التواصل هو أحد العوامل الحاسمة التي يمكن أن تجعل المشروع أو يفسده. لا تصدقنا ، دعونا نلقي نظرة على الإحصائيات والأرقام التالية ستبين لك لماذا تحتاج إلى إدماج استراتيجيات الاتصال في عملك:
- 86٪ من الموظفين والمديرين التنفيذيين يشيرون إلى عدم وجود تعاون أو اتصال غير فعال سبب إخفاقات في العمل.
- يصنف حوالي 75٪ من أرباب العمل العمل الجماعي والتعاون على أنه مهم جدًا
- قال أقل من نصف المشاركين في الاستطلاع إن مؤسساتهم تناقش القضايا بصدق وفعالية
يتطلب العمل في فريق ما هو أكثر بكثير من العمل الجاد وروح الفريق والاستعداد للعمل جنبًا إلى جنب مع مجموعة من الأشخاص. أهم شيء ولكنه الأكثر تجاهلًا والمسؤول عن نجاح الفريق هو التواصل الفعال.
يعد الاتصال جزءًا حيويًا من أي بيئة عمل لأنه يسهل تدفق المعلومات.
سواء كانت تفاصيل حول العملاء المحتملين للمبيعات التي تم إنشاؤها بواسطة فريق التسويق الخاص بك ، أو كنت بحاجة إلى الحصول على أفكار مبتكرة من أعضاء فريقك لحل مشكلة معينة ، فإن الشيء الشائع الذي تحتاجه هو التواصل.
حسنًا ، التواصل يشبه إلى حد كبير نشاطًا يتضمن تبادل المعلومات ، ولكن كيفية حدوث تدفق المعلومات هذا يتم تحديده من خلال استراتيجيات الاتصال التي تستخدمها.
اليوم ، قمت بتجميع بعض استراتيجيات الاتصال الأكثر فاعلية والتي تحتاج أنت وفريقك إلى التنسيق بشكل مثمر.
لكن دعونا لا نتسرع مباشرة في استراتيجيات الاتصال ومعرفة المزيد عن التواصل.
ما هي استراتيجيات الاتصال؟
الاتصال هو تبادل المعلومات بين المرسل والمتلقي. كان من المعتاد أن تقلق بشأن الطريقة التي تتواصل بها وجهاً لوجه أو على الورق. لقد غيرت التكنولوجيا هذا تمامًا. من المهم أن يأخذ الناس في الحسبان كل جانب من جوانب كيفية نقل المعلومات. هذا هو المكان الذي تلعب فيه استراتيجيات الاتصال. استراتيجيات الاتصال هي مخططات لكيفية تبادل هذه المعلومات.
ما هو الدور الرئيسي للتواصل؟
الاتصال هو كل شيء عن تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر. في أي مؤسسة ، يحتاج الموظفون إلى التواصل مع بعضهم البعض لتحقيق النتائج المرجوة.
عندما يتعلق الأمر بالاتصال الجماعي ، فإن الغرض من التفاعل بين الأعضاء هو مشاركة المعلومات الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية. علاوة على ذلك ، فإن التواصل الجيد يجعل من السهل على أعضاء الفريق التنسيق مع بعضهم البعض بشكل فعال.
ما هي طرق الاتصال الأربع؟
بشكل عام ، هناك العديد من طرق الاتصال التي يمكن للأفراد استخدامها لتبادل المعلومات مع بعضهم البعض. ومع ذلك ، فإن طرق الاتصال الأربعة الأكثر شيوعًا المستخدمة في المنظمات هي كما يلي:
1.التواصل اللفظي
التواصل اللفظي هو أكثر طرق الاتصال شيوعًا التي تستخدمها الفرق داخل المنظمات. إنها طريقة اتصال يتم من خلالها تبادل المعلومات شفهيًا. يقوم الفرد الذي يتصرف كمصدر بنقل المعلومات عن طريق التحدث بالكلمات أو إنشاء أنماط صوتية ، بينما يحتاج الشخص عند الطرف المتلقي إلى الاستماع إلى الكلمات أو الصوت للحصول على المعلومات.
هناك العديد من العوامل التي تحدد فعالية الاتصال اللفظي ، مثل وضوح الكلام ، والنبرة ، واختيار الكلمات ، ومعدل الكلام ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مهارات الاستماع مهمة أيضًا في تقرير النجاح العام للتواصل اللفظي.
2.التواصل الكتابي
الاتصال الكتابي هو طريقة اتصال أخرى تستخدمها الفرق لنشر المعلومات في شكل كلمات أو رموز مكتوبة عادة على الورق أو مواد مماثلة. يحتاج الفرد الذي يريد توصيل الرسالة أو المعلومات إلى الكتابة على ورقة ويجب على الفرد في الطرف المتلقي قراءة المعلومات من أجل فهمها.
أفضل شيء في الاتصال الكتابي هو أنه يوفر سجلاً للمعلومات التي يمكن للمرء الوصول إليها والمرور بها عدة مرات.
الكلمات ذات أهمية قصوى عند اختيار المعلومات المكتوبة. على عكس الاتصال اللفظي ، لا يستطيع الشخص عند الطرف المتلقي إدراك مشاعر الفرد الذي يصوغ الرسالة. وبالتالي ، فإن أسلوب الكتابة واختيار الكلمات أمر بالغ الأهمية لضمان حصول القارئ على المعلومات الصحيحة.
3.التواصل غير اللفظي
أثناء الاتصال غير اللفظي ، يتم نقل المعلومات باستخدام الإيماءات والمواقف وتعبيرات الوجه. يمكن للفرد نقل المعلومات باستخدام الإشارات المرئية مثل لغة الجسد والاتصال بالعين وما إلى ذلك.
من الأمور المهمة التي يجب ملاحظتها بشأن التواصل غير اللفظي أنه يمكن أن يحدث أيضًا عن غير قصد. على سبيل المثال ، من المرجح أن عدم النظر إلى الشخص الذي يشاركك فكرة ما يعني أنك إما غير مهتم أو لا توافق على الفكرة.
4.التواصل البصري
يستخدم الاتصال المرئي العلامات والرسومات والرسوم التوضيحية والرسومات والصور وما إلى ذلك لنقل المعلومات والرسائل. يمكن أن يسهل اختيار العناصر المرئية الصحيحة على الأفراد تفسير المعلومات.
يمكن لكل من الاتصال الشفهي والكتابي الاستفادة من العناصر المرئية لجعل المعلومات أكثر قابلية للفهم. المثال الأكثر شيوعًا حيث يتم استخدام الاتصال المرئي جنبًا إلى جنب مع الاتصال اللفظي والكتابي هو أثناء اجتماعات الفريق.
ما هي أهمية الاتصال؟
في مكان العمل ، تكون الفرق في حالة اتصال دائم عبر البريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو والمكالمات الهاتفية والنصوص والاجتماعات وجهًا لوجه. إذا تم توصيل أهداف وغايات المشروع بوضوح ، يمكنك زيادة فرصك في تحقيق تلك الأهداف.
مع تزايد عدد المشاريع الفاشلة ، تزداد الحاجة إلى تنفيذ استراتيجيات اتصال فعالة يومًا بعد يوم. قبل أن نمضي قدمًا ونناقش طرقًا مختلفة لتنفيذ إستراتيجية اتصال ، دعنا أولاً نفهم ما يتطلبه الأمر لتطوير إستراتيجية تواصل للتواصل.
هيا بنا:
يمكن أن تكون استراتيجية الاتصال قصيرة ومركزة أو طويلة ومفصلة حسب النتيجة التي ترغب في تحقيقها. مهما كان الأمر ، فأنت بحاجة إلى تحديد الأشياء التالية أولاً:
1.فهم احتياجاتك ومتطلباتك
قبل أن يبدأ أعضاء الفريق العمل ، اجعلهم يفهمون سبب وجود الاستراتيجية في المقام الأول. يجب وضع استراتيجية اتصال بحيث تخدم هدفًا تجاريًا أو تنظيميًا. اكتشف المشكلة وابحث عن الحلول وحدد الأدوار وفقًا لذلك.
2.إشراك الناس
أثناء صياغة الإستراتيجية ، يعد إشراك الآخرين فكرة رائعة. يعني جلب أعضاء الفريق الآخرين الحصول على المزيد من المدخلات التي تزيد من فرص وضع استراتيجية اتصال فعالة.
3.اعرف جمهورك
معرفة الجمهور المستهدف أمر لا بد منه لتنفيذ استراتيجيتك بنجاح. اكتشف جمهورك - محلي أو وطني أو عالمي. افهم احتياجاتهم ومتطلباتهم بوضع نفسك مكانهم.
4.تحديد أهداف واضحة
سواء كانت حملة تسويقية أو هدفًا تنظيميًا ، فإن أهداف الاتصال المحددة جيدًا ستأخذ إستراتيجيتك إلى مستوى آخر. تؤدي الأهداف الواضحة إلى زيادة التركيز والوضوح مما يؤدي إلى جودة الاتصال.
5.التقييم
قم بإجراء التقييم أثناء تقدمك للتحقق مما ينجح وما لا يعمل. حتى لو كنت قد نجحت في إستراتيجيتك ، استمر في فحصها وتحسينها وصقلها. سيساعدك هذا التقييم على معرفة ما إذا كان يجب تغيير التكتيكات أم لا ، ويجب إضافة الموارد أم لا ، ويجب تنفيذ الخطط الجديدة أم لا.
استراتيجيات الاتصال : أفضل 9 استراتيجيات فعالة
في أي فريق ، يحتاج الأعضاء إلى التفاعل والتواصل مع بعضهم البعض من وقت لآخر. التواصل الجيد لا يقوي الرابطة بين أعضاء الفريق فحسب ، بل يسهل أيضًا العملية الشاملة لمشاركة المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن الاتصال جزء حيوي من حياتنا خارج العمل ، فمن الأفضل رفع مستوى مهارات الاتصال لديك وجعلها واحدة من نقاط قوتك الرئيسية.
إليك اقتباس شائع لجون باول من شأنه أن يحفزك على بذل الجهود لتحسين مهارات الاتصال لديك:
"التواصل يعمل مع أولئك الذين يعملون فيه."
الآن ، دعنا نلقي نظرة على استراتيجيات الاتصال الأكثر فاعلية التي يجب أن تتبعها أنت وزملاؤك في الفريق لجعل تفاعل الفريق ممتعًا ومفيدًا:
1.شجع التواصل الفردي
يعد التواصل الفردي أمرًا مهمًا لتطوير رابطة وفهم زملائك في الفريق بطريقة أفضل. عندما تتحدث إلى الآخرين على المستوى الشخصي ، ستعرف المزيد عنهم.
يمكنك قراءة لغة جسدهم ، ومعرفة طرق الاتصال الأكثر راحة لهم ، ومعرفة الإشارات المرئية التي يستخدمونها أكثر ، وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، عندما تحتاج إلى مشاركة بعض المعلومات السرية مع شخص ما ، فإنك تحتاج إلى التواصل وجهًا لوجه مع شخص تثق به. يمكنك التحدث بسهولة عن الأمور على انفراد والحصول على اقتراحات من شخص واحد دون إشراك أشخاص آخرين في فريقك
2.دع الجميع يتحدثون في الاجتماعات
نعم ، أوافق أيضًا على أن اجتماعات الفريق مملة ويبدو أنها إجراء شكلي. ولكن هذا يحدث عادةً عندما يكون لعدد محدود من المشاركين امتياز مشاركة ما يدور في أذهانهم. الاجتماعات ذات الأجندات المحددة ومشاركة أولئك الذين يرتبطون ارتباطًا مباشرًا بالقضايا التي تتم مناقشتها ليست مثمرة للجميع.
لا يهم ما إذا كنت قائد فريق أو عضو فريق ، فأنت بحاجة إلى التعبير عن أفكارك بصراحة خلال الاجتماع. تقع على عاتق المدير أو منظم الاجتماع مسؤولية ضمان حصول كل مشارك على فرصة متساوية للتعبير عما يدور في أذهانهم.
علاوة على ذلك ، يحتاج المشاركون إلى الاستماع بعناية لما يقوله الآخرون دون مقاطعتهم. لن يجعل هذا الاجتماع أكثر انفتاحًا فحسب ، بل يمنح أيضًا فرصة عادلة للجميع لصقل مهارات التحدث والاستماع لديهم.
3.استفد من وسائل الاتصال المتعددة
يفضل بعض الأشخاص التحدث وجهًا لوجه بينما يجد البعض الآخر أنه أكثر فعالية في إرسال رسائل نصية لنقل المعلومات. قد ترغب في التمسك بقنوات الاتصال المفضلة لديك ولكن هذا لن يجعل التواصل مع الآخرين سهلاً لك على المدى الطويل.
مثلك تمامًا ، لكل شخص مجموعته الخاصة من طرق الاتصال المفضلة. ومع ذلك ، لنقل رسائلك مع كل فرد في فريقك دون أي احتكاك ، عليك أن تشعر بالراحة مع طرق الاتصال المختلفة.
يمكنك الاقتراب خطوة واحدة لتصبح خبيرًا في الاتصال من خلال الاستفادة من القنوات المختلفة للتواصل مع فريقك.
4.جلب بعض الفكاهة: لماذا الجدية جدا؟
يمكن للمحادثات الجادة أن تضعك أنت والمشاركين الآخرين في حالة ذهنية سلبية. وسيؤثر هذا على كيفية إدراكك للمعلومات واستخلاص النتائج. علاوة على ذلك ، عندما تصبح جلسة الاتصال جادة للغاية ، يريد الجميع تركها في أقرب وقت ممكن ويتم إعاقة تدفق المعلومات بشكل كبير.
في بعض الأحيان ، تحتاج إلى نشر معلومات مكثفة وليس من الممكن تجنب جلسة اتصال مرهقة. في مثل هذه الحالة ، يجب أن تعرف كيف تخفف من مزاجك مثل الآخرين. يمكن للنكتة الجيدة أن تفعل الحيلة وتساعد الجميع على الاسترخاء والاحتفاظ باهتمامهم بالموضوع الذي تتم مناقشته.
5.جهز نفسك مسبقًا
لا تأخذ الأمور باستخفاف واستعد دائمًا مسبقًا عندما تضطر إلى مشاركة بعض المعلومات المهمة مع زملائك في الفريق. أنت بالتأكيد لا تريد أن يتم تخطي أي جزء من المعلومات أثناء توصيل الرسالة مع فريقك.
من الجيد دائمًا تدوين جميع النقاط المهمة التي تريد توصيلها بفريقك. تحتاج أيضًا إلى التركيز على تقديم المعلومات بطريقة شيقة وجذابة. من الممارسات الجيدة تخصيص المعلومات التي تريد مشاركتها مع جمهور معين.
6.تعزيز الملاحظات أثناء جلسات الاتصال
الاتصال هو عملية ذات اتجاهين ولا يمكن تبادل المعلومات بشكل فعال إذا كان تدفق المعلومات أحادي الاتجاه. ما أعنيه هنا من اتجاه واحد هو أن المعلومات تتدفق فقط في اتجاه واحد. على سبيل المثال ، قمت بمشاركة بعض المعلومات مع فريقك ولم يسأل أحد أو يناقش المعلومات معك.
تلعب التغذية الراجعة دورًا حيويًا في تحسين الفعالية الشاملة للاتصال من خلال تمكين تدفق المعلومات في الاتجاه العكسي أيضًا. المثال الأكثر شيوعًا للتعليقات هو الأسئلة التي تطرحها في نهاية العرض التقديمي. يمكن أن تكون التعليقات في شكل شكوك أو اقتراحات أو أفكار ستحصل عليها بعد توصيل رسالتك.
7.كن مستعدًا لإشراك نفسك في المحادثات الصعبة
في بعض الأحيان ، قد تجد نفسك في محادثة مع شخص تختلف أفكاره وآرائه ومشاعرك تمامًا عن أفكارك. الخياران الأكثر وضوحًا لديك في مثل هذه الظروف هما إما تجنب المحادثة أو الانخراط في مناقشة.
لكن أيا من الطريقتين لن تؤدي إلى الحيلة ، وهي جعل الاتصال يحدث بشكل فعال مع إبقاء الاختلافات الشخصية جانبا. لذا ، ما عليك القيام به للتعامل مع محادثة صعبة هو البقاء هادئًا ومحاولة فهم ما يريد الشخص الآخر قوله قبل الرد.
يمكنك أيضًا التدرب على كيفية ردك عندما تدخل في محادثات صعبة يمكن أن تحدث مع مديرك أو أعضاء فريقك.
8.قم بتدوين جميع النقاط الرئيسية للمناقشة
أثناء التواصل مع فريقك ، خاصة أثناء مناقشة أو اجتماع ، فإنك تشهد تدفق كمية كبيرة من المعلومات والأفكار. ومع ذلك ، من الصعب الاحتفاظ بجميع المعلومات المفيدة التي يتم مشاركتها شفهيًا مع بعضنا البعض.
نتيجة لذلك ، من المحتمل أن تفقد الجزء الأكبر من المحادثة التي قد تكون مفيدة.
للتأكد من أن المناقشة تجلب نتائج مثمرة وأن المعلومات لا تضيع ، تحتاج إلى تدوين كل معلومة تبدو ذات قيمة. بهذه الطريقة ، يمكنك تأمين العديد من الأفكار التي كانت ستضيع لولا ذلك.
9.استفد من أدوات الاتصال
اليوم ، ظهرت العديد من الأدوات التي تسهل على الفريق التواصل ومشاركة أفكارهم وأفكارهم بسهولة. يمكنك استخدام أدوات التعاون الجماعي عبر الإنترنت للمراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو والعصف الذهني وتدوين الملاحظات وما إلى ذلك.
خاتمة
مهارات الاتصال الجيدة ضرورية للنجاح في مكان العمل. سواء كنت تتواصل مع فريقك أو مع رئيسك في العمل ، يجب عليك ممارسة استراتيجيات الاتصال الفعالة لنقل محادثاتك إلى المستوى التالي. أقترح أيضًا أنه يجب عليك محاولة تجنب الأخطاء الشائعة التي تؤثر على عملية الاتصال الشاملة وتعطل تدفق المعلومات.
قبل أن تذهب ، أريد مشاركة اقتباس معك يؤكد على أهمية التواصل:
"الاتصال - الاتصال البشري - هو مفتاح النجاح الشخصي والمهني." - بول جي ماير