أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق عملك

كقائد، سيكون أحد أهم أهدافك هو بناء وإدارة فريق عالي الإنتاجية. وللقيام بذلك، يمكن للأدوات المناسبة أن تحدث فرقًا كبيرًا. سأشارك معك في هذه المقالة بعضًا من أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق عملك المناسبة لأصحاب الأعمال وفرقهم على حدٍ سواء. مع وجود هذه الموارد في ترسانتك، يمكنك تسريع رحلتك نحو النجاح الجماعي من خلال العمل بشكل أكثر ذكاءً بدلاً من العمل بجهد أكبر.

أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق عملك

تشمل أدوات الإنتاجية مجموعة متنوعة من التطبيقات، بدءًا من منصات إدارة المشاريع وفرق العمل مثل أداة أنا وAsana وmonday.com، إلى مراكز الاتصال مثل Slack وMicrosoft Teams. يقدم كل منها ميزات متخصصة مصممة لتلبية الاحتياجات الفريدة للفرق المختلفة.

1- أداة أنا

شخصياَ، أعتبر أداة أنا أفضل أداة لإدارة فريق العمل وتحسين إنتاجيته، لأنها أداة مميزة أجدها حلاً جيدا لإدارة المشاريع والتعاون بين أعضاء فريق في بيئات العمل الحديثة.

باستخدام أداة أنا يُمكنك بناء لوحات عامة وفرعية وتخصيصها بما يتناسب مع احتياجات فريقك. يتيح هذا الخيار للمستخدمين إنشاء بيئات عمل ملائمة ومنظمة وفقاً لأساليبهم وأولوياتهم ورؤيتهم.

ميزة أخرى بارزة لأداة أنا هي قدرتها على التحكم الكامل بإعدادات وشكل التطبيقات في اللوحة. يُمكن للمستخدمين تخصيص تطبيقاتهم بحسب احتياجاتهم الخاصة، مما يجعل عملية الإدارة أكثر فعالية. من بين الميزات المهمة الأخرى التي توفرها أنا وهي القدرة على نسخ التطبيقات واللوحات بكامل محتوياتها، مما يسهل عملية استخدام النماذج السابقة وتكرار الأنشطة بسهولة.

تقدم أنا مجموعة واسعة من التطبيقات المخصصة لفرق العمل، مما يشمل تطبيقات لإسناد المهام، وكتابة الملاحظات، والمحادثات، وإدارة الملفات، والتقويم، والمزيد، مما يجعلها أداة شاملة تلبي احتياجات العمل اليومية بكفاءة .

تُعتبر قاعدة المعرفة الداخلية التي توفرها أنا لفرق العمل أداة أساسية لضمان توجيه الفريق وتوفير الإرشادات اللازمة لإتمام المهام بنجاح وبشكل موحد

باختصار، تُعد أداة أنا حلاً مثاليًا للشركات والفرق الذين يسعون إلى تحسين إدارة المشاريع وتعزيز التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق، وذلك من خلال ميزاتها المتقدمة وواجهتها السهلة الاستخدام.

أداة أنا، هي أداة مجانية بالكامل ويمكنك الاستفادة من كل شيء توفره بدون أن تدفع ولا سنتا واحدا. وكونها مصممة للسوق العربي، فهي مناسبة لكل أصحاب المشاريع في المنطقة العربية مهما كان نوع المشروع.

2- تريلو Trello

تعتبر أداة Trello أداة شائعة لإدارة وتنظيم ومشاركة كل شيء بدءًا من المهام البسيطة وحتى مهام إدارة المشاريع الكبرى.

البدء في إدارة فريقك أمر سهل ويتم بسلاسة عالية. يمكن أن تمثل البطاقات مهامًا فردية، مع إرفاق الأولويات والمواعيد النهائية. ولكنها قد تكون أيضًا عبارة عن قوائم مرجعية أكثر جوهرية، تحتوي على ملفات وصور مرفقة، وتحتوي على ارتباطات تشعبية للإشارة إلى مكان آخر.

وهناك مكتبة كاملة من Power-Ups، والبطاقات المخصصة التي تسمح لك بدمج مجموعة من خدمات الطرف الثالث في سير عملك: Box، وEvernote، وGIPHY، وGitHub، ، وJoin.me، وMailchimp، وOneDrive، وSalesforce، وSlack، SmartDraw وSurveyMonkey وTwitter وZenDesk والمزيد.

يحتوي Trello على الكثير من أدوات التعاون لمساعدتك في إدارة مشاريعك، ومجموعة من الميزات المبتكرة لضمان سهولة الاستخدام.

مثال واحد فقط: تعمل ميزة Cloud Aging على تقادم البطاقات بشكل واضح إذا لم يتم الوصول إليها لفترة من الوقت، مما يؤدي إلى تلاشيها، وربما تحويلها إلى اللون الأصفر وحتى تشققها. هذه ليست مجرد وسيلة قوة المصممين ليدها والتحايل المرئي – فهي تسمح للمستخدمين برؤية البطاقات غير المستخدمة على الفور حتى في أكثر اللوحات ازدحامًا، مما يوفر الوقت الحقيقي.

شخصياً، كنت أعتبر تريلو واحدة من أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق العمل فيما سبق، لأن النسخة المجانية كانت رائعة جداً وتعطي إمكانات كثيرة. مؤخراً قام فريق تريلو بالتضييق كثيراً على مستخدمي النسخة المجانية لكي ينتقلوا للخطة المدفوعة، لكني انتقلت إلى أداة انا المجانية بالكامل والمناسبة لفرق العمل العربية.

3-أداة Asana

Asana هي أداة شائعة لإدارة المشاريع والتعاون يساعد الأفراد والفرق على تنظيم العمل وإدارته بسلاسة. إنها شائعة لسبب وجيه، حيث تشير المراجعات عبر الإنترنت إلى أنها تقدم تجربة مستخدم رائعة ومرونة عالية تساعد في تبسيط سير العمل.

تتيح لك Asana إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق وتحديد تواريخ الاستحقاق وتتبع التقدم. يمكنك إضافة أوصاف ومرفقات ومهام فرعية لتوفير معلومات مفصلة وسياق لكل مهمة.

كما أنه يعلمك بأي تحديثات للمهام وتعليقات وتغييرات أجراها أعضاء الفريق، مما يضمن لك البقاء على اتصال ومعرفة بتقدم المشروع.

يتكامل Asana مع تطبيقات أخرى مثل Slack وGoogle Drive، مما يعمل على تبسيط سير العمل وضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين الأنظمة الأساسية.

تعتبر Asana أداة ذكاء اصطناعي ممتازة للإنتاجية، وهي تلبي احتياجات الفرق من جميع الأحجام ومختلف الصناعات. إنه مفيد بنفس القدر للشركات الناشئة الصغيرة أو المؤسسات الكبيرة أو فرق التسويق أو فرق التطوير أو أي فريق آخر يتطلب إدارة مهام فعالة.

هناك عيبان أشار إليهما أولئك الذين يستخدمون Asana هما:

• تتبع الوقت : ميزات تتبع الوقت المضمنة ليست سهلة الاستخدام ودقيقة.
• هيكل التسعير: يمكن اعتباره مرتفعًا جدًا بالنسبة لبعض المستخدمين.

رغم أن أداة asana رائعة للغاية وتضم أدوات متطورة ومجموعات كبيرة من الحلول وأعتبرها ضمن أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق عملك، إلا أنها مكلفة وتصبح مربكة للفرق التي تصمم وتدير مهامها بالعربية، لكونها لا تدعمها.

4- Slack

يُستخدم Slack على نطاق واسع كبرنامج لإدارة الفريق، وهو عبارة عن منصة رائدة للتعاون الجماعي توفر اتصالات متعددة الطرف بين الفرق، مما يساعد على تبسيط سير العمل. يقدم Slack خدماته لجميع الصناعات والفرق من جميع الأحجام.

فهو يوفر نظام مراسلة مركزيًا وفي الوقت الفعلي، مما يتيح التفاعل السلس ومشاركة الملفات والتكامل مع العديد من الأدوات لتعزيز الإنتاجية. يعد Slack، أحد أفضل الأدوات لتحسين إنتاجية فريق عملك التي تهتم بالتواصل الجماعي، مفضلاً للعديد من المؤسسات بفضل واجهته البديهية وتكاملاته القوية.

يوفر Slack بنية قائمة على القناة للفرق للتجمع والتعاون في مشاريع أو موضوعات أو مهام محددة. فهو يتيح المراسلة الفورية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ومشاركة الملفات، مما يعمل على تحسين تواصل الفريق مما يسهل على الفرق البقاء على اتصال والعمل معًا بكفاءة.

يقدم التطبيق مجموعة واسعة من عمليات التكامل مع أدوات وخدمات الإنتاجية الشائعة، من تقويم جوجل إلى Google Drive، إلى Hubspot، وJira، وZoom، وغيرها.

تضمن وظيفة البحث القوية في Slack إمكانية استرجاع المعلومات المهمة والمحادثات السابقة بسهولة. ولهذا السبب، فقد اعتبره المراجعون فعاليته في التواصل الجماعي.

يحب المستخدمون إمكانية العثور على جميع المحادثات في مكان واحد ويسلطون الضوء على عمليات التكامل والمكونات الإضافية الموجودة.

يمكن استخدام Slack مجانًا، مع عمليات تكامل محدودة وسجل رسائل. بالنسبة لبعض المستخدمين، تعتبر هذه نقطة سلبية حيث أن سجل الرسالة يختفي بعد مرور بعض الوقت.

5- Notion

Notion هي أداة تتبع الإنتاجية الجماعية متعددة الإمكانات تتيح للمستخدمين تنظيم عملهم ومهامهم والتعاون مع الفرق وإدارة المشاريع.

يوفر Notion من مساحة عمل مرنة حيث يمكن للمستخدمين إنشاء صفحات وقواعد بيانات ولوحات لتنظيم معلوماتهم بطريقة تناسب سير العمل الخاص بهم.

تم تصميم Notion لتلبية احتياجات جمهور عريض، مما يجعلها مناسبة للأفراد والفرق الصغيرة والمؤسسات الكبيرة في مختلف الصناعات. يتم استخدامه بشكل شائع من قبل منشئي المحتوى ومديري المشاريع والمطورين والمسوقين وحتى الطلاب.

يتضمن Notion ميزات لإدارة المهام والمشاريع، مثل إنشاء قوائم المهام والملاحظات والمهام والتقويمات، كما أنه يسهل التعاون ومشاركة المعلومات. ولهذا السبب فهو أحد تطبيقات إدارة المشاريع الأكثر استخدامًا.

يمكن لأعضاء الفريق العمل على المستندات والمشاريع في وقت واحد. يتكامل Notion مع العديد من الأدوات الأخرى، مثل Trello وGoogle Drive وSlack.

ومع ذلك، من المهم ملاحظة الوصول المحدود دون الاتصال بالإنترنت الذي توفره Notion، وهو محدود، وهيكل التسعير الخاص به، والذي قد يعتبر مرتفعًا نسبيًا للمستخدمين الذين يحتاجون إلى ميزات متقدمة.

في منصات مثل Capterra، تلقت Notion مراجعات إيجابية لتعدد استخداماتها وقدرتها على التكيف. يقدّر المستخدمون قدرته على إنشاء مسارات عمل وقوالب مخصصة.

كيف تختار أداة مناسبة لك؟؟

في حين أن كل شركة لديها احتياجات مختلفة عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا والموارد، إلا أن هناك العديد من العوامل العامة التي يجب على أي شركة مراعاتها عند اختيار حل لإنتاجية الفريق.

• الميزات: تأكد من أن النظام الأساسي أو البرامج أو التطبيقات التي تختارها تحتوي على الميزات التي يحتاجها فريقك لإنجاز العمل بكفاءة أكبر. بعض الأدوات قابلة للتخصيص بشكل كبير، بينما يأتي البعض الآخر مزودًا بميزات قياسية. اعتمادًا على احتياجات مؤسستك، قد تكون قدرتك على تخصيص الميزات أكثر أو أقل أهمية بالنسبة لك.
• السعر: تعتبر الميزانية أحد الاعتبارات المهمة لأي أداة أو مورد جديد، ولكن ستجد العديد من المؤسسات أن فوائد أداة الإنتاجية يمكن أن تبرر تكلفتها بسرعة كبيرة. تقدم العديد من المنصات خططًا تبدأ بأسعار معقولة جدًا، بما في ذلك الفترات التجريبية وحتى الخطط المجانية. ويفرض البعض الآخر رسومًا كل شهر على كل مستخدم، مما قد يجعلها في متناول الفرق الصغيرة.
• عمليات التكامل: سيتم دمج أدوات الإنتاجية المناسبة لشركتك مع برامج الأعمال وتطبيقات الأجهزة المحمولة الأخرى، مثل المحاسبة والموارد البشرية وأدوات الاتصال والمزيد. ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أن الحلول التي تختارها تعمل على أنظمة التشغيل التي تختارها، سواء كانت Windows أو Mac أو Linux أو iOS أو Android أو غيرها.
• سهولة الاستخدام: لا تكون تطبيقات الإنتاجية جديرة بالاهتمام إلا إذا استخدمها أعضاء فريقك، مما يجعل سهولة الاستخدام مصدر قلق كبير للأدوات التي تختارها. ستوفر بعض الحلول الأكثر تعقيدًا أو قوة أيضًا تدريبًا لموظفيك، وهو ما قد يكون مفيدًا أيضًا.
• الدعم: اعتمادًا على الطريقة التي تنوي بها استخدام الحل أو الحلول التي تختارها ومدى تعقيدها، قد تحتاج إلى مستويات مختلفة من خدمة العملاء. قد يكون هذا مهمًا بشكل خاص أثناء التنفيذ عندما تكون المساعدة العملية مهمة. تأكد من أنك تفهم نوع الدعم الذي يقدمه مقدم الخدمة، سواء كان ذلك عبر التذاكر أو المنتديات أو الدردشة أو الهاتف.

أداة مثل أنا مناسبة جداً لإدارة فريق العمل لكونها تقدم نظرة فريدة وطريقة مميزة لتخصيص اللوحات وإضافة المهام وإسنادها، وكونها مصممة بالعربية فهي تناسب السوق العربي وتستحق. بينما تريلو وأسانا ونوشن، كلها تطبيقات رائعة لإدارة الفريق، إلا أنها في النهاية لا تدعم العربية وتكلفتها عالية للفرق الصغيرة التي بدأت للتو.

أتمنى أن تجعل من هذه الأدوات وسيلة لإدارة فريق العمل الخاص بك ، كما أتمنى أن تجعل من مهامك سهلة وميسرة.

تحياتي،،،