ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ أفضل أنظمة الفواتير الإلكترونية

إذا كنت لا تزال تتعامل مع متاعب الفواتير الورقية والدفع بالشيكات ، فأنت لا تعتنق السهولة في الدفع الرقمي. من خلال التبديل إلى نظام الفاتورة الإلكترونية أو الفوترة الإلكترونية ستحصل على مستحقاتك بشكل أسرع وبطريقة أكثر أمانًا.

يعد خيار الدفع هذا ممتازًا لأنه يسمح بتسليم الفواتير ودفعها عبر الإنترنت. لذلك لا تقوم فقط بخفض التكاليف ، ولكنك تعمل أيضًا على تحسين الكفاءة العامة. إذا كان هذا يبدو كشيء يمكن أن يستفيد منه نشاطك التجاري ، فهذا لأنه كذلك وأنت على وشك معرفة السبب. في هذه المقالة ، ستتعرف على المزيد حول الفواتير الإلكترونية ولماذا قد تكون مناسبة تمامًا لأي عمل تجاري يحتوي على فواتير متكررة.

معنى الفواتير الإلكترونية

الفوترة الإلكترونية هي عملية فوترة إلكترونية يتم من خلالها إرسال الفواتير واستلام الدفع عبر الإنترنت. يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بواسطة برنامج المحاسبة الخاص بالشركة ويتم إرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الويب.

الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفواتير الورقية. تحتوي الفواتير الإلكترونية على معلومات حول تواريخ الاستحقاق وشروط الدفع. يربط نظام الفواتير الإلكتروني بالكامل بوابة الدفع لتبسيط عملية الدفع.

تقوم الشركات بإصدار الفواتير الإلكترونية من أجل عملياتها المحاسبية والضربية وما إلى ذلك، مثلا عن القيام بعملية تحول عبر منصة ستريب أو بايبال فإنك ستحصل على فاتورة إلكترونية حول المعامة وجميع المعلومات الأساسية.

استخدامات وفوائد الفواتير الإلكترونية

تقدم أنظمة الفوترة الإلكترونية عددًا كبيرًا من المزايا لأي شركة تستفيد منها. فيما يلي بعض الفوائد الملحوظة التي يمكنك الحصول عليها من استخدام نظام الفوترة الإلكتروني:

• إنه أرخص – تعبئة الفواتير الورقية وإدخال البيانات يدويًا في نظام الكمبيوتر يتطلب موارد وعمالة كثيفة. باستخدام نظام فوترة إلكتروني، يمكنك التخلص من كل ذلك وتبسيط الفواتير بدلاً من ذلك.
• صديق للبيئة – كما قد تكون أدركت بالفعل الآن ، فإن نظام الفوترة الإلكتروني يلغي بشكل كبير الحاجة إلى استخدام الورق في الشركات. هذا هو سبب كونه خيارًا صديقًا للبيئة.
• دفع وتحصيل أسرع – تتأكد خيارات الفوترة الإلكترونية من أنك لست مضطرًا إلى الانتظار حتى تمر المدفوعات عبر البريد. يمكن أن تصل إلى البريد الوارد للعملاء في غضون دقائق ، مما يعني أنه يمكنك توقع دفع أسرع مع فرص أقل للتأخير.
• تجربة أفضل للعملاء – سيقدر عملاؤك راحة الدفع من منازلهم المريحة. فهي لن تضمن مدفوعات أسرع فحسب ، بل ستعمل أيضًا على تحسين تجربة العميل بشكل عام.
• منطقة الخدمة العالمية – مع الفوترة الإلكترونية ، يمكنك الآن تلبية احتياجات السوق العالمية. الإنترنت سيفتح العالم بأسره لعملك. طالما كان لدى عملائك اتصال بالإنترنت ، يمكنك البيع لهم ، ويمكنهم تحويل مدفوعاتهم إليك في لمح البصر.
• تقليل فرص ارتكاب الأخطاء – عندما يكون لديك نظام دفع قوي ، سينخفض هامش الخطأ بشكل كبير. إن وجود نظام فعال يتعامل مع الجزء الأكبر من عملية المحاسبة والمعاملات سيقلل من فرص الأخطاء البشرية. بالإضافة إلى ذلك ، ستجعل عملك أكثر كفاءة.
• بيانات العملاء الشخصية – عندما تجمع بين CRM وأنظمة الفوترة الإلكترونية أو لوحات معلومات الأعمال الأخرى التي تتعقب وتسجيل قيمة العميل مدى الحياة وتفضيلات الشراء ، سيبدأ عملك في الاستفادة من تكتيك التسويق القوي للغاية المعروف باسم التجزئة.

عيوب الفواتير الإلكترونية

فيما يلي بعض عيوب استخدام أنظمة الفوترة الإلكترونية:

• الأمان: في الفوترة الإلكترونية ، هناك خطر من وصول شخص آخر إلى معلومات العميل أو تفاصيل الدفع الخاصة بك إذا لم يتم تخزينها على شبكة آمنة. يعد أمن البيانات مصدر قلق كبير أثناء استخدام أنظمة الفوترة الإلكترونية.
• العملاء غير المتصلين بالإنترنت: لا يستطيع بعض العملاء الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني. أيضًا ، قد يكون هناك عملاء قد يرغبون في استلام فواتير ورقية. وبالتالي ، سيكون الوصول إلى هؤلاء العملاء أمرًا صعبًا في مثل هذه الحالات.
• البريد العشوائي: في بعض الأحيان ، يتم وضع علامة على رسائلك الإلكترونية كرسائل غير مرغوب فيها من قبل مزودي خدمة البريد الإلكتروني. في مثل هذه الحالات ، يصبح من الصعب التواصل مع عملائك ومخاطبتهم لتغيير عوامل تصفية البريد العشوائي للسماح بالوصول إلى فواتيرك.
• زيادة التكلفة: إذا كنت تستخدم مزود خدمة تابعًا لجهة خارجية لإرسال الفواتير الإلكترونية ، فقد تتحمل تكلفة إضافية قد تزيد بسرعة.

ما هو نظام الفواتير الإلكترونية ؟

أنظمة الفوترة الإلكترونية هي نظام كمبيوتر يساعد في إنشاء الفواتير وتسليمها ، وكذلك قبول مدفوعات العملاء. تتبع عملية الفوترة عبر الفوترة الإلكترونية عادةً هذا المسار.

• تتم إضافة بيانات الفواتير الخاصة بالعميل إلى نظام الفوترة.
• يتم إنشاء فاتورة العميل بواسطة نظام الفوترة.
• يتم تجميع الفواتير وتسليمها للعملاء عبر الإنترنت.
• تلقى العملاء فاتورة جديدة عبر البريد الإلكتروني.

هناك فئتان رئيسيتان من أنظمة الفوترة الإلكترونية:

• أنظمة الفوترة المباشرة و
• أنظمة تجميع مدمجة مع البنوك.

بالعودة إلى المثال السابق ، تسمح الشركات القائمة على الاشتراك للعملاء بتسجيل الدخول إلى موقع الويب الخاص بالمرافق لعرض الفواتير ودفعها. هذه الطريقة هي مثال على الفوترة الإلكترونية المباشرة للفواتير.

يتم دمج بعض الفواتير في نظام دفع فواتير البنك. في هذه الحالة ، يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى الموقع الإلكتروني للبنك ودفع الفواتير للعديد من الفواتير عبر نفس الواجهة. هذه الطريقة هي مثال على أنظمة تجميع البنوك. يعتبر كل من المفوترة المباشر والمجمع المصرفي هما التنسيقان المعروفان للفوترة الإلكترونية.

نصائح لاختيار برامج الفوترة الإلكترونية

هناك مجموعة متنوعة من برامج الفوترة الإلكترونية المتوفرة في السوق. فيما يلي بعض النصائح حول اختيار برنامج الفوترة الإلكترونية المناسب:

• افهم احتياجاتك: أول ما عليك فعله هو فهم متطلباتك من البرنامج. هل تريد أن يتم دمجه مع برامج أخرى في المؤسسة ، أم تريده فقط لإنشاء الفواتير وتتبعها؟ بناءً على احتياجاتك ، يمكنك اختيار خيار مناسب.
• البرمجيات الخاصة بالصناعة: هناك احتياجات مختلفة للصناعات المختلفة. بناءً على احتياجاتك الخاصة بالصناعة ، يمكنك اختيار الخيار المفضل.
• التكامل: قد تستخدم شركتك أنظمة متعددة لوظائف مختلفة مثل الموارد البشرية والمحاسبة وكشوف المرتبات والفواتير وما إلى ذلك. اختر برنامج فوترة يمكنه التواصل بسهولة مع البرامج الأخرى في المؤسسة للحصول على تدفق سلس للبيانات.

كيف تستخدم الشركات B2B الفواتير الإلكترونية؟

في حين أن العديد من الشركات تستخدم الفوترة الإلكترونية لمدفوعات العملاء ، يمكن أيضًا استخدامها بفعالية في المعاملات بين الشركات. في الواقع ، إذا كان لدى شركة ما فواتير ودفعات متكررة ، على سبيل المثال على أساس شهري أو ربع سنوي ، يمكن لنظام الفوترة الإلكتروني أن يسهل التعامل مع الفواتير والمدفوعات تلقائيًا. بهذه الطريقة ، يمكن للأعمال تبسيط العملية بشكل أكبر.