تسعى جميع المؤسسات والشركات دائماً إلى زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف مع ضمان وجود أفضل خدمة عملاء، لذا تستعين ببرامج تخطيط موارد المؤسسات لمساعدتك في إدارة شؤون العمل من إدارة الحسابات، المبيعات، الموارد البشرية، المخازن وغيرها .ومن أشهر البرامج التي يمكنها مساعدتك في تيسير أعمالك اليومية هو برنامج ERP NEXT.
إذا كنت تفكر بإنشاء شركة أو لديك شركة وتقوم بإدارتها فأنت تعلم أنه من الصعب جداً إدارة جميع شؤون الشركة من قبل شخص واحد، بل تحتاج أكثر من شخص لمساعدتك في تيسير أعمالك حتى لو كانت الشركة صغيرة، لذا اتجهت الكثير من الشركات والمؤسسات في الوقت الحالي إلى الموازنة بين زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف من خلال الاستعانة ببعض الحلول منها برامج إدارة موارد المؤسسات وهي أنظمة متكاملة تعمل على إدارة جميع جوانب الأعمال القائمة على الإنتاج والتوزيع.
كما تساعد على إدارة الشركات وذلك بالاعتماد على تطبيقات مترابطة وقاعدة بيانات مشتركة، تعمل هذه الأنظمة على تغطية مجموعة كبيرة من الوظائف وتحتوي على عدة وحدات كل وحدة تكون مسؤولة عن عمل معين، وتعد هذه الوحدات ضرورية لأتمتة عمل الشركات والمؤسسات وتحسين وظائف الإدارة وتنظيم عمل الموظفين ومن برامج إدارة موارد المؤسسات برنامج ERP NEXT وهو من أشهر الأنظمة المستقلة والحرة، صُمم خصيصاً للشركات الصغيرة والمتوسطة، وهذا النظام لا يغطي فقط مجال المحاسبة، بل يعمل على إدارة أعمال أخرى، فهو عبارة عن منصة متكاملة لها فوائد عديدة.
وفي هذا المقال سوف نتعرف على نظام ERPNEXT وأهميته لأي مؤسسة أو شركة وما هي أهم مزاياه وعيوبه، كذلك سوف نتعرف على أهم البدائل المتاحة له، تابع معنا لتعرف المزيد عن هذا النظام!
ما هو برنامج ERP NEXT؟
برنامج ERP NEXT هو واحد من أشهر وأفضل برامج تخطيط موارد المؤسسات، مفتوح المصدر بالتالي لا تحتاج إلى تراخيص لاستخدام الكود الخاص به في مؤسستك أو شركتك، كما أنه مجاني يستهدف الشركات الصغيرة والمتوسطة، وهو نظام من الأنظمة التي يحتاجها بكل تأكيد من أجل تيسير كافة أعمالك اليومية.
يعمل هذا البرنامج بتقنية الحوسبة السحابية والتي تتيح لك العمل على البرنامج من أي مكان في العالم دون التقيد بمكان محدد، وهذا النظام عبارة عن مجموعة من البرامج التي تدمج وتدير جميع مجالات العمل في المؤسسة من إدارة الحسابات، المشتريات، المخازن، الموارد البشرية، الجودة، المبيعات وغيرها.
كما أنه يخدم كافة القطاعات، مثل: الشركات الخدمية، المصانع، البيع بالتجزئة، التجارة الإلكترونية، المصانع وغيرها. كما أنه متاح على الويب والأجهزة المحمولة وتطبيقات سطح المكتب، تم إنشاء هذا البرنامج من قبل شركة هندية تدعى: Frappuccino technologies.
ما هي البرامج التي يتضمنها نظام ERP NEXT؟
يمتلك برنامج ERP NEXT العديد من البرامج التي تساعدك على إدارة مهام شركتك أو مؤسستك وهي:
1.برامج إدارة الحسابات
تأتي عملية المحاسبة في المركز الأول لأي نظام لإدارة شركة أو مؤسسة سواءً كنا تقوم بنفسك بعمليات الحسابية أو تستعين بمحاسب أو اخترت الاستعانة بمصادر خارجية، لذا يمكنك الاعتماد على نظام ERP NEXT الذي يحتوي على برامج محاسبة تساعدك على تسهيل أداء عملياتك الحسابية.
وتتكون عمليات المحاسبة الخاصة بشركتك من 3 معاملات رئيسية وهي:
- فاتورة المبيعات: وهي الفواتير التي تقدمها لعملائك بعد حصولك على المنتجات أو الخدمات منك.
- فاتورة الشراء: وهي الفواتير التي تحصل عليها من الموردين عندما تقوم بشراء الخدمات والمنتجات منهم.
- إدخال قيود اليومية: يساعدك هذا النظام في الحصول على إدخالات المحاسبة، مثل: المدفوعات والائتمان وأنواع أخرى من البيانات.
2.برامج إدارة المخازن
يتيح لك إدارة المخازن إلى معرفة كافة التفاصيل المتعلقة بمنتجاتك، كما يساعدك برنامج ERPNEXT على توفير تقارير تحتوي على معلومات دقيقة عن هذه المنتجات ومتابعة نقلها وتسليمها وذلك لتحسين مستوى المخزون الخاص بشركتك.
3. برامج إدارة علاقات العملاء
يحتوي نظام ERP NEXT على برنامج CRM الذي يساعدك على متابعة عملائك سواء كانوا الحاليين أو المحتملين، وتسجيل كل البيانات الخاصة بهم وطلبات المبيعات.
4.برامج إدارة المبيعات
يتيح لك نظام ERP NEXT القدرة على تتبع جميع الاتصالات مع عملائك المؤدية إلى البيع وذلك عن طريق الاحتفاظ بجميع بياناتك بطريقة منظمة يسهل العثور عليها فور طلبها.
5.المشتريات
إذا كنت تعمل على إنتاج سلع مادية في شركتك، فالشراء من الموردين يكون شئ أساسي ومهم، لذا يجب أن تتم هذه العمليات وفق بيانات دقيقة حتى تستطيع شراء كميات مناسبة من المشتريات وفق المال المتوفر لديك.
وهنا يأتي دور برنامج ERP NEXT الذي يساعدك على إتمام عمليات الشرائية من الموردين بكل سهولة، فهو يحتوي على مجموعة من المعاملات التي تجعل عملية الشراء الخاصة بك تتم بسلامة ونجاح.
6. إدارة الموارد البشرية
وهي الإدارة الأكثر أهمية بالنسبة لأي شركة ويغطي قسم إدارة الموارد البشرية كافة العمليات المتعلقة بقسم الموارد البشرية في الشركة، بالتالي يساعد نظام ERPNEXT على تيسير عملها من خلال الاحتفاظ بقاعدة بيانات كاملة للموظفين من رواتب، معلومات الاتصال، الحضور، الإجازات، تقييم الأداء..
7.إدارة المشروعات
يعمل نظام ERP NEXT على إدارة كافة الجوانب المتعلقة بالمشروع داخل شركتك بفعالية. يمكنك التحكم في جميع المشاريع في لوحة تحكم واحدة.
8.الدعم الفني
من المهم جداً تقديم دعم فني وخدمة عملاء مميزة لعملائك وهو أحد أهم العوامل لنجاح أي شركة، ويساعدك نظام ERPNEXT على تقدمي دعم فني مميز لعملائك من خلال توفير قاعدة بيانات الاستعلامات الواردة من العملاء، حيث تستطيع بسهولة معرفة جميع طلبات العملاء الواردة وأهم المشاكل التي يواجهونها، بالتالي يساعدك على تحديد فرص لحل هذه المشاكل.
9.إدارة الأصول
يتيح لك نظام ERP NEXT الاحتفاظ بسجلات الأصول الثابتة، مثل: السيارات، أجهزة الكمبيوتر، الأثاث وما إلى ذلك، كما يساعدك على إدارة جميع المعاملات المتعلقة بالأصول، كالشراء، البيع، الحركة.
10.إدارة الجودة
يساعدك برنامج ERP NEXT على إدارة العمل اليومي من خلال الإشراف والتأكد أن جميع الأنشطة والمهام اللازمة تم أدائها وفق المستوى المطلوب، بالتالي يساعدك ذلك على تحقيق مستويات الجودة المرغوبة في أعمالك.
11.الإنتاج
تستطيع من خلال برنامج ERP NEXT السيطرة الكاملة على كافة مراحل الإنتاج وتبسيطها داخل شركتك، حيث يتيح لك تتبع أوامر المبيعات والمخزون، استهلاك المواد، المحاسبة والتقارير المالية.
أهم مميزات نظام ERP NEXT؟
هناك عدة مميزات لنظام ERP NEXT، فهو الخيار الأمثل والأفضل لك في تيسير أعمالك وإدارة شركتك بشكل كامل ومن أهم هذه المزايا:
- حماية جميع بياناتك: فهو يوفر خوارزميات تشفير تحافظ على حساباتك وبياناتك ومعلوماتك الشخصية من السرقة.
- نظام متعدد اللغات: يتيح لكل مستخدم تحديد لغته المفضلة مع إمكانية ترجمة المدخلات.
- إتاحة صلاحيات للمستخدمين: يمكنك من خلاله إتاحة خاصية صلاحيات المستخدمين من خلال إضافة منصب لكل موظف في شركتك أو مؤسستك بالأحياء معينة، مثل: الإنشاء، الحذف، الموافقة. يتم تحديد الصلاحيات لكل صفحة من البرنامج، كما يوجد بعض الصفحات مخفية عن المستخدم في حال لم يتم منحه الصلاحية لرؤيتها.
- إتاحة النسخ الاحتياطي لبياناتك: يقوم برنامج ERP NEXT بأخذ نسخة احتياطية بشكل أتوماتيكي كل ثماني ساعات لبياناتك ويحفظها في سحابة آمنة.
- توفير إمكانية الوصول: يعمل برنامج ERP NEXT بتقنية الحوسبة السحابية، بالتالي تستطيع العمل من خلاله من أي مكان في العالم، دون التقيد بمكان محدد.
- الرسائل النصية: يتيح لك إرسال الرسائل النصية، كذلك الرسائل الدعائية إلى الموظفين، العملاء، الموردين أو أي قاعدة بيانات خارجية، مما يسهل عملية التواصل مع عملائك داخل الشركة.
- يعمل على جميع أنظمة التشغيل: أحد أهم ميزات نظام ERPNEXT هو أنه يعمل على جميع أنظمة التشغيل ومن خلال أي متصفح الويب، كما يمكنك ربط الأفرع المتعددة بكل سهولة ويسر.
- البحث السريع: تستطيع من خلال شريط البحث السريع البحث عن أي معلومات داخل النظام بكل سهولة ويسر، كما تستطيع استخدام شريط البحث السريع كآلة حاسبة.
- مكان واحد لكل شيئ: لا يحتاج البحث عن البيانات أي أجهزة كمبيوتر أو جداول بيانات، بل تستطيع إدارة جميع البيانات على نفس الصفحة ويحصل جميع المستخدمين على نفس البيانات المحدثة.
- إدارة استيراد وتصدير البيانات: إدارة استيراد وتصدير البيانات هي طريقة سهلة لتحميل البيانات المجمعة خاصة البيانات الرئيسية إلى النظام.
- استعادة الملفات المحذوفة: تستطيع استعادة أي مستند تم حذفه عن طريق الخطأ أو احتجت إليه بعد الحذف.
كما أنك تستطيع إرفاق أي ملف تريد تحميله داخل أي مستند بالنظام سواءً أردت إرفاق من جهازك أو من خلال رابط على مواقع الإنترنت أو من خلال الأرشيف وعملية إرفاق المستندات هي بمثابة عملية أرشفة إلكترونية مبسطة على مستوى كل مستند.
عيوب نظام ERP NEXT
على الرغم من أن برنامج ERP NEXT مفتوح المصدر ومجاني، إلا أنه يكلف الشركات الكثير من المال لأنها تستعين بشركة برمجة أو مبرمج يقوم بإجراء تعديلات لازمة عليه ولا تقتصر عيوبه على ذلك، بل هناك عيوب أخرى، منها:
- مشاكل الأمان والحماية: واحدة من أبرز عيوب برنامج ERP NEXT هي ضعف الأمان وذلك لأنه مفتوح المصدر، مما يجعل من السهل اكتشاف مناطق الاختراق به، ومن ثم الوصول إلى بيانات العملاء وهذا ما يسبب بفقدان الثقة بينك وبين عملائك.
- ضعف الثقة : برنامج ERP NEXT من البرامج الجديدة في إدارة تخطيط موارد المؤسسات، مما يعني أنه لا يوجد معرفة به سابقة، بالتالي يحتاج إلى وقت لكي يكتسب ثقة العملاء.
- محدودية النظام : برنامج ERP NEXT هو برنامج يقتصر على عدد محدد من البرامج والأقسام مقارنة بغيره من برامج إدارة موارد المؤسسات الأخرى.
أهم البدائل المتاحة لبرنامج ERP NEXT
هناك عدة بدائل يمكن استخدامها عوضاً عن برنامج ERP NEXT المسؤول عن إدارة موارد المؤسسات، منها:
برنامج ساب SAP ERP
يمتلك برنامج SAP ERP كل ما تحتاجه الشركات الصغيرة والمتوسطة ويضم هذا النظام أكثر من 200 مليون مشترك في قاعدة مستخدمي السحابة، وصنفت شركة SAP ERP كأفضل شركة برمجيات منافسة لمدة 14 عام.
يمتلك هذا البرنامج إيضاً العديد من المزايا لإدارة الموظفين والعملاء ويحتوي مجموعة واسعة من وحدات الأعمال، بحيث تستطيع اختيار ما يناسبك وفق ميزانيتك.
برنامج Odoo
برنامج أودو هو واحد من أهم برامج تخطيط موارد المؤسسات مفتوحة المصدر ومزود بمجموعة وحدات لإدارة علاقات العملاء، كما أنه يوفر دعماً للهواتف الذكية أندرويد و ios وذلك لأنه مفتوح المصدر.
يمكنك تخصيص برنامج أودود كما تريد، لكن سوف تحتاج إلى فريق تطوير برمجيات مخصص حتى تستطيع الاستفادة الكاملة من كافة مميزاته.
برنامج دوليبار Dolibarr
يمتلك برنامج دوليبار الكثير من وظائف تخطيط موارد المؤسسات المدمجة مع نظام إدارة المحتوى وبرنامج تخطيط المشاريع والمحاسبة، كما يقدم برنامج دوليبار وحدات لإدارة علاقات العملاء والمبيعات ونظام إدارة المحتوى والتجارة الإلكترونية، كما تعد تطبيقات Dolibarr سهلة الاستخدام وسهلة التخصيص وذلك باستخدام أدوات متنوعة، لكن أحد عيوبه أنه لا توجد تطبيقات خاصة به متوافقة مع الهواتف المحمولة.
تطبيق تالي برايم Tally prime
واحدة من مميزات هذا التطبيق أنه يمتلك واجهة مستخدم بسيطة، يستطيع الأشخاص غير المختصين في مجال التقنية استخدامه بكل سهولة، كما يعد خيار مثالي للشركات الصغيرة والمتوسطة، ويقدم برنامج تالي برايم مجموعة ميزات ومجموعة أدوات تدعم الشركات والمؤسسات، ومن هذه الميزات أنه يملك خادم قوي وآمن لحفظ وإدارة البيانات الهامة لشركتك، مما يمنح الموظفين مصدر قوي للمعلومات.
تطبيق روسوم Rossum
تطبيق روسوم هو تطبيق سحابي يقدم خدمة تخطيط موارد المؤسسات، فهو يتولى مهمة جمع المستندات المتعلقة بمعالجة الفواتير وأوامر الطلبات والشراء
ومن ميزات روسوم أنه يتعامل بسلامة وسهولة مع أنظمة إدارة المستندات والماسحات الضوئية للمستندات وصناديق البريد الإلكتروني لإنشاء صندوق بريد ذكي ثنائي الاتجاه لجمع المستندات ومعالجتها وإدارتها بطريقة أكثر كفاءة.
يستخدم هذا التطبيق من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة ليتمكنوا من إنجاز وظائفهم بسرعة وفعالية.
أخيراً؛ برنماج ERP NEXT من أبرز برامج تخطيط موارد المؤسسات المهمة والتي يمكن استخدامها لتيسير أعمال شركتك، أهميته واضحة من كم الأدوات والبرامج الإضافية التي يوفرها.