ما هو دفتر الأستاذ؟ وما هي أنواعه ؟ شكل دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ هو كتاب أو سجل رقمي يحتوي على قيود مسك الدفاتر. قد تحتوي دفاتر الأستاذ على معلومات تفصيلية عن المعاملات لحساب واحد ، أو نوع واحد من المعاملات ، أو – في حالة دفتر الأستاذ العام – معلومات ملخصة لجميع المعاملات المالية للشركة على مدار فترة. ويعرف دفاتر الأستاذ أيضًا باسم كتاب الدخول الثاني. وتحتوي دفاتر الأستاذ على المعلومات اللازمة لإعداد البيانات المالية.

يوفر دفتر الأستاذ سجلاً لكل معاملة خصم وائتمان عبر عمر الشركة. تُعرف أيضًا كل معاملة داخل دفتر الأستاذ باسم “إدخال دفتر اليومية”. تستخدم الشركات دفاتر الأستاذ للحصول على عرض تفصيلي لمعاملاتها المالية لفترات زمنية مختلفة ، سواء كانت تلك الأسابيع أو الأشهر أو الأرباع أو السنوات.

المعلومات الواردة في دفتر الأستاذ العام هي أيضًا ما يتم استخدامه لإنشاء بيانات الدخل أو الميزانيات العمومية أو المستندات المالية الأخرى. استخدام رئيسي آخر لدفتر الأستاذ هو تتبع الأرصدة المهمة التي يمكن أن توجه قرارات العمل مثل المبلغ الذي يجب دفعه للبائعين أو الموظفين

ما هو دفتر الأستاذ المحاسبي ؟

دفتر الأستاذ هو كتاب أو سجل رقمي يخزن إدخالات مسك الدفاتر. يُظهر دفتر الأستاذ الرصيد الافتتاحي للحساب وجميع عمليات الخصم والائتمانات في الحساب للفترة والرصيد الختامي.

يمكن للشركات الاحتفاظ بدفاتر الأستاذ لجميع أنواع حسابات الميزانية العمومية وبيان الدخل ، بما في ذلك حسابات القبض والحسابات الدائنة والمبيعات وكشوف المرتبات. يتم تلخيص المعاملات من دفاتر الأستاذ الفرعية بشكل دوري ونقلها إلى دفتر الأستاذ العام ، والذي يحتوي على بيانات المعاملات لجميع الحسابات في دليل الحسابات.

يعد إعداد دفتر الأستاذ أمرًا مهمًا لأنه يعمل كمستند رئيسي لجميع معاملاتك المالية. نظرًا لأنه يُبلغ عن الإيرادات والنفقات في الوقت الفعلي ، يمكن أن يساعدك في البقاء على رأس إنفاقك. يساعدك دفتر الأستاذ العام أيضًا في تجميع ميزان المراجعة وتحديد المعاملات غير العادية وإنشاء البيانات المالية.

أهمية دفتر الأستاذ في المحاسبة

يحتوي دفتر الأستاذ على إدخالات محاسبية تُستخدم لإعداد البيانات المالية. يغطي جميع الحسابات المختلفة المشاركة في الأعمال التجارية. يمكن استخدام هذه السجلات المحاسبية لإعداد المستندات المالية مثل الميزانيات العمومية وبيانات الدخل. هذه أدوات مفيدة لفهم الوضع المالي لعملك.

يمكنك استخدام هذه العبارات لإرشادك في اتخاذ قرارات العمل لأنها ستمنحك إحساسًا أفضل بما يمكن لشركتك تحمله.

هناك سببان رئيسيان وراء أهمية دفاتر الأستاذ بشكل كبير للشركات.

الأول هو القانون. اعتمادًا على قطاع وهيكل الأعمال في الشركة ، يمكن أن يعني هذا أكثر بكثير من مجرد ضريبة. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون سجلات دفتر الأستاذ للشركة دليلاً على أنها قدمت معلومات دقيقة للمساهمين أو الدائنين.

والثاني هو أن التفاصيل يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في القرارات ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمسائل المالية. يمكن أن تكون المؤشرات عالية المستوى مثل النسب مفيدة كطريقة ملائمة لاتخاذ قرارات سريعة وصغيرة نسبيًا. عندما يتعلق الأمر بالقرارات المهمة ، غالبًا ما يرغب الناس في رؤية المزيد من التفاصيل

أنواع حسابات دفتر الأستاذ

هناك عدة أنواع من حسابات دفتر الأستاذ العام الأساسي. نحن نغطي الأساسيات أدناه.

1. حسابات الأصول

يغطي حساب الأصول حسابات القبض والنقد والمصروفات المدفوعة مسبقًا والأصول الثابتة. يشار إلى حسابات الأصول أيضًا بالحسابات الحقيقية أو الحسابات الدائمة لأنها لا تغلق في نهاية السنة المحاسبية. يتم ترحيل رصيد حساب كل أصل ليكون بمثابة رصيد البداية للفترة المحاسبية التالية. هذه الأصول تضيف إلى قيمة عملك.

2 . حسابات المسؤولية

يغطي حساب الالتزام ودائع العملاء والمدفوعات المسبقة والالتزامات المالية التجارية والديون وبعض أنواع ضرائب الدخل المؤجلة المتعلقة بالمعاملات السابقة. قد تشمل أنواع حسابات الخصوم الحسابات الدائنة وضرائب الدخل المؤجلة والمطلوبات المستحقة (المبالغ المستحقة ولكن لم يتم تسجيلها بعد في الحسابات المستحقة الدفع). هذه كلها أنواع من الأرصدة الدائنة ، مما يعني أنها تنتقص من قيمة عملك.

3. حسابات حقوق المساهمين

يغطي حساب حقوق المساهمين الحسابات المتعلقة بالملكية النقدية لعملك. سينتهي هذا عمومًا بأن يكون معادلاً للفرق بين الخصوم والأصول المسجلة. إذا كان لدى الشركة أصول أكثر من المطلوبات ، فإن حقوق المساهمين تكون إيجابية. إذا كانت الشركة لديها التزامات أكثر من الأصول ، فإن حقوق المساهمين تكون سالبة. تشمل الأنواع المختلفة من حسابات المساهمين الأسهم العادية ورأس المال الإضافي المدفوع والأسهم المفضلة والأرباح المحتجزة.

4. حسابات الإيرادات

تشير الإيرادات إلى أي أصول تحصل عليها الشركة في سياق أنشطتها التجارية. يمكن أن يشمل ذلك النقد أو الذمم المدينة ، على سبيل المثال. يعرض حساب الإيرادات رصيدًا ائتمانيًا. نادرًا ما يكون لحسابات الإيرادات ديون نظرًا لأن الدخل لا يُسحب من الشركة أبدًا. سيؤدي الرصيد في حساب T للإيرادات إلى زيادة رصيد حساب الإيرادات.

5. حسابات المصاريف

يغطي حساب المصاريف مختلف التكاليف التي قد يتكبدها عملك في عملياته اليومية. يمكن أن يشمل ذلك اللوازم المكتبية والبرامج والخدمات المهنية. يتم تسجيل المصروفات بما يتماشى مع هذه الفئات. هذه حسابات مؤقتة يجب إغلاقها في ختام كل دورة محاسبية.

6. حسابات الإيرادات والخسائر

يغطي حساب الإيرادات والخسائر أشياء مثل الاستثمار والفائدة والتخلص من الأصول. قد يحدث التخلص من الأصول إذا كنت تبيع أحد الأصول لأنه لم يعد مفيدًا أو مطلوبًا. على سبيل المثال ، إذا استثمرت في ثلاثة أجهزة كمبيوتر جديدة لفريقك ولكنك تم تقليص حجمها وأصبح لديك الآن موظف واحد فقط ، يمكنك بيع جهازي الكمبيوتر المتبقيين (وهما أصول فنية).

كيف يستخدم المحاسبون حسابات دفتر الأستاذ؟

يسجل محاسب الشركة المعاملات على مدار العام عن طريق ترحيل الديون والائتمانات إلى هذه الحسابات. تنتج المعاملات من الأنشطة التجارية العادية مثل إعداد الفواتير للعملاء أو شراء المخزون. يمكن أن تنتج أيضًا من إدخالات دفتر اليومية ، مثل تسجيل الإهلاك.

خطوات كتابة دفتر الأستاذ المحاسبي

تستخدم معظم الشركات برامج المحاسبة التي ترسل جميع المعاملات المالية مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في إنشاء دفتر الأستاذ العام الخاص بك ، فستحتاج أولاً إلى فهم أساسيات إمساك الدفاتر ذات القيد المزدوج.

في نظام القيد المزدوج ، تؤثر كل معاملة مالية على حسابين مختلفين على الأقل في دفتر الأستاذ. يتم تسجيل كل إدخال في عمودين ، مع ترحيلات الخصم على اليسار وإدخالات الائتمان على يمين دفتر الأستاذ. يجب أن يتوازن إجمالي جميع الإدخالات الدائنة والمدينة.

إليك كيفية إنشاء دفتر الأستاذ الخاص بك واستخدامه:

الخطوة 1: إعداد حسابات دفتر الأستاذ

ابدأ بأنواع الحسابات الخمسة: الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات (وربما الإيرادات والمصروفات الأخرى). ضمن كل نوع حساب ، قم بإدراج الحسابات التي تحتاجها. على سبيل المثال ، ضمن نوع حساب الأصول ، ستقوم بإنشاء حساب نقدي وحساب حسابات القبض.

الخطوة 2: إنشاء أعمدة

قم بعمل أعمدة في أقصى يسار الصفحة للتاريخ أو المعاملة أو رقم إدخال دفتر اليومية والوصف.

قم بإنشاء أعمدة على الجانب الأيمن للخصم والائتمان والرصيد الجاري. تزيد الديون من حسابات الأصول والمصروفات وتقلل من المسؤولية والإيرادات وحسابات الأسهم. تزيد الاعتمادات من المسؤولية والإيرادات وحسابات الأسهم وتقليل الأصول والمصروفات.

الخطوة 3: تسجيل المعاملات المالية

يومًا بعد يوم ، سجّل معاملاتك التجارية فور حدوثها. إذا كنت قد أدخلت في دفتر اليومية ، فقم بإرساله إلى دفتر الأستاذ على الفور.

الخطوة 4: إنشاء ميزان تجريبي

قم بتلخيص أرصدة النهاية من دفتر الأستاذ العام وإجماليات مستوى الحساب الحالي لإنشاء تقرير ميزان المراجعة الخاص بك. تتم مطابقة مجاميع ميزان المراجعة واستخدامها لتجميع البيانات المالية.

شكل دفاتر الأستاذ

تحتوي دفاتر الأستاذ على تنسيق T حيث يظهر الخصم على الجانب الأيسر ويظهر الائتمان على الجانب الأيمن. يحتوي كل جانب على أربعة أعمدة: التاريخ والتفاصيل والرقم المرجعي والمبلغ. لا تتضمن التنسيقات الجديدة أعمدة الأرقام المرجعية.

قالب دفتر الأستاذ كما يلي:

كتاب الحسابات وجهان:

• جانب الخصم: يمثل الجانب المدين للحساب جميع الزيادات المدين.
• جانب الائتمان: يوضح هذا الجانب كل الزيادات الائتمانية للحساب.

أعمدة دفتر الأستاذ المختلفة هي كما يلي:

• التاريخ: تاريخ تنفيذ صفقة معينة.
• تفاصيل: حساب كونترا
• الحساب المعني في نظام القيد المزدوج.
• الرقم المرجعي (R): يتكون من الرقم التسلسلي لقيد اليومية. الرقم مذكور في دفاتر الأستاذ – دفتر اليومية.
• المبلغ: هو المبلغ المدين أو المضاف إلى حساب معين أثناء المعاملة.

ما الفرق بين المجلة ودفتر الأستاذ؟

تلعب كل من مجلة المحاسبة ودفتر الأستاذ أدوارًا أساسية في عملية المحاسبة. يقوم محاسبو الحسابات بتسجيل المعاملات بشكل أساسي في مجلة ، والمعروفة أيضًا باسم دفتر الدخول الأصلي.

بعد ذلك ، يمكن لأمناء الدفاتر ترحيل المعاملات إلى دفاتر الأستاذ الفرعية الصحيحة أو الحسابات المناسبة في دفتر الأستاذ العام. بينما يتم ترحيل العديد من المعاملات المالية في كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ ، إلا أن هناك اختلافات كبيرة في الغرض والوظيفة لكل من دفاتر المحاسبة هذه.

في طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، يتم تسجيل المعاملات المالية مبدئيًا في المجلة. يُعرف أيضًا باسم كتاب المحاسبة الأساسي أو دفتر الإدخال الأصلي. يجب أن تتضمن المجلة أوصافًا تفصيلية لكل معاملة.

من ناحية أخرى ، فإن دفتر الأستاذ هو كتاب الإدخال الثاني لأنه يلخص المعلومات من المجلة بتنسيق حاسب تي “T-account“. يتم استخدامه لإنشاء ميزان المراجعة ، وهو أيضًا مصدر البيانات المالية مثل بيان الدخل والميزانية العمومية.

1.تسجيل المعاملات

التدوين هو عملية تسجيل المعاملات في مجلة كإدخالات دفتر اليومية. الترحيل هو عملية نقل جميع المعاملات إلى دفتر الأستاذ.

يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية بترتيب زمني ، مما يجعل من السهل تحديد المعاملات ليوم عمل معين أو أسبوع أو فترة فوترة أخرى. على النقيض من ذلك ، قد تقوم الإدخالات في دفتر الأستاذ بتجميع المعاملات المتشابهة في حسابات محددة لتقييم البيانات للأغراض المالية والمحاسبية الداخلية.

عادةً ما يتم تسجيل المعاملات التي تحدث بشكل متكرر – مثل الإيرادات والإيصالات النقدية والمشتريات والمدفوعات النقدية – كإدخالات دفتر اليومية أولاً.

2. شكل المجلة بسيط

يتضمن تاريخ المعاملة وتفاصيل المعاملة ورقم السجل ومبلغ الخصم ومبلغ الائتمان. ليست هناك حاجة لتحقيق التوازن بين إدخالات دفتر اليومية.

3. شكل دفتر الأستاذ

يستخدم دفتر الأستاذ تنسيق حساب T ، حيث يتم تسجيل التاريخ والتفاصيل والمبلغ لكل من عمليات الخصم والائتمان.

تبدأ حسابات دفتر الأستاذ دائمًا برصيد افتتاحي. بالنسبة لحسابات الميزانية العمومية ، عادةً ما يكون الرصيد الافتتاحي هو الرصيد الختامي من الفترة السابقة. تبدأ حسابات بيان الدخل برصيد افتتاحي قدره صفر لأنه كان يجب إغلاق الإيرادات والمصروفات أمام الأرباح المحتجزة في نهاية الفترة السابقة. في نهاية الفترة ، يجب موازنة جميع مبالغ دفتر الأستاذ. بمعنى آخر ، يجب أن تتساوى الديون مع الائتمانات.

يعد إعداد دفتر الأستاذ أمرًا حيويًا لأنه يعمل كمستند رئيسي لجميع معاملاتك المالية. نظرًا لأنه يُبلغ عن الإيرادات والنفقات في الوقت الفعلي ، يمكن أن يساعدك في البقاء على رأس إنفاقك. يمكّنك دفتر الأستاذ العام أيضًا من تجميع ميزان المراجعة ويساعدك على اكتشاف المعاملات غير العادية وإنشاء البيانات المالية.

باستخدام دفتر الأستاذ ، يمكنك الاحتفاظ بسجل دقيق للمعاملات المالية لشركتك وإنشاء تقارير مالية ومراقبة نتائج الأعمال.

ولكن لا يتعين عليك أن تكون على دراية وثيقة بالمجلات ودفاتر الأستاذ للحفاظ على علامات التبويب المتعلقة بالصحة المالية لنشاطك التجاري. يؤدي استخدام برامج المحاسبة أو العمل مع محاسب أو محاسب محترف إلى تسهيل تسجيل كل معاملة والتأكد من توازنها في كل مرة.

خلاصة

يعد دفتر الأستاذ مستندًا مهمًا في المحاسبة لأنه يمنحك رؤية شاملة لأموال عملك. في محاسبة الأعمال ، هو الجسر بين التسجيل الفوري للمعاملات في دفتر اليومية وإضافة الأرصدة في ميزان المراجعة.

إنها تشكل الأساس للميزانيات العمومية النهائية لعملك. سيساعدك فهم كيفية عمل دفتر الأستاذ في مراقبة الصحة المالية ونمو عملك.

أسئلة وأجوبة حول دفتر الاستاذ