ما هو النظام المحاسبي ؟ وما هي عناصر نظام المحاسبة الجيد؟

يتم استخدامه النظام المحاسبي في شركة لتنظيم المعلومات المالية. ويمكن أن يكون إما يدويًا أو محوسبًا. السبب الرئيسي الذي يجعلك تستخدم نظامًا محاسبيًا هو تتبع النفقات والدخل والأنشطة الأخرى. راقب بشكل أساسي جميع البيانات التي تؤثر على الشؤون المالية لمنظمة الأعمال.

التمويل هو أحد أهم الأشياء بالنسبة للشركة في إدارة أعمالها دائمًا بسلاسة ويمكن لنظام المحاسبة بالتأكيد مساعدة الشركات على القيام بذلك.

تستخدم الشركات بشكل عام أنظمة المحاسبة لتنظيم المعلومات المالية. في ممارسة الأعمال التجارية بطريقة منظمة ، تحتاج المؤسسات إلى تتبع جميع المعاملات. في هذه العملية ، تلعب برامج المحاسبة دورًا مهمًا.

يتيح البرنامج تتبعًا شاملاً للمعاملات المالية بالإضافة إلى إعداد التقارير والتحليل في الوقت الفعلي. قبل ظهور البرنامج ، كان لا بد من إكمال الأنشطة التشغيلية والإدارة المالية يدويًا وباستخدام أنواع مختلفة من المستندات المادية.

ما هو النظام المحاسبي ؟

النظام المحاسبي هو أداة تساعد الشركات على تتبع وإدارة معاملاتها المالية وتسهيل عمل المحاسبين. يمكن تبسيط العمليات والمعاملات التجارية مثل المبيعات والمشتريات والأصول ودفاتر الأستاذ العامة التي تعمل عادةً يدويًا باستخدام هذه الحلول الآلية.

يساعدك نظام المحاسبة على وضع خطط مالية للأعمال قابلة للتطوير مع وظائف تحليلية موثوقة. باستخدام نظام مركزي واحد ، يمكن للشركات مراقبة الموارد المالية الإجمالية ، من الدخل والأرصدة النقدية إلى الحسابات الدائنة والذمم المدينة.
يساعد نظام المحاسبة الشركات على تتبع وإدارة معاملاتها المالية. يتضمن المبيعات والمشتريات والأصول والخصوم. يعد نظام محاسبة الأعمال مفيدًا بشكل خاص عندما تحتاج إلى إنشاء تقارير.

بصفتك مالكًا تجاريًا ، ربما تعرف بالفعل أن تقارير البيانات المناسبة تؤثر بشكل كبير على عملية اتخاذ القرار. في الماضي كانت جميع البيانات تجمع يدويًا. لحسن الحظ ، نحن نعيش اليوم في عصر الكمبيوتر. وهذا يسمح لنا بتخزين السجلات المالية بسهولة.

يمكنك الآن إدخال جميع البيانات وتغييرها وتفسيرها ببساطة عن طريق تسجيل الدخول إلى نظام المحاسبة الخاص بك على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول الخاص بك. سوف يتم تضمين الماضي ، الكثير من الحسابات اليدوية ، لموازنة دفاتر الأستاذ.

هل برامج المحاسبة مهمة؟

السبب الرئيسي وراء استخدام الشركات لأنظمة المحاسبة هو تتبع النفقات والدخل والأنشطة الأخرى. الإشراف على جميع البيانات التي لها تأثير على الشؤون المالية لمنظمة الأعمال. كلما زاد حجم العمل التجاري ، سيكون التدفق النقدي أيضًا أسرع ويتضمن الكثير من المال.

سيؤدي إجراء الحسابات يدويًا إلى جعلها عرضة للأخطاء التي تكلف الشركة خسارة. لذلك ، سيساعد هذا النظام في تقليل الأخطاء البشرية وحتى تصحيحها وزيادة دقة إدارتها المالية.

كيف يعمل النظام المحاسبي

يساعد نظام المحاسبة المؤسسات على الاحتفاظ بحساباتها وتسجيل جميع الموارد الواردة والصادرة. ونتيجة لذلك ، يمكنهم تتبع مقدار ما يتم كسبه وما يتم إنفاقه. باختصار ، عندما تستخدم الشركات نظام محاسبة منظم ، فإنها تمكنها من تتبع أدائها من وجهة نظر مالية.

عندما تسجل الشركات المعاملات بشكل صحيح ، تكون المستندات المعدة دقيقة وتعمل كمرجع جاهز للشركات كلما احتاجت إلى استرداد أو التحقق من أي معاملة معينة لفترة معينة. ومع ذلك ، فإن نظام حفظ الحسابات هذا يتضمن تفاصيل حول المشتريات والمبيعات والمطلوبات المسجلة كمصروفات وإيرادات ومصروفات وتمويل وحسابات دائنة.

نظرًا لأن مجموعة البيانات واضحة تمامًا ، يمكن تمثيل التفاصيل جيدًا عبر الرسوم البيانية والمخططات ، مما يوفر بنية مقارنة أفضل للشركات لتقييمها. نتيجة لذلك ، أصبح صنع القرار أكثر كفاءة ودقة.

عندما تحدث معاملة ، مثل المبيعات ، والشراء ، والمصروفات ، وما إلى ذلك ، يتم تسجيلها من خلال المجلات المناسبة ، لتصبح الإدخال الأول في النظام. نظرًا لأن الشركات تستخدم أنظمة المحاسبة المحوسبة في الوقت الحاضر ، فإن الآلية الآلية تجعل الإدخالات المعنية في دفتر الأستاذ الصحيح للحساب كلما نشر المستخدمون دفتر يومية.

ومع ذلك ، في نهاية الفترة ، يقوم بحساب رصيد كل دفتر الأستاذ ويقوم بإعداد بيانات مالية مختلفة مثل الميزانيات العمومية والتدفقات النقدية وما إلى ذلك. لذلك ، يصبح إنشاء التقارير للرجوع إليها أسهل ، مع مساعدة الإدارة في اتخاذ قرارات مالية مهمة.

أنواع أنظمة المحاسبة

نظام محاسبة القيد الفردي هو نظام يسجل المصروفات أو الدخل فقط. هذا هو الشكل التقليدي للاحتفاظ بالسجلات المالية. يطلق عليه نظام محاسبة القيد الفردي حيث يتم إجراء الإدخالات مرة واحدة فقط لتعكس المصروفات والدخل في نفس الوقت. وبالتالي ، تفضل المنظمات الصغيرة هذا النظام لأنها لا تتعامل مع التدفق الهائل أو التدفقات الخارجة للموارد. ومع ذلك ، بسبب البيانات غير الكاملة وغير الواضحة ، لا تعترف السلطات الضريبية بهذا النوع من حفظ السجلات لإعداد التقارير المالية.

على العكس من ذلك ، يعتبر المستخدمون أن نظام محاسبة القيد المزدوج أكثر دقة ، وتتعرف عليه السلطات الضريبية. في هذه العملية ، كلما حدثت معاملة ، فإنها تؤثر على حسابين مختلفين في وقت واحد. هذا يعني أنه عندما يكون هناك تدفق داخلي ، فهو دخل وأصل معًا ، بينما إذا كان هناك تدفق خارجي ، فهو عبارة عن مصروفات ومسؤولية. هنا ، البيانات واضحة وضوح الشمس.

ومن ثم ، فإن إعداد الرسوم البيانية والمخططات أسهل لإعداد التقارير المالية الموثوقة. لا فائدة من نظام المحاسبة إذا لم يكن لدى المستخدمين المكونات التي تساعد في تسهيل العملية. في وقت سابق ، قام المستخدمون بتشغيل النظام بأكمله يدويًا. ومن ثم ، كان على المديرين التنفيذيين والإدارة في مجال المحاسبة التحقق من السجلات الكبيرة ، ودفاتر المحاسبة ، وما إلى ذلك ، قبل اتخاذ قرارات تجارية صغيرة / رئيسية.

مكونات النظام المحاسبي

المكونات الرئيسية للطريقة التقليدية هي المصروفات والتمويل والفواتير وما إلى ذلك. وهكذا ، من التدفقات النقدية إلى إعداد الميزانية العمومية والمستندات المالية الأخرى ، يستخدم هذا النظام المعلومات التي تم جمعها في فئات مختلفة ، والتي تشكل مكوناتها. وتشمل هذه الحسابات الدائنة والذمم المدينة والفواتير والأصول الثابتة وكشوف المرتبات والمخزون.

اليوم ، عندما يكون كل شيء محوسبًا وآليًا ، يزداد عدد المكونات. بالطبع ، تظل البيانات المطلوبة كما هي ، ولكن هناك بنية تحتية مدفوعة بالبرمجيات تدعم العملية برمتها. وتشمل هذه المستندات المصدر وأجهزة الإدخال وسعة التخزين والمعالجات وأجهزة الإخراج.

أمثلة على طريقة عمل النظام المحاسبي

بينما نمضي قدمًا ، دعونا نفكر في الأمثلة التالية لفهم كيفية عمل نظام المحاسبة:

مثال 1 : تجار التجزئة يشترون ويبيعون البضائع. لذلك ، يجب أن يركز نظام المحاسبة الخاص بهم على مستوى المخزون والخصومات التي يقدمونها أو يحصلون عليها على كل منتج. وبالتالي ، يجب أن يعتمد النظام بأكمله على منتجات مختلفة وذممها أو مستحقاتها. يجب أن تساعدهم في نسب مثل هامش الربح الإجمالي ، وهامش الربح الصافي ، وغيرها من التدابير المطلوبة في عملياتهم.

مثال 2 : العامل الأكثر أهمية في صناعة البناء هو تكلفة المواد. لذلك ، يجب أن يكون النظام أكثر تفصيلاً حول الأنواع المختلفة لمدخلات المواد الخام وأن يكون قادرًا على استرداد النسب المختلفة ، مما يوضح حركة التكلفة

عناصر النظام المحاسبي

استمارة : النماذج هي مستندات مفيدة لتسجيل جميع المعاملات ، وذلك لأن الأحداث التي تحدث في المؤسسة يتم تسجيلها على قطعة من الورق. لذلك ، يعمل النموذج هنا كوسيط تسجيل تاريخي للأحداث أو المعاملات. بالإضافة إلى ذلك ، للعمل على تحقيق والحفاظ على الرقابة المالية الداخلية للشركة. ومن الأمثلة على ذلك فواتير المبيعات النقدية وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء وفواتير المبيعات الائتمانية.

المجلة: المجلات هي سجلات مادية أو مستندات رقمية يتم تخزينها في شكل كتب أو جداول بيانات أو بيانات في أحد تطبيقات المحاسبة. إنه مفيد لتسجيل جميع المعاملات المحاسبية بشكل منهجي قبل إدخالها في دفتر الأستاذ العام ويهدف إلى تلخيص البيانات المالية الأخرى. بعد ذلك ، يتم ترحيل نتائج ملخص البيانات إلى الحساب المعني في دفتر الأستاذ العام. يتكون من عدة أنواع ، مثل دفاتر اليومية المحاسبية العامة ، ودفاتر اليومية المعدلة ، ودفاتر اليومية للمعاملات ، واليوميات الخاصة ، ودفاتر اليومية الختامية.

الموازنة: دفتر الأستاذ المحاسبي هو حساب أو سجل لتخزين إدخالات مسك الدفاتر لمعاملات الميزانية العمومية وبيانات الدخل. يمكن أن تتضمن إدخالات دفتر اليومية لدفتر الأستاذ المحاسبي النقد والرسوم المستحقة القبض والاستثمارات والمخزون والحسابات الدائنة والمصروفات المستحقة للشركة وإيداعات العملاء. صالحة لجميع أنواع معاملات الميزانية العمومية وبيان الدخل.

لماذا برامج المحاسبة عبر الإنترنت مفيدة للأعمال

هناك العديد من الميزات التي تقدمها برامج المحاسبة على شبكة الإنترنت مما يجعلها ضرورية ومفيدة لمحاسبة الأعمال اليوم.

1. إدخال بيانات سريع ومدفوعات أسرع

قم بإنشاء فواتير عبر الإنترنت على الفور ، وأرسل الفواتير كرسائل بريد إلكتروني للعملاء واحصل على أموال بشكل أسرع. قم بإدارة التدفق النقدي الخاص بك من خلال معرفة كل تفاصيل المعاملات ، وسجل مدفوعات العملاء ، وسجل الربح الخاص بك ، وما إلى ذلك.

2. إمكانية الوصول من أي مكان

أهم ميزة لبرنامج المحاسبة عبر الإنترنت هي أنه يمكن الوصول إليه من أي مكان عبر الأجهزة المتصلة بالإنترنت. اجعل كل بيانات العمل في متناول يديك. أنشئ فواتير عبر الإنترنت وأرسلها إلى العملاء أينما كنت. اعتني بعملك بسهولة.

3. سهل الاستخدام

إنه مصمم سهل الاستخدام للغاية بحيث يمكن لأي شخص بدون معرفة محاسبية البدء في استخدامه.
تم تصميم الواجهة للعمل بسرعة وسهولة لإدخال بيانات الفواتير والمحاسبة الخاصة بك. من السهل جدًا تعلم واستخدام كتب الإخراج.

4. الدقة في الأرقام

الدقة عامل مهم للغاية عند التعامل مع البيانات المالية. يرتكب البشر أخطاء في حساب البيانات المعقدة. يمكن التخلص من مثل هذه الأخطاء عن طريق برامج المحاسبة وستظل بيانات عملك دقيقة. كما أنه يوفر الكثير من الوقت الذي يتم قضاؤه في عمليات المحاسبة التي تتم يدويًا.

5. الوصول إلى البيانات المركزية

أكبر ميزة لبرامج الفوترة المستندة إلى الويب هي البيانات المركزية الخاصة بإمكانية الوصول. جميع بيانات المحاسبة الخاصة بك متاحة على الإنترنت ويمكن الوصول إليها في أي من أي متصفح ويب للنظام. يمكن الوصول إلى أي معلومات وبيانات مالية من قبل المستخدمين المصرح لهم من أي أجهزة.

6. النسخ الاحتياطي والأمن

يتم أخذ النسخ الاحتياطية بشكل متكرر في المحاسبة عبر الإنترنت ويتم حفظها تلقائيًا في خادم شركتك. لذلك ، تظل بيانات الفوترة / المحاسبة الخاصة بك آمنة حتى في حالة تعطل الخادم. لذلك هناك فرصة أقل لفقدان البيانات في برامج المحاسبة عبر الإنترنت.

هناك دائمًا مخاطر عالية لسرقة البيانات المحاسبية في حالة مسك الدفاتر المادية ومسك الدفاتر دون اتصال بالإنترنت. يمكن التغلب على ذلك من خلال المحاسبة عبر الإنترنت التي تسمح لك بإنشاء تسجيل دخول منفصل لكل مستخدم ، وتعيين أدوار المستخدم وتعيين الإذن للمستخدمين للوصول. لذلك ، لا يمكن لأي شخص الوصول إلى التطبيق دون إذن.

عندما يقوم أي شخص بإنشاء / إجراء أي تغييرات على أي معاملة / تغيير أي شيء في البرنامج ، يمكنك بسهولة العثور على من قام بذلك ومتى تم ذلك. من خلال تعيين تسجيل دخول مستخدم منفصل للمستخدمين ، سيتم تسجيل كل نشاط يتم إجراؤه من كل تسجيل دخول.

7. حفظ التكلفة

يمكن حفظ التكلفة التي تنفق على تثبيت التطبيق ، والصيانة ، والأجهزة الإضافية في كل نظام عميل.

8. وصول غير محدود للمستخدم

يمكن إنشاء أي عدد من المستخدمين وتعيين أدوار مختلفة للمستخدم. يمكن تعيين إذن الوصول لكل دور مستخدم بناءً على احتياجاتك. على سبيل المثال ، يمكن للمسؤول الوصول إلى جميع ميزات التطبيق بينما يمكن لمندوب المبيعات عرض إذن وإضافة وتحرير / حذف إلى وحدة المبيعات فقط.

بهذه الطريقة يمكنك تقييد ما يجب التعامل معه من قبل من في النظام المحاسبي الخاص بك. يمكن لأي مستخدم الوصول إلى حسابه الخاص من أي مكان وتحديث بيانات الفواتير / المحاسبة بسهولة.

لماذا برامج المحاسبة عبر الإنترنت ليست جيدة للأعمال

هناك بعض الأسباب التي تجعل المحاسبة عبر الإنترنت غير مناسبة لأعمال معينة. ويجد بعض الأشخاص أن المحاسبة في وضع عدم الاتصال / سطح المكتب أكثر راحة في جعل كل شيء تحت سيطرتهم.

لا وصول بدون الإنترنت

يعتمد برنامج المحاسبة عبر الإنترنت تمامًا على الإنترنت. لذلك عندما يفشل الإنترنت ، سيتوقف عملك المحاسبي والذي بدوره سيؤثر على إنتاجيتك. قد يتسبب الفقد المتكرر للإنترنت في حدوث مشكلات خطيرة في الأعمال ولن يكون هناك وصول إلى البيانات بدون الإنترنت. كما أن سرعة الإنترنت مهمة جدًا. ستؤثر سرعة الإنترنت البطيئة على أداء البرنامج.

اعتماد المتصفح

قد تكون هناك مشكلة في الوصول إلى تطبيق الويب باستخدام متصفحات معينة من إصدارات مختلفة. قد لا تكون بعض الميزات / العرض في تطبيق الويب مدعومة في بعض المتصفحات. لذلك أثناء شراء تطبيقات الويب ، من الضروري التأكد من أنها تدعم متصفحات الويب التي تستخدمها أنت والمستخدمون الآخرون في شركتك. من الأفضل شراء تطبيق ويب يدعم مجموعة متنوعة من المتصفحات.

مخاوف تعطل الخادم

في بعض الأحيان ، قد ينخفض ​​خادمك مما سيؤثر أيضًا على عملائك من الوصول إلى التطبيق. قد يحدث هذا نادرًا ولكن عندما يحدث سيؤثر على عملك. وسيضيع الكثير من الوقت حتى يعود الخادم إلى الشكل.

التكلفة الجارية

لا يتطلب برنامج المحاسبة عبر الإنترنت مبلغًا ضخمًا في البداية ، لكن الرسوم الشهرية ستُضاف كتكلفة أعلى وهو عيب مهم.

سرقة البيانات عبر الإنترنت

حتى مع وجود التشفير الجيد في جانب مزود تطبيقات الويب ، فقد يكون هناك سرقة للبيانات أثناء نقل البيانات عبر الإنترنت. لذلك يجب أن تتذكر دائمًا أن الوصول من أي مكان عبر الإنترنت ونقل البيانات عبر الإنترنت ضعيف. تقع على عاتق المستخدم مسؤولية تأمين حسابك.

أقل قابلية للتخصيص

عادة ، يمكن فقط أن تكون محاسبة تطبيقات الويب أقل تخصيصًا أو تغييرًا أو تكوينًا عند مقارنتها ببرامج محاسبة سطح المكتب.

انخفاض السرعة

ستكون السرعة أبطأ أخف مقارنة ببرنامج المحاسبة غير المتصل المثبت محليًا على الخادم.

أقل مرونة

قد لا يدعم كل الوظائف التي تحتاجها. قد لا تسمح لك بعض البرامج أيضًا بنقل بياناتك من برنامجها إلى برنامج آخر إذا كنت بحاجة إلى الانتقال إلى تطبيق جديد في المستقبل.

أخيرًا ، يعود لأصحاب الأعمال تحديد أيهما أفضل لأعمالهم. على الرغم من أن برنامج المحاسبة عبر الإنترنت لديه مخاوف أمنية من جانب المستخدم ، إلا أنه يمكن جعله أكثر أمانًا من خلال اتخاذ تدابير معينة مثل نقطة الوصول الواقية ، وإدارة كلمة المرور الآمنة ، وتجنب الوصول إلى شبكات الواي فاي العامة ، واستخدام الأجهزة المصرح بها وحدها ، وما إلى ذلك.

أفضل برنامج المحاسبة

يعد برنامج محاسبة الأعمال ضرورة أساسية للعديد من الشركات الصغيرة. يمكن أن يساعدك اختيار النظام المحاسبي الصحيح في تتبع الأرباح والمخزون وإنشاء الفواتير.

من المهم مراعاة ليس فقط احتياجاتك الحالية ولكن النمو المتوقع. يستغرق تطبيق نظام محاسبة وقتًا ومالًا ، لذا تأكد من أن النظام الذي تختاره يمكنه تلبية احتياجاتك الآن وفي المستقبل المنظور. تحتوي معظم أنظمة برامج المحاسبة على مستويات مختلفة ، مما يسمح لك بترقيتها حسب احتياجات عملك.

1. Zoho Books : بسيطة وبأسعار معقولة

تعتمد Zoho Books على الإنترنت ، لذا يمكنك الوصول إليها من أي متصفح. إنه ذو أسعار معقولة للغاية ويقدم العديد من الميزات التي يحتاجها النشاط التجاري الصغير. تشمل الميزات حسابات القبض والحسابات الدائنة والمخزون والفواتير. كما أن لديها بوابة عملاء تتيح لك المتابعة بسهولة مع العملاء بشأن عروض الأسعار والمدفوعات.

2. FreshBooks: أفضل نظام محاسبي لإعداد الفواتير

يوفر FreshBooks مجموعة من أدوات تحرير الفواتير. يمكنك قبول مدفوعات بطاقات الائتمان والخصم ، وتعيين الفواتير المتكررة التلقائية ، وجدولة تذكيرات الدفع التلقائي. تعتمد الخطط على عدد العملاء لديك. هذا يجعلها خيارًا رائعًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

3. QuickBooks: الأفضل بشكل عام

يحتوي QuickBooks على جميع الميزات الأساسية ويتضمن تتبع المشاريع بالإضافة إلى المخزون.

ما يجعل QuickBooks مميزًا هو أنه يسمح أيضًا بالتخصيص. هناك المئات من التطبيقات التي يمكن أن تتكامل مع QuickBooks لتخصيص البرنامج لاحتياجات عملك الفريدة. يتم أيضًا تحديث QuickBooks Online شهريًا ، وتبقي مدونته المستخدمين على اطلاع بالتغييرات وإصلاحات الأخطاء.

تتضمن الخطة الأساسية التقارير الأساسية وتتبع المخزون والإيرادات والمصروفات وضريبة المبيعات. تتضمن الخطط ذات المستوى الأعلى تتبع المشاريع وإدارة المخزون وإنشاء أوامر الشراء.

الأسئلة الشائعة