يلعب التخطيط في الإدارة دورًا مهمًا جدًا في المنظمة. ليس من المبالغة القول إنها أهم وظيفة للإدارة ، والوظائف الأخرى تعتمد على القرارات المتخذة على مستوى التخطيط. أما بالنسبة للهيكل التنظيمي وأسلوب الإدارة وكذلك إجراءات الرقابة ، فإن هذه الوظائف تعتمد على المهمة والأهداف المحددة.
التخطيط هو عملية مستمرة والوظيفة الأساسية للإدارة. يدور التخطيط في الإدارة حول تحديد مسار العمل المستقبلي من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية. اليوم قمنا بمشاركة ملاحظات قصيرة حول ما هو التخطيط والأهداف وأهمية التخطيط في الإدارة. تعريف التخطيط وميزته في الإدارة.
يوفر التخطيط الفعال إجابات لأسئلة مهمة مثل ؛ ماذا أفعل؟ كيف افعلها؟ الذي سيفعل ذلك؟ ومتى تفعل ذلك؟
► ما هو التخطيط في الإدارة؟
التخطيط هو النشاط الأول والأهم للوظيفة الإدارية.
إنها عملية تحديد مسار العمل المستقبلي أو التفكير في الأنشطة المطلوبة لتحقيق الهدف المنشود.
التخطيط ينطوي على إنشاء وتحسين مستمر للخطة. لها جوانب نفسية تتطلب مهارات مفاهيمية.
التخطيط هو الوظيفة الأساسية التي نستخدمها لتحديد أهدافنا وغاياتنا ووضع الخطط لتحقيقها. يجب جمع كمية كبيرة من البيانات والمعلومات ومعالجتها قبل صياغة الخطة.
لفهم مفهوم التخطيط ، علينا أن نعرف معنى كلمتين ؛
التخطيط والتخطيط.
هاتان الكلمتان متشابهتان لكن معانيهما مختلفة. هناك فرق جوهري بين التخطيط والتخطيط.
التخطيط هو نشاط. يمكن اعتباره يتألف من عملية ، وهناك العديد من الأنشطة الفرعية في عملية التخطيط. من ناحية أخرى،
الخطة هي التزام بمسار عمل معين ضروري لتحقيق نتائج محددة.
عملية التخطيط في الإدارة
عملية التخطيط في الإدارة هي عملية صنع القرار وفيما يلي الخطوات المنطقية التي يجب على كل مدير اتخاذها:
تحديد الأهداف
تتمثل الخطوة الأولى في عملية التخطيط في الإدارة في تحديد الأهداف على المدى الطويل والقصير. تشير أهداف المصطلح الوحيد إلى سبب وجود المنظمة بينما تتضمن الأهداف قصيرة المدى أهدافًا قصيرة المدى لفترات مختلفة من أمثلة التخطيط الإداري.
مثال على التخطيط في عملية الإدارة ، قد تكون الأهداف طويلة المدى للمدرسة هي تقديم خدمات أكاديمية جيدة بينما يمكن أن يكون المدى القصير هو تحسين نتائج المجلس خلال عام معين.
يجب تحديد الأهداف بوضوح وبكلمات دقيقة لأنه إذا كانت النتائج واضحة ، فمن الأسهل تحقيقها.
تطوير المباني
تتضمن الخطوة التالية إنشاء المباني أو الافتراضات التي يجب اتباعها أثناء عمل أمثلة تخطيط الإدارة وتنفيذها. هذه هي العوامل الأساسية أو البيئة أو الحدود التي سيتم من خلالها تنفيذ الخطط.
إنها الأحداث أو الظروف التي ستؤثر على الخطط في المستقبل. على سبيل المثال التخطيط في عملية الإدارة ، عندما تضع الشركة خطة للإنتاج ، يتعين عليها التحقق من الآلات المتاحة وعدد العمال المتاحين وتوافر الموارد المالية وما إلى ذلك.
تحديد وتقييم مسارات العمل البديلة
بمجرد تحديد الأهداف ووضع الافتراضات ، فإن الخطوة التالية هي إيجاد طرق ووسائل لتحقيقها. نظرًا لوجود العديد من الخيارات ، يجب تحديد البدائل المختلفة. من الضروري جمع وتحليل جميع المعلومات ذات الصلة. يمكن جمع المعلومات من الموارد الأولية والثانوية.
تشير الموارد الأولية إلى المصدر الأول الذي يعطي معلومات مباشرة بينما تعني الموارد الثانوية بعض البيانات التي تم جمعها من مصدر غير مباشر للمعلومات.
على سبيل المثال ، إذا اكتشفنا من أحد منتجي الآلات أنه يطلق عليه كمصدر أساسي بينما عند جمعه عن آلة من صديق أو مجلة ، فإننا نستخدم مصدرًا ثانويًا. ثم يجب مقارنة البدائل المختلفة بناءً على المقايضة بين المخاطرة والعائد. يتم تقييم البدائل في ضوء مرونتها وعواقبها.
اختيار بديل
هذه نقطة حقيقية لاتخاذ القرار. يجب اختيار أفضل الخيارات في ظل هذه الظروف. يجب تحديد الخيارات الأكثر جدوى وربحية وذات النتائج السلبية الأقل. في بعض الأحيان يمكن تحديد مجموعة من الخيارات بدلاً من أفضل مصدر واحد.
صياغة الخطط المشتقة
بعد اختيار البدائل ، فإن الخطوة المنطقية التالية هي تطوير خطط مفصلة لتنفيذ جميع الخيارات. تتضمن أمثلة تخطيط الإدارة المشتقة هذه السياسات والقواعد والإجراءات والخطط والجداول الزمنية وما إلى ذلك المتعلقة بالخيارات المختارة.
على سبيل المثال ، عندما تقرر شركة تطوير منتج جديد ، يتعين عليها وضع خطط مفصلة حول تصميمه ، وآلاته ، وإعلانه ، ومواده الخام ، وإنتاجه ، وما إلى ذلك.
تأمين التعاون ومتابعة الإجراءات
الإجراء الأخير هو تنفيذ الخطط التي تحتاج إلى إبلاغ المستويات الأدنى من أجلها. يجب أن يتم الاتصال بطريقة للحصول على الدعم والتعاون من هؤلاء الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ أمثلة تخطيط الإدارة.
من المهم معرفة ما إذا تم تنفيذ الخطط بشكل صحيح وما إذا كانت الأنشطة يتم تنفيذها وفقًا للخطط. من المهم بنفس القدر مراقبة الخطط والاستمرار في مراجعتها أو مراجعتها.
ميزة التخطيط في الإدارة
على أساس تعريف التخطيط. يمكن تحديد ميزاته التالية:
- التخطيط موجه نحو الهدف
- التخطيط هو وظيفة أساسية
- التخطيط واسع الانتشار.
- التخطيط هو تمرين للدماغ
- إنها عملية مستمرة.
- أنها تنطوي على صنع القرار.
- التخطيط تطلعي
- التخطيط ديناميكي
- التخطيط هو عملية متكاملة
- يتضمن بعد الكفاءة والفعالية
يهتم التخطيط في المقام الأول بالنظر إلى مستقبل المنظمة. يتطلب التنبؤ بالحالات المستقبلية التي يتعين على المنظمة العمل فيها.
التخطيط الاداري هو الوظيفة التي يؤديها المديرون على جميع المستويات.
يتضمن التخطيط اختيار أفضل مسار عمل مناسب يُعرف بالخطة. إنه يسد الفجوة بين الوضع الحالي والوضع المطلوب للشركة.
التخطيط هو عملية مرنة وديناميكية لأنه يعتمد على الظروف المستقبلية.
أنظر أيضاً:
أهمية التخطيط في الإدارة
التخطيط موجود في جميع أنواع القطاعات ، والأسر ، والاقتصادات ، وما إلى ذلك. تتطلب جميع المنظمات التخطيط ، سواء كانت الحكومة أو شركة خاصة أو شركة تجارية صغيرة.
التخطيط هو الاستعداد للقيام بشيء ما في المستقبل. غالبًا ما تفشل العديد من المنظمات ليس بسبب نقص الموارد ولكن بسبب سوء التخطيط والاستراتيجيات الخاطئة.
نحن بحاجة إلى التخطيط لأن المستقبل غير مؤكد بدرجة كبيرة ومن المستحيل التنبؤ بالمستقبل بدقة 100 ٪ ، حيث يمكن أن تتغير الظروف في أي وقت.
ومن ثم ، فإن التخطيط هو المطلب الأساسي لأي شركة تجارية للبقاء والنمو والنجاح.
- وظيفة الأسبقية للإدارة
- لتعويض عدم اليقين والتغيير.
- لتركيز الانتباه على الهدف
- للمساعدة في التنسيق
- للمساعدة في السيطرة
- لزيادة الفعالية التنظيمية
تساعد وظيفة التخطيط المديرين على تحسين الأداء المستقبلي من خلال تحديد الأهداف. يختار المديرون مسار عمل من خلال صياغة خطط لصالح المنظمة.
أنظر أيضاً:
الأسئلة الشائعة
كيف يمكن تعريف التخطيط ؟
يعني التخطيط تحديد مسارات العمل المستقبلية التي يجب اتباعها والتطلع إلى المستقبل. إنها خطوة منهجية وتحضيرية تحدد متى وكيف ومن سيقوم بمهمة معينة. وظيفة أمثلة التخطيط الإداري هي برنامج مفصل يتعلق بالجوانب المستقبلية.
التخطيط هو عملية التحديد المسبق لما يجب القيام به ، وكيف يتم القيام به ، وأين ، ومتى ، ومن يقوم به. إنه ينطوي على تحديد الأهداف ودراسة مسارات العمل المختلفة وتحديد طرق ووسائل تحقيقها. إنه تمرين عقلي ووظيفة التخطيط الأساسية للإدارة.
عبارة قيلت بحق للتخطيط "خطة جيدة نصف منتهية". يوضح هذا أن الوظيفة تحدد الموارد المادية والبشرية المتاحة والمحتملة للأعمال لتحقيق مساهمة فعالة وتعديل وتنسيق مثاليين.
ما هي أنواع التخطيط في الإدارة ؟
هناك أنواع مختلفة من التخطيط. بادئ ذي بدء ، يجب إجراء فرق بين التخطيط القصير والمتوسط والطويل الأجل اعتمادًا على ما إذا كانت الخطط قد تم وضعها لمدة عام واحد أو أقل ، أو عامين إلى ثلاثة أعوام أو أكثر من ثلاث سنوات على التوالي. ثم نفرق بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي.
يعتمد التخطيط الاستراتيجي على الاحتياجات التنظيمية ويحدد الاتجاه العام. يتطلب النهج تحديد الأهداف والغايات ومهمة الشركة بالإضافة إلى إنشاء تشخيص استراتيجي للشركة.
من حيث المبدأ ، نقدم دعمنا للتخطيط الاستراتيجي لمجلس إدارة الكيان (في حالة الشركات الخاصة) أو إلى اللجنة التنفيذية (في حالة الكيانات العامة). أما بالنسبة للتخطيط التشغيلي ، فيحدد الأنشطة في مجالات محددة لضمان الامتثال للخطط الاستراتيجية.
لماذا تحتاج إلى التخطيط في الإدارة ؟
التغيير ثابت وسريع دائمًا. لذلك فهي مسألة إدارة قابلية التوسع هذه على مستوى التقنيات والأسواق وتعقيد النشاط والأذواق وما إلى ذلك. (كل هذه المتغيرات تتغير باستمرار).
هذا يجعل من الممكن التنظيم ، لتخصيص العدد الأمثل من الموارد ، للاستجابة للطلب بالطريقة المثلى. من خلال التنبؤ ، يسهل التخطيط في الادارة مراقبة النتائج وتقييمها. لذلك فإن التخطيط ينطوي على مفاهيم مراقبة الأداء وتقييمه من أجل الحصول على تغذية راجعة بناءً على أهدافنا.
ما هي أهداف ومزايا التخطيط الاداري ؟
الفوائد والأهداف الرئيسية للتخطيط هي كما يلي:
+ يزيد التخطيط من كفاءة المنظمة.
+ يقلل من عوامل الخطر في أنشطة الأعمال الحديثة.
+ يسهل التنسيق المناسب داخل المنظمة.
+ يساعد في تنظيم جميع الموارد المتاحة.
+ يوفر الاتجاه الصحيح للمنظمة.
+ يحدد الفرص والتهديدات المستقبلية.
+ من المهم الحفاظ على تحكم جيد.
+ يساعد على تحقيق هدف المنظمة.
+ إنه يحفز موظفي المنظمة.
+ يشجع الإبداع والابتكار لدى المديرين.
+ كما أنه يساعد في اتخاذ القرار.