تشكل عكلية إدخال مستندات المحاسبة ، المعروف باسم القيد المحاسبي أو القيود المحاسبية ، أساس المحاسبة. إنه ضروري لأنه يغذي البيانات المالية: الميزانية العمومية وبيان الدخل. يجيب مثابر على الأسئلة التالية هنا: ما هو القيد المحاسبي؟ من يستطيع فعلها؟ ما هي المستندات المحاسبية التي يجب إدخالها؟ ومن ماذا يتكون القيد المحاسبي؟
ما هو القيد المحاسبي؟
يشكل القيد المحاسبي ترميزًا وعلى وجه الخصوص الترجمة إلى المصطلحات المحاسبية للعمليات التي تؤثر على أصول الشركة أو نشاطها. تتمثل في عملية يدوية تتمثل في نقل الحسابات المعنية بالعملية.
يُنشئ الإدخال المحاسبي إدخالات محاسبية ، يتم تسجيلها في برنامج محاسبة في مستند يسمى "دفتر يومية" (في اللغة الشائعة ، نركز على إجراء قيد محاسبي). يمكن للشركة إنشاء العديد من المجلات التي ترغب فيها: مجلة المشتريات ، مجلة المبيعات ، مجلة البنوك ، مجلة العمليات المتنوعة ، مجلة الأجور ، مجلة ضريبة القيمة المضافة ، مجلة استئناف التقارير ، إلخ. يمكنها حتى تقسيم الصحيفة إلى صحف مختلفة.
مثال: عندما تتلقى شركة منخرطة في نشاط تجاري العديد من فواتير الشراء ، يمكنها إنشاء مجلة شراء بعنوان "مجلة شراء البضائع" ومجلة أخرى بعنوان "دفتر المصروفات العامة".
القيد المحاسبي هو "المادة الخام" للمحاسبة. في الواقع ، هذه التراكمات من السجلات المحاسبية هي التي ستغذي الميزانية العمومية للشركة وبيان الدخل كل عام.
كيف يتم عمل قيود محاسبية؟
يجب أن يتبع القيد المحاسبي المعايير المحاسبية. قبل كل شيء ، يتطلب الأمر الاحتفاظ بالعديد من المجلات التي يتم بعد ذلك تركيزها في مجلة عامة تسمى أيضًا المجلة المركزية.
يمكن إجراء هذا الإدخال يدويًا في أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو على جهاز كمبيوتر بمساعدة برنامج محاسبة مخصص. لهذا ، من الضروري الاعتماد على المستندات والفواتير المحاسبية الداعمة.
في الواقع ، هذه إلزامية لأي عملية بيع أو خدمة يقدمها محترف لتلبية احتياجات الآخرين. لا يمكن القيام بأي محاسبة بدون مستندات داعمة.
مسك دفتر يوميات محاسبة
يجب تضمين جميع المستندات المتعلقة بالمشتريات والمبيعات والمعاملات المالية الأخرى التي أنشأتها الشركة ، وكذلك تلك الصادرة عن أطراف ثالثة ، في دفاتر المحاسبة. يتم سرد هذه العمليات ترتيبًا زمنيًا.
العمليات المحاسبية
يكون الجزء الداخلي من دفتر اليومية للمحاسبة على شكل جدول به عدة أعمدة. يمثل كل صف عملية يجب أن تتضمن العناصر الأساسية الأربعة التالية:
- رقم الحساب ووصفه ؛
- التاريخ ؛
- المبلغ المدين أو الدائن المتعلق بالمعاملة.
- رقم الحساب ووصفه
تتوافق كل عملية مع معيار تم تحديده مسبقًا في خطة المحاسبة العامة (PCG) ، المصممة للشركات. وللتذكير ، يوجد أيضًا مخطط حسابات جمعيات مخصص لبعض الجمعيات ، أو مخطط حسابات زراعي مخصص للمزارعين.
يتم تقسيم المعاملات إلى 8 فئات حساب والتي تسمح لهم جميعًا بتعيين رقم حساب. يتيح لك الملصق ، وهو أمر إلزامي ، معرفة ما يتوافق مع المعاملة المسجلة. يجب أن يكون واضحًا وصريحًا. في حالة البيع ، تعطي الصياغة بعد ذلك إمكانية التعرف على طبيعة البيع عندما لا يتوافق مع نشاط حالي. سيكون من الأسهل بعد ذلك التحقق من التخصيص في حساب المبيعات.
التاريخ
فيما يتعلق بالتاريخ ، من المهم ملاحظة أنه يتوافق مع تاريخ المعاملة التي يغطيها القيد المحاسبي.
مبلغ الخصم
عمود الخصم هو مقدار ما هو مستحق للشركة. هذه هي حالة ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم. وبالمثل ، يجب إدخال رصيد مصرفي إيجابي في هذا العمود.
المبلغ في الائتمان
عمود الائتمان هو العمود حيث يتم تسجيل ما تدين به الشركة لطرف ثالث ، على سبيل المثال ضريبة القيمة المضافة المحصلة. وبالتالي ، فإن السحب على المكشوف من البنك هو أيضًا ائتمان.
من يمكنه تسجيل القيود المحاسبية ؟
يمكن لأي شخص لديه حد أدنى من المعرفة بالمحاسبة إدخال مستندات محاسبة الشركة. ومع ذلك ، نظرًا لأن هذا النشاط يقترن عمومًا بإدارة النقد (جزئيًا على الأقل) ، يوصى بشدة بإسناد هذه المهمة إلى شخص موثوق به: المدير ، موظف الشركة. من الممكن أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال القيود المحاسبيه للشركة: محاسب قانوني على سبيل المثال.
يمكن تنفيذ الإدخال من قبل مدير الشركة أو موظف معين أو مزود خدمة خارجي ، بشرط أن يلتزموا بمعايير المحاسبة. على أي حال ، يجب أن يكون شخصًا موثوقًا به.
مدير الشركة
في حالة الشركات التي تنفذ معاملات قليلة فقط شهريًا ، يمكن إجراء هذا الإدخال بواسطة مدير الشركة. ومع ذلك ، غالبًا ما يتم الحكم عليه على أنه مضيعة للوقت. عليك أن تأخذ هذا في الاعتبار قبل الالتزام بفعل ذلك بنفسك.
موظف
من الممكن تعيين موظف في منصب محاسب داخل الشركة. لهذا ، يحتاج فقط إلى معرفة المحاسبة. توجد برامج مختلفة أيضًا للمساعدة في هذه المهمة.
هذا حل وسيط يُفضل للشركات متوسطة الحجم حيث يمكن الوصول إلى برامج الجيل الرابع من حوالي عشرين يورو.
مزود خدمة خارجي
من الممكن أيضًا اللجوء إلى المساعدة الخارجية لتنفيذ هذا الإدخال. هذا الحل مفيد بشكل خاص للشركات الكبيرة التي لم تعد مضطرة للقلق بشأن الجانب المالي لتكريس نفسها للإنتاج والتطوير فقط.
ومع ذلك ، يتطلب التشريع الفرنسي ، في هذه الحالة ، أن تتم عملية مسك الدفاتر من قبل محاسب قانوني.
هذا الأخير هو الشخص الذي يجب أن:
- حاصل على درجة في المحاسبة ؛
- أن تكون مسجلاً في قائمة نقابة المحاسبين القانونيين ؛
- ولكن تظهر أيضًا في دليل المحاسبين القانونيين.
إذا لم يكن ملزمًا بالشركة بموجب عقد عمل ، فسيتعين عليه مع ذلك احترام التزامات معينة. بالإضافة إلى الاضطرار إلى إكمال عدد معين من ساعات التدريب ، فإن المحاسب القانوني:
- الحصول على تأمين مدني مهني ؛
- يتوافق مع معايير المحاسبة والضرائب المهنية.
في حين أن سعر المحاسب يمكن أن يكون باهظ الثمن ، إلا أنه يمكن أن يقابله حقيقة أنه له دور فعال في القدرة على تقديم المشورة الإدارية في عملية صنع القرار. بالإضافة إلى ذلك ، بفضل مهاراته متعددة التخصصات ، لا يضمن المحاسب القانوني مهمة اقتصادية ومالية فحسب ، بل يضمن أيضًا:
- الضرائب (دعم الإعلانات المختلفة على سبيل المثال) ؛
- الاجتماعية (صياغة عقد العمل ، إعلان الرسوم الاجتماعية ، إلخ) ؛
- قانوني (تنظيم الإجراءات الناتجة عن تغيير الوضع ، صياغة المحاضر ، إلخ).
وتجدر الإشارة إلى أنه في حين أنه من الممكن أن يعهد كل أو جزء فقط من مسك دفاتر الشركة إلى محاسب قانوني ، فإنه من الممكن أيضًا استخدام خدماتهم على أساس مخصص. وبالتالي يمكن أن يساعد في:
- وضع ميزانيات مؤقتة ؛
- حساب نقطة التعادل للشركة ؛
- مساعدته في حالة التدقيق الضريبي بالتصديق على حساباته.
ما هي المستندات التي يجب إدخالها في المحاسبة؟
يجب إدخال جميع المستندات التي تم إنشاؤها وإصدارها من قبل الشركة ، بنفس الطريقة مثل تلك الصادرة عن أطراف ثالثة ؛ يطلق عليهم وثائق المحاسبة. بعبارات محددة ، يجب تسجيل ما يلي: فواتير الشراء ، وفواتير المبيعات ، والكشوف المصرفية ، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة ، والإشعارات الضريبية ، ودفاتر الرواتب ، وما إلى ذلك.
يجب عدم إدخال عروض الأسعار وأوامر الشراء وإيصالات التسليم مطلقًا في الحسابات (ومع ذلك يجب الاحتفاظ بها لفترة معينة وإتاحتها للسلطات الضريبية في حالة إجراء تدقيق).
وتجدر الإشارة هنا ببساطة إلى أنه يمكن ، في حالات معينة ولأخصائيين معينين ، تقليص عمل القيد المحاسبي بفضل عملية الاسترداد التلقائي للبيانات المصرفية في المحاسبة.
من ماذا يتكون القيد المحاسبي؟
يتجسد القيد المحاسبي من خلال تسجيل قيد محاسبي يتكون من عدة أسطر وعدة أعمدة ويتم تبريره بوثيقة محاسبية.
يجب أن يتضمن كل قيد محاسبة:
- تاريخ (نظريًا تاريخ المستند) ،
- تم نقل أرقام الحسابات ،
- صياغة العملية ،
- مبالغ الخصم والائتمان.
يجب أن يكون القيد المحاسبي متوازنًا ، وهذا يعني أن مجموع الديون يجب أن يكون مساويًا لإجمالي الاعتمادات. يتبع المبدأ الأساسي لمسك الدفاتر المزدوجة القيد.
مثال على قيد محاسبي: تلقت الشركة فاتورة لمعدات تكنولوجيا المعلومات من المورد - 5أ- بتاريخ 01/01 / N بمبلغ 12000 دولار(بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم البالغة 2000 دولار). هنا هو القيد المحاسبي الذي سيتم إنشاؤه بواسطة العملية.
| التاريخ | رقم العنصر | رقم الحساب | معنون | التدفق | تنسب إليه |
| 01/01/سنة | FA001 | 404000 | المورد - 5أ- المواد المعلوماتية | 12000 | |
| 01/01/سنة | FA001 | 445620 | المورد - 5أ- المواد المعلوماتية | 2000 | |
| 01/01/سنة | FA001 | 218300 | المورد - 5أ- المواد المعلوماتية | 10000 |
بمجرد إدخال الإدخال ، يجب التحقق من صحته ثم ترحيله إلى دفتر الأستاذ العام (عمليًا ، يقوم برنامج المحاسبة تلقائيًا بنشر إدخالات المحاسبة في دفتر الأستاذ العام). يمكن تعديل القيد المحاسبي المسجل بهذه الطريقة لاحقًا في حالة حدوث خطأ ، ما لم يتم إغلاق السنة المحاسبية.
الخلاصة: القيد المحاسبي هو إجراء يدوي للترجمة إلى معاملات محاسبية لها تأثير على أصول الشركة أو نشاطها. إنه يشكل أساس المحاسبة ويجب ، على هذا النحو ، عدم إهماله أبدًا. يمثل المادة الخام للبيانات المالية للشركة.
طرق إدخال قيود محاسبية
القيد المحاسبي اليدوي
يمكن إجراء القيد المحاسبي يدويًا على دفتر ملاحظات (بالطريقة القديمة ، يمكن اختياره عندما يكون هناك حوالي عشرين عملية فقط يتم إدراجها شهريًا) أو على جهاز كمبيوتر:
- في هذه الحالة ، غالبًا ما يتم استخدام برامج المحاسبة ، لأنها أكثر كفاءة من جداول البيانات البسيطة. يمكن استخدامها عبر الإنترنت أو محليًا.
- على أي حال ، من الضروري أن يكون لديك معرفة جيدة بالمحاسبة وأجهزة الكمبيوتر للاستفادة منها بشكل جيد.
هذا هو الحل الأقل تكلفة (توجد برامج مجانية) ولكنه أيضًا أقل الحلول إرضاءً. في الواقع ، يصبح الاحتفاظ بحساباتك مضيعة للوقت ، بين وقت التدريب اللازم لإتقان البرنامج بشكل جيد والدخول الشهري.
القيد المحاسبي الآلي
اليوم ، يسمح برنامج المحاسبة من الجيل الرابع بإدخال البيانات تلقائيًا:
- في الواقع ، يتم إعادة المعاملات تلقائيًا من الحساب المصرفي. لذلك لم تعد هناك حاجة لإدخال أو إجراء تسويات مصرفية.
- كما أنه لم يعد من الضروري إتقان برامج المحاسبة.
هذا بلا شك هو الحل المفضل: عملي واقتصادي! يتوفر برنامج الجيل الرابع هذا مقابل حوالي عشرين يورو شهريًا.
القيد المفوض للمحاسبة
من الممكن أيضًا تفويض المحاسبة إلى محاسب.
يتيح لك هذا الحل عدم القلق بشأن الجانب المالي لعملك ، والتركيز ، على سبيل المثال ، على المبيعات.
ومع ذلك ، فإن استخدام المحاسب له تكلفة كبيرة. يستغرق حوالي 40 دولارفي الساعة مقابل خدماته.
ما هي التزامات القيد المحاسبي؟
لا يمكن تعديل القيد المحاسبي أو حذفه سواء أكان مكتوباً بخط اليد أم آلياً. لذلك يجب أن تكون دفاتر المحاسبة المكتوبة بخط اليد "بدون فراغات أو محو". في حالة استخدام البرنامج ، يتم وضع إجراء للتحقق لتجنب الأخطاء والاحتيال. وبنفس الطريقة ، يلزم إجراء إغلاق في نهاية السنة المحاسبية لمنع أي إضافة أو تعديل أو حذف للإدخالات.
لا يجب إهمال القيد المحاسبي بأي حال من الأحوال ، خاصة أنه من نتائجه يتم رسم جميع العمليات التي سيكون لها تأثير على أنشطة وأصول الشركة.
الاحتفاظ بالوثائق الداعمة
يجب الاحتفاظ بفواتير الشراء والبيع وجميع المستندات المحاسبية الداعمة لمدة 10 سنوات.
يجب أن تكون الفواتير الورقية في متناول سلطات الضرائب وأن يتم الاحتفاظ بها في فرنسا. يمكن رقمنتها لتسهيل حفظها ، ولكن في ظل ظروف صارمة للغاية.
يجب الاحتفاظ بالفواتير في شكل إلكتروني بهذا الشكل لمدة ثلاث سنوات على الأقل قبل الاحتفاظ بها في شكل ورقي ، إذا رغبت الشركة في ذلك. ومع ذلك ، تظل السلطات الضريبية مخولة للمطالبة بها بصيغتها الأصلية. يمكن تخزين الفواتير في فرنسا أو داخل الاتحاد الأوروبي أو في دولة ثالثة تضمن للإدارة حق الوصول إلى البيانات.
الشركات التي لا تحترم شروط الاحتفاظ بالفواتير تتعرض لعقوبات مثل:
- غرامة 50٪ من المبالغ المفوترة ؛
- رفض الحق في تحصيل الخصومات ؛
- رفض محاسبي.
إقرار الحسابات السنوية في نهاية السنة المالية
في نهاية السنة المالية ، على الشركة واجب إعداد حسابات سنوية. هذه الوثائق هي:
الميزانية العمومية ، والتي تمثل الوضع المالي والاقتصادي للشركة. من هذا المستند يتم إنتاج الميزانية العمومية الضريبية لتحديد الربح الخاضع للضريبة.
- بيان الدخل الذي يشير إلى حجم الأعمال ومصروفات التشغيل وكذلك نتيجة تشغيل الشركة.
- الملحق ، الذي يحتوي على معلومات إضافية تساعد على فهم وتحليل الحسابات السنوية للشركة بشكل أفضل.
يجب تقديم هذه المستندات المختلفة في قلم المحكمة التجارية التي تعتمد عليها الشركة في غضون فترة أقصاها سبعة أشهر بعد تاريخ إغلاق السنة المالية.
الأسئلة الشائعة
ما هي القيود المحاسبية؟
القيد المحاسبي هو عملية يدوية تتكون من تخصيص العمليات المحاسبية لحسابات الشركة. يجب أن تظهر جميع الحركات: يجب إدخال جميع المستندات التي أنشأتها شركتك وكذلك تلك الصادرة عن جهات خارجية (الفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وما إلى ذلك).
هذا هو "أساس العمل" للمحاسبة الخاصة بك. إن إدخال معاملاتك المحاسبية هو الذي سيغذي ميزانيتك العمومية.
ما هي طريق تسجيل القيود المحاسبية ؟
طريقة كتابة القيد المحاسبي بدفتر اليومية هي كالتالي:
المدين: الطرف المدين.
الدائن: الطرف الدائن.
البيان: توضيح للقيد المحاسبي.
مركز التكلفة: وهو مركز التكلفة الذي يصب فيه هذا القيد.
رقم القيد: رقم تسلسلي للعملية المحاسبية بناءً على عدد ما سبقها من عمليات.
رقم صفحة الأستاذ: المقصود رقم صفحة الأستاذ التي سيتم ترحيل هذا القيد إليها.
التاريخ: تاريخ اليوم الذي حدثت فيه المعاملة المالية ويفترض به أن يكون تاريخ تسجيل القيد كذلك.
كيف يتم القيد المحاسبي؟
يُنشئ القيد المحاسبي إدخالات محاسبية يتم تسجيلها في مستند محاسبة يسمى "دفتر يومية". يمكن للشركة إنشاء ما تشاء: مجلة المشتريات والمبيعات وما إلى ذلك. تسجل هذه الوثيقة العمليات المختلفة بترتيب زمني ومستمر (شراء ، بيع ، نقد). يجب أن يحتوي كل قيد محاسبي على عناصر معينة خاصة بعملية المحاسبة مثل التاريخ والوصف والمبلغ وما إلى ذلك. يجب أيضًا تبريرها بمستند محاسبة
ما هي المجلة النقدية ؟
مجلة البنك ، التي تسمى أيضًا دفتر اليومية النقدية ، هي مستند يستخدم على نطاق واسع في المحاسبة النقدية. ومع ذلك ، فإن دفتر النقدية يجعل من الممكن ليس فقط تسجيل المعاملات المصرفية ، ولكن أيضًا تلك الخاصة بسجلات النقد المملوكة للشركة.
ما هو سجل المعاملات المتنوعة ؟
يتم استخدام دفتر اليومية للمعاملات المتنوعة لتسجيل جميع المعاملات المالية التي لا تدخل دفاتر اليومية المذكورة أعلاه. هذا هو الحال :
الميزانيات العمومية؛
كشف رواتب؛
ضريبة القيمة المضافة ؛
إلخ.
من الممكن بالطبع إنشاء سجل لكل نوع من هذه الأنواع من العمليات.