ما هي أهم مهارات التخطيط ؟ وكيف تقوم بتحسينها؟

تُعرف القدرة على التفكير في الأنشطة وإدارتها بنجاح ، بمساعدة أي موارد متاحة ، لتحقيق أهداف محددة باسم مهارات التخطيط لدى الفرد. التخطيط هو في الأساس خارطة طريق ترشدنا إلى كيفية إكمال مهمة قبل محاولة البدء فيها.

ببساطة ، المهارات التي تسمح لك بإدارة نفسك وزملائك في الفريق والموارد المتاحة بما في ذلك الوقت والظروف المحيطة للوصول إلى الهدف المنشود تسمى مهارات التخطيط. سواء كنت تقوم بمشروع مدرسي أو تدير مشروعًا تجاريًا ، فإن مهارات التخطيط ستساعدك على التطلع إلى الأمام والتركيز على أهدافك وتحديد الخطوات اللازمة لإنجاز المهمة.

لماذا تعتبر مهارات التخطيط مهمة ؟

تلعب مهارات التخطيط دورًا مهمًا في نجاح المنظمة وكذلك موظفيها. من بين العديد من المزايا الأخرى ، فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لمهارات التخطيط التي تجعلها مهمة للغاية:

• يساعد على تقوية حركاتنا التنافسية: نظرًا لأن الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي تحليل الوضع الحالي ، فإن المنظمات قادرة على الحصول على رؤية واقعية لماهية نقاط قوتها وضعفها بالنسبة إلى منافسيها الرئيسيين. تساعدك مهارات التخطيط على تحديد نقاط ضعف منافسيك وتمكنك من الاستفادة من قوتك بطريقة تجعلك تضرب المنافسين في أضعف نقاطهم.
• يساعد في الاستخدام الفعال للموارد: نظرًا لأن جميع المنظمات لديها موارد محدودة ، فإن مهارات التخطيط ضرورية للتخصيص المناسب لهذه الموارد. إنه يساعد في تعظيم الكفاءة وتقليل إهدار الموارد في المشاريع التي لديها فرص قليلة أو معدومة للنجاح.
• يحسن التعاون: تساعد مهارات التخطيط في تعزيز روح التعاون والتعاون لأن جميع أعضاء الفريق مكلفون بأدوارهم ومسؤولياتهم. يتم تشجيعهم على العمل معًا من أجل تحقيق هدف واحد مشترك ، وتقليل النزاعات نتيجة لذلك.

أهم مهارات التخطيط التي يجب أن يكتسبها الموظف

هل أنت متواصل فعال؟ هل يمكنك إجراء مفاوضات صعبة وحل المشكلات المعقدة؟ إليك تقرير عن أهم مهارات تخطيط الأكثر شبوعاً والتي ستميزك عن البقية.

مهارات الاتصال

مهارات الاتصال الكتابي واللفظي القوية من أهم الأولويات في كل وصف وظيفي نحصل عليه. إنها أيضًا المهارات الرئيسية التي يركز العملاء ملاحظاتهم عليها بعد مقابلة المرشح.

سواء كنت مخططًا صغيرًا أو مديرًا ، فإن كونك متواصلاً فعالاً أمر ضروري في صناعة التخطيط. يعد الاتصال بالعملاء ومسؤولي التخطيط والزملاء والمطورين وأفراد الجمهور جزءًا يوميًا من الدور ، كما أن امتلاك المهارات اللازمة لدعم موقفك بشكل بناء عند الحاجة ، أو التفاوض على حل وسط ، يحتل مكانة عالية في قائمة أولويات معظم أصحاب العمل.

يشعر العديد من المخططين المبتدئين الذين نتحدث معهم أنهم يتعلمون ويحسنون مهارات الاتصال لديهم من خلال التواجد برفقة المزيد من كبار الموظفين - سواء كان ذلك من خلال الاستماع إلى مكالماتهم الهاتفية أو مراجعة التقارير أو مرافقتهم في اجتماعات الموقع. يبدو أن هذا هو المحرك الرئيسي للعديد من عملائنا الراغبين في إعادة الموظفين إلى المكتب (على الأقل بدوام جزئي).

القدرة على تعدد المهام

عادةً ما يتلاعب المخططون بالعديد من المشاريع والعملاء والمحادثات الداخلية في وقت واحد. أظهر العام الماضي أن هذه واحدة من أكثر المهارات حيوية التي يبحث عنها أصحاب العمل للمضي قدمًا. العمل من المنزل لم يغير طريقة عملنا فحسب ، بل جلب تحديات تسلط الضوء على أهمية تعدد المهام.

سواء كنت تقوم بموازنة العمل مع التعليم في المنزل ، أو تحاول إجراء مكالمة هاتفية مع انقطاع شبكة wifi أو إجراء مكالمة هاتفية مهمة مع نباح الكلاب (هذا يمثل تحديًا شخصيًا) ، فإن القدرة على القيام بمهام متعددة بشكل فعال لم تكن أكثر من أي وقت مضى مهم.

مع احتمال استمرار العمل من المنزل ، على الأقل جزئيًا بالنسبة لمعظم الناس ، سيبحث أصحاب العمل عن موظفين يمكنهم إثبات قدرتهم على إدارة وقتهم بفعالية أكثر من أي وقت مضى.

الوعي التجاري

الوعي التجاري هو مهارة أساسية يبدو أن البعض يغفل عنها. لقد فقدت تتبع عدد المرات التي كانت فيها التعليقات الواردة من العميل على غرار: "لقد أجروا المقابلات بشكل جيد حقًا وهم ممتازون تقنيًا ، ومع ذلك ، كانت معرفتهم التجارية غير متوفرة". إن الحصول على إلمام محدث بما يجري في عالم التخطيط (لا سيما مع التشريعات المتغيرة) هو أمر يمكن أن يميزك عن الآخرين.

هناك عدة طرق يمكن للمخططين من خلالها تحسين وعيهم التجاري (إذا كنت تقرأ هذا في مورد التخطيط ، فمن المحتمل أن تكون بداية جيدة) ولكن أيضًا حضور أحداث ومؤتمرات التخطيط التي ستمنحك الفرصة لمناقشة كل الأشياء التخطيطية في بيئة مريحة.

مهارات إدارة المشروع

القدرة على تسليم المشاريع بنجاح للعملاء ضمن الأطر الزمنية اللازمة تتطلب بطبيعة الحال الكثير من التخطيط ، خاصةً للمشاريع الكبيرة أو الاستراتيجية. أنت بحاجة إلى المهارات والبصيرة لتحليل المعلومات المتاحة بشكل موضوعي. تحتاج إلى تحديد المعلمات والجدول الزمني بوضوح لكل مرحلة من مراحل المشروع ، مع إتاحة الوقت للعقبات المحتملة ، مثل اعتراضات أفراد الجمهور. كل هذا ضروري لإدارة توقعات العميل.

مهارات حل المشكلات

جزء أساسي من دور أي مخطط هو حل المشكلة. القدرة على تحليل أي مشروع بشكل موضوعي لتحديد أي مشاكل أو مشاكل محتملة والتوصل إلى حلول مبتكرة وخلاقة هي مهارة يقدّرها معظم أصحاب العمل.

عادةً ما يكون أعضاء الفريق الذين يتوصلون إلى حلول بشكل منتظم هم الأشخاص الذين يلاحظهم أصحاب العمل ويصعدون في الرتب.

بشكل عام ، سيبحث العديد من أصحاب العمل عن مخطط جيد يمكنه إظهار أنهم يعملون بشكل استباقي لتحسين مهاراتهم. ستأتي بعض التطويرات بشكل طبيعي مع الخبرة ، ومع ذلك ، سيحتاج البعض إلى العمل عليها خاصة إذا كنت تبحث عن هذا الترويج أو الدور الجديد.

كيفية تحسين مهارات التخطيط

تحسين مهارات التخطيط عملية مستمرة. بعض الأفكار لتحسين مهارات التخطيط هي كما يلي:

• حدد أولويات المهام المطروحة: سيساعدك التفكير في العواقب المحتملة لأي مهمة على تحديد أهميتها ، والتي على أساسها يمكنك بسهولة تحديد أولويتك التالية. عند تصور النتائج المرجوة ، قد تضطر إلى إجراء بعض التعديلات الضرورية على قائمة أولوياتك ولكن تأكد من الانتهاء من أكثرها إلحاحًا على الفور.
• اجعل الجميع على متن المركب: التواصل هو المفتاح للقيام بذلك. قد تستفيد مهارات التخطيط في تعزيز التعاون والتعاون ولكن لا يمكن القيام بذلك بدون اتصال فعال . إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الاتصال بالاجتماعات الشخصية على أساس أسبوعي ، على سبيل المثال ، قد يخدم غرض تعيين الواجبات والمهام للأفراد ، وكذلك الحفاظ على التحقق من تقدمهم.
• ضع جدولاً: استخدم تقويمًا أو أي أداة عبر الإنترنت لإنشاء جدول لتتبعه بنفسك وللآخرين. بمجرد تحديد أولويات جميع المهام ، يصبح هذا أسهل كثيرًا. خصص وقتًا لكل نشاط ، مما يتيح بعض الوقت فيما بينهما لأي نوع من الانقطاعات. يساعد هذا في تحسين مهارات التخطيط لديك من خلال جعل التعديلات أسهل وخالية من المتاعب.

أهم مهارات التخطيط التي يجب أن تعلمها لطلفك

بعد إكمال تقييم مهارات الأداء التنفيذي لطفلك ، لاحظ أن مهارات التخطيط قد تبدو مختلفة حسب عمر طفلك ومستوى مهارته وخبرته في التخطيط المستقل. تصف هذه المهارات التقدم ، بما في ذلك مهام الأداء التنفيذي للمبتدئين والمتوسطين والمتقدمين. ركز على تحديد المكان الذي يحتاج فيه طفلك إلى الدعم في الوقت الحالي ، ثم التوسع تدريجيًا إلى أهداف الأداء التنفيذي الأكثر صعوبة.

كيفية تحديد الهدف النهائي

ابدأ بتشجيع طفلك على تحديد الهدف النهائي للمهام البسيطة. اسألهم عن الهدف النهائي المتمثل في وضع متعلقاتهم بعيدًا ("بحيث تكون الغرفة نظيفة") أو عن مهام الحياة اليومية مثل الذهاب إلى مغسلة السيارات ("حتى تصبح السيارة نظيفة"). إن ضمان قدرة المتعلم على تحديد الهدف النهائي لمهمة ما هو مهارة أساسية لتعلم تخطيط الخطوات الوسيطة.

كيفية تحديد الفرق الفكرة الرئيسية و التفاصيل الصغيرة

يتم تعليق بعض المراهقين والبالغين ذوي الاحتياجات التعليمية الفريدة في تفاصيل التخطيط ويفتقدون "الصورة الكبيرة" أو الفكرة الرئيسية. قبل البدء في العمل على المهارات التنفيذية مثل التخطيط ، قد تحتاج إلى التركيز على تعزيز مهارة الاتصال لتوضيح المفهوم المركزي مقابل التفاصيل الصغيرة. استخدم الأفلام وألعاب الفيديو والكتب المألوفة للتحدث عن الأفكار الرئيسية ؛ ثم انتقل إلى الفكرة الرئيسية مقابل التفاصيل الصغيرة حول الأنشطة اليومية المجدولة.

كيفية استخدام قائمة التحقق

تستشهد مئات من المصادر المختلفة بقيمة استخدام قوائم المراجعة. يجد البشر من جميع مناحي الحياة قيمة في إنشاء قائمة بالمهام وتمييزها بصريًا عند الانتهاء. يبدو أنه مفهوم بسيط ، إلا أن العديد من الأفراد ذوي الاحتياجات التعليمية الفريدة يكافحون لإنشاء قوائم مرجعية بشكل مستقل واستخدامها وظيفيًا.

ابدأ بالتدرب على كيفية استخدام قائمة تحقق بخطوات المهام المألوفة. ثم انتقل إلى استخدام قائمة الخطوات مع المسؤوليات الجديدة. بعد ذلك ، بمجرد أن يتمكن طفلك من التحقق من الخطوات بشكل مستقل ، انتقل إلى الخطوة التالية ، وابدأ العمل على إنشاء قوائم المراجعة.

كيف ترتيب أنشطة بسيطة

كجزء من استخدام قوائم المراجعة أعلاه ، قد تحتاج أولاً إلى تعليم المتعلم كيفية ترتيب خطوات الأنشطة البسيطة. يعد تعليم مهارات التخطيط أمرًا صعبًا إذا كان المتعلم يعاني في معرفة الإجراءات التي تسير وفق الترتيب. اطلب من طفلك أن يكتب الخطوات أو استخدم بطاقات الإشارات المرئية ليطلب خطوات الأنشطة اليومية (على سبيل المثال ، الحصول على مغسلة سيارات ، وإعداد وجبة مفضلة ، وطلب في السيارة).

اجعل المتعلم يركز على شرح وفهم علاقة السبب والنتيجة عند تسلسل الخطوات. يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً لمساعدة المتعلمين على فهم مهارات التخطيط إذا كان بإمكانهم أيضًا توضيح سبب وجوب تنفيذ الخطوات بترتيب معين.

كيفية استخدام التقويم/المخطط

بمجرد أن يتمكن الطفل من إظهار ترتيب المهمة ، واستخدام قائمة تحقق لإكمال الخطوات بالترتيب ، ابدأ في تقديم مفاهيم الوقت ومهام التخطيط المسبق. بالنسبة للعديد من المراهقين والبالغين ، قد يكون من المفيد البدء بتقويم يومي أولاً ، مع التركيز على تخطيط الخطوات ليوم واحد بدلاً من إرهاقهم بأيام أو أسابيع من المهام.

للتذكير ، لقد طورنا المئات من أنظمة التقويم / المخططات المختلفة لأنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. راقب لعدة أيام وتعرّف على كيفية استخدام المتعلم للتقويم بشكل أكثر فاعلية كأداة للبقاء على المسار الصحيح. هل يعقل أن تكون على جهاز محمول؟ ورقة وقلم؟ هل من المفيد المزامنة مع التقويم الخاص بك لمشاركة التحديثات والتغييرات والتذكيرات؟ اختر التقويم أو أداة التخطيط التي من المرجح أن تساعد المتعلم على النجاح ، وليس بالضرورة التي تفضلها.

كيفية ضبط التذكيرات

عندما يتقن المتعلم ترتيب الخطوات وباستخدام أداة التقويم أو المخطط ، ابدأ بتعليم قيمة التذكيرات كأداة تخطيط. علم ابنك المراهق أو الشاب أن يكون أكثر تخطيطًا من خلال تعيين تذكيرات بالهاتف الذكي أو استخدام ملاحظة موضوعة جيدًا. شجعهم على تجربة عدة خيارات مختلفة وتقديم الدعم والثناء عندما يشيرون إلى أن التذكير كان مفيدًا. إذا فات المتعلم الخاص بك مهمة حرجة أو موعد نهائي ، فبدلاً من التوبيخ ، استخدمه كفرصة لتعليم التذكيرات.

كيفية استخدام الخرائط والرسومات والرسوم البيانية المرئية

الآن بعد أن اكتسب المتعلم المزيد من الخبرة في التخطيط لمهام محددة ومحددة جيدًا ، فقد حان الوقت لبدء العمل على مهام التخطيط دون خطوات واضحة. تتمثل إحدى الإستراتيجيات التي تظهر للمساعدة في تحسين الأداء التنفيذي في إنشاء صور ، بما في ذلك الخرائط الذهنية والرسومات والمخططات. يمكن أن تساعد هذه العناصر المرئية في إنشاء النظام من الأنشطة غير المحددة أو الأقل تنظيمًا. يمكن أن تكون مفيدة أيضًا عند الحاجة إلى تحديد أولويات المهام أو التخطيط لما يجب القيام به بعد ذلك.

كيفية استخدام استراتيجية "الخطوة الأفضل التالية"

بالنسبة لبعض المتعلمين ، لا يحدث الانهيار في مهارات التخطيط مع تحديد المهام. إنها في تحديد الأولويات. في هذه الحالة ، ركز بشدة على الأهداف والاستراتيجيات التي تساعد طفلك على تحديد الخطوة التالية الأفضل أو ما هو الأكثر أهمية على الفور. جرب إغراق الدماغ ، أو اجعل طفلك يسرد جميع الخطوات في مهمة ما ثم ترتيب واختيار الخطوة الأكثر أهمية أو التالية.

كيفية توصيل خطة وشرحها

بينما يتحرك طفلك جنبًا إلى جنب مع إنشاء الخطوات وتحديد أولوياتها في خطة ، من المهم ألا تفوت فرصة ممارسة التواصل الفعال حول الخطط.

كم عدد التحديات التي تحدث بسبب فشل طفلك في صياغة خطة ، أو وجود خطة على الإطلاق !؟ فكر في الفرص المتاحة على مدار اليوم لتسأل طفلك ، "ما هي خطتك اليوم؟" أو "كيف ستحقق ذلك؟" امدح طفلك ودعمه عندما يضع طفلك خطة رائعة بشكل مستقل. إذا كان هو أو هي تكافح من أجل توصيل الفكرة ، فارجع إلى استخدام قوائم المراجعة أو المرئيات أو بعض الاستراتيجيات الأخرى للمساعدة في توضيح الخطوات في الخطة.

كيفية الإدارة عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة

على الرغم من أن المهارة الأخيرة في هذه القائمة تتناسب أكثر مع مهارة التخطيط التنفيذي للتحول ، إلا أنها لا تزال واحدة من الأدوات الأساسية التي يمكنك توفيرها لمتعلم متنوع. تُظهر المرونة ، أو المضي قدمًا عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة ، مهارات متقدمة في التخطيط وتحديد الأولويات.

إذا كان بإمكان المراهقين والبالغين تعلم التمحور بدلاً من الوقوع في المستنقع بفقدان الخطوات ، فإن ذلك يقطع شوطًا طويلاً في تحسين النجاح في المنزل والمدرسة والعمل. نظرًا لأن السلوكيات الصعبة أو العادات السيئة الافتراضية يمكن أن تظهر عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة ، يجب أن تكون مهارة ذات أولوية كجزء من تعزيز الأداء التنفيذي.

استراتيجيات لتعليم مهارات التخطيط لطفلك

إذا كنت مستعدًا للغوص في مساعدة طفلك على تحسين الأداء التنفيذي ومهارات التخطيط ، ففكر في هذه الإستراتيجيات الأساسية. قد تساعد في تجنب العقبات الشائعة وإعداد طفلك للنجاح:

جمع معلومات خط الأساس

قبل البدء في أي استراتيجية تدريس ، من الأفضل جمع بعض المعلومات حول طفلك وكيف يستخدم حاليًا مهارات التخطيط. قد يعني الانتقال إلى برنامج تدريبي بدون فهم أساسي للمكان الذي تعمل منه أنك تختار المهارة الخاطئة للعمل عليها أو استهداف القدرة بطريقة غير مفيدة في النهاية.

أنشئ هدفًا ذكيًا

اعمل مع طفلك لتطوير هدف SMART حول استخدام مهارات التخطيط. مع مراعاة عمر طفلك ومستوى مهارته الحالية ، حدد هدفًا يلتقط كلاً من خط الأساس (من أين تبدأ) ومستوى الأداء المطلوب (المكان الذي تتجه إليه. ركز على كتابة هدف له قوة " لماذا "والمعنى لك ولطفلك.

البحث عن الدافع والأرضية المشتركة

إذا لم يُظهر طفلك بالفعل مهارات الأداء التنفيذي مثل التخطيط ، فقم بتقييم الدافع. هل هذا شيء يمكن لطفلك فعله بالفعل ولكن لا يبدو أنه متحمس لفعله؟ أم أن المهارة شيء لا يفهمون كيفية القيام به في المقام الأول؟ القدرة والتحفيز قضيتان مختلفتان تتطلبان مناهج مختلفة. إذا وجدت أنه مرتبط بالتحفيز ، فقم بإنشاء أرضية مشتركة نقطة انطلاق لبدء العمل على الهدف الذي يبدو منطقيًا لطفلك.

ضع في اعتبارك ألعاب الفيديو والتشغيل الرقمي

ألعاب الفيديو مليئة بالفرص لاستهداف مهارات التخطيط. إذا قام طفلك بالفعل بضبط لعبة فيديو مفضلة ، فاستخدمها لإنشاء أرضية مشتركة. اطلب من طفلك تحديد الهدف النهائي للعبة أو إتقان المستوى ، وترتيب الخطوات اللازمة لتحقيق هدف لعبة الفيديو بنجاح ، ونتائج التخطيط للخطوات.

ركز على النجاحات

عندما تبدأ في العمل على مهارات التخطيط مع طفلك ، لا بد أن تصطدم بالمطبات في الطريق. بدلاً من الإحباط من النكسات ، ركز على النجاحات والخطوات الإيجابية إلى الأمام. المراهقون والبالغون ذوو القدرات التعليمية الفريدة يفهمون بالفعل أنهم يتعلمون بشكل مختلف. التركيز على ما لا يفعلونه جيدًا ليس مفيدًا بشكل خاص. بدلاً من ذلك ، حافظ على تركيزك وابنِ على ما يسير على ما يرام.

استخدام المرئيات ويدعم

تدعم الأبحاث أن قوائم المراجعة والتقويمات والتذكيرات تساعدنا جميعًا على استخدام الأداء التنفيذي ومهارات التخطيط بشكل أكثر فعالية. أثناء عملك من خلال تدريس مهارات التخطيط المختلفة ، ركز على كيفية بناء الدعم المرئي. قد لا يحتاجها طفلك دائمًا ، لكنها يمكن أن تكون أداة مفيدة لسد الفجوات الأولية في التعلم.

عد بانتظام إلى الوراء لإعادة التقييم

كجزء من تطوير هدف SMART ، يصبح تطوير طريقة لقياس التقدم وإعادة التقييم بانتظام أمرًا مهمًا. حدد جدولًا زمنيًا مبكرًا للوقت الذي تخطط فيه للتراجع وتقييم التقدم. وثق ما يسير على ما يرام والخطوات القليلة التالية للأمام. إذا وصلت إلى مرحلة الثبات في كيفية تقدم طفلك من خلال تعلم مهارات التخطيط ، ففكر في كيفية تقسيم المهارة الحالية إلى خطوات فرعية أصغر. لا تخف من العودة إلى آخر مرحلة ناجحة قبل التقدم. في بعض الأحيان ، يمكن أن تكون الثقة والطلاقة مع مهارة سابقة الزخم الضروري للمضي قدمًا.

أحط نفسك بالدعم

بالنسبة لبعض المراهقين والشباب ، يتطلب تعزيز مهارات الأداء التنفيذي نهج "التدريب العملي الشامل". إذا كنت قد جربت بعض الاستراتيجيات المذكورة أعلاه أو كنت قلقًا من عدم حصولك على الدعم اللازم لتعزيز مهارات التخطيط ، ففكر في الأشخاص الآخرين الذين قد يساعدونك في دعمك أنت وطفلك.

يمكن لفريق الرعاية الطبية لطفلك أو أخصائي الصحة العقلية المتمرس مساعدتك في اتخاذ قرارات مستنيرة. قد يعمل أعضاء آخرون في فريق تنسيق الرعاية بالفعل على مهارات التخطيط بطرق مختلفة قد تكون مفيدة أيضًا في تعزيز جهودك.

ملاحظة أخيرة حول استخدام مهارات التخطيط لدى الأطفال: يستجيب جميع الأطفال والمراهقين والشباب بشكل جيد لنماذج السلوك المناسب. إذا كنت تعتقد أن طفلك يمكن أن يستفيد من تعزيز مهارات الأداء التنفيذي مثل التخطيط ، فتأكد من نموذج تلك السلوكيات الفعالة في حياتك الخاصة. أظهر قيمة وجود تقويم جيد التنظيم ، واستخدام قوائم المراجعة والتذكيرات. تواصل مع طفلك باستمرار حول "الخطوات التالية" وكيف تخطط للمهام القادمة. من خلال تقديم أمثلة من الحياة الواقعية ، يمكن لطفلك رؤية مهارات التخطيط قيد التنفيذ بينما يستمر في أن يصبح أكثر استقلالية.

الأسئلة الشائعة