الموظفون هم العناصر الأكثر أهمية في الشركة - فالموظفون المنتجون هم ما يجعل الشركة ناجحة في المقام الأول. وكما يلاحظ جيمع أرباب العمل ، الانتاجية تتضائل عبر السنوات. إذا السؤال المطروح " كيف يمكننا زيادة الانتاجية في العمل ؟.
إليك ما هي إنتاجية الموظف حقًا ، وسبب أهميتها ، وكيف يمكنك قياسها ، وحسابها ، والأهم من ذلك ، كيف يمكنك زيادتها.
ما هي إنتاجية الموظف؟
إنتاجية الموظف ، والمعروفة أيضًا بالإنتاجية في مكان العمل أو الانتاجية في العمل ، هي مقياس ناتج الموظف الفردي.
على سبيل المثال ، سترغب الشركة التي تنتج الزجاجات في معرفة عدد الزجاجات التي يمكن لموظف واحد تصنيعها في فترة زمنية محددة - هذا الرقم هو ناتج الموظف الفردي.
على هذا النحو ، لا ينبغي الخلط بين إنتاجية الموظف وإنتاجية العمل (إنتاجية القوى العاملة) ، وهو الناتج الاقتصادي الإجمالي لبلد أو شركة لكل ساعة عمل.
أهمية إنتاجية الموظف
الغرض من أي شركة هي أن تكون ناجحة - وقد أثبتنا بالفعل أن إنتاجية الموظفين يمكن أن تؤدي إلى نجاح الشركة أو تنهيها. هناك عاملان يحددان ما إذا كان الموظفون ناجحين في عملهم:
- الإنتاجية - مقدار العمل المنجز
- الفعالية - مقدار الجهد المبذول في هذا العمل
قد يقضي بعض الأشخاص وقتًا طويلاً في إنهاء قدر صغير من العمل - فهؤلاء الأشخاص أكثر فعالية من إنتاجيتهم.
قد ينهي أشخاص آخرون الكثير من العمل في وقت قصير - هؤلاء الأشخاص أكثر إنتاجية من فعاليتهم.
يجب عليك دائمًا تحقيق أقصى استفادة من إنتاجيتك وفعاليتك - الهدف من بذل أقصى جهد في عملك هو إنهاء أكبر قدر ممكن من العمل في أقصر وقت ممكن.
هناك العديد من الفوائد للإنتاجية العالية للموظفين والتي تثبت أهميتها في شركتك - إذا كان الموظفون منتجين ، فإن العمل:
- يصبح أكثر ربحية
- الشركة تنمو
- الشركة تلبي طلب المستهلك
- تظل قادرة على المنافسة
في جوهرها ، تضمن الإنتاجية العالية للموظفين أن تظل الشركة ذات صلة بالسوق.
كيفية قياس إنتاجية الموظف
لقياس إنتاجية الموظف ، ستحتاج أولاً إلى التحدث مع موظفيك وتحديد معيار تقارن به نتائج الموظفين الفردية. يمكنك قياس إنتاجية الموظف من خلال:
قياس عدد المبيعات
الدليل على أن لديك إنتاجية عالية هو ملاحظة ارتفاع عدد المبيعات التي تقوم بها.
كيف تقيسه؟ أنت تحدد عدد المبيعات الشهرية التي يتعين على موظفك إجراؤها ، ثم تقارن نتائجهم الشهرية بهذا الرقم.
على سبيل المثال ، قررت أنه يجب على كل موظف إجراء 100 مكالمة شهريًا ، وإجراء 20 جهة اتصال ، و 10 عمليات بيع. إذا كان الموظف يجري 120 مكالمة ، ولكن 5 مبيعات فقط ، فهذا يعني أنه لا يصل إلى المستوى القياسي. إذا كان الموظف يجري 80 مكالمة ، ولكن 15 عملية بيع ، فإنه يتغلب على المعيار المحدد.
قياس تحقيق الأهداف
دليل على أن لديك إنتاجية عالية: تحقيق عدد كبير من الأهداف.
كيف تقيسه؟ أنت تحدد عدد الأهداف التي يحتاج الموظفون للوصول إليها شهريًا ، ثم تقارن نتائجهم الشهرية بهذا الرقم.
قياس الربح
دليل على أن لديك إنتاجية عالية: ربح مرتفع.
كيف تقيسه؟ أنت تحدد الربح السنوي المثالي لشركتك. إذا وصلت إليها أو تجاوزتها فقد أثبتت إنتاجية موظفك. إذا لم تصل للربح السنوي ، فإن موظفيك لا يصلون إلى نسبة الإنتاجية المتوقعة.
قياس حجم العمل المنجز
دليل على أن لديك إنتاجية عالية: عدد كبير من المهام المنجزة.
كيف تقيسه؟ أنت تحدد عدد المهام التي يحتاج الموظفون لإكمالها في الأسبوع ، ثم تقارن نتائجهم الشهرية بهذا الرقم.
قياس جودة العمل المنجز
دليل على أن لديك إنتاجية عالية: يتم الانتهاء من جميع المشاريع ، بغض النظر عن عددها ، بطريقة جيدة.
كيف تقيسه؟ أنت تحدد المعلمات التي تحدد مشروعًا مكتملًا كجودة ومشروع ناجح ، ثم تحدد عدد مشاريعك المنتهية التي ترقى إلى مستوى هذه المعلمات.
على سبيل المثال ، عند تطوير تطبيق ما ، يعتبر المشروع ناجحًا وله جودة عالية إذا كان التطبيق يعمل ، وإذا كان يفي بجميع متطلبات العميل ، وإذا كان العميل راضياً.
قياس الوقت المستغرق
دليل على أن لديك إنتاجية عالية: قضاء وقت أقل في العمل في مشروع.
كيف تقيسه؟ قم بتعيين تقديرات للوقت الذي سيستغرقه الموظفون لإنهاء جميع المهام المتعلقة بالمشروع ، وتزويد العميل بموعد نهائي للمشروع بناءً على تلك التقديرات.
اطلب من موظفيك تتبع الوقت الذي يقضونه في هذه المهام. إذا انتهيت قبل الموعد النهائي ، كان فريقك مثمرًا بوقته (والجدول الزمني).
كيف تحسب إنتاجية الموظف؟
لفهم كيف يمكنك زيادة إنتاجية الموظف ، يجب عليك حساب الوضع الحالي لإنتاجية الموظف أولاً.
هناك طرق مختلفة للقيام بذلك ، ولكن الطريقة الأكثر شيوعًا تتضمن عادةً مقارنة أداء الموظف بالتكلفة النسبية التي يجلبها للشركة - الهدف النهائي هو الحصول على قيمة أكبر من الموظف أكثر مما يتقاضاه ، ولكن ، كما رأينا في القسم السابق من هذا القال ، هناك المزيد من المؤشرات على زيادة إنتاجية الموظفين و زيادة الانتاجية في العمل .
يمكنك أيضًا حساب النسبة المئوية لإنتاجية الموظفين المحتملة داخل شركتك إذا اتبعت هذه الخطوات الأربع:
الخطوة 1: تحديد معيار
ستقيس جميع مستويات الإنتاج وفقًا لهذا المعيار.
الخطوة 2: حدد مقدار الوقت المتاح لك في أسبوع العمل
إذا كان لديك أسبوع عمل مدته خمسة أيام ، بمعدل يومي 8 ساعات ، فلديك 40 ساعة ، أو 2400 دقيقة كل أسبوع.
الخطوة 3: اطرح كل الوقت "غير المنتج" من أسبوع عملك
يتضمن ذلك جميع استراحات الغداء والإجازات القصيرة والاجتماعات والأنشطة المماثلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقضي حوالي 30 دقيقة في استراحة الغداء ، و 30 دقيقة في فترات الراحة القصيرة ، وساعة واحدة في الاجتماعات كل يوم ، فهذه هي 10 ساعات أو 500 دقيقة ، يجب أن تخصم من إجمالي وقت أسبوع العمل. هذا يترك 1900 دقيقة من الوقت الذي تكون فيه منتجًا.
الخطوة 4: احسب النسبة المئوية
اقسم عدد وقت الإنتاج المتاح (1900) على عدد وقت العمل المتاح في الأسبوع (2400) ، ثم اضرب في 100 لتحصل على نسبة إنتاجيتك (1900/2400 * 100 = 79٪).
عند حساب نسبة إنتاجيتك ، تذكر شيئين مهمين:
- لا يمكنك أبدًا أن تكون منتجًا بنسبة 100٪
- نسبة إنتاجيتك هي فقط الرقم المثالي - سيحتاج الموظفون إلى التركيز وتجنب الانحرافات من أجل الوصول إلى أقصى نسبة إنتاجية للشركة تبلغ 79٪
كيفية زيادة الانتاجية في العمل
من أجل زيادة الإنتاجية في العمل بنفس فريق العمل ، يجب عليك تنفيذ الخطوات الثماني التالية:
1.تحسين ظروف وفضاء مكان العمل
- إنارة طبيعية
- نباتات في مكان العمل
- جدران زرقاء وخضراء
إذا كنت ترغب في جعل موظفيك منتجين ، فستحتاج إلى التأكد من أنهم يعملون في أفضل الظروف.
تأكد من وجود الكثير من الضوء الطبيعي في المكتب.
- الموظفون الذين يعملون في مكتب به نوافذ وضوئ طبيعي ينامون 46 دقيقة إضافية في الليل - يكونون أكثر راحة وأكثر عرضة للتركيز عندما يأتون إلى العمل.
- قم بتضمين الحياة النباتية في المكتب. تجعل المكاتب الخضراء الموظفين أكثر راحة ، وبالتالي أكثر إنتاجية في عملهم.
- لا تترك ألوان الحائط بيضاء. يرتكب الموظفون المزيد من الأخطاء عندما يعملون في مكاتب ذات جدران بيضاء - بدلاً من ذلك ، اختر اللون الأحمر (يساعد في المهام الموجهة نحو التفاصيل) ، والأخضر (يساعد في التحفيز) ، والأزرق (يعزز الإبداع).
2.تحسين البريد الإلكتروني
- حدد مدة زمنية لتفقد البريد الالكتروني وقم بحظره باقي اليوم
- كتابة رسائل بريد إلكتروني قصيرة وسهلة وبسيطة
- لا تراسل الموظفين في منتصف الليل
تدعي الدراسات أننا نقضي 13 ساعة في الأسبوع على رسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي - اضرب ذلك في عدد الموظفين في شركتك ، وستحصل على ساعات محددة من وقتك يمكن أن تقضيها الموظفون في زيادة الانتاجية في العمل .
تحديد وقت مخصص لرسائل البريد الإلكتروني . اطلب من موظفيك تحديد نافذة زمنية كل يوم تتعامل فيها مع رسائل البريد الإلكتروني ، والتزم بهذا الوقت - نفذ جميع اتصالات البريد الإلكتروني خلال ساعة واحدة بعد الغداء ، أو قبل ساعة واحدة من مغادرة العمل.
اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وموجزة. وجه موظفيك ليكونوا مهذبين ودقيقين في أسئلتهم وواضح في إجاباتهم عند كتابة بريد إلكتروني.
توقف عن إرسال بريد إلكتروني إلى موظفيك في منتصف الليل. قد تضغط رسائل البريد الإلكتروني في وقت متأخر من الليل على موظفيك ، وتزيد من مستويات القلق لديهم ، وتقلل من فرصهم في الأداء الجيد في العمل صباح الغد، مما يساهم في نقص الانتاجية في العمل.
3.تحسين الاجتماعات
يقضي الموظفون الكثير من الوقت في الاجتماعات ، حيث تتحول العديد من الاجتماعات إلى مناقشات غير مثمرة، خفض عدد الاجتماعات سيساهم بشكل ملحوظ في زيادة الانتاجية في العمل .
البريد الإلكتروني بدلا الاجتماعات. يعد البريد الإلكتروني وسيلة اتصال أسرع وأكثر دقة ، لذا بدلاً من عقد اجتماعات لا حصر لها ، قم بتفجير رسالة بريد إلكتروني جماعية خلال وقتك المحظور في الساعة المخصصة لرسائل البريد الإلكتروني.
تقليل عدد الاجتماعات في اليوم / الأسبوع / الشهر. عقد الاجتماعات الأساسية فقط.
تقليل عدد الحاضرين في الاجتماع. قد يكون بعض الموظفين أمرًا حيويًا لاجتماعاتك ، لكن لا يجب إلزام الآخرين الذين ليسوا كذلك بالحضور في كل مرة. بدلاً من ذلك ، فإن الحل الأكثر إنتاجية هو جعلهم يواصلون عملهم المعتاد.
تقليل الوقت الذي يقضيه في كل اجتماع. 15-20 دقيقة لكل اجتماع كافية لتغطية أهم النقاط.
4.السماح بجداول زمنية مرنة
تختلف أوقات ذروة الإنتاجية لدى الأشخاص خلال اليوم - لذا فإن الالتزام بجدول زمني صارم من 9 إلى 5 أو العمل الجاد من الساعات الأولى من الصباح قد لا يناسب الجميع.
اجعل ساعات العمل مرنة - بدلاً من العمل 8 ساعات متواصلة في اليوم ، اسمح لموظفيك بالعمل في كتلتين زمنيتين أصغر تساويان معًا 8 ساعات. على سبيل المثال ، دعهم يقضون أوقات العمل من الساعة 7 صباحًا إلى 1 زوالا، والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية/غداء طويل ، ثم إنهاء يوم عملهم من زوالا مساءً إلى 5 مساءً.
سيشعرون بمزيد من الإنتاجية والكفاءة - سيحصلون على موجة جديدة من الطاقة بعد فترة راحة طويلة مدتها ساعتان ، ويتجنبون الركود المخيف الذي يشعر به الموظفون قبل وقت "الإغلاق".
السماح بالعمل عن بُعد - على الرغم من هناك تحديات ستواجهها في العمل عن بُعد ، يعتقد 65٪ من الموظفين أنهم أكثر إنتاجية عندما يعملون خارج المكتب ، ويتمنى 47٪ أن تقدم شركتهم هذه الميزة. حدد الوظائف المؤهلة للعمل عن بُعد ، وحدد ساعات التوفر للعاملين عن بُعد ، وحدد وقت استجابة محددًا ، وأصدر تعليمات للموظفين لتسجيل وقتهم في تقارير الإنتاجية.
5.توفير تدريب أفضل للموظفين
يساعد التدريب والتطوير في تحسين معرفة الموظفين ، ومن ثم أداء عملهم ، بالامتداد مما يساهم في زيادة الانتاجية في العمل .
استخدم برامج متخصصة. توفر برامج إدارة التعلم ، مثل Lynda أو TalentLMS ، العديد من الدورات التدريبية المفيدة التي تساعد الموظفين على التوسع في مهاراتهم القديمة وتعلم بعض المهارات الجديدة. كما أنها توفر تحليلات وإحصاءات ، حتى تتمكن من تتبع تقدم موظفك.
قدم تدريبًا عمليًا. يتيح هذا النوع من التدريب للموظفين اختبار فعالية مهام تدريبية معينة ، من خلال منحهم الفرصة لتجربتها أثناء تعلمهم عنها.
اسمح للموظفين بالتعلم بالسرعة التي تناسبهم. الاستعجال في مواضيع معقدة لن يسمح للمعرفة الجديدة بالبقاء ، أو للموظفين باختبار مهاراتهم المكتشفة حديثًا. من الأفضل ترك الوقت للموظفين لمعالجة تدريبهم أو التعلم بالسرعة التي تناسبهم.
6.وقف الإدارة التفصيلية في تفويض المهام
يعتبر تفويض المهام مثمرًا في حد ذاته ، ولكن لا يمكن للمديرين في كثير من الأحيان التخلي عن المهام التي كلفوا بها للآخرين - لذا فهم يديرون كل التفاصيل بدقة ، مما يجعل تفويض المهام عديم الجدوى. علاوة على ذلك ، يشعر ما يصل إلى 85٪ من الموظفين بالإحباط بسبب الإدارة التفصيلية والرقابة المتشددة - والإشراف المستمر يجعلهم يفقدون الثقة في قدراتهم ، مما يساهم في جعل أدائهم دون المستوى.
إدارة التوقعات والمتطلباتبدل الرقابة المتشددة. إذا كنت تبحث عن نتيجة محددة ، فسيتعين عليك تقديم إرشادات لموظفيك. ستحتاج أيضًا إلى السماح لموظفيك بمعرفة ما تتوقعه منهم - ولن تؤدي جميع متطلبات المهام حسنة النية إلى توقعات المهمة الصحيحة ، لذلك إذا كان موظفوك يركزون على هدفهم أكثر من التركيز على وسائل الوصول إليه ، فأنت سيكون لديك قلق أقل في التعامل مع التفاصيل الدقيقة.
بمجرد تفويض ، غادر الغرفة. سيشعر الموظفون بمزيد من الاستقلالية والاسترخاء) وأكثر ثقة في مهاراتهم إذا لم يكن هناك مشرف يلوح في الأفق باستمرار فوق رؤوسهم.
7.تحسين الاتصال المكتبي
في العمل الجماعي ، يؤدي التعاون الجيد إلى الإنتاجية والفعالية المثلى ، وينبع التعاون الجيد من التواصل الجيد والتعليقات.
بناء العمل الجماعي بشكل هادف. لا يحدث العمل الجماعي الغني بالإنتاجية عن طريق الصدفة - سيتعين عليك أنت وفريقك بذل جهد لتصبح فريقًا فعالاً. يمكنك أن تبدأ باستضافة لقاءات غير رسمية من وقت لآخر - قم بإقامة حفلة مكتبية ، وبدء نزهة للموظفين ، وتنظيم مباراة كرة القدم لبناء الفريق. عند وصول الموظفين الجدد ، تأكد من أنهم يشعرون بالترحيب في مكان العمل ، وأنهم متساوون مع زملائهم الجدد.
ابحث عن وسيلة الاتصال المثالية. قد تستخدم شركتك أداة اتصال وبريدًا إلكترونيًا وهواتف للتواصل ، ولكنك ستحتاج إلى معرفة أفضل طريقة للرد على كل موظف. قد يرد البعض بشكل أسرع على رسائل Slack ، والبعض الآخر على رسائل البريد الإلكتروني ، والبعض يطالب بالرد على هواتفهم.
8.شجع الرعاية الذاتية
إن تشجيع الموظفين على الاعتناء بأنفسهم يقطع شوطًا طويلاً في تشجيع الموظفين على الاهتمام بمهامهم ومشاريعهم.
تشجيع استخدام مزايا التأمين الصحي. تأكد من أن الموظفين على دراية بجميع الفوائد الصحية التي تقدمها الشركة ، ثم تأكد من تشجيعهم على إجراء الاختبارات البدنية الكاملة المتاحة والتطعيمات والمزايا الأخرى.
قدم دورات مفيدة للرعاية الذاتية. يمكنك تسجيل موظفيك في دورات تدريبية لتخفيف التوتر أو إدارة الوقت ، لمساعدتهم على تعلم كيفية تخفيف التوتر اليومي ، وإدارة وقتهم بشكل أفضل ، أو تعلم أي تقنيات رعاية ذاتية مفيدة أخرى.
التعرف على إنجازات الموظف. يبدو من العملي أن تخاطب موظفيك فقط عندما تحتاج إلى الإشارة إلى الأخطاء في عملهم ، ولكن هذه ليست ممارسة مثمرة. يحب الموظفون أن يعرفوا أن عملهم الشاق هو موضع تقدير - 79٪ من المهنيين تركوا وظائفهم بسبب نقص التقدير في مكان العمل. تساعد هذه الإيماءة في رفع ثقتهم - لذا ، خذ الوقت الكافي لتسليط الضوء على إنجازات الأشخاص ونقاط القوة عندما تستطيع.
كلمات أخيرة
بمجرد فهمك لأهمية إنتاجية الموظف لنجاح شركتك ، ستحتاج إلى تنفيذ الخطوات الصحيحة لقياس وحساب ، والأهم من ذلك ، زيادة هذا المورد التجاري القيّم.
تذكر ما يلي :
- زيادة الانتاجية في العمل لا يعني الضغط على موظفيك وتحميلهم أكبر من طاقتهم
- سعادة موظفيك وراحتهم ضرورية من أجل زيادة الانتاجية في العمل
- الانتاجية في العمل يجب أن تشمل تطور الشرطة وتطور الموظف ايضا لكي تبقى الأمور في توازن
من أجل القيام بذلك ، ستحتاج إلى إيلاء اهتمام متساوٍ لما هو مفيد لشركتك وما هو مفيد لموظفيك - تأكد من تحسين ظروف مكان العمل ، وتحسين البريد الإلكتروني والاجتماعات ، والسماح بجداول زمنية مرنة للموظفين ، وتوفير التدريب الأمثل للموظفين ، والتوقف عن قول لا على كل شيئ يتعلق بموظفيك ، وتحسين الاتصال بالمكتب ، فضلاً عن تشجيع الموظفين على الرعاية الذاتية.
هذه كانت أهم طرق التي من شأنها زيادة الانتاجية في العمل وتحسين العلاقات في الشركة.