ما هي الفوترة الإلكترونية؟ وما هي فوائدها وطريقة عملها

حان الوقت للابتعاد عن الفواتير الورقية ، التي تتطلب الطباعة والتسليم بالبريد ، وتبني الفوترة الإلكترونية لتحقيق توصيل أكثر كفاءة وفعالية. يمكن أن ترتبط الفواتير الإلكترونية مباشرةً بالأسئلة الشائعة أو معالجة الدفع ، لتسريع دفع الفواتير.

ما هي الفواتير الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية هي العملية التي يتم من خلالها إرسال الفواتير ودفعها إلكترونيًا. تتيح هذه العملية للعملاء تلقي الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الويب أو حتى في تنسيقات بيانات يمكن قراءتها آليًا ، مما يسهل عملية التسليم والدفع بشكل أكثر كفاءة.

تتم إدارة عملية الفوترة الإلكترونية من قبل قسم الحسابات المدينة ، مع أخذ المخرجات من برامج المحاسبة أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتسليمها للعملاء. على نحو متزايد ، يتم أتمتة جوانب هذه العملية غير الورقية لتحسين السرعة والدقة ، بما في ذلك إجراءات المتابعة حيث تتجاوز الأطر الزمنية لدفع الفواتير الشروط.

كيف تبدو الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية هي ببساطة نسخة إلكترونية من الفاتورة أو الفاتورة التقليدية. بصريًا ، يمكن أن يعكس هذا مخططًا تقليديًا للفاتورة الورقية ، أو يستفيد من الإمكانات عبر الإنترنت – مثل الارتباط المباشر لدفع الفواتير أو الأسئلة الشائعة أو الموارد ذات الصلة.

بدلاً من ذلك ، يمكن تسليم الفواتير الإلكترونية كبيانات يمكن قراءتها آليًا مثل مستندات تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات أو XML لتسهيل المعالجة التلقائية والدفع عن طريق برامج حسابات القبض.

في سياق B2B ، تتعلق الفوترة الإلكترونية بتسليم الفواتير الإلكترونية التي تحتوي على تفاصيل محددة مثل الإطار الزمني للدفع والمعلومات الضريبية ورقم أمر الشراء والتسليمات المفصلة.

يبدو متوسط الفاتورة الإلكترونية مشابهًا جدًا للفواتير المادية. في الواقع ، إنه مجرد تمثيل رقمي لفاتورة فعلية ، وغالبًا ما يتم تقديمها بتنسيق PDF. تحتوي على معلومات أساسية بما في ذلك:

• تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة
• تاريخ المسألة
• مقدار
• تاريخ استحقاق السداد
• شروط الدفع

في معظم الحالات ، تحتوي الفواتير الإلكترونية أيضًا على رابط يمكن للدافعين استخدامه لتسوية الفاتورة بسرعة.

كيف تعمل عملية الفوترة الإلكترونية

الفوترة الإلكترونية هي العملية التي يتم من خلالها إنشاء الفواتير الإلكترونية وتسليمها للعملاء وإرسال رسائل التذكير وجمع المدفوعات. تشتمل عملية الفوترة الإلكترونية أيضًا على درجة معينة من إعداد التسعير والائتمان ، والتي يمكن تعيينها يدويًا لكل عميل أو تحديدها بواسطة التشغيل الآلي المستند إلى القواعد.

يتم سرد الخطوات في عملية الفوترة الإلكترونية أدناه.

• إعداد الائتمان – تتمثل الخطوة الأولى في أي عملية فوترة في تحديد حد الائتمان وتاريخ الاستحقاق للتحويل. يمكن لحلول الفوترة الإلكترونية الحديثة إغلاق الحلقة من المبيعات إلى إعداد الائتمان لتحسين الأداء وتقليل المخاطر.
• التسعير – الخطوة التالية هي تحديد أسعار السلع أو الخدمات المقدمة. يمكن لحلول الفوترة الإلكترونية البحث عن الأسعار من قاعدة بيانات وتطبيق خصومات الحساب أو جهة الاتصال كما هو مطلوب.
• إنشاء الفواتير – يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو بيانات نظام المحاسبة ، والتي يتم إدخالها في قالب الفاتورة المطلوب لكل مستلم – من PDF إلى EDI. عادة ما تكون هذه الخطوة مؤتمتة وتتقدم بشكل أسرع بكثير من إنشاء الفاتورة اليدوية التقليدية.
• تسليم الفواتير – خطوة أخرى عادة ما تكون مؤتمتة ، يمكن أن يتقدم تسليم الفواتير الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني أو البوابة الإلكترونية أو نقل الملفات أو النقل المباشر للبيانات. يمكن استخدام إشعار الفاتورة عن طريق الرسائل القصيرة أو إشعار البريد الإلكتروني أو WhatsApp أو القنوات المماثلة لتنبيه المستلمين إلى أن فاتورتهم الإلكترونية متاحة عبر بوابة إلكترونية آمنة.
• التذكيرات – إذا اعتقد المفوتر أن العملاء لم يعترفوا بفاتورتهم الإلكترونية أو فتحوها أو دفعوها خلال إطار زمني محدد ، فيمكن تشغيل اتصالات التذكير تلقائيًا لتشجيع الدفع الفوري.
• معالجة الدفع – تقدم الفواتير الإلكترونية ميزة مميزة على الفواتير الورقية في تلقي المدفوعات ، لأنه يمكن تزويد العملاء برابط للنقر على فواتيرهم ودفعها عبر الإنترنت عن طريق بطاقة الائتمان أو الإيداع المباشر. يمكن تحقيق قدر أكبر من الأتمتة عندما يتم تسليم الفواتير الإلكترونية إلى أنظمة الحسابات الدائنة المؤتمتة.
• استخبارات المبيعات وإعداد التقارير – يوفر التتبع والإبلاغ عن تسليم الفواتير الإلكترونية واستلامها وحتى من قرأ أو استجاب للفواتير الإلكترونية ميزة واضحة عند معالجة المدفوعات المتأخرة من أجل التدفق النقدي السليم. يمكن استخلاص رؤى المبيعات من ما تم تحرير فواتير به ، وأين ومتى ، بالإضافة إلى فهم الحسابات التي قد تكافح للدفع في الوقت المحدد وتشكل مخاطر ائتمانية مستقبلية.

ما هو نظام الفواتير الإلكترونية؟

أنظمة الفوترة الإلكترونية هي أنظمة كمبيوتر تساعد في إنشاء وتسليم الفواتير وقبول مدفوعات العملاء. عادةً ما يتبع تدفق الفاتورة عبر نظام الفوترة الإلكتروني هذا المسار:

• يتم تجميع بيانات فواتير العميل في نظام الفوترة
• يتم إنشاء فاتورة العميل عن طريق نظام الفوترة
• يتم تمرير الفواتير إلى نظام الفواتير الإلكترونية
• يتم تجميع الفواتير وإرسالها إلى العملاء عبر الإنترنت
• يتلقى العميل رسالة بريد إلكتروني لإشعار الفاتورة الجديدة

هناك نوعان رئيسيان من برامج الفوترة الإلكترونية المستخدمة للفوترة الإلكترونية: أنظمة الفاتورة المباشرة وأنظمة تجميع البنوك.

كما ذكرنا سابقًا ، تسمح معظم شركات المرافق للعملاء بتسجيل الدخول إلى موقع الويب الخاص بالمرافق لعرض الفواتير ودفعها. هذا مثال على الفوترة الإلكترونية المباشرة للفواتير.

يمكن دمج بعض الفواتير في نظام دفع فواتير البنك. في هذه الحالة ، يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى موقع البنك الخاص بهم ودفع فواتير العديد من المفوترين من خلال نفس الواجهة. هذا مثال على أنظمة تجميع البنوك.

يُعرف أيضًا المفوترة المباشر والمجمع المصرفي باسم تنسيقات الفوترة الإلكترونية.

كيف تستخدم شركات B2B الفواتير الإلكترونية؟

بينما تركز معظم الفواتير الإلكترونية على العملاء ، يمكن للشركات الاستفادة من الفوترة الإلكترونية لمعاملات B2B أيضًا.

إنه مثال آخر على الربح للجميع ، حيث يمكن لكل من المرسل والدافع معالجة الفواتير وحسابها بسرعة بدلاً من الاعتماد على عملية يدوية. سواء كنت تريد الوصول إلى المستهلكين الأفراد أو الشركات الأخرى ، فإن فوائد استخدام الفوترة الإلكترونية واضحة.

في العصر الرقمي ، لا يوجد سبب لإضاعة الوقت والموارد والمال على الفواتير الورقية للعملاء. امنحهم خيار عدم استخدام الأوراق باستخدام الفواتير الإلكترونية. ليس هناك ما نخسره وإمكانات غير محدودة للنجاح.

أهم فوائد برامج الفوترة الإلكترونية

يُمكِّن برنامج الفوترة الإلكترونية أقسام الذمم المدينة من أن تصبح أكثر كفاءة بكثير. تعمل إزالة أوجه القصور في العمليات على توفير الوقت والمال ، فضلاً عن ضمان تسليم الفواتير بشكل أكثر دقة وسرعة إلى العملاء للدفع الفوري. يعد نظام الفوترة الإلكتروني الذي يتم نشره جيدًا أكثر من مجرد ترقية تشغيلية ، إنه ميزة إستراتيجية.

أهم فوائد برامج الفوترة الإلكترونية هي:

• كفاءة العملية – تتطلب الفواتير الورقية مزيدًا من الوقت والجهد لإنتاجها وتسليمها ، وتستغرق الفواتير الإلكترونية جزءًا بسيطًا من ذلك.
• دقة محسنة – الاتصال المباشر بين نظام الفوترة الإلكتروني وبرامج المحاسبة و / أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يزيل الخطأ البشري من العملية.
• إمكانية التسليم المحسّنة – إرسال الفواتير الورقية ، بالبريد ، لا يضمن إمكانية التسليم. أظهر جائحة الفيروس التاجي أن التوصيل الإلكتروني أكثر مرونة ودقة ، بحيث يصل إلى العملاء أينما كانوا بالشكل الذي يريدونه.
• رؤية الحالة – تتيح معرفة من استلم فواتيرهم الإلكترونية وقراءتها واستجاب لها إجراءات متابعة أكثر استهدافًا وتساعد في التنبؤ بالتدفق النقدي.
• الأتمتة – تتطلع الشركات بشكل متزايد إلى أتمتة العمليات اليدوية المتكررة لتحسين الكفاءة ، بحيث يمكن للموظفين المهرة التركيز على أنشطة أكثر ربحية. يمثل الانتقال من الفواتير الورقية إلى الفوترة الإلكترونية فرصة هائلة لأتمتة العمليات.
• سداد الفواتير بطريقة مبسطة – يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية مع روابط الدفع لتلقي المدفوعات عبر الإنترنت عبر بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم أو الإيداع المباشر.
• انخفاض النفقات العامة – عدم الاضطرار إلى صيانة وإدارة آلات طباعة وتسليم الفواتير الورقية ، أو دفع تكاليف التسليم البريدي ، يمكن أن يوفر تكلفة كبيرة للعديد من الشركات.
• قابلية التوسع والمرونة – تقدم الفواتير الإلكترونية حلاً أكثر قابلية للتطوير من الفواتير الورقية. تقليديا ، إذا زاد حجم الفواتير ، فستكون هناك حاجة إلى الاستثمار في الطباعة وإدارة العمليات والتسليم. سيكون هذا الاستثمار زائدا عن الحاجة ويضيع إذا انخفضت الكميات. يمكن للأنظمة الإلكترونية التوسع والنزول بسرعة وكفاءة أكبر.
• انخفاض البصمة الكربونية – تتطلب فواتير الورق مزيدًا من الطاقة والموارد لإنتاجها وتسليمها (بالبريد). تعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر كفاءة في استخدام الطاقة وأفضل للبيئة.
• تحسين تجربة العملاء – قد تبدو الفواتير الورقية قديمة الطراز قليلاً للعملاء الآن. يمكن تقديم الفواتير الإلكترونية بطريقة أكثر احترافية ، من خلال الوصول المبسط ومعالجة الدفع ، وتبسيط وتعزيز تجربة كل عميل لعلامتك التجارية

من يستفيد من الفواتير الإلكترونية ؟

تساعد الفوترة الإلكترونية مجموعة واسعة من الوظائف في أي عمل تجاري. من تبسيط إنشاء الفواتير وتسليمها داخل الحسابات المستحقة القبض ، إلى أتمتة عمليات حسابات العملاء الدائنة. توفر التحسينات في رأس المال العامل والتنبؤ بالتدفقات النقدية الضمان ورأس المال لدعم النمو والاستثمار في جميع أنحاء الأعمال. بعض من أكبر التأثيرات مذكورة أدناه.

• المالية – تعمل الفوترة الإلكترونية على تحسين كفاءة الفوترة وتحرير رأس المال العامل ، من خلال خفض مبيعات الأيام المستحقة ، الذي كان محتفظًا به سابقًا في دفتر حسابات المقبوضات. تتيح الرؤية الأكبر للحالة المتأصلة في الفوترة الإلكترونية إمكانية التنبؤ بالتدفق النقدي بشكل أكثر دقة ، مما يدعم الاستثمار عبر الأعمال الأوسع نطاقًا لتحقيق النمو والاستقرار.
• العملاء – عندما يستلم العملاء فواتيرهم إلكترونيًا ، يمكنهم دفعها بسهولة أكبر وبسرعة أكبر ، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى سجلات الفواتير إذا احتاجوا إلى إعادة طباعة أي شيء.
• البائعون – إذا سمحت لسلسلة التوريد الخاصة بك بإصدار فاتورة إليك إلكترونيًا ، فيمكنهم العمل بكفاءة أكبر ويمكنك إجراء المدفوعات بشكل أسرع ، دون إضاعة الوقت في الاستعلام عن تفاصيل الفاتورة غير الدقيقة وتوضيحها.
• قسم الحسابات- تستفيد حسابات القبض من الفوترة الإلكترونية أكثر من أي جانب آخر من جوانب الأعمال التجارية ، وهنا تكمن فوائد أتمتة العمليات وتحسينات الكفاءة في تمكين الأداء المحسن مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية.
• قسم المالية- يساعد تلقي الفواتير إلكترونيًا الحسابات الدائنة على التنبؤ بالإنفاق والاستفادة من خصومات الدفع المبكر ومعالجة المدفوعات بشكل أكثر كفاءة.
• العمليات – تستفيد العمليات من التدفق النقدي المحسن وقدرات التنبؤ المالي التي توفرها الفوترة الإلكترونية ، مما يسمح باستثمارات أكبر عند الحاجة لتحسين القدرات التشغيلية والكفاءة.