنيف الخصوم إلى فئتين: الخصوم المتداولة والمطلوبات غير المتداولة.

تشير الخصوم المتداولة إلى الالتزامات أو الديون التي يتعين سدادها قريبًا ، وعادةً في غضون 12 شهرًا. وتسمى أيضًا الخصوم المتداولة. تعد ضرائب الحسابات الدائنة والرواتب جزءًا من المطلوبات.

• تشمل الحسابات الدائنة الفواتير أو المعاملات التي لم تقم بتسويتها بعد مع الموردين أو الدائنين. هذا هو المبلغ الذي تدين به. - تشمل ضرائب الرواتب المستحقة الجزء من كشوف المرتبات الذي لم يتم دفعه للموظفين عن العام الحالي ، مثل المكافآت.
• الخصوم غير المتداولة هي التزامات سيستغرق سدادها أكثر من 12 شهرًا. وتسمى أيضًا "الخصوم طويلة الأجل". معاشات الموظفين هي جزء من المطلوبات غير المتداولة.

ضع قائمة بقيم كل عنصر متداول وغير متداول في حساب ميزان المراجعة ، وأضف نوعي الخصوم معًا لحساب إجمالي المطلوبات.

تصنيف الأصول والخصوم بالترتيب ذي الصلة

بمجرد إعداد قسمي الأصول والخصوم ، رتبهما بالترتيب الصحيح. يجب ترتيب الأصول حسب ترتيب السيولة والخصوم حسب سعة التفريغ.

يتضمن ترتيب الأصول حسب السيولة وضع الأصول التي يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد في أعلى القائمة ، والمزيد من الأصول الدائمة في الأسفل. وبالمثل ، فإن ترتيب الالتزامات حسب قدرة التفريغ يعني وضع التزامات قصيرة الأجل ، واجبة السداد في غضون الاثني عشر شهرًا القادمة ، والتزامات أولية وطويلة الأجل ودائمة في النهاية.

احسب حقوق الملكية

أدخل حقوق الملكية في العمود الأيمن من الميزانية العمومية ، أسفل قسم الخصوم. تشير حقوق الملكية ، القيمة الصافية للشركة ، إلى قيمة عملك إذا كان سيتم تصفيته أو إغلاقه.

تتضمن حقوق الملكية نوعين من الاستثمارات: رأس المال الذي يساهم به المستثمرون / الملاك والمكاسب أو الخسائر المتراكمة. الحسابات التي تظهر بشكل متكرر في حقوق الملكية هي الأسهم العادية ، والأسهم المفضلة ، ومخزون الخزانة ، والأرباح المحتجزة.

الأسهم العادية والأسهم الممتازة: تشير إلى الأسهم الصادرة عن الشركة. يمنح الأسهم العادية مالكيها الحق في التصويت في المنظمة ، ولكن في حالة إغلاق الشركة ، لا يتم تعويض المساهمين العاديين إلا بعد حملة الأسهم المفضلة.
أسهم الخزينة: هي أسهم تم شراؤها من المستثمرين لحماية الشركة من عمليات الاستحواذ العدائية.
الأرباح المحتجزة: وتشمل الأرباح المعاد استثمارها في الأعمال التجارية. يتم حسابها عن طريق إضافة صافي الدخل إلى الأرباح المحتجزة للفترة السابقة وخصم المبلغ المدفوع للمستثمرين في شكل أرباح.

قم بعمل قائمة بقيم كل عنصر من عناصر حقوق الملكية واجمعها معًا لحساب إجمالي التزامات المالك. بعد ذلك ، احسب إجمالي المطلوبات وحقوق الملكية عن طريق إضافة المجموع النهائي من الخطوة 4 والخطوة 6.

لديك الآن ميزانية عمومية كاملة جاهزة للاستخدام. تأكد من أن الميزان الموجود على اليسار يطابق الميزان الموجود على اليمين. إذا لم يكن كذلك ، تحقق من بياناتك مرة أخرى.

إصدار الحسابات السنوية

يجمع مفهوم "الميزانية المحاسبية" بين عدة عناصر:

الميزانية العمومية: وتشمل الحسابات من الفئة 1 إلى الفئة 5. وللتذكير ، فهي عبارة عن صورة فوتوغرافية لأصول الشركة عند إقفال حساباتها ؛
بيان الدخل: يشمل حسابات الفئات من 6 إلى 7. ويجعل من الممكن تحديد الخسائر و / أو القيمة التي حققتها الشركة خلال فترة محاسبية ؛
الملحق: هذه ملاحظة مكتوبة تسمح لك بدعم وتفصيل بعض الأرقام.

فيما يتعلق بخطة العرض ، هناك 3 أشكال:

• العرض المبسط.
• العرض الأساسي
• العرض الموسع.

خلاصة

بالنسبة لأولئك مثلك الذين يعتمدون على البيانات للأعمال ، هناك العديد من الفوائد لاستخدام نظام إدارة قاعدة البيانات. وهذا يضمن إدارة البيانات المنظمة لسهولة الوصول والمشاركة. لذا يمكنك تخطي مهام المعالجة اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل البحث عن نقطة بيانات محددة ومشاركتها مع الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، يضمن برنامج إدارة قواعد البيانات أن بيانات الأعمال يتم تمريرها فقط إلى أصحاب المصلحة المعنيين ، سواء كانوا داخليين أو خارجيين. هذا يقلل من مخاطر فقدان المعلومات أو الوصول غير المصرح به.

فيما يلي العديد من الفوائد المرتبطة باستخدام نظام قاعدة البيانات في عمليات عملك:

• زيادة الإنتاجية عن طريق تقليل الأخطاء المرتبطة بالبيانات ؛
• تسريع عملية اتخاذ القرار من خلال الوصول السريع وغير المنقطع إلى البيانات ؛
• تحسين مشاركة البيانات والأمان من خلال منح حق الوصول للمستخدمين المصرح لهم فقط.

يحتاج برنامج إدارة قاعدة بيانات شركتك إلى الاعتماد على كيفية استخدام موظفيك لتلك البيانات. على سبيل المثال ، قد يستخدمها البعض للبحث اليومي (الأولوية العادية) ، وقد يستخدمها البعض الآخر لتطوير البرامج (أولوية عالية).

من المهم وضع هذه السيناريوهات في الاعتبار عند اتخاذ قرار بشأن استخدام أنظمة إدارة قواعد البيانات أم لا.

أدوات ونصائح لإنشاء ميزانية دقيقة:

• ترتبط سلامة الميزانية العمومية بالمعلومات التي تم تضمينها في إعدادها. كما هو الحال مع معظم مهام المحاسبة ، يمكن لبرامج المحاسبة تحديث مسك الدفاتر وتقليل مخاطر الأخطاء. استخدمه لإنشاء دفتر الأستاذ العام بسهولة.
• لتحليل ميزانيتك العمومية ، من المهم إجراء الحسابات الرئيسية وإيجاد النسب المناسبة ، مثل رأس المال العامل ونسبة الدين إلى حقوق الملكية. يمكن أن تساعدك تطبيقات التقارير المالية في تفسير هذه الحسابات وفهم الميزانية العمومية.
• قم بإعداد نص توضيحي مرفق يعرض النقاط الرئيسية للمراجعة عند إرسالها إلى أصحاب المصلحة. سيساعدك هذا على تبني ممارسات فعالة لإعداد التقارير المالية من شأنها أن تضيف قيمة إلى عملك.

أنظر أيضاً:

• كيفية قراءة القوائم المالية
• التدقيق المحاسبي
• طبيعة عمل المحاسب الأول

الأسئلة الشائعة