إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا ، فمن المحتمل أنك أنشأت نشاطك التجاري لحل مشكلة أو تقديم منتج إبداعي – ليس لأنك محترف محاسبة (ما لم يكن عملك شركة محاسبة بالطبع). ولضبط أمروك المالية تحتاج إلى معرفة بعض أساسيات المحاسبة المالية.
سواء كنت تحب التعامل مع الأرقام أو تعتبر نفسك من النوع الأكثر إبداعًا ، لا يستطيع رواد الأعمال تحمل تكلفة التعتيم على الصحة المالية لأعمالهم. يعد التعرف على أساسيات محاسبة المالية للأعمال مهمة قيّمة لأنها يمكن أن توفر لك قدرًا كبيرًا من الوقت والمال والمشاكل القانونية في المستقبل.
المحاسبة جزء ضروري من إدارة الأعمال. إنها مهمة ستحتاج إما إلى إتقانها أو الاستعانة بمصادر خارجية – أو كليهما. دعنا ندخل بسهولة في الموضوع من خلال مراجعة المصطلحات المحاسبية أولاً.
ما هي المحاسبة؟
المحاسبة هي ممارسة التسجيل والإبلاغ عن المعاملات التجارية. المعلومات الناتجة هي حلقة تغذية مرتدة أساسية للإدارة ، حتى يتمكنوا من رؤية مدى جودة أداء العمل مقابل التوقعات.
هناك حاجة إلى المناقشة التالية لأساسيات المحاسبة لمنحك أساسًا ثابتًا يمكن من خلاله فهم كيفية عمل نظام المحاسبة وكيفية استخدامه لإنشاء التقارير المالية.
أهمية المحاسبة
هناك العديد من الأسباب التي تجعل المحاسبة مهمة جدًا ، بغض النظر عن حجم عملك. يعد حفظ السجلات الأساسي أمرًا حيويًا لإجراءات محاسبية أكثر تعقيدًا بما في ذلك عمليات التدقيق الداخلي والتخطيط الضريبي.
لا تمنحك المحاسبة الأساسية فقط سجلاً مفصلاً لجميع المعاملات للرجوع إليها في المستقبل، بل إن تنظيم هذه المعلومات في البيانات المالية يساعد في التحليل. في المقابل، يكون أصحاب الأعمال أكثر قدرة على اتخاذ قرارات تجارية مدفوعة بالربح بناءً على الحقائق.
فهم المحاسبة الأساسية
في أبسط مستوياتها ، تشير المحاسبة ببساطة إلى عملية تسجيل المعاملات المالية. هناك العديد من المكونات التي سنقوم بتفصيلها بمزيد من التفصيل أدناه. من خلال تسجيل معاملاتك وتلخيصها والإبلاغ عنها ، ستتمكن من اكتساب فهم أفضل للوضع المالي لشركتك.
باختصار ، السجلات المحاسبية الأساسية وتكشف التدفقات النقدية والعمليات. يقسم جميع المعاملات التجارية إلى ائتمانات وخصم. تعاريف هذه هي إلى حد ما غير بديهية في المحاسبة المالية:
- تزيد الديون من حسابات الأصول أو المصاريف وتقلل من المسؤولية أو حسابات الأسهم
- تزيد الاعتمادات من حسابات المسؤولية أو حقوق الملكية وتقلل من حسابات الأصول أو المصاريف
عادة ، تتوقع أن تزيد الأرصدة رصيدك والخصم لخلق انخفاض، على غرار الحساب المصرفي الشخصي. ومع ذلك ، فإن العكس هو الصحيح في المحاسبة والتمويل الذي يعد أحد الأساسيات الأساسية التي يجب فهمها. من المهم فهم العلاقة بين الديون والائتمانات من حيث صلتها بالمعادلة المحاسبية.
عندما تسجل المعاملات وتوازن حساباتك الدائنة والمدين، ستستخدم المعادلة المحاسبية كدليل. يتتبع المحاسبون النفقات وكذلك الأرباح والخسائر ، مما يضمن توازن المعاملات.
ثم يتم استخدام هذه المعلومات المحاسبية الأساسية من قبل المديرين لاتخاذ قرارات العمل، سواء كان ذلك لإنشاء ميزانية أو الاستثمار في مشروع جديد.
مبادئ المحاسبة
تعمل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) كمخطط للنشاط المحاسبي عبر القطاعات والصناعات تم إنشاء مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا من قبل مجلس معايير المحاسبة المالية (FASB) لضمان معايير الجودة لأنشطة المحاسبة.
بموجب القانون، يجب على المحاسبين الذين يمثلون جميع الشركات المتداولة علنًا الامتثال لمبادئ المحاسبة المقبولة عموماً. دعونا نحلل ما هي هذه المبادئ.
- مبدأ الانتظام: محاسب العمل متوافق مع قواعد ولوائح GAAP.
- مبدأ الاتساق: ينص هذا المبدأ على أن المحاسب قد أبلغ عن جميع المعلومات بشكل متسق طوال عملية الإبلاغ. بموجب مبدأ التناسق ، يجب على المحاسبين أن يذكروا بوضوح أي تغييرات في البيانات المالية في البيانات المالية.
- مبدأ الإخلاص: يقدم المحاسب صورة مالية دقيقة عن الشركة.
- مبدأ ثبات الأساليب: يجب أن تكون جميع أساليب إعداد التقارير المالية متسقة عبر الفترات الزمنية.
- مبدأ عدم التعويض:
- يتم الكشف عن جميع المعلومات المالية ، سواء السلبية منها أو الإيجابية ، بدقة. يجب إجراء الإبلاغ الصحيح عن البيانات المالية دون توقع تعويض الأداء.
- مبدأ الحصافة والحكمة: يجب تقديم البيانات المالية بناءً على معلومات واقعية وليس تخمينات.
- مبدأ الاستمرارية: ينص هذا المبدأ على افتراض أن الشركة ستواصل عملياتها.
- مبدأ الدورية: يجب الإبلاغ عن جميع القيود المحاسبية خلال الفترات الزمنية ذات الصلة.
- مبدأ الأهمية النسبية: يجب أن يهدف المحاسبون إلى تقديم إفصاح كامل عن جميع البيانات المالية والمحاسبية في التقارير المالية.
- مبدأ حسن النية: وفقًا لهذا المبدأ ، يجب أن تظل الأطراف صادقة في جميع المعاملات.
أنواع التقارير المحاسبة المالية
تنقسم التقارير المحاسبية إلى تلاث انواع رئيسية وهي :
- بيان الدخل: يسرد هذا جميع الإيرادات مطروحًا منها المصاريف المتكبدة لإظهار صافي ربح أو خسارة الشركة للفترة المحاسبية. إنه يوضح مدى نجاح الشركة في جذب العملاء وتحقيق الدخل.
- الميزانية العمومية: تجمع الميزانية العمومية جميع الأصول والخصوم وحقوق الملكية طوال فترة التقرير. يجب موازنة ذلك وفقًا للمعادلة المحاسبية ، مما يوضح مدى قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها المالية.
- بيان التدفق النقدي: يسرد هذا المستند جميع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة طوال الفترة المحاسبية. يعني التدفق النقدي الإيجابي أن الشركة تحصل على أموال أكثر مما تنفق. يظهر التدفق النقدي السلبي أن الشركة تنفق أكثر مما تحصل عليه.
أساسيات المحاسبة المالية
بغض النظر عمن يدير محاسبة عملك، من الحكمة أن تفهم بعض أساسيات المحاسبة. إذا كنت تستطيع قراءة هذه المستندات الأساسية وإعدادها، فسوف تفهم أداء عملك وصحتك المالية – ونتيجة لذلك ، سيكون لديك سيطرة أكبر على شركتك والقرارات المالية.
فيما يلي المستندات والحسابات التي نوصي بإتقانها ، حتى إذا كنت تعمل مع وكالة استشارية أو مهنية أو كنت قد عينت محاسبًا عامًا معتمدًا (CPA). أنها توفر لقطات ومقاييس قيمة لأداء عملك.
1. الديون والائتمان
المدين هو سجل لجميع الأموال المتوقع دخولها إلى الحساب. الائتمان هو سجل لجميع الأموال المتوقع خروجها من الحساب. بشكل أساسي ، تتعقب عمليات الدين والائتمان من أين تأتي الأموال في عملك وأين تذهب.
تعمل العديد من الشركات من حساب نقدي – أو حساب بنكي تجاري يحتفظ بأصول سائلة للشركة. عندما تدفع الشركة مصروفًا من الجيب ، يتم تقييد الحساب النقدي ، لأن الأموال تنتقل من الحساب لتغطية المصروفات. هذا يعني أن المصاريف مخصومة لأن الأموال المقيدة من الحساب النقدي تغطي تكلفة تلك المصروفات.
2. الذمم المدينة والحسابات الدائنة
الذمم المدينة هي الأموال التي يدين بها الناس لك مقابل السلع والخدمات. يعتبر أحد الأصول في ميزانيتك العمومية. على سبيل المثال ، إذا استوفى أحد العملاء فاتورته ، فسيتم تخفيض مبلغ الذمم المدينة لشركتك لأن الأموال المستحقة الآن أقل.
الحسابات الدائنة هي الأموال التي تدين بها لأشخاص آخرين وتعتبر التزامًا في ميزانيتك العمومية. على سبيل المثال ، لنفترض أن شركتك تدفع إيجارًا قدره 5000 دولار شهريًا. إليك كيفية تسجيل ذلك في سجلاتك المالية قبل دفع هذا المبلغ.
تاريخ ائتمان حساب الخصم:
- 31/7/21 إيجار 5000
- 31/7/21 حسابات دائنة 5000
بمجرد دفع هذه القيمة، إليك كيفية تسجيلها في السجلات المالية لشركتك:
- تاريخ ائتمان حساب الدين
- 8/1/21 حسابات دائنة 5000
- 8/1/21 الحساب النقدي 5000
3. المستحقات
المستحقات عبارة عن ائتمانات وديون قمت بتسجيلها ولكن لم يتم الوفاء بها بعد. قد تكون هذه المبيعات التي أكملتها ولكنك لم تجمع المدفوعات أو النفقات التي أجريتها ولكنك لم تدفع ثمنها بعد.
(لماذا لا تنتظر تسجيل النشاط حتى اكتمال الدفع؟ سنجيب على هذا السؤال عندما نشرح طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق لاحقًا.)
4. الأصول
إدارة الأصول من أهم أساسيات المحاسبة المالية.
الأصول هي كل ما تمتلكه شركتك – ملموسًا وغير ملموس. يمكن أن تتضمن أصولك النقد والأدوات والممتلكات وحقوق التأليف والنشر وبراءات الاختراع والعلامات التجارية.
5. معدل وسرعة الأنفاق
معدل الإنفاق هو مدى سرعة إنفاق عملك للمال. إنه عنصر حاسم عند حساب وإدارة التدفق النقدي الخاص بك.
لحساب معدل الإنفاق، ما عليك سوى اختيار فترة زمنية (مثل ربع السنة أو السنة). اطرح المبلغ النقدي المتوفر لديك في نهاية تلك الفترة من نقودك المتوفرة في البداية ، ثم اقسم هذا الرقم على عدد الأشهر في الفترة (أو حسب الإيقاع الذي اخترته).
6. رأس المال
يشير رأس المال إلى الأموال التي يجب عليك استثمارها أو إنفاقها على تنمية عملك. يشار إليه عمومًا باسم “رأس المال العامل” ، ويشير رأس المال إلى الأموال التي يمكن الوصول إليها (أي النقد في البنك) ولا يشمل الأصول أو الخصوم.
7. تكلفة البضائع المباعة
تكلفة البضائع المباعة (COGS) أو تكلفة المبيعات (COS) هي تكلفة إنتاج منتجك أو تقديم الخدمة الخاصة بك.
COGS أو COS هي المصاريف الأولى التي تراها في بيان الأرباح والخسائر (P&L) وهي عنصر حاسم عند حساب الهامش الإجمالي لنشاطك التجاري. يمكن أن يساعدك خفض تكلفة السلع المباعة في زيادة الأرباح دون زيادة المبيعات.
تقليل تكلفة البضائع الخاصة بك لزيادة الربح دون زيادة المبيعات
8. الإهلاك
يشير الإهلاك إلى انخفاض قيم الأصول بمرور الوقت. إنه مهم للأغراض الضريبية ، حيث يمكن شطب الأصول الكبيرة التي تؤثر على قدرة نشاطك التجاري على جني الأموال بناءً على استهلاكها. (سنناقش النفقات وشطب الضرائب لاحقًا.)
9. حقوق الملكية
تشير حقوق الملكية إلى مقدار الأموال المستثمرة في الأعمال التجارية من قبل أصحابها. يُعرف أيضًا باسم “حقوق الملكية” ويمكن أن يتضمن أشياء ذات قيمة غير نقدية مثل الوقت والطاقة والموارد الأخرى.
يمكن أيضًا تعريف حقوق الملكية على أنها الفرق بين أصول عملك (ما تملكه) والمطلوبات (ما تدين به).
الأعمال التجارية ذات الأسهم السليمة (الإيجابية) جذابة للمستثمرين والمقرضين والمشترين المحتملين.
10. المصروفات أو النفقات
تشمل النفقات أي مشتريات تقوم بها أو أموال تنفقها في محاولة لتوليد الإيرادات. يشار إلى المصروفات أيضًا باسم “تكلفة ممارسة الأعمال التجارية”.
هناك أربعة أنواع رئيسية من المصاريف ، بالرغم من أن بعض المصاريف تقع في أكثر من فئة.
- النفقات الثابتة هي نفقات ثابتة ، مثل الإيجار أو المرتبات. لا تتأثر هذه النفقات عادةً بمبيعات الشركة أو اتجاهات السوق.
- النفقات المتغيرة : تتقلب النفقات المتغيرة مع أداء الشركة وإنتاجها ، مثل المرافق والمواد الخام.
- المصاريف المستحقة هي مصاريف فردية تم تسجيلها أو الإبلاغ عنها ولكن لم يتم دفعها بعد. (ستندرج هذه ضمن حسابات الدفع ، كما ناقشنا أعلاه).
- مصاريف التشغيل: تعتبر مصاريف التشغيل ضرورية للشركة للقيام بأعمال تجارية وتحقيق إيرادات ، مثل الإيجار والمرافق والرواتب والمرافق.
11. السنة المالية
السنة المالية هي الفترة الزمنية التي تستخدمها الشركة للمحاسبة. تحدد شركتك تواريخ بدء السنة المالية وانتهائها ؛ يتزامن بعضها مع السنة التقويمية ، بينما يختلف البعض الآخر بناءً على الوقت الذي يمكن فيه للمحاسبين إعداد البيانات المالية.
12. الديون
الديون هي كل ما تدين به شركتك على المدى الطويل أو القصير. يمكن أن تتضمن التزاماتك رصيد بطاقة ائتمان أو كشوف رواتب أو ضرائب أو قرضًا.
13. الربح
من الناحية المحاسبية ، فإن الربح – أو “المحصلة النهائية” – هو الفرق بين الدخل، تكلفة البضائع المباعة والمصروفات (بما في ذلك نفقات التشغيل والفوائد والاستهلاك).قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك
14. الإيرادات
إيراداتك هي المبلغ الإجمالي للأموال التي تجمعها مقابل سلعك أو خدماتك قبل خصم أي نفقات.
15. الهامش الإجمالي
هامش الربح الإجمالي (أو الدخل الإجمالي) ، وهو إجمالي مبيعاتك مطروحًا منه تكلفة السلع المباعة – يشير هذا الرقم إلى استدامة عملك.
مرة أخرى، هذه الشروط هي مجرد مقدمة لمحاسبة الأعمال. ومع ذلك، سوف يساعدونك على فهم أفضل لكيفية القيام بالمحاسبة لشركتك الصغيرة – والتي سنراجعها بعد ذلك.
كفية الشروع في القيام بالمحاسبة؟
الجزء الأصعب في أي مهمة هو البدء ، لذا إليك قائمة مختصرة لما هو مهم.
1. إنشاء وربط حساب مصرفي تجاري
عند بدء عمل تجاري ، ستحتاج أولاً إلى تحديد مكان الاحتفاظ بأموالك.
حتى إذا لم تكن ملزمًا قانونًا بامتلاك حساب مصرفي تجاري منفصل ، فمن المنطقي أن تنشئ حسابًا.
يجعل الفصل بين عملك وأموالك الشخصية عملية المحاسبة أسهل لك على المدى الطويل. يساعد الفصل أيضًا عندما تقرر إحضار محاسب أو محاسب.
2. إنشاء مخطط للحسابات
سيحتاج نظام المحاسبة الخاص بك إلى مخطط للحسابات ، حيث يعمل هذا بمثابة قلب نظامك المالي ، حيث يحافظ على تنظيم جميع حساباتك في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.
وبالمثل ، يجب الاحتفاظ بجميع إدخالات المعاملات الخاصة بك في دفتر الأستاذ العام الخاص بك من أجل حفظ الدفاتر.
قبل تسجيل أي معاملات مالية ، قم بإنشاء مخطط للحسابات لإبقائك منظمًا منذ البداية. غالبًا ما تبدأ الشركات الصغيرة في القيام بهذه المهام باستخدام جداول البيانات ، في حين أن البدء في برامج المحاسبة عبر الإنترنت أسهل.
3. تحديد طريقة المحاسبة الخاصة بك
بعد تربيع مخطط حساباتك ، ستحتاج إلى اختيار طريقة المحاسبة التي ستستخدمها.
يختار العديد من المالكين الفرديين والمستقلين طريقة المحاسبة النقدية ، لأنها تبدو أبسط. لا تسجل طريقة المحاسبة النقدية الحسابات الدائنة أو المستحقة القبض ، وعندما لا يكون لديك موظفين ، فعادة ما يكون هذا هو كل ما هو مطلوب.
تعد طريقة الاستحقاق أكثر ملاءمة للشركات التي تبيع المنتجات ولديها موظفين. تسجل هذه الطريقة الدخل والإيرادات وتتتبع النفقات عند حدوثها بدلاً من وقت تحويل الأموال. تُعد استراتيجية الاستحقاق مفيدة لتوفير صورة مالية أكثر شمولاً وثاقبة ، ولكنها تجعل إدارة التدفق النقدي أكثر تعقيدًا بعض الشيء.
4. أدخل وتفصيل جميع المعاملات
لقد ولت الأيام التي كان من الضروري فيها تصنيف النفقات من خلال البحث الجاد في الإيصالات المادية. لقد غيرت التطبيقات والبرامج ومسك الدفاتر المستندة إلى السحابة اللعبة وجعلت نفقات التنظيم أبسط وأكثر بساطة.
بينما بدأ اعتبار الإيصالات شيئًا من الماضي ، لا يزال يتعين عليك توخي الحذر بشأن تجاهلها أو نسيانها أو التخلص منها.
عندما يتعلق الأمر بأساسيات محاسبة الأعمال ، فمن الحكمة دائمًا أن تكون في الجانب الآمن. ستحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصالات والفواتير والفواتير والبيانات المصرفية وبيانات بطاقة الائتمان والبيانات المالية والإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة وتنظيمها بطريقة آمنة.
ضع في اعتبارك ، إذا كنت تأمل في الحصول على خصومات ضريبية مع حلول نهاية السنة المالية ، فأنت بحاجة إلى سجلات توضح أين أنفقت أموالك.
5. ابحث عن الالتزامات الضريبية لنوع عملك
يعد فهم التزاماتك الضريبية أمرًا بالغ الأهمية لأنه من خلال عدم الامتثال ، قد تحدث فوضى قانونية كبيرة لنفسك. ابحث عن فهم شامل للضرائب المختلفة التي يجب على عملك الالتزام بها والاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع معاملاتك وبياناتك المالية. من الحكمة تخصيص الأموال لدفع الضرائب في وقت مبكر ، حتى لا يتم القبض عليك في موسم الضرائب.
6. التقيد بضرائب الدخل والعمالة والمبيعات
تعد مسك الدفاتر مهمة ثابتة في محاسبة الأعمال ويجب أن تحدث يوميًا. تحدث الحياة ، وفي بعض الأحيان يتعين عليك اللحاق بالركب ، ولكن لا بد من القيام بمسك الدفاتر بانتظام بشكل متكرر ومنتظم للاحتفاظ بعلامة تبويب وثيقة لأداء عملك.
ستساعدك مراقبة مقدار الإيرادات التي تجنيها شركتك ، وأين تتأذى ، وحيث يمكنك تقليص النفقات ، على جني الأرباح والحفاظ على أبوابك مفتوحة على المدى الطويل.
باستخدام مبادئ المحاسبة جنبًا إلى جنب مع ممارسات مسك الدفاتر الجيدة ، ستبقى على اطلاع دائم بجميع قوانين المبيعات والدخل وضرائب العمل حتى تعمل بشكل مناسب ومتوافق مع القانون. وتذكر أن تقوم بتعيين خبير للمساعدة في اتخاذ أي قرارات رئيسية على طول الطريق.
7. إعداد أنظمة الفواتير والرواتب
ابدأ في أقرب وقت ممكن في إعداد أنظمة الفواتير وكشوف المرتبات. يجب أن يساعدك وجود إجراء محدد في مكانه منذ البداية على متابعة العمليات والمدفوعات وكشوف المرتبات.
8. تسوية الحسابات المصرفية كل شهر
مهمة مهمة في أساسيات محاسبة الأعمال هي تسوية حساباتك كل شهر لمراقبة بياناتك المالية. يمنحك الشيك الشهري فرصة للقبض على أي معاملات غير عادية والتعرف عليها أو تحديد عمليات السحب الاحتيالية أو الأخطاء المحاسبية. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كانت شركتك تستخدم أكثر من بنك واحد.
9. استشارة محاسب
الاستعانة بمحترف عند الضرورة أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. دائمًا ما يكون التشاور مع شخص لديه خبرة واسعة في إدارة الأموال وتقديم المشورة التجارية والمالية اختيارًا حكيمًا. سواء كنت متعلمًا في مجال تمويل الأعمال أم لا ، فإن وجود مستشار موثوق به سيساعدك على الارتقاء بلعبة عملك إلى المستوى التالي.
خلاصة
تعتبر عملية المحاسبة المالية مهمة، لذلك من الضروري تعلم أساسيات المحاسبة المالية. لأنها تجعلك تتعامل مباشرة مع أموال الشركة ، وتحديداً جميع النفقات والإيرادات المتعلقة بعملياتها واستثماراتها التجارية اليومية. يمكن تسجيل هذه المعلومات بشكل غير صحيح ، أو عدم تسجيلها على الإطلاق ، أو فهرستها بشكل غير صحيح.
يجب تسجيل كل معاملة وحسابها بشكل صحيح حتى تكون البيانات المالية للشركة دقيقة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تعتقد الشركة أن لديها تدفق نقدي أو أرباح أكثر أو أقل مما لديها بالفعل. قد يؤدي الإبلاغ غير الدقيق في وقت لاحق إلى مشاكل خطيرة للشركة ، مما يعني أنها قد لا تكون قادرة على سداد ديونها ، أو أن الأموال المخصصة للاستثمار غير متوفرة.