ما هي الدفاتر المحاسبية؟

تعد الدفاتر المحاسبيةمن أهم الوثائق المحاسبية في مجال الأعمال، وهي كل الوثائق والمستندات الأصلية التي ييتم إدخال فيها جميع المعاملات والأنشطة المالية للشركة، ومنها: دفتر اليومية ودفاتر الأستاذ التي تصف المعاملات المحاسبية للأعمال.

تدعم الدفاتر المحاسبية إنتاج البيانات والقوائم المالية ويجب الاحتفاظ بها لإنها تحتوي على جميع المعاملات المختالغة للشركة، حتى تمكن المحاسب أو الجهات الخارجية من فحصها والتحقق من صحة البيانات المالية المستمدة منها.

تعتبر الدفاتر المحاسبية كوسيلة إثبات للمعاملات الخاصة بالشركة، كما أنها مفيدة في التحقق من صحة المعاملة المالية. علاوة على ذلك يتم استخدام الدفاتر عند إعداد الميزانية والضريبة وغيرها من الإلتزمات الأخرى الضرورية.

ما هي الدفاتر المحاسبية؟

الدفاتر المحاسبية (Accounting books) هي جميع الوثائق والسجلات المحاسبية التي تضم جميع المعملات والأنشطة المالية للشركةن التي تساهم في إعداد وإصدار  القوائم المالية. تشمل السجلات المحاسبية سجلات الأصول والإلتزامات وجميع المعاملات النقدية وتشمل دفتر الأستاذ وأي مستندات داعمة مثل الشيكات والأصالات الدفع وسندات القبض وأيضا والفواتير وغيرها

أنواع الدفاتر المحاسبية

تُستخدم الدفاتر المحاسبية في جميع الشركة، حيث تجد أنه من غير الملائم تدوين كل معاملة في دفتر واحدة. أهم دفاتر الحسابات المستخدمة في عالم الأعمال الحديث هي كالتالي:

1.دفتر المشتريات

هو كتاب الإدخال الأصلي الذي يتم الاحتفاظ به لتسجيل مشتريات الائتمان. يجب ملاحظة أن المشتريات النقدية لن يتم إدخالها في دفتر يوم المشتريات لأنه يجب إدخال الإدخالات المتعلقة بالمشتريات النقدية في دفتر النقدية.

في نهاية كل شهر، يتم احتساب إجمالي دفتر المشتريات. يظهر الإجمالي المبلغ الإجمالي للبضائع المشتراة عن طريق الائتمان. يتم كتابة دفتر المشتريات يوميًا من الفواتير المستلمة. يتم ترقيم الفواتير على التوالي. يتم تدوين فاتورة كل رقم في دفتر المشتريات.

2. دفتر المبيعات

يتم تسجيل تفاصيل مبيعات الائتمان التي قام بها رجل أعمال. يعرض إجمالي دفتر المبيعات إجمالي مبيعات الائتمان للبضائع خلال الفترة المعنية. عادة ما يتم جمع دفتر المبيعات كل شهر. يتم كتابة دفتر يوم المبيعات يوميًا من نسخ الفواتير المرسلة

3. دفتر مرتجعات المبيعات

يسمى كتاب مرتجعات المبيعات أيضًا كتاب المرتجعات إلى الداخل. يتم استخدامه لتسجيل البضائع المعادة إلينا من قبل عملائنا.

يجب إرسال إشعار دائن للعملاء الذين يعيدون البضائع. إنه بيان يتم إرساله من قبل شركة إلى العميل يوضح المبلغ المضاف إلى الحساب.

4. دفتر مرتجعات المشتريات

دفتر مرتجعات المشتريات هو كتاب يتم فيه تسجيل البضائع المعادة إلى الموردين. ويسمى أيضًا كتاب المرتجعات إلى الخارج أو كتاب إرجاع المشتريات اليومي. قد يتم إرجاع البضائع لأنها من النوع الخاطئ أو لا تصلح للعينة أو لأنها تالفة وما إلى ذلك عندما يتم إرجاع البضائع إلى الموردين ، يتم إرسال التنبيه إليهم من خلال ما يعرف بإشعار الخصم. تعمل ملاحظات الخصم هذه كقسائم لهذه الإدخالات. ملاحظة الخصم عبارة عن بيان يرسله رجل أعمال إلى البائع ، يوضح المبلغ المخصوم من الحساب.

5. دفتر الحسابات العام

هو كتاب الإدخال الأصلي (مجلة بسيطة) حيث المعاملات الائتمانية المتنوعة التي لا تتناسب مع أي كتب أخرى.. على سبيل المثال شراء الأصول بالائتمان وتصحيح الإدخالات وتعديل الإدخالات وإغلاق الإدخالات وما إلى ذلك.

6. دفاتر الإيصالات النقدية

دفتر يومية الإيصالات النقدية هو دفتر يومية خاص يستخدم لتسجيل المبيعات النقدية و / أو تحصيل المستحقات.

7. دفاتر الصرف النقدي

دفتر المدفوعات النقدية هي مجلة خاصة تستخدم لتسجيل المدفوعات النقدية للمصروفات و / أو الدائنين.

يمكن أن يكون تسجيل دفتر الحسابات من أي نوع من الأنواع التالية :

• دفاتر الحساب اليدوية: كتب الحساب اليدوية هي المجلات التقليدية ودفتر الأستاذ والكتب العمودية التي يمكنك شراؤها من متجر الكتب واللوازم المكتبية. التسجيل في دفاتر الحساب اليدوية مكتوب بخط اليد. هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من كتب الحسابات للمؤسسات الصغيرة نظرًا لأنه أقل تكلفة ويسهل التسجيل في مكتب الدخل الداخلي BIR.
• دفاتر دات الأوراق المنفصلة: دفاتر الحسابات ذات الأوراق المنفصلة هي مجلات ودفاتر حسابات مطبوعة ومقيدة. يمكن التسجيل باستخدام Microsoft Excel.
• دفاتر الحساب المحوسبة: دفتر الحسابات المحوسب هو برنامج محاسبي يسهل حفظ السجلات بكفاءة وسرعة.

  أنواع المستندات المختلفة

من المهم التمييز بين أنواع الدفاتر المحاسبية المختلفة وتنظيمها على وجه التحديد.

المستندات الأساسية

عقود الإيجار واشتراكات الهاتف والقوانين وعقود التأمين وكل ما يتم التوقيع عليه مرة واحدة فقط وصالحة لعدة سنوات. يجب الاحتفاظ بهذه المستندات في مجلد منفصل أو مجلد يحتوي على هذا النوع من المستندات فقط.

بالنسبة لبعض هذه المستندات المهمة جدًا (مثل إيصالات الدَفعات المقدمة ، وما إلى ذلك)، قد يكون من المفيد عمل نسخة مصورة والاحتفاظ بالأصل في مكان آمن أو آمن. لا تُحدث ثقوبًا في المستندات المهمة، ولكن ضعها في مجلدات بلاستيكية شفافة. هذا الرابط هو أساس نشاطك / شركتك وتحتاج إلى التعامل معه بعناية.

المستندات المتعلقة بالموظفين

العقود والتأمينات المتعلقة بالموظفين وغيرها ؛ من المفيد الاحتفاظ بها في ملف منفصل.

إذا كان هناك الكثير من المستندات ، فننصحك باستخدام ملف واحد لكل سمة.

الاقرارات الضريبة على القيمة المضافة

من الجيد الاحتفاظ بملف خاص بالإعلانات المختلفة التي تقدمها بشكل منتظم (ربع سنوي أو فصل دراسي أو سنوي). بالنسبة إلى تسجيل ضريبة القيمة المضافة أو المستندات العامة الأخرى ، من الأفضل الاحتفاظ بها مع المستندات الأساسية.

إيصالات ومستندات المحاسبة للسنة

هي إيصالات أو فواتير أو عناصر أخرى مرتبطة بمصروف أو إيصال. يجب الاحتفاظ بها بشكل منفصل ، سنة بعد سنة. في كل عام سيكون لديك ملف مع هذه الأنواع من المستندات.

ما هي مزايا مسك الدفاتر المحاسبية؟

يعد إمساك الدفاتر الدقيقة مهمة ضرورية لأي صاحب عمل صغير يخطط لإدارة عمل مربح ينمو بمرور الوقت. مسك الدفاتر هو عملية تسجيل المعاملات المالية التجارية. تبسط العديد من الشركات الصغيرة هذه العملية باستخدام برامج مالية مصممة خصيصًا لاحتياجات الشركات الصغيرة.

1. التعرف على الوضع المالي

يقوم موظفو الحسابات بتسجيل الإدخالات المالية وإنشاء التقارير ودفع الفواتير وعملاء الفواتير ومعالجة كشوف المرتبات وغير ذلك الكثير. عند البدء ، يمكن لأصحاب الأعمال التعامل مع مسك الدفاتر الخاصة بهم.

الميزة الأساسية لمسك الدفاتر هي أنها تساعد أصحاب الأعمال على فهم صافي ثروتهم في الشركة والحفاظ على السيطرة على الشؤون المالية. تتضمن المعلومات المتاحة مقدار الأموال المستحقة على الشركة ولمن ومقدار الأموال المستحقة على الشركة ومن من.

2. معرفة مستوى الرصيد

تعد درجة الائتمان الجيدة بمثابة تعزيز لسمعة شركتك وهي أداة رئيسية لمساعدتك في تأمين التمويل أو الائتمان الخارجي عند الحاجة. يتتبع محاسبو الحسابات الأموال المستحقة وتواريخ استحقاق الفواتير والأرصدة المصرفية. يتيح تتبع هذه الأشياء الثلاثة لأصحاب الأعمال دفع الفواتير في الوقت المحدد بشيكات لا ترتد وتتبع ديون الشركة بشكل عام.

3. معرفة مواطن احتيال

يحاول المجرمون الاحتيال على الشركات بعدة طرق منها تزوير الشيكات وسرقة الهوية والاختلاس. من المفيد أن تعرف أن ممارسات مسك الدفاتر القياسية ستقبض على جميع هؤلاء المجرمين تقريبًا.

من غير المضر أن يكون كاتب الحسابات في بعض الأحيان هو المجرم. ستكون أكثر عرضة للقبض على أي مجرم ، حتى لو كان كاتب الحسابات، مع بعض الممارسات القياسية.

تعرف على السجلات المالية لشركتك، وتعرف على البائعين ولماذا هم بائعون، وقم بالتوقيع على جميع الشيكات التجارية الخاصة بك بعد مراجعة الفاتورة المرفقة.

استفسر عن المعاملات غير المألوفة وإجماليات تقرير الأسئلة التي تبدو غير دقيقة. إنها وظيفة أمين الحسابات لتسجيل المعاملات المالية وإنشاء التقارير المالية ؛ إنها مهمة صاحب العمل أن يظل مسيطرًا على الشؤون المالية لشركته.

3. يحقق المزيد من الدقة

من غير المواتي أن تكون سجلاتك دقيقة مثل كاتب الحسابات الخاص بك. يمكن أن يرتكب كاتب الحسابات خطأ مطبعيًا يمكن أن يؤثر على دقة سجلاتك المالية.

تتمثل ميزة مسك الدفاتر في اتباع الممارسات القياسية ، من خلال تسويات الحساب ، سيكتشف أمين الحسابات هذه الأخطاء ، عادةً في غضون شهر.

التسوية المالية هي عملية مقارنة معاملاتك المالية المسجلة مع المعاملات المسجلة للمؤسسة المالية. في حالة وجود تناقض ، ستصحح المدققة الخطأ إذا حددت أنه يخصها أو تتصل بالمؤسسة المالية وتطلب منها تصحيح الخطأ.

4. توفير الوقت والمال

يرى بعض أصحاب الأعمال أن الوقت أو الأموال التي يتم إنفاقها على مسك الدفاتر غير مواتية. يجب على صاحب العمل الذي لا يرغب في قضاء الوقت في مسك الدفاتر شراء برامج مالية.

إذا كان صاحب العمل يتولى مسك الدفاتر الخاصة به ، فإنه يأخذ وقتًا بعيدًا عن الأنشطة الأخرى التي تدر دخلاً للشركة.

إذا استعان صاحب العمل بشخص ما للتعامل مع الكتب، فعليه أن يدفع لهذا الشخص. يساعد كاتب الحسابات المحصلة النهائية للأعمال من خلال جمع مستحقات الحسابات بجدية، ودفع الفواتير في الوقت المحدد لمنع الرسوم المتأخرة ، وتزويد المالك بالمعلومات لمساعدته على اتخاذ قرارات تجارية مالية سليمة وغير ذلك الكثير. الشيء الوحيد الذي لا تفعله مسك الدفاتر هو زيادة دخل الشركة بشكل مباشر.

الأسئلة الشائعة