ما هي الدورة المحاسبية ؟ وما هي مراحلها ؟

الدورة المحاسبية هي نظام لتسجيل جميع المعاملات المالية ومعالجتها وتلخيصها وإبلاغها بطريقة متسقة. يبدأ عند حدوث معاملة ، وينتهي بتمثيله في البيانات المالية. بمجرد انتهاء الدورة ، يتم اتخاذ الخطوات لبدء دورة المحاسبة التالية. يشير هذا إلى بداية الفترة المالية التالية

يمكن أن تساعد الدورة المحاسبية الشركة في اكتشاف أخطاء المعاملات. يمكن أن يساعد أيضًا في قياس الربحية ومقارنتها من نهاية فترة مالية إلى أخرى. وذلك لأن حسابات الدخل والمصروفات يتم إغلاقها (وتصفيتها) في نهاية الفترة المالية ، بدلاً من التراكم في الفترات التالية.

يعتمد الامتثال للوائح المحاسبة ، إلى جانب اللوائح الضريبية واللوائح الحكومية الأخرى ، على التطبيق الناجح لدورة المحاسبة داخل المنظمة.

ما هي الدورة المحاسبية؟

الدورة المحاسبية عبارة عن سلسلة من الخطوات تبدأ بتسجيل المعاملات التجارية وتؤدي إلى إعداد البيانات المالية. توضح هذه العملية المالية الغرض من المحاسبة المالية – لإنشاء معلومات مالية مفيدة في شكل بيانات مالية للأغراض العامة.

بعبارة أخرى ، فإن الغرض الوحيد من تسجيل المعاملات وتتبع النفقات والإيرادات هو تحويل هذه البيانات إلى معلومات مالية ذات معنى من خلال عرضها في شكل ميزانية عمومية وبيان دخل وبيان حقوق ملكية المالك وبيان التدفقات النقدية.

دورة المحاسبة عبارة عن مجموعة من الخطوات التي تتكرر بنفس الترتيب كل فترة. تتويجا لهذه الخطوات هو إعداد البيانات المالية.

تقوم بعض الشركات بإعداد بيانات مالية على أساس ربع سنوي بينما تقوم شركات أخرى بإعدادها سنويًا. هذا يعني أن الشركات تكمل الدورة المحاسبة كاملة واحدة كل ثلاثة أشهر، بينما تكمل الشركات الأخرى الدورة المحاسبة واحدة فقط كل عام.      

أهمية الدورة المحاسبية

تستخدم الشركات والمؤسسات دورة المحاسبة لتسجيل المعاملات وإعداد البيانات المالية. تعتبر عملية الدورة المحاسبية الموحدة ، المدعومة بأنظمة المحاسبة ، مهمة لأنها تساعد أصحاب الأعمال والشركات الصغيرة والشركات القائمة على إغلاق دفاترها للفترة المحاسبية وإنشاء معلومات مالية لإجراء تحليل البيانات المالية وإدارة الأعمال.

يستخدم قسم المحاسبة قائمة مراجعة إغلاق محاسبية مخصصة ومفصلة تعكس العناصر التي يتعين إكمالها خلال كل دورة محاسبية، مع تحديد المسؤوليات والمواعيد النهائية وتوثيق أوقات الإنجاز والموافقات لكل مهمة.

لا تتضمن قائمة التحقق من إغلاق الحسابات المعالجة الروتينية للمعاملات اليومية. استخدام قائمة مرجعية مع المواعيد النهائية في دورة المحاسبة يحسن المساءلة وإدارة العمليات.

يمكن للشركات مراجعة أو تدقيق البيانات المالية والانتقال إلى المعاملات المالية الأساسية والسجلات المحاسبية لاختبار أرصدة الحسابات. يمكن لأصحاب المصلحة ، بما في ذلك الإدارة ومجلس الإدارة والمقرضين والمساهمين والدائنين ، تحليل نتائج البيانات المالية لفترة الدورة المحاسبية

ما هو الغرض الرئيسي من دورة المحاسبة؟

الغرض الرئيسي من الدورة المحاسبية هو ضمان دقة ومطابقة البيانات المالية. على الرغم من أن معظم المحاسبة تتم إلكترونيًا ، إلا أنه لا يزال من المهم التأكد من صحة كل شيء لأن الأخطاء يمكن أن تتراكم بمرور الوقت.

كما أن الغرض الرئيسي من الدورة المحاسبية هو تسجيل جميع المعاملات بشكل منهجي دون فقدان أي إدخال. يؤدي إلى دقة جميع السجلات المالية. يقوم المحاسب بإعداد البيانات المالية مع مراعاة السجلات والدورات المحاسبية.

توقيت الدورة المحاسبية

عادة ما تكمل المؤسسات دورة المحاسبة في نهاية كل فترة مالية (عادة في نهاية الشهر). في نهاية العام ، قد تستغرق الدورة المحاسبية وقتًا أطول حتى تكتمل حيث يقضي المحاسبون الخارجيون والإداريون وقتًا إضافيًا في التحقق من اكتمال ودقة البيانات المالية.

يمكن أن تكون الدورات المحاسبية شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. يعتمد ذلك على احتياجات الشركة. ومع ذلك، يتم تعريف “السنة المالية” على أنها أي وقت تعمل فيه الفترة المحاسبية لمدة 12 شهرًا كاملة. قد تكون هذه سنة تقويمية ، أو يمكن أن تكون أي فترة 12 شهرًا أخرى.

تطلب هيئة الأوراق المالية والبورصات من الشركات المتداولة علنًا تقديم بيانات مالية ربع سنوية. هذا يعني أن هذه الشركات ستنظم دوراتها المحاسبية وفقًا لذلك. يجب على هذه الشركات أيضًا تقديم نماذج ضريبية سنوية إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. لذلك، لدى جميع الشركات العامة فترات محاسبية سنوية لتلبية هذه المتطلبات أيضًا.

خطوات الدورة المحاسبة

تبدأ هذه الدورة بحدث عمل. يقوم المحاسبون بتحليل المعاملة وتسجيلها في المجلة العامة مع إدخال دفتر اليومية. يتم بعد ذلك ترحيل المدين والائتمانات من المجلة إلى دفتر الأستاذ العام حيث يمكن إعداد ميزان مراجعة غير معدل.

بعد أن يقوم المحاسبون والإدارة بتحليل الأرصدة في ميزان المراجعة غير المعدل ، يمكنهم بعد ذلك إجراء تعديلات في نهاية الفترة مثل مصروفات الإهلاك ومستحقات المصروفات. يتم ترحيل إدخالات دفتر اليومية المعدلة هذه إلى ميزان المراجعة وتحويلها إلى ميزان مراجعة معدل.

الآن وبعد إجراء جميع تعديلات نهاية العام ومطابقة ميزان المراجعة المعدل مع الحسابات الفرعية، يمكن إعداد البيانات المالية. بعد نشر البيانات المالية وإصدارها للجمهور ، يمكن للشركة إغلاق دفاترها لهذه الفترة.

يتم إجراء إدخالات الإغلاق وترحيلها إلى ميزان المراجعة الختامي. في بداية الفترة المحاسبية التالية، يتم أحيانًا عكس قيود اليومية لإلغاء قيود الاستحقاق التي تم إجراؤها في الفترة السابقة. بعد ترحيل إدخالات الانعكاس، تبدأ دورة المحاسبة من جديد مع حدوث حركة تجارية جديدة

فيما يلي نظرة متعمقة على الخطوات الثماني في دورة المحاسبة. بمجرد التحقق من جميع الخطوات، يمكنك الانتقال إلى الفترة المحاسبية التالية.

1. تحديد وتحليل المعاملات خلال الفترة المحاسبية.

يبدأ النشاط التجاري دورته المحاسبية بتحديد وجمع التفاصيل حول المعاملات خلال الفترة المحاسبية. عند تحديد معاملة ، ستحتاج إلى تحديد تأثيرها. تشمل المعاملات المصروفات واكتساب الأصول والاقتراض ومدفوعات الديون والديون المكتسبة وإيرادات المبيعات.

نصيحة: ضع في اعتبارك استخدام برنامج تتبع الإيصالات لتنظيم المعاملات والمصروفات بشكل صحيح.

2. تسجيل المعاملات في مجلة

الخطوة التالية هي تسجيل معاملاتك المالية كإدخالات دفتر يومية في برنامج المحاسبة أو دفتر الأستاذ الخاص بك. تستخدم بعض الشركات تقنية نقاط البيع المرتبطة بكتبها ، وتجمع بين الخطوتين الأولى والثانية. مع ذلك ، من الضروري للشركات أن تتابع نفقاتها.

يحدد نوع وطريقة المحاسبة الخاصة بك متى تحدد النفقات والدخل. للمحاسبة على أساس الاستحقاق ، ستحدد المعاملات المالية عند حدوثها. من ناحية أخرى ، تتضمن المحاسبة النقدية البحث عن المعاملات كلما تغيرت الأموال النقدية.

تقترح محاسبة القيد المزدوج تسجيل كل معاملة كائتمان أو خصم في دفاتر يومية منفصلة للحفاظ على ميزانية مناسبة وبيان التدفق النقدي وبيان الدخل. من ناحية أخرى ، تشبه محاسبة القيد الفردي إدارة دفتر شيكات. لا يتطلب إدخالات متعددة ولكنه يعطي تقرير الرصيد بدلاً من ذلك.

نصيحة: مسك الدفاتر ضروري لجميع أنواع المعاملات. تأكد من تسجيل المعاملات طوال الفترة المحاسبية بدلاً من الانتظار حتى النهاية وتكافح للعثور على الإيصالات والمعلومات الأخرى ذات الصلة.

3. ترحيل المعاملات إلى دفتر الحسابات العام

بمجرد تسجيل الحركات في دفاتر اليومية، يتم ترحيلها أيضًا إلى دفترالحسابات العام. يعد دفتر الأستاذ العام جانبًا مهمًا من جوانب المحاسبة، حيث يعمل كسجل رئيسي لجميع المعاملات المالية.

يقوم دفتر الحسابات العام بتقسيم الأنشطة المالية للحسابات المختلفة حتى تتمكن من تتبع الموارد المالية المختلفة لحسابات الشركة. الحساب النقدي هو الحساب الأكثر أهمية في دفتر الأستاذ العام ، لأنه يعطي فكرة عن النقد المتاح في أي وقت.

4. حساب ميزان المراجعة غير المعدل

بينما تحدث خطوات دورة المحاسبة السابقة خلال الفترة المحاسبية ، ستحسب ميزان المراجعة غير المعدل بعد انتهاء الفترة وقد حددت جميع المعاملات وسجلتها وترحيلها. يمنحك ميزان المراجعة فكرة عن الرصيد غير المعدل لكل حساب. ثم يتم ترحيل هذه الأرصدة إلى الخطوة التالية للاختبار والتحليل.

يعد إنشاء ميزان تجريبي غير معدل أمرًا بالغ الأهمية للأعمال ، لأنه يساعد على ضمان تساوي إجمالي الديون مع إجمالي الائتمانات في سجلاتك المالية. إذا لم يفعلوا ذلك ، فهذا يعني أن هناك شيئًا ما مفقودًا أو منحرفًا. تحدد هذه الخطوة بشكل عام الحالات الشاذة ، مثل المدفوعات التي قد تعتقد أنه تم جمعها والفواتير التي اعتقدت أنه تم تسويتها ولكن لم يتم ذلك في الواقع.

بغض النظر عن السيناريو ، يعرض ميزان المراجعة غير المعدل جميع الأرصدة والخصومات الخاصة بك في جدول. في الخطوة التالية ، ستتحقق من الخطأ الذي حدث.

5. تحليل ورقة العمل لتحديد الأخطاء

تتضمن الخطوة الخامسة لدورة المحاسبة تحليل أوراق العمل الخاصة بك لتحديد الإدخالات التي تحتاج إلى تعديل. نظرًا لتسجيل كل معاملة كائتمان أو خصم ، تتطلب هذه الخطوة التأكد من تساوي إجمالي الرصيد الدائن والرصيد المدين. [اقرأ المقالة ذات الصلة: التكاليف المباشرة مقابل التكاليف غير المباشرة]

بصرف النظر عن تحديد الأخطاء ، تساعد هذه الخطوة في مطابقة الإيرادات والمصروفات عند استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق. يجب معالجة أي تناقضات عن طريق إجراء تعديلات ، والتي تحدث في الخطوة التالية.

6. ضبط إدخالات دفتر اليومية لإصلاح الأخطاء

عندما تنتهي الفترة المحاسبية ، ستقوم بضبط إدخالات دفتر اليومية لإصلاح أي أخطاء وحالات شاذة يتم العثور عليها أثناء تحليل ورقة العمل. نظرًا لأن هذه هي الخطوة الأخيرة قبل إنشاء البيانات المالية ، يجب عليك إعادة التحقق من كل شيء بمساعدة ميزان المراجعة الجديد المعدل.

7. إنشاء وإنتاج البيانات المالية

بمجرد أن تقوم الشركة بإجراء جميع إدخالات التعديل ، فإنها تنشئ بيانات مالية. تقوم معظم الشركات بإنشاء الميزانيات العمومية وبيانات الدخل وبيانات التدفق النقدي.

الميزانية العمومية وبيان الدخل تصور الأحداث التجارية خلال الدورة المحاسبية الأخيرة. تنتج معظم الشركات بيان التدفق النقدي ؛ على الرغم من أنه ليس إلزاميًا ، إلا أنه يساعد في تخطيط وتتبع التدفق النقدي لنشاطك التجاري.

هذه البيانات المالية هي أهم نتيجة للدورة المحاسبية وهي حاسمة لأي شخص مهتم بمقارنة عملك مع الآخرين. كما أنها ذات قيمة عالية لأصحاب الأعمال. يساعدك تفسير البيانات المالية في البقاء على اطلاع دائم بأموالك ووضع استراتيجيات للنمو.

8. إغلاق دفاتر الفترة المحاسبية

تتمثل الخطوة الأخيرة في الدورة المحاسبية في إجراء إدخالات إغلاق عن طريق إنهاء المصروفات والإيرادات والحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية. يتضمن ذلك إغلاق الحسابات المؤقتة ، مثل النفقات والإيرادات ، وتحويل صافي الدخل إلى حسابات دائمة مثل الأرباح المحتجزة.

بعد إغلاق الدفاتر ، توفر البيانات المالية المنتجة تحليل أداء شامل للإطار الزمني. ثم تبدأ دورة المحاسبة مرة أخرى لفترة التقرير الجديدة. وهذا هو الوقت المناسب لتقديم الأوراق والتخطيط للفترة المحاسبية التالية.

كيفية إتمام دورة المحاسبة بنجاح؟

تطبيق أفضل الممارسات لضمان إتمام جميع مراحل الدورة المحاسبية بنجاح:

1. استخدم أفضل الممارسات المحاسبية العامة

تطوير إجراءات محاسبية موحدة لبناء الاتساق في أداء كل خطوة ضمن دورة المحاسبة. على سبيل المثال، تأكد من أن كل معاملة مبيعات ومصروفات تم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام لها مستند مصدر صالح لدعمها. يجب تخزين مستندات المصدر هذه فعليًا أو نسخها احتياطيًا على السحابة. يجب أن يستند الاحتفاظ إلى فترات الاحتفاظ بالسجلات التي تحددها مصلحة الضرائب.

تنفيذ والحفاظ على ضوابط داخلية قوية. سيساعد الفصل بين الواجبات والجرد المادي (للأصول) والتسويات الدورية وسلطة الموافقة على تقليل مخاطر الاحتيال والأخطاء الجوهرية الأخرى في الأصول والخصوم.

ضع في اعتبارك الاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء من وظيفة المحاسبة لمقدمي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للتمويل والمحاسبة المتخصصة. سيسمح ذلك لفريقك الداخلي بالتركيز على مهام أكثر استراتيجية وذات قيمة مضافة.

إغلاق الدفاتر وإصدار البيانات المالية كل ثلاثة أشهر على الأقل. يتيح ذلك للإدارة تحديد الربحية والتحقيق في الفروق الكبيرة أو غير العادية من الفترات السابقة (أو من الميزانيات المعتمدة).

2. جهز موظفيك للنجاح

قم بتعيين موظفين يتمتعون بالمستوى المناسب من الخبرة المحاسبية / مسك الدفاتر التي تحتاجها. تأكد من أن لديك المزيج الصحيح من الدقة والكفاءة والمعرفة.

اجتمع بانتظام مع أعضاء فريق المحاسبة للاستماع إلى رؤاهم. قد يكون لديهم أفكار لأتمتة أو إلغاء المهام غير الضرورية في دورة المحاسبة. قد يكون لديهم أيضًا أفكار للتعاون مع الإدارات الأخرى لتسريع إغلاق نهاية الشهر المالي.

حدد مواعيد نهائية لإكمال كل خطوة في الدورة المحاسبية واجعل الالتزام إلزاميًا. تعتمد الإدارة التنفيذية على توليد البيانات المالية في الوقت المناسب لاتخاذ القرارات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الامتثال للقواعد التنظيمية والمصرفية يفرض إتاحة البيانات المالية في غضون فترة زمنية محددة.

3. إستخدم التكنولوجيا المناسبة

أصبحت تقنية الحوسبة السحابية أكثر شيوعًا وبأسعار معقولة. يمكن أن يجعل تسجيل المعاملات في الوقت المناسب، وأداء تسويات الحسابات، وصيانة دفتر الأستاذ العام وإنشاء البيانات المالية أكثر كفاءة بكثير من العمليات المحاسبية اليدوية التقليدية.

إذا كان لديك موظفون بارعون في Excel ، فهناك العديد من العمليات الحسابية التي يمكن إجراؤها تلقائيًا. وتشمل هذه إنشاء قيود يومية على أساس الاستحقاق / التأجيل ، وجداول التسوية لدعم أرصدة الأستاذ العام ، وتجديد الحساب ، وتقارير الإدارة في الوقت المناسب للتحليلات التحليلية.

4. قم بإنشاء حزمة التقارير

يعد إنشاء حزمة تقارير يتم تحديثها بعد إنشاء ميزان المراجعة المعدل طريقة رائعة لضمان دقة حسابات ميزان المراجعة. يجب أن تحتوي هذه الحزمة على جداول داعمة وتسويات وملاحظات لكل حساب إجمالي في الميزانية العمومية. أمثلة على العناصر التي سيتم تضمينها هي:

• التسويات المصرفية
• تقرير تقادم A / R مفصل
• جدول الأصول المدفوعة مقدمًا والأصول الأخرى
• جدول الأصول الثابتة والاستهلاك
• تقرير تقادم الحسابات المستحقة الدفع مفصل
• جدول المصاريف المستحقة والمصاريف الأخرى
• جداول إنها القرض

قبل إصدار البيانات المالية وإغلاق الدورة المحاسبية، راجع حزمة التقارير. تحقق من تسوية جميع أرصدة الحسابات بشكل صحيح مع ميزان المراجعة المعدل. قد تكتشف المشكلات التي تحتاج إلى مزيد من التحقيق. قد تشمل هذه البنود التسوية غير العادية أو الهامة ، أو الاستحقاقات أو التأجيلات المفقودة أو المحسوبة بشكل غير صحيح ، أو الأرصدة القديمة المستحقة التي ينبغي شطبها.

5. إنشاء مجموعة يسهل الوصول إليها من الملفات الدائمة

تتضمن الملفات المطلوب صيانتها (وتحديثها حسب الضرورة) ما يلي:

• وثائق الشركة: عقد التأسيس ؛ ميثاق الشركة واتفاقيات المساهمين ؛ محضر الاجتماع ، إلخ.
• التصاريح والتراخيص
• سياسات التأمين
• مستندات القرض والإيجار
• عقود العملاء والموردين الرئيسية
• ملفات الموظفين

يمكن أن يساعد وجود مجموعة من الملفات الدائمة التفصيلية والمحافظة عليها جيدًا الإدارة في التحقيق في الافتراضات الأساسية لأرصدة الأستاذ العام مثل معدلات القروض لحساب الديون المستحقة ومصاريف الفائدة وأقساط التأمين المستخدمة لإنشاء رصيد المصروفات المدفوعة مسبقًا وعقود العملاء / الموردين التي تحدد الأسعار المدفوعة وشروط الدفع وما إلى ذلك.

6. احصل على دعم محاسبي دقيق وموثوق

إذا بدا كل هذا العمل مرهقًا ويستحيل إنجازه ، فهناك خبراء متاحون يمكنهم تحديد الاستراتيجيات لتقوية أداء مؤسستك خلال دورة المحاسبة.

خلاصة

وفي الختام يمكن القول أن الدورة المحاسبة هي عملية مصممة لتسهيل المحاسبة المالية لأنشطة الأعمال لأصحاب الأعمال. إنها سلسلة من الإجراءات ذات الصلة لتسجيل وتصنيف وتلخيص المعلومات المحاسبية بطريقة منظمة.

تبدأ الدورة عندما تحدث المعاملات المالية. وتنتهي عندما يتم تضمين هذه المعاملات في البيان المالي في نهاية فترة محاسبية. في هذه الأيام، تتم أتمتة هذه الخطوات من خلال أنواع مختلفة من برامج المحاسبة. ومع ذلك ، من المهم معرفة أساسيات مرحلة الدورة المحاسبية لفهم العملية بالتفصيل.

الأسئلة الشائعة