ما هو دفتر اليومية في المحاسبة؟ شرح دفتر اليومية المحاسبية

يعد دفتر اليومية في المحاسبة عبارة عن سجل أو حساب مفصل يسجل جميع المعاملات المالية للأعمال التجارية، ويسمى أيضا كتاب الإدخال الرئيسي أو الإدخال الأصلي لاستخدامه في التسوية المستقبلية للحسابات ونقل المعلومات إلى سجلات محاسبية رسمية أخرى، مثل دفتر الأستاذ العام. يذكر دفتر اليومية تاريخ المعاملة، والحسابات التي تأثرت، والمبالغ، عادةً بطريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج.

يُعرف دفتر اليومية في المحاسبة أيضًا باسم دفتر الإدخال الأصلي لأنه المكان الأول الذي يتم فيه تسجيل المعاملات. تُستخدم الإدخالات في دفتر يومية المحاسبة لإنشاء دفتر الأستاذ العام الذي يتم استخدامه بعد ذلك لإنشاء البيانات المالية للأعمال.

قبل مسك الدفاتر والمحاسبة المحوسبة ، تم إدخال المعاملات يدويًا في دفتر اليومية ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام. بصرف النظر عن المجلة العامة، احتفظ المحاسبون بمجلات أخرى مختلفة بما في ذلك مجلة المشتريات والمبيعات، ومجلة الإيصالات النقدية ومجلة المدفوعات النقدية.

باستخدام برامج المحاسبة، من المحتمل أن تجد اليوم مجلة عامة فقط يتم فيها إدخال تعديلات على الإدخالات والمعاملات المالية الفريدة.

ما هو دفتر اليومية في المحاسبة؟

دفتر اليومية هو دفتر حسابات فرعي يسجل المعاملات النقدية وفقًا لمعايير المحاسبة. يتم تسجيل هذه المعاملات بترتيب زمني ، ويعطي تفاصيل حول الحسابات التي تتأثر بكل معاملة. يُعرف بالخطوة الأولى في عملية المحاسبة.

تستخدم الإدخالات التي يتم إجراؤها في دفتر اليومية محاسبة القيد المزدوج ، حيث يتم استخدام موازنة الديون والائتمانات. توضح الإدخالات أيضًا التاريخ والحسابات المتأثرة والمبالغ ، بالإضافة إلى معرف للمستند المصدر.

طريقة محاسبة القيد المزدوج في مسك الدفاتر

في المحاسبة، طريقة القيد المزدوج هي الطريقة المفضلة لتسجيل المدخلات في المجلات. هو الأكثر شيوعًا لأن كل معاملة تحدث بين حسابين ، وبالتالي يحتاج أمين الحسابات إلى إدخال التفاصيل في عمودين. إذا أنفقت شركة ما 1000 دولار نقدًا لشراء مخزون ، فإن كاتب الحسابات يدخل المعاملة تحت حساب نقدي كحساب خصم وجرد كإضافة.

طريقة المحاسبة ذات القيد الفردي في مسك الدفاتر

هذه الطريقة هي شكل أساسي من أشكال إدخال دفتر اليومية وليست شائعة في مسك الدفاتر. الإعداد يشبه دفتر الشيكات حيث يسجل كاتب الحسابات إجمالي التدفقات النقدية الداخلة والتدفقات النقدية الخارجة في حساب واحد. من المثال أعلاه ، يقوم نظام الإدخال الفردي بإدخال تخفيض قدره 1000 دولار نقدًا ويظهر الرصيد الجديد في نهاية الإدخال. لتجنب الارتباك ، قد يفصل كاتب الحسابات الدخل والمصروفات في عمودين.

مجلة في الاستثمار

في قطاع الاستثمار والتمويل ، تعتبر المجلة بمثابة سجل قيم. يوفر للمستثمرين والمديرين المحترفين تاريخًا شاملاً للمعاملات المالية للشركة. أثناء عمليات الإيداع الضريبي والتدقيق والتقييم ، تقدم المجلة حسابًا يمكن التحقق منه عن الشؤون المالية للأعمال. يستخدم المتداولون أيضًا المجلات لتتبع تاريخ تداولهم. يلخص المكاسب والخسائر وقوائم المراقبة والتفاصيل الأخرى التي تساعد في ضبط استراتيجيات الاستثمار للحصول على نتائج أفضل.

فهم دفتر اليومية في المحاسبة

لأغراض المحاسبة، المجلة أو دفتر اليومية عبارة عن سجل مادي أو مستند رقمي يتم الاحتفاظ به ككتاب أو جدول بيانات أو بيانات داخل برنامج محاسبة. عند إجراء معاملة تجارية ، يدخل كاتب الحسابات المعاملة المالية كإدخال في دفتر اليومية. إذا كان المصروف أو الدخل يؤثر على واحد أو أكثر من حسابات الأعمال ، فسوف يوضح إدخال دفتر اليومية ذلك أيضًا.

يعد التسجيل في دفتر اليومية في النحاسبة جزءًا أساسيًا من حفظ السجلات الموضوعي ويسمح بإجراء مراجعات موجزة. كما يساعد على نقل السجلات لاحقًا في عملية المحاسبة. غالبًا ما تتم مراجعة المجلات كجزء من عملية التجارة أو المراجعة ، جنبًا إلى جنب مع دفتر الأستاذ العام.

تتضمن المعلومات النموذجية التي يتم تسجيلها في دفتر يومية في المحاسبة المبيعات والمصروفات وحركات النقد والمخزون والديون. يُنصح بتسجيل هذه المعلومات فور حدوثها بدلاً من تسجيلها لاحقًا بحيث يتم تسجيل المعلومات بدقة دون أي تخمين في تاريخ لاحق.

إن امتلاك دفتر يوميات دقيق ليس مهمًا فقط لنجاح الأعمال ، من خلال اكتشاف الأخطاء ووضع الميزانية بشكل صحيح ، ولكنه ضروري أيضًا عند تقديم الضرائب

ما هو الغرض من إدخال دفتر اليومية؟

الغرض من إدخال دفتر اليومية هو التسجيل المادي أو الرقمي لكل معاملة تجارية بشكل صحيح ودقيق. إذا كانت هناك معاملة تؤثر على حسابات متعددة ، فإن إدخال دفتر اليومية سيوضح هذه المعلومات بالتفصيل أيضًا.

وبالتالي ، فإن دفتر اليومية تمكن متعهد تقديم الطعام من تقديم حساب دقيق للضرائب المستحقة إلى ولايات قضائية متعددة.

إدخالات دفتر اليومية هي أساس حفظ السجلات الفعال. يتم فرزها في مخططات حسابات مختلفة ، وبمجرد التحقق من دقتها ، يتم نشرها في دفتر الأستاذ العام ، والذي يقوم بعد ذلك بتغذية المعلومات إلى التقارير المالية التي يعتمد عليها صانعو القرار في الأعمال.

تعدالدفاتر اليومية الدقيقة والكاملة ضرورية أيضًا في عملية التدقيق ، حيث توفر إدخالات دفتر اليومية حسابات مفصلة لكل معاملة. سيبحث المدققون ، الداخليون والخارجيون ، عن الإدخالات أو التعديلات التي تفتقر إلى الوثائق أو التفسيرات أو الموافقات المناسبة أو التي تكون خارجة عن قاعدة العمل

كيف إنشاء دفتر يومية في المحاسبة؟

لإنشاء دفتر يومية محاسبة ، قم بتسجيل المعلومات حول معاملاتك المالية. يمكن اشتقاق تفاصيل المعاملات المالية من الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات وأشرطة تسجيل النقد ومصادر البيانات الأخرى.

بمجرد تحليل المعاملات ، يتم توثيق المعلومات بترتيب زمني في المجلة. تُعرف كل معاملة مدرجة في المجلة باسم إدخال دفتر اليومية. ثم يتم تسجيل هذه المعلومات في دفاتر الأستاذ.

عادة ما يتم تسجيل قيود اليومية باستخدام طريقة القيد المزدوج لمسك الدفاتر. يتم تسجيل كل معاملة في عمودين ، مدين وائتمان.

التاريخ	عنوان الحساب ووصف	الائتمان	المدين
4-12-18	تجهيزات مكتبية	8000
	كاش		8000

على سبيل المثال ، إذا قمت بشراء قطعة من المعدات نقدًا ، فسيتم تسجيل المعاملتين في قيد دفتر اليومية. سيكون عليك تقليل الحساب النقدي وزيادة حساب الأصول.
فيما يلي الخطوات الثلاث لإكمال إدخالات دفتر اليومية للأعمال:

• حدد المعاملات المالية التي تؤثر على عملك
• حلل كيف غيرت المعاملة المعادلة المحاسبية ، سواء زادت أو انخفضت ومقدار التغيير
• استخدم المدين والائتمان لتسجيل التغييرات في المجلة العامة. من الناحية المثالية ، يتم سرد الحسابات المدينة قبل الحسابات الدائنة ويكون كل إدخال في دفتر اليومية مصحوبًا بعنوان المعاملة والتاريخ والوصف.

في حين أنه نادرًا ما يتم استخدامه ، يمكن أيضًا استخدام طريقة مسك الدفاتر ذات الإدخال الواحد لإدخالات دفتر اليومية. في هذه الطريقة ، لا يوجد سوى حساب واحد مستخدم لكل إدخال دفتر يومية وهو إجمالي التدفقات النقدية الداخلة والتدفقات النقدية الخارجة

أنواع إدخالات دفتر اليومية

هناك ستة أنواع من إدخالات دفتر اليومية ، أو سبعة إذا قمت بحساب الإدخال الفردي القديم والغامض والذي نادرًا ما يستخدم. لا يتم استخدام قيد اليومية الفردي في المحاسبة القياسية ، والتي تعتمد على القيد المزدوج. إنه أكثر ملاءمة لموازنة دفتر الشيكات من محاسبة الأعمال ، والتي تتضمن العديد من الحسابات.

كل نوع من أنواع الإدخال الستة الأساسية لديه وظيفة محددة في المحاسبة. يقدمون معًا بيانًا متوازنًا ودقيقًا وموضوعيًا للموقف المالي للشركة.

أهم أنواع الإدخالات هي:

1.إدخالات الفتح

تحمل هذه الإدخالات كل الرصيد الختامي من الفترة المحاسبية السابقة، وذلك كرصيد البداية للفترة المحاسبية الحالية. على سبيل المثال: كان الرصيد الختامي للحساب النقدي في الميزانية العمومية من الفترة المحاسبية السابقة 11000 دولار أمريكي بعد دفع جميع الخصوم عن الفترة. هذا الرصيد البالغ 11000 دولار هو الآن الإدخال الافتتاحي لفترة المحاسبة الحالية.

2. إدخالات التحويل

إدخالات التحويل تنقل أو تخصص مصروفًا أو دخلًا من حساب إلى آخر. على سبيل المثال ، تقوم MyToys Manufacturing بتحويل الأموال النقدية من حسابها الرئيسي إلى شركة تابعة. حساب قيد التحويل في دفتر اليومية لتحويل الأموال من حساب إلى آخر. لا يشارك أي طرف ثالث في هذه الإدخالات ، ويجب أن يكون صافي عمليات النقل دائمًا صفرًا.

3. إدخالات الاغلاق

تشير هذه الإدخالات إلى نهاية فترة محاسبية برصيد يمكن تحويله بعد ذلك من حساب مؤقت إلى حساب دائم ، أو من فترة محاسبية إلى أخرى. في حالة الحسابات المؤقتة ، فإن القيد الختامي يخرج أصفارًا من الحساب ، وأي رصيد أعلى من ذلك يتم تحويله إلى حساب آخر أكثر ديمومة. ثم يتم إغلاق الحساب المؤقت.

تتضمن أمثلة الحسابات المؤقتة حسابات المصاريف والخسائر ؛ حسابات الإيرادات والدخل والمكاسب ؛ حسابات ملخص الدخل ؛ وحسابات الأرباح أو السحب. في حالة الفترات المحاسبية ، يعكس القيد الختامي الرصيد الختامي لذلك الحساب في نهاية تلك الفترة المحاسبية. ثم يتم تحويل هذه القيمة كإدخال افتتاحي للفترة المحاسبية التالية. في هذه الحالة ، تكون الفترة المحاسبية لهذا الحساب مغلقًا.

4. إدخالات التعديل

تعديل الإدخالات عبارة عن إدخالات تسجل التغييرات على الحسابات التي لم يتم حسابها بطريقة أخرى في دفتر اليومية ، وفقًا لطريقة محاسبة الاستحقاق. يتم إدخال هذه الإدخالات في دفتر الأستاذ العام في نهاية فترة محاسبية وفقًا لمبادئ المطابقة والاعتراف بالإيرادات. الأمثلة الشائعة هي الاستحقاقات والتأجيلات والتقديرات.

يشير استحقاق المصروفات إلى مصروف تم الإبلاغ عنه في فترة محاسبية قبل أن يتم دفعه بالفعل. مثال على ذلك الكهرباء المستخدمة من قبل مصنع في الشهر السابق لإصدار المرفق فاتورة للشركة لدفعها.

يتعلق استحقاق الإيرادات بالعمل الذي تم تنفيذه أو المنتجات التي تم تسليمها ولكن لم يتم إصدار فاتورة للعميل بشأنها.

يحدث تأجيل المصروفات عندما يتم السداد في فترة محاسبية سابقة لتاريخ تكبد المصروفات بالفعل. مثال على ذلك هو الدفع الذي يتم سداده الآن للتأمين الذي يغطي فترة الستة أشهر التالية. تنطبق الإيرادات المؤجلة عندما تتلقى الشركة مدفوعات مقدمًا مقابل الخدمات أو المنتجات التي سيتم تسليمها في المستقبل.

5. إدخالات مركبة

تسجل هذه الإدخالات أكثر من حساب ليتم خصمه أو قيد أكثر من حساب. تتطلب قاعدة إدخال دفتر اليومية أن يكون إجمالي عمليات الخصم والائتمانات متساويًا، ولكن لا يجب أن يكون عدد الاعتمادات والائتمانات متساويًا.

على سبيل المثال، قد يكون هناك خصم واحد ولكن دائنان أو أكثر، أو ائتمان واحد وخصمان أو أكثر ، أو حتى اثنين أو أكثر من الدائنين والمدينين.

على سبيل المثال، قد تستلزم كشوف المرتبات عددًا كبيرًا من إدخالات دفتر اليومية ، والتي يمكن تبسيطها في شكل مركب كملخص.

6. إدخالات عكسية

يتم إجراء إدخالات عكسية في بداية فترة محاسبية جديدة وتعمل على عكس أو التراجع عن إدخال تعديل تم إجراؤه في نهاية الفترة المحاسبية السابقة.

يوفر هذا الخيار انخفاضًا كبيرًا في الأخطاء المحاسبية بسبب ازدواج حساب النفقات أو الدخل ويزيد من الكفاءة في معالجة الفواتير الفعلية في الفترة المحاسبية الجديدة. بمعنى آخر ، يتم استخدامها لتبسيط مسك الدفاتر.

على سبيل المثال ، يمكن عكس المصروفات المستحقة التي تم الإبلاغ عنها في الفترة المحاسبية السابقة بحيث يمكن حساب المصروفات في الفترة المحاسبية التي تم دفعها فيها ، دون القلق بشأن الإبلاغ عن المصاريف مرتين.

وظائف كتاب الإدخال الرئيسي أو الإدخال الأصلي

يُعرف كتاب المحاسبة الأساسي بالمجلة. يقال إن المجلة هي كتاب الدخول الرئيسي وهو ما يعني دفتر اليوم حيث يسجل التاجر إجمالي معاملاته اليومية في الكتاب. تسمى عملية تسجيل المعاملات المحاسبية في هذه المجلة “اليومية”.

يمكن وصف دفتر يومية على أنها الكتاب الذي يتم فيه تسجيل المعاملات بترتيب حدوثها ، أي بترتيب زمني. وهذا ما يسمى كتاب الإدخال الرئيسي أو الإدخال الأصلي حيث يتم إدخال جميع المعاملات التجارية أولاً وفي الأولوية في هذا الكتاب.

الوظائف الرئيسية لدفتر يومية هي كما يلي:

الوظيفة التحليلية: في وقت تسجيل المعاملة في المجلة ، يتم تحليل كل معاملة في جانب المدين والجانب الائتماني. يساعد هذا في فهم كيفية تأثير كل معاملة على العمل.

وظيفة التسجيل: هذه لغة أعمال تساعد في الاحتفاظ بسجل المعاملات بناءً على المبادئ. يتم دعم إدخال التسجيل من خلال سرد موجز يشرح كل معاملة بلغة الشخص العادي.

الوظيفة التاريخية: يحتوي كتاب المجلة على سجل زمني لتسجيل المعاملات للمراجع المستقبلية. سيساعد هذا الشركة على تحليل أدائها السابق وتحديد احتمالاتها المستقبلية.

مزايا دفتر اليومية المحاسبية

تتم كتابة المعاملات في دفتر يومية قبل ترحيلها يدويًا إلى الحسابات في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ الفرعي.

دفتر اليومية المحاسبية هو دفتر الإدخالات الأصلي الذي نسجل فيه لأول مرة جميع المعاملات التجارية تمامًا. المزايا مذكورة أدناه:

• يتوفر دفتر اليومية على جميع المعاملات التجارية في مكان واحد على أساس الوقت والتاريخ.
• يتم تسجيل جميع المعاملات على أساس الإيصالات أو الفاتورة ، حتى نتمكن من التحقق من صحة كل إدخالات دفتر اليومية مع فواتيرها.
• هناك حد أدنى من الفرص لتجنب أي معاملة معينة لأنه في معاملات دفتر اليومية يتم تسجيل أساس التاريخ.
• يكتب المحاسب السرد أدناه لإدخال دفتر اليومية هذا ، حتى يتمكن المدقق الآخر من معرفة سبب إدخال دفتر اليومية هذا.
• في دفتر اليومية ، يتم تسجيل كل معاملة بعد تحليل عميق لحسابين على أساس نظام القيد المزدوج ، لذلك هناك حد أدنى من احتمال حدوث خطأ في دفتر اليومية.
• دفتر اليومية هو أساس الترحيل في حسابات دفتر الأستاذ. مع عمل دفتر اليومية ، لا يمكن للمحاسب عمل حسابات دفتر الأستاذ.
• إذا كان هناك خطأ في دفتر الأستاذ ، فيمكننا تصحيحه بمساعدة دفتر اليومية أو تصحيح إدخال دفتر اليومية في دفتر اليومية.
• سيتم تسجيل جميع إدخالات دفتر اليومية الافتتاحية وإغلاق إدخالات دفتر اليومية وجميع المعاملات الأخرى التي لم يتم تسجيلها في أي كتب فرعية أخرى في دفتر اليومية.
• هناك حاجة أيضًا إلى دفتر اليومية في كل نوع من أنواع برامج المحاسبة. يمكن لبرامج المحاسبة هذه إنشاء نظام تلقائي لترحيل إدخالات دفتر اليومية من خلال معالجتها التلقائية ، ولكن يجب على المحاسب تغذية إدخالات دفتر اليومية في دفتر اليومية وقسائم دفتر اليومية الأخرى المحددة.
• في دفتر اليومية ، يوجد عمود واحد من دفتر الأستاذ. من المهم جدًا التحقق من مرجع نشر كل حساب من خلال إدخال دفتر اليومية الأصلي الخاص به.

الفرق بين دفتر اليومية المحاسبية ودفتر الأستاذ العام

دفتر اليومية كما يوحي الاسم ، عادة ما تحتفظ بسجل مثل هذه المعاملة التي لم يتم تسجيلها في أي مجلة أخرى. وبعبارة أخرى ، فإن مثل هذه المعاملات التي لا يتم الاحتفاظ بدفتر يومية منفصلة لها ينتهي بها الأمر في المجلة العامة. على سبيل المثال ، بيع أو شراء الأصول غير المتداولة ، رأس المال الإضافي المستثمر في الأعمال التجارية.

غالبًا ما يتم الاحتفاظ بدفاتر يومية منفصلة لبيع وشراء المخزون ويتم تسجيل أي معاملة أخرى في دفتر اليومية العام. ومع ذلك ، قد يكون لدى الكيان المزيد من المجلات اعتمادًا على احتياجات المعلومات

بمجرد إدخال الحركات في دفاتر اليومية ذات الصلة ، يتم بعد ذلك ترحيل هذه المعلومات إلى حسابات محددة يتم تجميعها في الغالب معًا في شكل دفاتر الأستاذ.

يستخدم مصطلح الترحيل للدلالة على تسجيل المعلومات في دفاتر الأستاذ من خلال البحث عن البيانات المالية من المجلات.

لفهم الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ وكيفية ارتباطها ببعضها البعض ، ضع في اعتبارك الشكل والنقاط التالية:

• دفتر اليومية هو المكان الذي يتم فيه تسجيل المعاملة لأول مرة بعد الموافقة من نظام الرقابة الداخلية للكيان والذي يتم منحه عادةً عن طريق رفع مستند مصدر معين والذي يعمل كدليل على المعاملة.
• الحساب هو المكان الذي يتم فيه نشر المعلومات من المجلات. ببساطة ، الحساب هو مكان يتم فيه تسجيل المعاملات المتعلقة ببند معين أو نشاط تجاري. على سبيل المثال ، حساب المبيعات ، حساب المشتريات ، حساب الراتب.
• دفتر الأستاذ هو مكان يتم فيه تجميع الحسابات ذات الطبيعة المتشابهة معًا. على سبيل المثال ، يحتوي دفتر أستاذ المبيعات على حسابات جميع المدينين. يحتوي دفتر أستاذ المشتريات على حسابات جميع الدائنين.
• دفتر الأستاذ العام ، تمامًا مثل دفتر اليومية العام ، الذي يحتفظ بجميع هذه الحسابات التي لا يتم الاحتفاظ بدفتر أستاذ منفصل لها. على سبيل المثال ، حساب الماكينات ، حساب رأس المال ، حساب مصروفات الراتب ، إلخ.

استخدام برامج المحاسبة لتتبع إدخالات دفتر اليومية

مع تزايد تعقيد المحاسبة وزيادة عدد إدخالات دفتر اليومية ، يصبح التتبع أكثر صعوبة ، خاصة في أنظمة الإدخال اليدوي. يعد برنامج المحاسبة حلاً أفضل لمعظم الشركات لأن الكثير من الجهد حول تتبع إدخال دفتر اليومية وسحب الحسابات وتخصيصها يمكن أن يكون آليًا.

توفر الأتمتة مزيدًا من الكفاءة وتقليل معدلات الخطأ. علاوة على ذلك ، ستعمل برامج المحاسبة الحديثة على تسهيل عملية التدقيق بشكل كبير.

إدخالات دفتر اليومية هي العمود الفقري لجميع التقارير المالية. على هذا النحو ، يجب التحقق من المعاملات والتحقق من إدخالات دفتر اليومية المقابلة للتأكد من دقتها. سواء أكملت الدفاتر يدويًا أو رقميًا ، يجب تخصيص الاعتمادات والخصومات على الحسابات المتأثرة وفقًا لقواعد المحاسبة القياسية.

من خلال هذه الإجراءات المبسطة والصارمة ، يمكن للشركة أن تعرف أين تقف ماليًا وإلى أي مدى يمكن أن تذهب مع الخطط المستقبلية.

خلاصة

وفي الختام يمكن القول أن دفتر اليومية هو حساب تسجل فيه الشركة معاملاتها المالية. تستخدم الشركات دفتر اليومية لنقل المعلومات أو التوفيق بين سجلات الدخل والنفقات مع الإدخالات في دفتر الأستاذ العام.

تتضمن السجلات في دفتر يومية تواريخ المعاملات والمبالغ التي تم إنفاقها أو اكتسابها. يلعب الحساب دورًا حيويًا في وظائف حفظ السجلات للكيان ويتطلب الموضوعية. توفر المجلة ملخصًا للمعاملات وتسهل نقل السجلات لتطبيقات المحاسبة. أثناء عمليات التدقيق والعمليات التجارية ، تعد المجلة من أهم الحسابات التي سيراجعها مدققو الحسابات.

الأسئلة الشائعة