كيف تجعل فريقك بالفعل أكثر إنتاجية دون التحفيز المستمر والإدارة الدقيقة؟ لماذا يبدو أن بعض الفرق تنجز المهام دون عناء بينما يكافح البعض الآخر للوفاء بالمواعيد النهائية؟ فما هي طرق تحسين الانتاجية يستعملها المدير أو مدير الموارد البشرية ؟
إنه لأمر محبط أن يتأخر فريقك دائمًا. بغض النظر عما تفعله ، لا يبدو أنك ستلحق بالركب. أنت تعلم أن فريقك قادر على أن يكون منتجًا – فأنت لا تعرف كيف تساعدهم في الوصول إلى هناك.
نحن هنا للمساعدة.
التسابق لإكمال المواعيد النهائية ، وارتداء 18 قبعة مختلفة ، والرد على عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية … لقد فهمت الهدف.
الهدف من هذا المقال هو مساعدتك في إيجاد طرق لك ولفريقك لزيادة الإنتاجية في العمل. بدلاً من محاولة القيام بمجموعة من هذه الأشياء في وقت واحد ، ابحث عن زوجين يمكنك تنفيذهما لمدة 21 يومًا على الأقل (الوقت الذي يستغرقه عادةً لتكوين عادة جديدة).
قبل أن نتطرق إلى طرق تحسين الانتاجية، دعنا نتعرف على مفهوم انتاجية الموظف والشركة.
فهرس
ما هي إنتاجية الموظف؟
تعني إنتاجية الموظف أن فريقك يتسم بالفعالية والكفاءة. يستخدمون ساعات عملهم بحكمة لتحقيق نتائج أكثر وأفضل في وقت أقل.
إن كونك منتجًا يعني أكثر من “إنجاز الأشياء”. الشخص الذي يقوم بتغريد محتوى عشوائي على صفحة نشاطك التجاري يفعل شيئًا تقنيًا ، لكنه ليس منتجًا تمامًا ، أليس كذلك؟
تسمع دائمًا عبارة “اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر” ولكن كيف تفعل ذلك بالفعل؟
لكي تكون منتجًا ، يحتاج فريقك إلى تلبية ثلاثة معايير:
- يتابعون عملهم وينهون كمية معقولة من المهام. هذا يعني أنهم يلتزمون بالمواعيد النهائية ولا يقضون الكثير من الوقت في أي شيء واحد.
- يقومون بعمل جيد ومهامهم متقنة. النتائج النهائية تلبي أو تتجاوز توقعاتك.
- لا يضيعون الوقت في الأشياء ذات الأولوية الأقل. يتم استخدام الوقت والجهد بكفاءة.
بعبارة أخرى ، يركز الموظفون المنتجون على الأشياء الصحيحة في الأوقات المناسبة. هناك القليل من الجهد الضائع ، والعمل الذي يقومون به يؤدي إلى النتائج التي تريدها.
لكن النصيحة الشائعة “اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر” لا تساعد في هذا الموقف. هذا يتركك مع سؤال مهم. كيف تعمل بذكاء؟ يمكنك تنفيذ مئات المهام كل يوم ، ولكن إذا كانت المهام خاطئة ، فأنت لا تزال غير منتج.
لإعادة فريقك إلى المسار الإنتاجي ، تحتاج إلى فهم ما يجري في فريقك والتصدي لتلك التحديات المحددة.
ما هي العوامل التي تؤثر على إنتاجية فريقك؟
غالبًا ما يكون التعامل مع مشكلات الإنتاجية أمرًا معقدًا. المشكلة لها أكثر من مصدر. ستكون بعض هذه العوامل خارجة عن إرادتك – مثل جائحة عالمية.
مع ذلك ، هناك الكثير من الأشياء التي يمكنك القيام بها لمساعدة موظفيك على أن يكونوا أكثر إنتاجية. ركز على الأشياء التي يمكنك التأثير فيها ولا تقلق بشأن كل الأشياء التي لا يمكنك إصلاحها.
على سبيل المثال ، من المفيد الاستثمار في رفاهية فريقك. شجع موظفيك على البقاء بصحة جيدة جسديًا وعقليًا. اعمل بنشاط على ثقافة شركتك. تُظهر هذه الأشياء لفريقك أنك مهتم وله تأثير مباشر على الإنتاجية.
الطريقة التي تعمل بها شركتك مهمة أيضًا. أشياء مثل بيئة العمل وعادات الاتصال وسير العمل لديك جميعها تحدث فرقًا كبيرًا.
قبل أن تتمكن من إنشاء إستراتيجية فعالة ، يجب أن تعرف العوامل التي تضر حاليًا بإنتاجية فريقك. طرق تحسن الانتاجية التالية ستمكنك من مضاعفة انتاجية فريقك وشركتك بدون أن يشعر موظفوك أنهم تحت الضغط.
طرق تحسين الانتاجية
1.ضع في اعتبارك الملاءمة الثقافية عند التوظيف
يمكن أن تتضمن ثقافة شركتك قيمها وأخلاقياتها وتوقعاتها وأهدافها. تجتمع كل هذه السمات معًا لتحديد بيئة العمل التي يعمل فيها موظفوك.
ستعتبر معظم المؤسسات التي لديها ثقافة شركة واضحة أن “الملائمة الثقافية” مهمة عند تعيين موظفين جدد. يمكن أن يؤدي التوظيف من أجل الملاءمة الثقافية – والتفكير أيضًا في كيفية تشكيل موظفيك الجدد لثقافة شركتك في المستقبل – إلى تحقيق العديد من الفوائد التي من شأنها زيادة الإنتاجية.
أظهرت الأبحاث أن الموظفين المتناغمين مع كيفية عمل مؤسستك سيكونون قادرين على المضي قدمًا ، وسيكونون أكثر تفاعلًا ، وسيتواصلون بشكل أكثر فعالية مع أعضاء الفريق وسيظلون لفترة أطول. وهذا بدوره يؤدي إلى زيادة الأداء والإنتاجية.
أثبتت المنظمات التي تحركها الثقافة أنها ناجحة للغاية ؛ يشعر الموظفون بالارتباط ، وانخفاض معدل الدوران غير المرغوب فيه و زيادة الإنتاجية. غالبًا ما تكون المنظمات ذات الثقافة القوية رشيقة ومبتكرة ، وتستفيد من وجود موظفين يتبنون بنشاط أهداف المنظمة.
2.التواصل بوضوح
الاتصال ضروري من أجل تحسين الإنتاجية وتشجيع تطوير علاقات عمل قوية.
يخفف التواصل الجيد من الصراع ويزيد من مشاركة الموظف ويسمح لك ببناء علاقات أفضل مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
سيؤدي تشجيع التواصل الإيجابي والمفتوح على كل مستوى من مستويات العمل إلى تحسين فعالية مؤسستك ككل بشكل كبير.
تتضمن بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين التواصل في عملك ما يلي:
- تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة وتبادل الآراء لزيادة المشاركة ؛
- ممارسة التعزيز الإيجابي من خلال إخبار الناس بما يفعلونه بشكل صحيح ؛
- تقديم ملاحظات بناءة وشاملة يمكن التصرف بناءً عليها لإجراء تحسينات ؛
- استخدام البرامج التي من شأنها تحسين التواصل والتعاون ، مثل Google Hangouts Chat و Slack و Zoho Cliq و Flock ؛ و zoom
- تنظيم أنشطة بناء الفريق لزيادة المشاركة وبناء علاقات عمل إيجابية.
يمكن أن يؤدي ضعف التواصل إلى الارتباك وانعدام الهدف وغياب المساءلة. كل هذه المشاكل تؤدي إلى ارتكاب أخطاء وعدم تحقيق الأهداف.
العمل الذي يتواصل بشكل جيد هو العمل الذي يمكن أن يؤدي بشكل جيد.
3.ممارسة التعزيز الإيجابي
لا ينبغي أن يكون من الصعب جدًا العثور على شيء لطيف لقوله.
من خلال التركيز بشكل أقل على الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص والمزيد على ما يفعلونه بشكل صحيح ، يمكنك زيادة معنويات القوى العاملة وتعزيز بيئة عمل أكثر إيجابية.
الموظفون الأكثر سعادة هم موظفون ملتزمون. إنهم حريصون على القدوم إلى العمل ، ولديهم الدافع للنجاح ، وهم واثقون من قدرتهم على تحقيق أهدافهم الشخصية.
مع التحفيز والثقة تأتي الإنتاجية المحسنة ، مما يزيد من احتمالية تحقيق أهداف مؤسستك. وبدون الثقة فلن تعمل أي طرق تحسن الانتاجية الاخرى.
في حين أن هناك بالطبع أوقاتًا يجب فيها معالجة الأخطاء والقضاء على السلوكيات غير المرغوب فيها ، فمن المهم ألا يخاف موظفوك. يحرم الخوف الناس من إمكاناتهم ، ويمنعهم من التطور ، ومن المحتمل أن يؤدي بهم إلى تفاقم أخطائهم.
ستؤثر بيئة العمل السلبية على الصحة الجسدية والنفسية لموظفيك ، وستزيد من معدل دوران الموظفين وستكلفك في النهاية الوقت والمال.
4.تمكين قوة العمل الخاصة بك
يواجه العديد من قادة الأعمال والمديرين تحديًا بفكرة أن الإدارة الأقل ستؤدي إلى نتائج أفضل ، لكن العلم يدعم هذا التأكيد.
أنظر أيضا: كيف تكون مديراً ناجحا.
لا يقتصر التمكين على تفويض المهام فحسب ، بل يتعلق بتفويض المسؤولية والتأكد من شعور موظفيك بأنهم يساهمون بشكل أساسي في نجاح مؤسستك.
لتحقيق ذلك ، يجب عليك الاستماع إلى أعضاء فريقك ، واكتشاف صفاتهم وفهم إمكاناتهم. ادعمهم وهم يبنون شراكات مع زملائهم في العمل .
الثقة هي مفتاح تمكين القوى العاملة وتعمل في كلا الاتجاهين: بينما يثق الموظفون بك لاتخاذ قرارات العمل التي ستؤثر عليهم بشكل إيجابي ، إذا كنت تقدر حكمهم فسوف يكتسبون الثقة ويعملون بشكل أفضل. من خلال التراجع ، فإنك تُظهر لموظفيك أنك تؤمن بقدرتهم على دفع شركتك إلى الأمام.
لنجاح طرق التحسين في هذه المرحلة يجب منح موظفيك الفرصة للنمو والازدهار تحت قيادتك.
5.تطوير فريق عملك
يعد تطوير الموظفين أمرًا أساسيًا لجذب موظفين جدد ، والاحتفاظ بالموظفين الحاليين ، وتحسين رفاهية الموظفين وزيادة الفعالية التشغيلية للقوى العاملة لديك.
إذا كنت قادرًا على وضع برنامج تطوير يتوافق مع طموحات موظفيك ، فسيشعرون بالتقدير ، وسيكون لديهم رضا وظيفي أكبر ومن المرجح أن يظلوا مع مؤسستك لفترة أطول. سيتعلمون أيضًا مهارات جديدة ويكتسبون معرفة جديدة يمكنهم استخدامها لمساعدتك في تنمية شركتك.
مصدر قلق العديد من قادة الأعمال هو أنهم سينتهي بهم الأمر إلى دفع مبالغ طائلة لتطوير شخص ما بعد ذلك يترك العمل. وقد يحدث ذلك ، ولكن هذه التكلفة تقابلها قيمة زيادة مشاركة العديد من الموظفين ، والاستعداد لتولي مناصب عليا مع تشجيع تطوير أولئك الذين يتبعونهم.
بصفتك مدافع عن الشركة و على قيادتك ، فإن مساهمة هؤلاء الموظفين المرتبطين بدرجة عالية في ثقافة شركتك ستكون لا تقدر بثمن.
6.إعطاء الأولوية لصحة الموظف
من الواضح أن الموظف المصاب بالمرض لا يمكن أن يكون منتجًا ، ولكن من الصحيح أيضًا أن الموظف المُجهد الذي يتمكن من الوصول إلى العمل سيكون أقل إنتاجية بكثير من الموظف السعيد.
بصفتك صاحب عمل ، من الأهمية أن تشجع موظفيك على الاهتمام بصحتهم الجسدية والعقلية. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك ولكن الأهم هو زيادة الوعي بقضايا الصحة العقلية ، ربما من خلال عقد الأنشطة وندوات داخل الشركة.
سيساعد هذا في إزالة وصمة اعتلال الصحة العقلية وتشجيع موظفيك على التحدث عن المشكلات التي قد يواجهونها.
سيستفيد الموظفون أيضًا من قدرتهم على وضع حدود شخصية خاصة بهم ، حيث يعتبر الشعور بأنهم مثقلون هو المحرك الأكثر أهمية للتوتر في العمل. إن تحقيق التوازن بين تلبية كل من متطلبات عملك وقدرات موظفيك يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً لحماية الصحة العقلية لموظفيك.
- المرأة متوترة أثناء جلوسها على مكتبها
- من المحتمل أن يؤدي إثقال كاهل موظفيك إلى تقويض رفاهيتهم
بالطبع ، الرفاهية تغطي أكثر من مجرد الصحة العقلية ، حيث تساهم الصحة الجسدية السيئة أيضًا في نقص الإنتاجية في العمل. على الرغم من أنه لا يمكن تحسين جميع الظروف الصحية ، إلا أن بيئة العمل التي يتوفر فيها الدعم لمن هم على ما يرام بدنيًا تكون أكثر ترحيباً ، ومن المرجح أن تكون القوة العاملة لديك بشكل عام أكثر إنتاجية حيث يتوفر هذا الدعم.
تشمل التدابير التي يمكن أن تحسن الصحة البدنية للعمال توفير الفاكهة مجانًا ، وخطط الدورة إلى العمل ، وتشجيع الموظفين على عقد اجتماعات دائمة أو أخذ فترات استراحة منتظمة ، حيث إن الجلوس على كرسي لعدة ساعات يمكن أن يكون له تأثير سلبي على أجسادنا.
7.كن مرنًا
يطالب الناس الآن بالمرونة في ساعات عملهم وقد بدأ قادة الأعمال في إدراك هذه التغييرات كفرصة لأجل تحسين الإنتاجية .
على سبيل المثال ، قد يشعر العديد من الموظفين أنهم يعملون بشكل أكثر فعالية في أوقات معينة من اليوم. بناءً على القيود المفروضة على دورهم ، هل ستكون فكرة سيئة جعلهم يعملون عندما يكونون في أفضل حالاتهم؟
سيكون لدى الموظفين الآخرين جداول يومية مشغولة للغاية لدرجة أن الالتزام بـ 9-5 يبدو وكأنه مهمة شبه مستحيلة.
قد تكون فكرة جيدة أن تقدم لموظفيك الفرصة لوضع حدود: إرشادات أو قواعد أو حدود ستساعدك على فهم ما يمكنك وما لا يمكنك توقعه منهم.
إذا أخبرك أحد الموظفين بشكل قاطع أنه لا يمكنه العمل في المساء ، فإن إجباره على القيام بذلك سيؤثر بلا شك على رفاهيته ومستوى مشاركته في العمل. الموظف الذي يُجبر على العمل لثمان ساعات متواصلة قد يستمر في التقديم – ولكن من المرجح أن يتأثر أدائه لدرجة أنه ليس من المنطقي اعتماد هذا النهج.
يعد العمل عن بُعد من أكبر التغييرات التي طرأت على طريقة العمل. يأخذ العمال عن بعد إجازات مرضية أقل ، ويعملون لساعات أطول ، ويضيعون وقتًا أقل في التنقل ، ويكونون أكثر انخراطًا بشكل عام. حسنًا ، هذا وفقًا لمؤسسة غالوب – ويجب أن يكون صحيحًا لأن المزيد من المؤسسات تفعل ذلك وترى زيادات مهمة في الإنتاجية.
إن تقديم المرونة لموظفيك هو أيضًا منحهم ثقتك ، والموظف الذي يشعر بالثقة هو الشخص الذي يشعر بالتمكين.
- العمل عن بعد آخذ في الارتفاع وقد ثبت أنه يزيد من إنتاجية الموظفين
- العمل عن بعد آخذ في الازدياد وأصبح المعيار الجديد
8.تحديد أهداف واقعية
لقد سمعنا كيف أن أهم سبب للتوتر في مكان العمل هو ارتفاع أعباء العمل والمواعيد النهائية غير الواقعية ، ولكن الإجابة بسيطة.
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق.
لا توجد طريقة أسرع للانفصال عن موظفيك من الاستمرار في إخبارهم بأنهم لم يفعلوا ما يكفي.
بكل الوسائل ، ضع أهدافًا طموحة واجعل موظفيك يسعون جاهدين للتحسين المستمر ، ولكن من اللافت للنظر أن العديد من قادة الأعمال الذين ما زالوا يعتقدون أن وضع أهداف غير قابلة للتحقيق سيحقق نتائج أكثر.
في الواقع ، يؤدي تحديد أهداف غير قابلة للتحقيق إلى يأس القوى العاملة ، وضعف رفاهية الموظف ، وارتفاع معدل دوران الموظفين ، وفي النهاية ، ضعف الأداء.
9.تحسين ظروف مكان العمل
بيئة العمل الغير السارة والغير مريحة ستثبط قوة العمل لديك.
إذا كانت مشاركة الموظف أمرًا أساسيًا ، فمن المهم أن تفعل ما بوسعك لضمان شعور موظفيك بالرعاية في بيئة عملهم.
قد يكون هذا مجالًا صعبًا حيث يمكن أن تكون هناك آثار كبيرة من حيث التكلفة إذا لم يكن المبنى الخاص بك على ما يرام ، ولكن يمكن تحسين الأمور حتى في ظل الميزانيات المحدودة.
تشمل جوانب بيئة العمل التي ربما يقلق موظفيك بشأنها ما يلي:
- ضوء طبيعي؛
- درجة الحرارة والرطوبة؛
- المناطق والمرافق المشتركة.
لا تعد عادةً إضافة النوافذ إلى مبنى خيارًا ولكن جودة الإضاءة الاصطناعية يمكن أن تختلف. إذا لم تكن الاضاءة جيدة يمكنك فيجب استبدلها.
درجة الحرارة في مكان العمل هي حقل ألغام حقيقي ولكن 22 درجة مئوية (71.6 درجة فهرنهايت) والرطوبة 40-60٪ يجب أن تضمن راحة القوة العاملة لديك.
المقاعد ذات الجودة الرديئة هي شيء يتم الشكوى منه كثيرًا في مكان العمل – ولسبب وجيه ، حيث يمكن للعاملين في المكاتب قضاء ما يزيد عن سبع ساعات في الجلوس على مقاعدهم كل يوم. جرّب الكراسي الجديدة قبل الالتزام بتجهيز المكتب بالكامل.
بصفتك صاحب عمل ، يجب عليك حماية موظفيك من المخاطر الصحية لاستخدام معدات شاشات العرض. يعد إجراء تقييمات مخاطر شاشة العرض مطلبًا بموجب لوائح الصحة والسلامة.
هل المرافق الصحية جيدة التجهيز ونظيفة؟ لا يوجد شيء مثل المناطق العامة والمراحيض المهملة للإشارة إلى أن صاحب العمل يفشل في إعطاء الأولوية لرفاهية الموظف.
10.توفير مساحات هادئة
تهدف المكاتب المفتوحة إلى زيادة التعاون وتشجيع تطوير العلاقات الإيجابية بين أعضاء الفريق وتقليل فرصة الانفصال بين العمال ومديريهم. كل هذا يبدو رائعًا من الناحية النظرية ، لكن الخطة المفتوحة يمكن أن تقتل الإنتاجية.
لقد جلسنا جميعًا على مكتبين بعيدًا عن المتحدث المتواصل أو موجه الهاتف أو الزميل الذي يأكل فطيرة السمك على مكتبه. لا أحد يستطيع أن يجادل في أن العمل بالقرب من هذا النوع من الإلهاء مفيد للإنتاجية.
لحسن الحظ ، ليس من الضروري إعادة تكوين مكتبك بالكامل للتعامل مع هذه المشكلة.
يتيح توفير مساحات هادئة لموظفيك فرصة الابتعاد عن المشتتات والتركيز على المهمة التي يقومون بها. قد تكون هذه المساحات عبارة عن غرف اجتماعات أو غرف مشتركة ، أو إذا كنت تكافح حقًا من أجل الحصول على مساحة ، فيمكنك السماح لموظفيك بمغادرة المبنى للعثور على مكان يمكنهم فيه التعلق بعملهم دون انقطاع متكرر.
قد يكون ضجيج المقهى في الواقع أفضل لتركيز العمال من التفاعلات التي تحدث في بيئة المكتب ، وتكون الانقطاعات أقل احتمالا.
- يمكن أن يؤدي توفير أماكن هادئة للموظفين إلى تحسين إنتاجيتهم
- يمكن أن تكون المساحة الهادئة غرفة اجتماعات موجودة وليست منطقة مخصصة
إذا لم يكن أي مما سبق ممكنًا ، فيمكن أن يكون تخفيف سياستك بشأن سماعات الرأس بمثابة حل وسط معقول ، حيث قد تساعد سماعات إلغاء الضوضاء في التركيز وتثبيط المقاطعات والإلهاء.
11.امنح موظفيك الأدوات التي يحتاجونها
من الواضح أن مهارات موظفيك هي مفتاح مساهمتهم في نجاح عملك ، ولكن لاستخدام هذه المهارات بفعالية ، تحتاج إلى تزويدهم بالأدوات المناسبة.
لا ينطبق هذا فقط على البرامج ولكن أيضًا على أي معدات تستخدمها قوتك العاملة يوميًا ، من أجهزة الكمبيوتر إلى الآلات المستخدمة في سياق هندسي ، على سبيل المثال. لكننا سنتناول بيئة المكتب على وجه التحديد لأن هذا هو أحد المجالات التي يمكن أن تساهم فيها البرامج في تحقيق مكاسب إنتاجية ضخمة.
سيسمح لك اعتماد أدوات إنتاجية الحوسبة السحابية مثل G Suite بإجراء جميع جوانب الاتصال وإدارة المشاريع تقريبًا باستخدام نظام أساسي واحد.
BaseCamp و Trello و ToDoist هي أمثلة أخرى تستخدمها الشركات لإدارة المشاريع المعقدة عبر العديد من الفرق.
يمكن أن تكون العمليات الورقية مضيعة للوقت ، ومن المحتمل أن يكون هناك برنامج أو حتى حل آلي لكل عملية. يمكن تبسيط إدارة عمليات الصحة والسلامة والبيئة ، على سبيل المثال ، من خلال استخدام البرامج المصممة خصيصًا لهذا الغرض.
من المهم أن تتذكر أن التكنولوجيا ليست الدواء الشافي لجميع أمراض الإنتاجية. يجب النظر في الطلبات بعناية لأنه من غير المألوف أن تخطئ الشركات في تقدير التكاليف وتتجاهل الوظائف الرئيسية. ولكن عندما يتم تطبيقه بشكل فعال ، فإن البرنامج لديه القدرة على المساعدة في تحويل إنتاجية عملك.
12.عقد اجتماعات أقل
يمكن أن تؤدي الاجتماعات إلى توقف الإنتاجية ، لذا ربما يكون من المدهش أن الشركات لديها الكثير الاجتماعات.
وجدت دراسة استقصائية أجريت عام 2018 على 2000 موظف في المملكة المتحدة وألمانيا وفرنسا أن الموظف العادي يقضي 187 ساعة – أي ما يعادل 23 يومًا – في الاجتماعات. 56٪ من تلك الاجتماعات اعتبرها الحاضرون غير منتجة و 66٪ من الموظفين اعترفوا بأنهم قدموا أعذارا لعدم حضور الاجتماعات.
غالبًا ما يشعر المديرون بأنهم مضطرون لدعوة الجميع إلى الاجتماعات لضمان شعور موظفيهم بالمشاركة ، ولكن في الواقع يشعر 59٪ من الموظفين بأنهم أقل تفاعلًا بسبب عدد الاجتماعات التي يجبرون على حضورها.
قد يكون من المفيد المخاطرة بشعور شخص ما بالإهمال لزيادة التفاعل مع بضعة أشخاص جلسوا في غرفة اجتماعات وشعروا بالقلق بشأن العمل الذي يمنعهم الاجتماع من إكماله.
هناك عدد من الحلول الواضحة جدًا لهذه المشكلة وبصفتك منظم الاجتماع ، تقع على عاتقك مسؤولية تنفيذها:
- هل يمكنك تحقيق الشيء نفسه عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو عبر اجتماع على شبكة الإنترنت؟
- هل سيُطلب من جميع الحاضرين المساهمة ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فهل أنت متأكد من أنهم بحاجة إلى سماع ما يقال؟
- إذا كان اجتماعًا مجدولًا ، فهل أنت متأكد من حدوث تغيير كافٍ منذ الاجتماع الأخير لجعله ذا قيمة؟
- هل هذا اجتماع آخر من أجل الاجتماع فقط؟
قد تكون الاجتماعات الدائمة هي المشكل إذا كان الموظف يشعر بالحاجة الملحة لإنهائها بسرعة – من يريد أن يظل واقفاً لمدة ساعتين؟
13.قياس الإنتاجية
بعد ان تعرفت عبى أهم طرق تحسين الانتاجية التي تتعلق بفريقك، لا بد لك الآن أن قوم بتقييم وقياس النتائج ، لأن التقييم والتتبع هي أيضا من طرق تحسين الانتاجية .
إذا كنت تقرأ هذا ، فربما يكون ذلك لأنك تعتقد أن نشاطك التجاري يمكن أن يكون أكثر إنتاجية.
لكن ما هو مقدار الإنتاجية؟
ما مدى إنتاجية مؤسستك الآن؟
عند السعي لتحسين الإنتاجية ، من المهم أن تبدأ في قياسها.
يمكن استخدام تطبيقات تتبع الوقت لتعيين المهام بشكل فعال وتسجيل النشاط وقياس كفاءة مكان العمل.
- يمكن أن تزيد تطبيقات تتبع الوقت من إنتاجية العمل
- Toggl هو واحد من العديد من تطبيقات تتبع الوقت المتاحة
في حين أنها تسمح لك بالحصول على المزيد من كل يوم عمل ، فإن البصيرة التي يقدمونها تعني أنك لست مضطرًا للضغط على الموظفين الفرديين ، مما يضمن رفاهيتهم ومشاركتهم المستمرة.
ومع ذلك ، لا يستجيب الموظفون دائمًا بشكل جيد لإدخال برامج إدارة الوقت. يمكنهم رؤيتها على أنها عدوانية وحيث لا يرغب شخص ما في أن تتم إدارته بدقة من قبل الأشخاص ، فقد لا يكونون أكثر ترحيباً بالإدارة التفصيلية بواسطة البرامج.
لحسن الحظ ، توفر العديد من التطبيقات المتاحة مستويات مختلفة من الإشراف ، مما يسمح لك بتخصيص الحل ليناسب قوة العمل لديك.
بمجرد التنفيذ ، من المرجح أن تتغير المواقف عندما يدرك الناس أن البرنامج يساعدهم على التركيز على ما يريدون تحقيقه.
ابدأ لترى أي طرق تحسين الانتاجية نجحت
لا تفتعل ضجيج أو تسبب الكثير من الاضطرابات لبدء تنفيذ بعض طرق تحسين الانتاجية اعلاه على الفور.
الشيء المهم هو فهم العلاقة بين إنتاجية العمل والقوى العاملة السعيدة والمتحمسة.
كن استباقيًا بشأن المشاركة.
ابدأ في تعزيز الشعور الجيد في مكان العمل.
بناء الثقة بين الزملاء على جميع المستويات ومشاهدة التعاون القوي يتطور.
سيشكرك موظفوك على ذلك وستشهد مؤسستك قريبًا فوائد هذا التقدير.
كانت هذه أهم طرق تحسين الانتاجية التي يمكنك ان تتبناها لزيادة إنتاجية فريق عملك.