من المعروف أن كل كيان يحتاج إلى تسجيل معاملاته في دفتر الحسابات . عندما يكون لديك العديد من العملاء والبائعين، فقد تكون مهمة محمومة دمج جميع مبيعاتك ومشترياتك في جهاز كمبيوتر محمول فقط. لذلك أنت بحاجة إلى تنظيم، لذلك عندما يبدأ موسم الضرائب أو التدقيق، فلن تترك نفسك تتدافع في اللحظة الأخيرة.
سجلات المعاملات مهمة لأنها دليل على كيفية تبادل أموالك ومدى انتظامها ومع من. ولكن أين تسجل حركة الأموال من وإلى عملك؟ أيضًا ، كيف تسجل معاملات غير شائعة مثل الاستهلاك والديون المعدومة وبيع الأصول؟ هذا هو المكان الذي تلعب فيه المجلات ودفاتر الأستاذ. تابع القراءة لمعرفة المزيد عنها وكيف يمكنك استخدامها لعملك.
فهرس
أنواع دفتر الحسابات
تحتفظ هذه المنظمات بدفتر نقدي لتسجيل الإيصالات النقدية اليومية والمدفوعات النقدية بدلاً من الاحتفاظ بدفتر يومية للإيصالات النقدية ومجلة الدفع النقدي بشكل منفصل.
ولكن حيث يتم الاحتفاظ بمجلة الإيصالات النقدية ومجلة المدفوعات النقدية ، لا يلزم وجود دفتر نقدي.
1.دفتر عائد الشراء
دفتر عائد الشراء يسىمى هو الدتر الخاص بتسجيل عوائد الشراء لشراء الائتمان ، بمجلة إرجاع الشراء.
في حالة عزل اتفاقية الشراء أو في حالة البضائع المعيبة ، يقوم المشتري بإعادة البضائع إلى البائع. أثناء إعادة البضائع إلى البائع ، يتم إرسال قسيمة تحتوي على أسباب إعادة البضائع مع البضائع.
وهذا ما يسمى مذكرة الخصم. يرسل البائع أيضًا ملاحظة إلى المشتري كإجابة تسمى إشعار دائن. تجدر الإشارة إلى أن البضائع المشتراة نقدًا إذا تم إرجاعها لم يتم تسجيلها في مجلة إرجاع الشراء.
2. دفتر حسابات إرجاع المبيعات
تسمى المجلة الخاصة ، حيث يتم تسجيل عوائد بيع الائتمان ، بمجلة إرجاع المبيعات. يتم إعداد دفتر يومية إرجاع المبيعات من ملاحظات الخصم التي يرسلها المشتري مع البضائع المرتجعة. ردًا على ذلك ، يرسل البائع إشعارًا دائنًا.
يشبه تنسيق عائد المبيعات تنسيق دفتر اليومية المبيعات باستثناء عمود challan / الفاتورة حيث يتم كتابة إشعار دائن.
تجدر الإشارة إلى أنه عندما تكون معاملات إرجاع المبيعات كبيرة في العدد ، يتم الاحتفاظ بدفتر إرجاع المبيعات هذا.
ولكن في حالة وجود عدد قليل جدًا من معاملات الإرجاع هذه ، يتم تسجيلها في المجلة العامة.
3. مجلة المبيعات
تستخدم مجلة المبيعات لتسجيل البيع الائتماني للبضائع فقط.
يتم تسجيل البيع النقدي للبضائع في مجلة الإيصالات النقدية. يتم تسجيل بيع الائتمان للأصل في دفتر اليومية العام.
4. مجلة الإيصالات النقدية
تسمى المجلة الخاصة المستخدمة لتسجيل جميع أنواع الإيصالات النقدية بمجلة الإيصالات النقدية.
في عصر المودم ، يعتبر إدخال مجلة الإيصالات النقدية عمليًا في مؤسسات الأعمال المتوسطة والكبيرة الحجم.
يتم تسجيل جميع أنواع المقبوضات النقدية في هذه المجلة. المصادر الرئيسية للمقبوضات النقدية نوعان ؛ النقد من البيع النقدي والنقد من الذمم المدينة.
قد يكون هناك مصادر أخرى للإيصالات النقدية. على سبيل المثال ، أخذ قرض من أحد البنوك ، وإيصالات الفوائد ، والبيع النقدي للأصول ، وما إلى ذلك.
نظرًا لأن دفتر النقدية لا يحتوي على عمود مطلوب منفصل لتسجيل الإيصالات النقدية ، فإنه يفشل في تقديم معلومات بشأن الإيصالات النقدية المختلفة والتدفقات النقدية.
للتغلب على هذه القيود بأكملها ، يلزم وجود دفتر يومية للإيصالات النقدية متعدد الأعمدة.
بشكل عام في دفتر يومية الإيصالات النقدية إلى أعمدة المدين للإيصالات النقدية والخصم النقدي وثلاثة أعمدة ائتمان للحسابات المدينة والمبيعات والحسابات الأخرى. يتم تسجيل النقد المستلم من مصادر مختلفة بخلاف المبيعات النقدية والذمم المدينة في عمود الحسابات الأخرى.
إذا تم اتباع نظام الجرد الدائم في تسجيل مخزون البضائع ، فسيتم تمرير إدخال دفتر يومية منفصل مع دفتر يومية بيع حيث يتم خصم تكلفة البضائع المباعة وتقيد مخزون البضائع.
وتجدر الإشارة إلى أنه بموجب نظام الجرد الدوري ، لا يلزم إدخال دفتر اليومية الإضافي هذا
5. مجلة الدفع النقدي
تسمى المجلة الخاصة المستخدمة لتسجيل المعاملات المختلفة المتعلقة بالدفع النقدي بمجلة الدفع النقدي. عادة ما تسدد المخاوف التجارية الديون عن طريق الشيكات.
يتم التعامل مع الدفع بشيك على أنه دفعة نقدية.
لقبول الدفع النقدي ، تقوم المؤسسات التجارية بدفع الفواتير عن طريق الشيكات. تحتوي مجلة الدفع النقدي على العديد من أعمدة الأموال حيث يتم إجراء المدفوعات النقدية تحت العديد من الرؤوس.
يعد الدفع إلى الحسابات الدائنة عنصرًا مهمًا بين عناصر الدفع النقدي ، وبالنسبة لهذا المخصص المستحق الدفع للحساب لمدين منفصل ، يتم عمل عمود الأموال في دفتر يومية الدفع النقدي.
نظرًا لأن خصم الشراء ينشأ مع مدفوعات مختلفة ، يتم الاحتفاظ بعمود أموال ائتمان خصم الشراء المنفصل فيه. يتم توفير عمود ائتمان نقدي للدفع النقدي ودفع الشيكات.
يتم أيضًا تضمين عمود خصم آخر لمستلزمات المكاتب في مجلة الدفع النقدي. إلى جانب ذلك ، لإظهار دفعة أخرى ، هناك عمود آخر للحسابات المدينة. يظهر أدناه تنسيق دفتر يومية المدفوعات النقدية متعدد الأعمدة:
تسمى المجلة الخاصة ، حيث يتم تسجيل عوائد بيع الائتمان ، بمجلة إرجاع المبيعات. يتم إعداد دفتر يومية إرجاع المبيعات من ملاحظات الخصم التي يرسلها المشتري مع البضائع المرتجعة. ردًا على ذلك ، يرسل البائع إشعارًا دائنًا.
6. مجلة السليم
يتم تسجيل المعاملات بخلاف المعاملات المسجلة في مجلة الإيصالات النقدية ، والدفع النقدي الخاص ، ومجلة الشراء ، ومجلة المبيعات ، وما إلى ذلك في دفتر اليومية المناسب أو دفتر اليومية العام.
فمثلا؛
يتم تسجيل شراء الأصول بالدين ، ومخزون البضائع في نهاية العام ، وتصحيح الأخطاء ، وتعديل الحسابات ، وما إلى ذلك في دفتر اليومية المناسب.
لذلك ، فإن المجلة ، حيث يتم تسجيل المعاملات التي لا يمكن تسجيلها مباشرة في مجلة معينة ، تسمى المجلة المناسبة.
في المجلة المناسبة بشكل عام ، يتم تسجيل المعاملة التالية ؛
- فتح الدخول: إدخال دفتر اليومية الذي تم تمريره في بداية العام الحالي لتسجيل الأصول والخصوم للسنة السابقة يسمى القيد الافتتاحي.
- الإدخال الختامي: تُسمى إدخالات دفتر اليومية ، التي يتم تمريرها لإغلاق المصروفات الدورية والدخل الذي يحولها إلى بيان الدخل ، إدخالات الإغلاق. هذا هو كل الدخل – يتم إغلاق حسابات المصاريف وحسابات المبيعات والشراء وحسابات الربح والخسارة من خلال التحويل إلى بيان الدخل.
- إدخال التعديل: يُطلق على إدخال دفتر اليومية الذي يتم من خلاله تعديل المصروفات المتراكمة والإيرادات والدخل المسبق والمصروفات والإهلاك والمخصصات المحددة وما إلى ذلك إدخال التعديل.
- إدخال التصحيح: الإدخال ، الذي يتم من خلاله تصحيح الأخطاء في الحسابات ، يسمى إدخال التصحيح.
- إدخال التحويل: الإدخال الذي يتم إجراؤه لتحويل الأموال من حساب إلى حساب آخر يسمى إدخال التحويل.
- شراء الائتمان وبيع الأصول: الإدخال المطلوب لتسجيل المعاملات المتعلقة بشراء الائتمان وبيع الأصول يسمى شراء الائتمان وبيع إدخال الأصول.
كيف تبدأ محاسبة دفتر الأستاذ العام
لإنشاء دفتر الأستاذ المحاسبي باستخدام طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، ستحتاج إلى تسجيل كل معاملة في حسابين على الأقل في دفتر الأستاذ. تتخذ الإدخالات شكل T كما هو موضح أعلاه ، مع عمود واحد للخصم وآخر للائتمانات. إليك مثال على حساب دفتر الأستاذ خطوة بخطوة:
- قم بإنشاء دفتر أستاذ منفصل لكل حساب ، وسيتم تجميعها جميعًا في النهاية في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.
- قسّم كل مستند إلى أعمدة للخصم والائتمان. اترك مساحة لفتح وإغلاق الأرصدة.
- نقل إدخالات دفتر اليومية إلى حساباتهم ذات الصلة. بالنسبة لمحاسبة دفتر الأستاذ العام ، يجب وضع الديون والائتمانات ذات الصلة جنبًا إلى جنب في الأعمدة. هذا يجعل من السهل حساب الرصيد.
- قم بتحديث دفاتر الأستاذ الخاصة بك عندما تكون هناك تغييرات على المعاملات الأصلية أو إدخالات دفتر اليومية.
- اجمع بين حساباتك لإنشاء دفتر أستاذ عام. سيتم تنظيم ذلك حسب نوع الحساب ، بدلاً من تاريخ المعاملة.
- قم بإنشاء ميزان مراجعة بتلخيص الاعتمادات والخصومات.
- أخيرًا ، يمكنك استخدام مجاميع ميزان المراجعة لتجميع البيانات المالية لشركتك. يتضمن هذا كلاً من الميزانية العمومية وبيان الدخل.
من الجدير إعداد دفتر الأستاذ لتتبع معاملاتك والتأكد من أن الاعتمادات والخصومات متوازنة. إذا لم تتطابق الإجماليات ، فقد حان الوقت للرجوع إلى كل من إدخالات دفتر اليومية الأصلية ودفاتر الأستاذ المحاسبية
خطوات إعداد دفتر الحسابات والمعاملات المحاسبية لأول مرة
1.حدد طريقة المحاسبة
أول أمر عمل عند إعداد دفاتر المحاسبة هو اختيار طريقة محاسبية. فيما يلي طرق المحاسبة التي يمكنك الاختيار من بينها:
- الأساس النقدي: طريقة المحاسبة الأقل صعوبة
- الاستحقاق: أصعب طريقة محاسبية
- الأساس النقدي المعدل: مزيج من الأساس النقدي والاستحقاق
لا تتطلب المحاسبة على أساس النقد معرفة محاسبية واسعة. باستخدام هذه الطريقة ، قم بتسجيل المعاملة عندما يتم تحويل الأموال. هذا يعني أنك تسجل الدخل عندما تتلقى الدفع. تستخدم طريقة الأساس النقدي الحسابات النقدية فقط (مثل المصاريف والدخل وما إلى ذلك).
تتطلب المحاسبة على أساس الاستحقاق معظم المعرفة المحاسبية وتستغرق وقتًا أطول لأصحاب الأعمال الصغيرة. مع الاستحقاق ، يجب عليك تسجيل الدخل عند إجراء معاملتك ، مع أو بدون تحويل الأموال. وسجل النفقات عند إصدار فاتورة لك. تستخدم طريقة الاستحقاق حسابات أكثر تقدمًا وتسمح لك بتسجيل الخصوم طويلة الأجل.
الأساس النقدي المعدل ، أو المحاسبة المختلطة ، هو مزيج من المحاسبة على أساس الاستحقاق والنقد. مثل طريقة الأساس النقدي ، تقوم بتسجيل الدخل عند استلامه ، وتسجيل المصروفات عند إجراء الدفع. تستخدم محاسبة الأساس النقدي المعدلة كلاً من الحسابات النقدية وحسابات الاستحقاق.
2. تحديد كيفية تسجيل المعاملات
كيف تخطط لتسجيل المعاملات في كتبك؟ ربما تفكر في:
- تسجيل المعاملات يدويًا (مثل جدول البيانات)
- توظيف محاسب
- استخدام برامج المحاسبة
يعد تسجيل المعاملات يدويًا هو الخيار الأكثر استهلاكا للوقت لتسجيل المعاملات. ومع ذلك ، فهو الحل الأرخص لأصحاب الأعمال الصغيرة. عندما تقوم بتسجيل المعاملات يدويًا ، قم بحساب كل معاملة يدويًا وحساب الإجماليات.
إن تعيين محاسب يحررك من إدارة كتبك الخاصة ومن ارتكاب أخطاء محاسبية شائعة. إنه الخيار الأقل استهلاكا للوقت ولكنه أيضًا الأكثر تكلفة. إذا قمت بتعيين محاسب ، فسيقومون بتجميع البيانات المالية وحساب الإجماليات نيابة عنك.
برامج المحاسبة هي الأفضل في كلا العالمين عندما يتعلق الأمر بالصعوبة والتكلفة. يعد برنامج المحاسبة خيارًا جيدًا إذا كنت ترغب في تبسيط العمليات المحاسبية وتوفير الوقت دون الحاجة إلى دفع ثمن وجود محاسب يقوم بكل شيء من أجلك. ناهيك عن أنه لا داعي للقلق بشأن حساب الإجماليات بنفسك لأن البرنامج يتعامل معها نيابة عنك.
3. قم بإعداد مخطط للحسابات
يسرد دليل الحسابات ، أو COA ، جميع الحسابات في بياناتك المالية ويقسم أموالك إلى فئات معينة. تُظهر لك شهادة توثيق البرامج كل الأموال التي تذهب إلى عملك بالإضافة إلى كل الأموال الخارجة.
يتكون دليل الحسابات الخاص بك من الأقسام الخمسة التالية:
- أصول
- المطلوبات
- القيمة المالية
- الإيرادات
- نفقات
لتقسيم الحسابات بشكل أكبر ، يمكنك استخدام الحسابات الفرعية (على سبيل المثال ، مبيعات المنتجات) لتنظيم المعاملات. مع نمو عملك ، يمكنك إضافة حسابات فرعية أخرى إلى شهادة توثيق البرامج الخاصة بك.
4. فتح حساب مصرفي تجاري
يعد المزج بين الأموال الشخصية والتجارية أمرًا لا يحول دونه. للابتعاد عن الأخطاء المحاسبية ، والإقرارات الضريبية غير الدقيقة ، والإنفاق الزائد ، افتح حسابًا مصرفيًا منفصلاً للأعمال.
لا يساعدك فتح حساب مصرفي تجاري في الحفاظ على تنظيم سجلاتك فحسب ، بل يمكنه أيضًا إنشاء مسار تدقيق واضح لشركتك.
لفتح حساب مصرفي تجاري ، تحتاج عادةً إلى المعلومات التالية:
- رقم الحماية الاجتماعية
- رقم تعريف صاحب العمل
- الاسم التجاري
- رخصة أعمال
- تنظيم المستندات (على سبيل المثال ، مواد التنظيم)
تحقق مع مؤسستك المصرفية لمعرفة الوثائق التي تحتاج إلى تقديمها لفتح حساب مصرفي تجاري.
5. حدد كيف سيتم الدفع لشركتك
لا يمكن أن ينمو نشاطك التجاري إذا لم يدفع لك عملاؤك. لضمان حصولك على أموال مقابل منتجاتك أو خدماتك ، ضع سياسة دفع واضحة للعملاء.
حدد أنواع المدفوعات التي ستقبلها من عملائك. قد يشمل ذلك:
- نقدي
- يفحص
- بطاقة الائتمان
- الدفع عبر محفظة الهاتف المتحرك
إذا كنت تبيع لعملاء بالائتمان ، فسيلزمك إرسال الفواتير في تاريخ لاحق بعد تقديم سلعك أو خدماتك. وحدد شروط دفع الفاتورة ، مثل أشكال الدفع المقبولة ، عندما يحين موعد الدفع ، ومكان إرسال الدفعة ، والرسوم المتأخرة.
6. الاحتفاظ بسجل للمصروفات
يعد تتبع النفقات جزءًا مهمًا من المحاسبة. يساعدك على الحفاظ على كتبك بالترتيب. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تشكر نفسك على تتبع النفقات في وقت الضرائب.
عند الاحتفاظ بسجل لنفقاتك ، تأكد من التمسك بما يلي:
- الإيصالات
- كشوف الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان
- الفواتير
- الفواتير
- الشيكات الملغاة
- دليل على المدفوعات
- الإقرارات الضريبية السابقة
كلما احتفظت بالمزيد من الوثائق في سجلاتك ، كان عملك وكتبك أفضل.
7. قم بعمل جدول وتعيين تذكيرات
آخر شيء تريد القيام به هو تأجيل تسجيل المعاملات في كتبك. يمكن أن يؤدي ترك المعاملات تتراكم إلى سجلات غير منظمة ، وأخطاء ، والكثير من الضغوط غير الضرورية.
لتبسيط مسؤوليات مسك الدفاتر الخاصة بك ، قم بإنشاء جدول زمني أو دورة محاسبية والتمسك بها. يبدأ جدولك بأرصدة حساب البداية وينتهي عند إغلاق كتبك.
اكتب خطوات جدولك أو دورتك وحدد وقتًا كل أسبوع أو شهر وما إلى ذلك لتصفحها وتحديث سجلاتك. لأخذ خطوة إلى الأمام ، ضع في اعتبارك تعيين تذكيرات لنفسك حتى تعرف متى تحتاج إلى متابعة دورتك وتحديث كتبك.
أهمية دفترالحسابات والسجلات
لماذا هناك الكثير من التركيز على استخدام المجلات ودفاتر الأستاذ؟ الجواب بسيط. يمكنك تحقيق أهداف مسك الدفاتر الخاصة بك بسهولة عندما يكون لديك سجلات كاملة لجميع معاملاتك.
توفر البيانات المالية مثل بيان التدفق النقدي والميزانية العمومية وبيان الدخل معلومات حيوية حول اتجاهات عملك ، ولا يمكن إنشاؤها إلا باستخدام معلومات من المجلات ودفاتر الأستاذ.
أصبح تسجيل وتتبع المعاملات غير الشائعة مثل الاستهلاك والديون المعدومة وبيع الأصول أسهل مع المجلات. تساعدك المجلات ودفاتر الأستاذ أيضًا في التقاط كلا الجانبين المدين والائتمان للمعاملات. غالبًا ما يتم التغاضي عن هذا عندما لا تستخدم الشركات الكتب
الأسئلة الشائعة
ما هي أنواع دفتر الحسابات ؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من دفاتر الحسابات في المحاسبة ، وهي تشمل المبيعات والشراء ودفتر الأستاذ العام. يقوم دفتر أستاذ المبيعات أو دفتر الأستاذ المدين بتجميع جميع الحسابات المتعلقة بمبيعات الائتمان وحسابات القبض. يقوم دفتر أستاذ الشراء ، أو دفتر الأستاذ الدائن ، بتجميع أرصدة الحسابات الدائنة.
ما هو الفرق بين دفتر الحسابات اليومية ودفتر الأستاذ؟
دفتر اليوم هو كتاب الإدخال الأصلي الذي يسجل فيه المحاسب المعاملات حسب التاريخ، عند حدوثها. يتم نقل هذه المعلومات لاحقًا إلى دفتر الأستاذ ، حيث يتم تلخيص المعلومات في مجموعة من البيانات المالية.
ماذا يأتي أول دفتر الأستاذ أو المجلة؟
المجلة هي الخطوة الأولى في دورة المحاسبة لأن جميع المعاملات يتم تحليلها وتسجيلها كإدخالات دفتر اليومية. دفتر الأستاذ هو امتداد دفتر اليومية حيث يتم تمييز إدخالات دفتر اليومية من قبل الشركة وأيضا حساب دفتر الأستاذ العام الخاص بها بناءً على البيانات المالية التي أعدتها الشركة.
هل يجب أن يوازن دفتر الأستاذ العام؟
لكي يكون دفتر الأستاذ العام متوازنًا ، يجب أن تكون الائتمانات والخصومات متساوية. تزيد الديون من حسابات الأصول والأرباح والمصروفات، بينما تقللها الائتمانات. تزيد الاعتمادات من حسابات المسؤولية والإيرادات وحسابات الأسهم ، بينما تقلل الديون منها
هل دفتر النقدية مجلة أم دفتر الأستاذ؟
دفتر النقدية هو دفتر أستاذ منفصل يتم فيه تسجيل كل المعاملات النقدية ، في حين أن الحساب النقدي هو حساب داخل دفتر الأستاذ العام. يخدم دفتر النقدية الغرض من كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ ، في حين يتم تنظيم الحساب النقدي مثل دفتر الأستاذ.
ما هو الغرض من دفتر الأستاذ؟
في المحاسبة ، يتم استخدام دفتر الاستاذ العام لتسجيل جميع معاملات الشركة. ضمن دفتر الأستاذ العام، يتم تنظيم بيانات المعاملات في الأصولوالإيرادات والمصروفات والخصوم وحقوق الملكية.