ما هو التخطيط التشغيلي ؟ وما هي خطواته ومميزاته ؟

يعد التخطيط التشغيلي من أكثر المهام تعقيدًا التي يواجهها قادة الأعمال. نظرًا للمخاطر ، يمكن أن يكون استخدام أدوات دعم القرار مفيدًا للغاية.ينطوي التخطيط التشغيلي على تصميم وتخطيط برامج للتنبؤ بالأسواق والتخطيط تتسم بالكفاءة والموثوقية ، لمساعدتك في اتخاذ القرارات الصحيحة لتحسين نتائج عملك وأدائه.

ما هو التخطيط التشغيلي؟

يتمثل التخطيط التشغيلي في تحديد أهداف الشركة بشكل أو بآخر على المدى القصير والمتوسط ​​والطويل ، وتصميم الاستراتيجيات الأكثر ملاءمة التي ستساهم في تحقيقها.

يحدد المراحل وشروط النجاح ويشرح كيف أو أي جزء من الخطة الإستراتيجية سيتم تنفيذه خلال فترة تشغيل معينة ، في حالة تطبيق تجاري ، أو ممارسة أو أي مصطلح آخر معين في الميزانية.

الخطة التشغيلية هي الأساس والأساس المنطقي لطلب ميزانية التشغيل السنوية. لذلك ، تتطلب الخطة الإستراتيجية الخمسية ، من بين أمور أخرى ، خمس خطط تشغيلية ممولة من خمس ميزانيات تشغيلية.

يجب أن تحدد الخطط التشغيلية الأنشطة والميزانيات التي سيتم تخصيصها لكل “مكون” من مكونات المنظمة. يربطون الخطة الاستراتيجية بأنشطة المنظمة والموارد اللازمة لتنفيذها.

ما هي أهداف الخطة التشغيلية؟

لكي تكون الخطة التشغيلية فعالة ، وضمان وجود خطة استراتيجية قوية بالفعل ، يجب أن تركز على الأهداف الأكثر أهمية. يجب أن تستخدم المؤشرات الرائدة ؛ يجب ربط مؤشرات الأداء الرئيسية هذه بالنشاط التجاري ، والتواصل أمر بالغ الأهمية. وبالتالي ، فإن العناصر الأساسية للتخطيط التشغيلي هي الاستراتيجيات والجدول الزمني والميزانية والمسؤولية ومؤشرات الأداء الرئيسية وخطة الطوارئ.

خطوات التخطيط التشغيلي

من الواضح أن هناك حاجة ملحة لأصحاب الأعمال الصغيرة ومتخصصي إدارة الأعمال في الشركات الكبيرة للتركيز على عملية تخطيط الأعمال. قبل البدء في عمليات تخطيط الأعمال ، يجب على المحترفين التأكد من أنهم يفهمونها جيدًا.

يتفق معظم المتخصصين في الموارد البشرية وإدارة الأعمال على أن هناك أربع خطوات أساسية في عملية تخطيط الأعمال. الخطوات الأربع الرئيسية في عملية تخطيط الأعمال هي كما يلي:

1.تحديد الهوية

تتمثل الخطوة الأولى في عملية التخطيط في تحديد الأهداف والغايات التشغيلية المطلوب تحقيقها. يمكن أن تكون أهداف العمل قصيرة الأجل أو طويلة الأجل بطبيعتها. في الواقع ، تسرد العديد من المنظمات العديد من الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى خلال هذه المرحلة.

وذلم ضروري لتحديد الأهداف والغايات التشغيلية التي يتعين تحقيقها من أجل تحقيق أهداف المنظمة حقًا. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد أهداف العمل الراسخة مهنيي فريق إدارة الأعمال وموظفي الموارد البشرية على أداء أدوارهم بشكل أفضل.

خلاف ذلك ، بدون وضع أهداف عمل محددة جيدًا ، لن يكون من الممكن تحقيق أي شيء من استراتيجية التسويق إلى الأهداف الموجهة لخدمة العملاء. ستتبع أفضل أهداف وغايات العمل الاختصار SMART ، والذي يعني محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي وفي الوقت المناسب.

ستساعد أهداف وغايات الأعمال SMART أصحاب الأعمال وموظفيهم على إنشاء ميزة تنافسية والحفاظ عليها في الصناعة. من المرجح أن يؤدي اكتساب ميزة تنافسية إلى زيادة حصة السوق وزيادة التدفق النقدي.

2.صياغة

بعد تحديد أهداف العمل قصيرة وطويلة المدى ، يمكن اتخاذ الخطوات التالية في العملية. الخطوة الثانية في عملية التخطيط هي صياغة الاستراتيجيات لتحقيق الأهداف والغايات التشغيلية المحددة.

سيساعد إنشاء خطوات عمل وتطوير تقنيات لأهداف عمل محددة المهنيين على تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا. تتضمن أفضل الممارسات لهذه المرحلة من عملية التخطيط إشراك أعضاء الفريق.

يمكن لأعضاء الفريق تقديم نصائح ورؤى لا تقدر بثمن من خلال خبرتهم ومعرفتهم المباشرة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق مساعدة قادة الأعمال على فهم أفضل إذا كانت أجزاء من أهداف العمل غير واقعية أو غير قابلة للتحقيق.

3.التنازل

بمجرد فهم الاستراتيجية التشغيلية والأهداف التشغيلية ، يمكن لفريق الإدارة والأطراف المعنية الأخرى الانتقال إلى الخطوة التالية. الخطوة الثالثة في عملية التخطيط هي تكليف الموظفين بالأدوار والمهام.

من الضروري أن يفهم أعضاء الفريق مسؤولياتهم تمامًا. لهذا السبب ، تقترح أفضل الممارسات أن يتأكد محترفو إدارة الأعمال من سؤال أعضاء الفريق إذا كان لديهم أي أسئلة حول دورهم في عملية تخطيط الأعمال.

خلال هذه المرحلة من العملية ، يجب على فريق الإدارة التأكد من تحديد مواعيد نهائية واقعية للمهام المفوضة. قد يكون لإعطاء الكثير من الوقت أو القليل منه عواقب وخيمة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الأعمال.

إذا كان لديهم الكثير من الوقت للوفاء بالمسؤوليات المفوضة ، فمن المرجح أن يماطل الموظفون. من ناحية أخرى ، إذا لم يكن لديهم الوقت الكافي ، يمكن أن يشعر الموظفون بالإحباط بشأن تحقيق الأهداف والاستسلام.

4.التنفيذ

تتمثل الخطوات النهائية في عملية التخطيط في تنفيذ وتوجيه ومراقبة إجراءات تخطيط الأعمال. لا ينبغي لفريق الإدارة فقط فهم دورهم فحسب ، بل يجب عليهم أيضًا مراقبة تقدم مهام الموظفين بفاعلية.

توصي أفضل الممارسات بمتابعة متسقة بين مهنيي فريق الإدارة والموظفين فيما يتعلق بتقدمهم. لا تؤدي المتابعة المستمرة إلى زيادة معنويات الموظفين فحسب ، بل تساعد أيضًا في تحديد المشكلات في وقت مبكر.

على سبيل المثال ، إذا احتاج الموظف إلى موارد إضافية لإكمال مهامه ، يمكن لفريق الإدارة وقسم الموارد البشرية حل هذه المشكلة على الفور. بدلاً من ذلك ، قد لا يكون قسم الموارد البشرية ومتخصصو إدارة الأعمال على دراية بالمسألة حتى تظهر قضايا أكثر أهمية.

نصيحة-: يجب على محترفي إدارة الأعمال وأعضاء الفريق في قسم الموارد البشرية التأكد من أن الموظفين لديهم الأدوات المناسبة لأداء المهام المحددة لهم.

كيفية تطوير خطة تشغيلية قوية ( مع نمودج مزرعة)

بغض النظر عن نوع العمل ، فإن الخطط التشغيلية غير قابلة للتفاوض. يجب تطويرها مرة واحدة في السنة ، على الرغم من أن بعض المزارع تختار تكرار هذا التمرين بشكل متكرر خلال موسم النمو.

يجب أن تركز أي مزرعة تريد خطة تشغيلية قوية على خمسة عناصر مهمة: الإعداد والتسويق والخدمات اللوجستية والموارد البشرية (HR) والحدود المالية.

1.التحضير

بعد استراحة مستحقة في نهاية موسمك المزدحم ، حان الوقت للتطلع إلى العام المقبل. كما هو الحال دائمًا ، ستضمن الاستعدادات جيدة التخطيط أن تكون عملية مزرعتك في وضع أفضل للاستفادة من النجاح المحتمل. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التخطيط والإعداد المناسبين إلى نقص الموظفين أو الحد من خياراتك في مواقف معينة.

بالنسبة للعديد من المزارع ، يعني الإعداد المناسب فحص المعدات وإجراء أي ترتيبات مسبقة ضرورية. يمكنك إجراء هذه الاستعدادات بنفسك أو استدعاء مهارات موظفيك أو مورد خارجي. إذا لم يكن مشغل الآلات على دراية بتشغيل الآلة ، فقد يكون تدريبهم جزءًا من استعداداتك.

هذا صحيح بشكل خاص فيما يتعلق بالعمالة المستأجرة وتكلفة الوقت إذا لم يكن الموظفون مستعدين بشكل كافٍ. كم من الوقت سيستغرق تدريب هذا الشخص وما نوع الدعم الذي سيحتاجه قبل السيطرة على الجهاز؟

2.اللوجستيات

تتعلق اللوجستيات بتنظيم تنفيذ العمل اليومي. يعد التخطيط ضروريًا لتحقيق نتائج لوجستية جيدة جدًا ويرتبط ارتباطًا وثيقًا بتنفيذ خطط الإنتاج الخاصة بك. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل الحفاظ على نظافة الفناء أو التأكد من وصول عمليات التسليم في الوقت المحدد بحيث تسير الأنشطة اليومية أو الأسبوعية بسلاسة.

مثال مزرعة: يستعد لي وكاتي لاستلام شحنات من موردي المواد الكيميائية والبذور والأسمدة المقرر إجراؤها في نفس اليوم. نظرًا لضيق النافذة بين عمليات التسليم والمساحة المادية المحدودة في الفناء ، من المهم أن تصل الشحنات في الوقت المحدد وأن يُتاح الوقت الكافي للشاحنات لدخول الفناء وترك التحميل والخروج. إذا لم تسر هذه الخطوات بسلاسة ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث تأخيرات وتعقيدات لجميع الأطراف المعنية.

3.الموارد البشرية (HR)

من المرجح أن يشعر الموظفون بأنهم مفيدون ومسؤولون عن مهامهم إذا كانت أدوارهم محددة بوضوح وتتوافق مع المسؤوليات في المزرعة. من المهم بنفس القدر شرح الإجراءات والبروتوكولات المتعلقة بمراجعات الأداء والتدقيق الروتيني والصحة والسلامة والإجراءات التأديبية بوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تنفيذ استراتيجية الموارد البشرية الصارمة يجعل من الممكن تغطية النقاط العمياء التي قد تكون لدى مالك المزرعة.

يجدر التفكير في تعيين مستشار موارد بشرية خارجي لمراجعة خطتك وتحديد الثغرات المحتملة. مثل هذا الإجراء مفيد بشكل خاص إذا ابتعدت شركتك عن قطاع للتركيز على قطاع آخر أو إذا وسعت نطاقها التشغيلي.

4.الحدود المالية

مهما كان ما تخطط له ، يجب حساب كل شيء بعناية حتى يكون منطقيًا من الناحية المالية. تعتبر حاسبات FCC للرهن العقاري وقرض المعدات وتأجير المعدات طريقة سريعة ودقيقة لفهم مشترياتك المستقبلية وما قد تبدو عليه بمرور الوقت. يتم تحديدها بميزانية مناسبة. يمكنك أيضًا مناقشة خططك مع شركائك الخارجيين أو المقرض الخاص بك.

مثال المزرعة: يحتاج لي وكاتي إلى مكبس جديد لأن المكبس الذي بحوزتهما الآن يتدهور بسرعة. كيف تبدو خطتهم؟ ما الذي يتعين عليهم فعله الآن لتخصيص مبلغ 150 ألف دولار اللازم للمعدات الجديدة التي يخططون لشرائها العام المقبل؟

حتى لو كانت الميزانية تسمح بشراء المعدات ، فإن هذا لا يعني أنه القرار الصحيح الذي يجب اتخاذه. من الناحية المثالية ، يجب ربط شراء المعدات بالأداء المحتمل وما ستوفره المعدات الجديدة الأكثر كفاءة.

5.الرشاقة هي المفتاح

تشترك هذه العناصر الخمسة المهمة في التخطيط في شيء واحد – يجب ربطها بأهداف قابلة للقياس وربطها بمهمتك ورؤيتك. إذا لم تتمكن من الربط بينهما ، فإنك تخاطر بفقدان الزخم وعدم إنجاز الأشياء في الوقت المناسب. كما أنك تخاطر بإغفال هدفك أو تقويض قدرتك المالية. لا يكون التخطيط التشغيلي فعالاً إلا إذا أمكن إنشاء رابط بين خطتك الأولية وأهدافك.

إلى حد ما ، هذا هو المكان الذي نثق فيه بالعملية. في المزرعة ، يمكن أن تخرج المهام اليومية عن السيطرة وتكلفك المزيد من الوقت والجهد والطاقة أكثر من المتوقع. ثم تنشأ معضلة: التمسك بالخطة المصممة بعناية (واترك مجالًا للطوارئ) ، أو إسقاط الخطة الأولية وإنشاء خطة أخرى على الفور؟

يأخذ أصحاب الأعمال الجيدة في الاعتبار جميع السيناريوهات حتى عندما تسير الأمور على ما يرام ، لذلك لديهم بالفعل استجابة مسبقة الصياغة عندما يحدث غير متوقع. يساعد هذا الاجتهاد في منع الأمور من الانحراف عن مسارها. غالبًا ما تكون ردود الفعل الاندفاعية علامة على نقص البصيرة.

6/ضع خطة ب

بغض النظر عن الخطة التشغيلية التي تضعها موضع التنفيذ ، ستكون هناك دائمًا تعديلات يجب إجراؤها. يجب على المنتجين الاستمرار في إعادة التفكير في حدود خططهم ، لا سيما النظر في الجداول الزمنية ومواقع المزارع وتقلبات السوق وأي فرص أو تهديدات غير مرئية قد تنشأ.

في عالم سريع التغير ، من الضروري وجود خطة احتياطية. يعد وجود خطة C للخطة B فكرة جيدة أيضًا. يمكن للعديد من مالكي المزارع الذين كانت لديهم خطة ولكن اضطروا إلى تأجيلها لمدة عام أو أكثر بسبب الأحداث السلبية أن يشهدوا على تجربتهم.

في أوائل ومنتصف العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، أثر التهاب الدماغ الإسفنجي البقري (BSE) بشكل كبير على المنتجين الكنديين بين عشية وضحاها حيث استجاب العالم للأزمة برفض لحوم الأبقار الكندية مؤقتًا. يذكرنا أنه حتى أفضل الخطط الموضوعة ليست أكثر من خطط. لقد تم كتابتها لتكون بمثابة نقطة مرجعية ، ولكن عليك أن تعرف كيف تكون ذكيًا بما يكفي للالتفاف عند حدوث الشدائد.

7.تأكد من أهمية واستدامة خطتك

إذا لم تتغير الخطة التشغيلية لأكثر من عام عمل ، فمن الممارسات الجيدة أن تستغرق نصف أو يوم كامل لتحديثها. هل تمكنت المزرعة من الالتزام بخطتها بعد X مرة؟ هل هناك مجالات قصرت فيها؟ هل كانت هناك متغيرات غير معروفة لم تأخذها الخطة بعين الاعتبار؟

يمكنك استخدام برنامج التخطيط التشغيلي لمساعدتك في تخطيط وتصور حالة مزرعتك. وبالمثل ، غالبًا ما يكون المستشارون الزراعيون الخارجيون الموثوق بهم موردًا قيمًا ، حيث يمكنهم إلقاء نظرة جديدة على الموقف. قد تسلط توصياتهم ورؤاهم الضوء على عوامل جديدة يجب مراعاتها أثناء المضي قدمًا في خططك التشغيلية للسنة المالية التالية أو لمرحلة نمو تشغيل مزرعتك.

ما هو التخطيط التكتيكي ؟

يضع التخطيط التكتيكي أهدافًا محددة ، معظمها قصيرة المدى تتماشى مع التخطيط الاستراتيجي في قسم معين. يتضمن المهام التي يتعين إنجازها من أجل تحقيقها.

التخطيط التكتيكي هو العملية التي يتم من خلالها ، من الأهداف العامة ، تحديد أهداف محددة لقسم الشركة. في التخطيط التكتيكي ، يجب دمج جميع التعليمات والعمليات اللازمة التي يجب اتباعها لتحقيق الأهداف.

إن إجراء تخطيط من هذا النوع يجعل من الممكن تحسين عمل الموظفين ، والحصول كنتيجة رئيسية ، على زيادة الإنتاجية. من الضروري تحديد جميع الأدوات التي يجب على كل عامل استخدامها لتنفيذ كل من العمليات المحددة. لذلك ، يتم تنفيذ التخطيط التكتيكي من قبل المديرين المتوسطين ، الموجودين في أعلى المناصب في الأقسام المختلفة للشركة.

بشكل ملموس ، يتم تطبيق التخطيط التكتيكي على جميع مستويات الشركة لأنه يتكون من إجراءات محددة للامتثال للاستراتيجية العامة للشركة المعنية.

كيف تطور التخطيط التكتيكي؟

من أجل تصميم خطة تكتيكية ناجحة ، من الضروري اتباع الخطوات التالية:

• التحليل: من الضروري معرفة الأهداف العامة للشركة.
• تصميم الأهداف: بمجرد معرفة الأهداف العامة ، يجب علينا تصميم هذه الأهداف المحددة التي سنضعها في قسمنا.
• الإجراءات: بمجرد تحديد الأهداف المراد تحقيقها ، سيكون من الضروري التخطيط لكيفية تحقيقها وما هي الإجراءات الضرورية التي يجب اتخاذها لتحقيقها.
• الموارد: بعد تصميم الخطة ، من المهم دراسة وتعبئة الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف.
• المعلومات: يجب إطلاع جميع الموظفين في إدارتنا على التخطيط التكتيكي وفوائد تحقيق الأهداف المحددة.
• التحديث: أخيرًا ، يجب مراجعة الاستراتيجيات والأهداف المقترحة وتحديثها إذا لزم الأمر.

في الختام ، فإن التخطيط التكتيكي ، كما يوحي اسمه ، يتكون من تحديد أهداف معينة لقسم في الشركة ورسم الإستراتيجية التي يجب اتباعها لتحقيقها.

مثال على التخطيط التكتيكي

لنفترض أننا مديرين لقسم تسويق يضم عشرة موظفين تحت مسؤوليتنا. تتضمن الخطة الإستراتيجية للشركة هدف زيادة المبيعات بنسبة 17٪.

من قسمنا يمكننا التعاون لتحقيق هذا الهدف. سنضع جدولًا زمنيًا بشأن عدد المشاهدات التي نريد تحقيقها على شبكاتنا الاجتماعية وإعلاناتنا عبر الإنترنت. من ناحية أخرى ، سنعيد تصميم اللوحات الإعلانية التي تعاقدنا معها في مدينتنا.

بعد ذلك ، سنحدد المهام التي يجب أن نؤديها لتحقيق هذه الزيادة في التصورات ؛ تفاعل أكبر ، ومزيد من المحتوى المرئي ، ومشاركات كل ساعة مع جماهير أكبر ، وما إلى ذلك. بالنسبة للوحات الإعلانية ، سيحتاج مصمم الرسوم إلى إنشاء تصميم ملصق جديد.

بعد ذلك ، سنقوم بإبلاغ موظفينا بالأهداف التي يجب علينا تحقيقها وكيفية تحقيقها. أخيرًا ، سنقوم بتحليل تباين التصورات في منتصف العام.

الأسئلة الشائعة