ما معنى اصدار الفاتورة الالكترونية ؟
اصدار الفاتورة الالكترونية هي عملية إنشاء الفواتير بتنسيق رقمي ، بحيث يمكنك إصدارها وتخزينها إلكترونيًا. أصدرت هيئة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA) في المملكة العربية السعودية لوائح تلزم الشركات بتبني عملية الفوترة الإلكترونية .
بالنسبة لدافعي ضرائب ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية ، سوف تشبه الفواتير الإلكترونية فواتير ضريبة القيمة المضافة التي يتم إصدارها بشكل عام ، ولكن سيتم إنشاؤها من خلال نظام عبر الإنترنت. لاحظ أن الفاتورة الورقية التي يتم نسخها أو مسحها ضوئيًا لا تعتبر فاتورة إلكترونية.
بمجرد إصدار الفاتورة الإلكترونية ، لا يمكن تحريرها. ومع ذلك ، يمكنك إصدار ملاحظات إلكترونية (إشعارات دائنة ومدين متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة ويتم إصدارها من خلال نظام إلكتروني). يجب إصدارها بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية التي تم إصدارها. على سبيل المثال ، إذا أعاد المشتري منتجك ، فلا يمكنك تغيير الفاتورة الأصلية ، ولكن يمكنك إصدار إشعار دائن من خلال نظام الفواتير الإلكترونية.
يجب أن تتم جميع معاملاتاصدار الفاتورة الالكترونية والملاحظات الخاصة بك من خلال نفس نظام الفواتير الإلكترونية ، ويجب أن تكون متوافقة مع لوائح ZATCA. يعمل هذا على توحيد الطريقة التي تتم بها المعاملات ، مما يضمن أن كل شيء يتم بشكل موحد ويتم تخزين المعلومات بشكل آمن.
سيتعين عليك إصدار فواتير إلكترونية للمبيعات التي تتم داخل البلد ، والصادرات المصنوعة من المملكة العربية السعودية إلى دول أخرى ، والسلع والخدمات التي تلقيت مدفوعات مسبقة عنها. الفواتير الإلكترونية غير مطلوبة للتوريدات المعفاة من ضريبة القيمة المضافة والمدفوعات المتعلقة بها ، أو الواردات التي تدخل المملكة العربية السعودية ، أو التوريدات التي تخضع لآلية الاحتساب العكسي.
لماذا يتم إدخال نظام الفواتير الإلكترونية؟
يتم نشر هذه اللوائح بحيث يمكن للشركات العمل بشكل أكثر كفاءة وأمانًا محليا ودولياً.
الهدف النهائي من هذه الخطوة هو دمج بيانات عملك مع نظام ZATCA لجعل التجارة أكثر سلاسة وشفافية. يمكن للحكومة توحيد طريقة إبلاغ الفواتير إلى النظام ، بتنسيق مشترك يمكن قراءته آليًا ، مع البقاء على اطلاع دائم بالمعاملات التي يتم دفعها إلى بوابتهم الإلكترونية. سيتم التخلص التدريجي من تخزين الأوراق والفواتير المكتوبة بخط اليد ، وبما أنه سيتم توثيق جميع الفواتير على بوابة ZATCA ، يمكن اكتشاف الأنشطة الاحتيالية مثل الفواتير المزيفة.
ستعمل الفواتير الإلكترونية أيضًا على إنشاء قاعدة بيانات مشتركة لعمليات التدقيق. مع هذه المعلومات المتاحة بسهولة ، لن تحتاج السلطات الضريبية إلى إجراء عمليات تدقيق بشكل متكرر كما كان من قبل.
الفوائد الأخرى لعملية اصدار الفاتورة الالكترونية لدافعي الضرائب:
- تجربة أفضل للبائعين والمشترين: عند إصدار الفواتير بسرعة في الوقت الفعلي ، ستتم معالجة ائتمانات ضريبة المدخلات بشكل أسرع.
- ستكون البيانات الإلكترونية أكثر أمانًا وأقل عرضة للخطأ من الإدخالات الورقية. مع وجود نظام مناسب للتحقق من صحة الفواتير ، ستكون هناك فرص أقل للاحتيال ، مما يؤدي إلى المنافسة العادلة وتحسين التجارة.
- تقلل عملية الفوترة الإلكترونية المبسطة من الأخطاء والمتاعب الإضافية لأصحاب الأعمال. يتم تقليل عبء العمل الخاص بك ، ويتم الدفع لك بشكل أسرع ، ويمكنك استرداد المستندات بسهولة عند تخزينها رقميًا.
للامتثال للقواعد ، من الضروري أن يكون كل دافع ضرائب مقيم مستعدًا للفواتير. إليك ما تحتاج إلى معرفته حول كيفية تأثير لوائح ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية عليك ، وما عليك القيام به في المستقبل.
إرشادات للفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
- سيتم تطبيق أحكام الفواتير الإلكترونية على جميع السلع والخدمات الخاضعة للضريبة الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (سواء كانت قياسية أو معدومة).
- يتعين على جميع أصحاب الأعمال المسجلين في ضريبة القيمة المضافة (باستثناء الأشخاص غير المقيمين الخاضعين للضريبة) داخل المملكة العربية السعودية والذين يقومون بالمبيعات داخل المملكة وخارجها اعتماد عملية الفوترة الإلكترونية. إذا كنت طرفًا ثالثًا في المملكة العربية السعودية يُصدر فاتورة ضريبية نيابة عن شخص خاضع للضريبة ، فسيتعين عليك اعتماد عملية الفوترة الإلكترونية أيضًا. على سبيل المثال ، شركة المحاسبة التي تصدر الفواتير نيابة عن بائع المنسوجات ستكون مسؤولة عن هذه اللوائح.
- الفوترة الإلكترونية إلزامية لجميع معاملات B2B و B2G و B2C. أثناء إصدار فاتورة إلكترونية للمشتري ، يجب عليك تقديم نسخة مطبوعة أيضًا.
- يجب أن تكون الفواتير باللغة العربية. يمكنك اختيار ترجمتها أو إضافة لغة أخرى ، ولكن من الضروري إصدار الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية.
مرحلتان من أنظمة الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
- المرحلة الأولى (4 ديسمبر 2021): إصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية
اعتبارًا من هذا التاريخ ، بصفتك دافع ضرائب ، سيتعين عليك إصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية والملاحظات الإلكترونية بدلاً من الفواتير المادية والإشعارات الدائنة والمدين.
في المرحلة الأولى ، ستحتاج إلى البدء في استخدام نظام الفوترة الإلكترونية الذي يحتوي على اتصال بالإنترنت ومتوافق مع ZATCA. يمكن أن يكون نظام الفوترة الإلكترونية عبارة عن سجل نقدي عبر الإنترنت ، أو برنامج فوترة إلكترونية مثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو حل فوترة إلكترونية قائم على السحابة.
يجب تضمين جميع العناصر والحقول الإلزامية للفاتورة الضريبية أثناء إصدار الفاتورة الإلكترونية ، مثل اسم البائع ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة ووقت إصدار الفاتورة وإجمالي ضريبة القيمة المضافة والقيمة الإجمالية للفاتورة بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة.
في المرحلة الأولى ، لا تحتاج إلى مشاركة البيانات وإبلاغ ZATCA بالفواتير.
- المرحلة الثانية (1 يناير 2023): التكامل مع نظام ZATCA
سيتم تنفيذ هذه المرحلة على مراحل مختلفة لمجموعات دافعي الضرائب المستهدفة. بدءًا من 1 يناير 2023 ، سيتعين عليك دمج حل الفواتير الإلكترونية الخاص بك مع نظام ZATCA حتى تتمكن من إرسال الفواتير الإلكترونية التي تم إنشاؤها إلى البوابة للتحقق والتحقق. نظرًا لأن هذه المرحلة ستؤثر على أشخاص مختلفين في أوقات مختلفة ، فسيتم إخطارك من قبل ZATCA بتاريخ الاندماج قبل 6 أشهر على الأقل من تأثيره عليك.
بحلول هذه المرحلة ، ستحتاج إلى إصدار فواتير إلكترونية بتنسيقات محددة (مثل تنسيق XML أو PDF / A-3 مع XML مضمن).
ستشتمل هذه المرحلة أيضًا على المزيد من المتطلبات الفنية ، لذلك من الأفضل أن يكون لديك نظام متوافق مع إرشادات ZATCA. يجب أن يكون نظامك قادرًا على الاتصال بالأنظمة الخارجية باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (واجهات برمجة التطبيقات) ، وإنشاء معرّف فريد عالميًا (UUID) ، وتوقيعًا رقميًا ، ورقمًا تسلسليًا يميز كل فاتورة إلكترونية ، وتجزئة ، وختم تشفير. يجب أيضًا أن يكون نظامك مزودًا بميزات مكافحة العبث.
هذه الميزات ليست إلزامية للمرحلة 1 ، ولكنها ضرورية في المرحلة 2.
أنظر أيضاً:
- ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية
- ما هي الفاتورة الإلكترونية
- مسؤولية المدير في الشركة ذات المسؤولية المحدودة
أنواع الفواتير الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية الضريبية (الفاتورة الإلكترونية القياسية)
يتم إصدار الفواتير الإلكترونية الضريبية لمعاملات B2B و B2G ، وتستخدم بشكل عام للمطالبة بخصم ضريبة المدخلات من قبل المشترين. في المرحلة الأولى ، يجب مشاركة هذه الفواتير مع المشترين بالتنسيق المطلوب. في المرحلة 2 ، لا يمكن مشاركة هذه الفواتير مع المشترين إلا بعد ختمها وتخليصها من قبل ZATCA.
إذا كان المشتري مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة ، فسيتعين عليك إضافة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة إلى الفاتورة ، ويمكنك اختيار إضافة رمز الاستجابة السريعة. إليك نموذج فاتورة إلكترونية:
فواتير إلكترونية مبسطة
يتم إصدار فواتير إلكترونية مبسطة لمعاملات B2C في نقطة البيع. مع هذه الفواتير ، لن يحتاج المشتري إلى استخدام الفاتورة لخصم ضريبة المدخلات. إذا كنت تقوم بإصدار فاتورة ضريبية مبسطة (فاتورة B2C) ، يجب أن يقوم نظام الفواتير الإلكترونية الخاص بك بإنشاء رمز QR مع الفاتورة. هذا مهم للتحقق من صحة فواتيرك الإلكترونية.
في المرحلة الأولى ، كل ما عليك فعله هو مشاركة الفواتير الإلكترونية المبسطة مع عملائك. ومع ذلك ، في المرحلة 2 ، يجب إبلاغ ZATCA بهذه الفواتير في غضون 24 ساعة من إصدارها.
يمكن أيضًا إعداد فواتير هاتين الفواتير الإلكترونية (إذا تمت الموافقة عليها من قبل مصلحة الضرائب) أو إصدار فواتير من قبل طرف ثالث. إذا كانت الفاتورة ذاتية الدفع (قام المشتري بدفعها نيابةً عنك) ، فستظل مسؤولاً عن دقة الفاتورة الإلكترونية التي تم إنشاؤها. ستشير علامة إلكترونية إلى ما إذا كانت الفاتورة ذاتية الدفع أو تمت فوترتها من قبل طرف ثالث.
كيف تعمل عملية الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
لا تختلف الفواتير الإلكترونية كثيرًا عن عملية الفوترة المعتادة. إنها في الأساس نفس العملية ولكن يتم إجراؤها بطريقة أكثر كفاءة وأمانًا.
إليك ما عليك القيام به لكل معاملة:
- استخدم نظام الفواتير الإلكترونية المتوافق لإنشاء الفاتورة الإلكترونية مع جميع الحقول المطلوبة.
- إصدار نسخة للمشتري. بحلول المرحلة 2 ، ستحتاج إلى دفع هذه الفاتورة إلى بوابة ZATCA والتحقق من صحتها قبل إرسالها إلى المشتري.
- قم بتخزين الفاتورة الإلكترونية في نظامك للرجوع إليها في المستقبل. الانتقال إلى حل قائم على السحابة يوفر لك ميزات الفواتير الإلكترونية سيجعل التخزين أسهل ويضمن الامتثال تلقائيًا.
ما يجب فعله عن اصدار الفاتورة الالكترونية
إذا كنت دافع ضرائب في المملكة العربية السعودية ، فعليك تحديد نظام الفواتير الإلكترونية ، أو البحث عن موفر فواتير يمكنه تكوين نظامه لتقديم حلول الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع نظام ZATCA.
في معظم الشركات ، قد يكون هناك أكثر من شخص يدير الحسابات. تأكد من أن جميع موظفي الفواتير لديك مدربون جيدًا على استخدام نظام الفواتير الإلكترونية ، حتى يكونوا مستعدين لإدارة المعاملات بسلاسة.
إذا كان لديك مطورون وخبراء تقنيون يعملون معك ، فاطلب منهم زيارة موقع ZATCA للبقاء على اطلاع دائم بجميع المتطلبات الفنية والأمنية. يمكن لحل المحاسبة السحابية أن يجعل هذه العملية أبسط من خلال الاهتمام بالامتثال لضريبة القيمة المضافة ومواكبة أحدث التغييرات في اللوائح التي تضعها الحكومة تلقائيًا ، دون إعطائك أي عمل إضافي.
ما يجب تجنبه عن اصدار الفاتورة الالكترونية
بمجرد أن تدخل الفواتير الإلكترونية حيز التنفيذ ، لا يمكنك إصدار فواتير مكتوبة بخط اليد أو يدوية.
أثناء البحث عن نظام للفوترة الإلكترونية ، تجنب اختيار نظام:
- يسمح بالوصول المجهول.
- ليس لديه قدرات إدارة المستخدم.
- يسمح بتحرير الفواتير الإلكترونية والملاحظات المرتبطة بها أو العبث بها.
- يسمح بإنشاء تسلسلات متعددة للفواتير الإلكترونية.
- يسمح بتغييرات الوقت أو تصدير مفتاح الختم.
- تجنب تعديل الفواتير - بدلاً من ذلك ، قم بإصدار إشعار مدين / دائن واربطه بالفاتورة الأصلية. تأكد من عدم حذف أي فواتير إلكترونية بمجرد إصدارها ، حيث ستكون هناك حاجة إليها للرجوع إليها في المستقبل.
مع برامج المحاسبة الذكية مثل فوترة وقيود المعتمدة من ZATCA ، أصبحت الفواتير الإلكترونية أكثر بساطة! حافظ على التزامك بضريبة القيمة المضافة بسهولة ، وقم بإنشاء فواتير إلكترونية غير ورقية لإدارة أعمالك مع البقاء على اطلاع بجميع الإرشادات الصادرة.
المصدر: مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك (ZATCA)
أنظر أيضاً: