ما هي السجلات المحاسبية ؟

إذا كنت تدير شركة صغيرة، فقد تسأل ما هي السجلات المحاسبية وكيف يمكنني الاحتفاظ بها؟. سنناقش في هذه المقالة السجلات المحاسبية المختلفة التي قد تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بها.

تعتبر السجلات المحاسبية كافية لإظهار وشرح معاملات المنظمة. بالنسبة للشركة، يتطلب قانون الشركات أن تكون هذه السجلات قادرة على الكشف بدقة معقولة، في أي وقت، عن المركز المالي للشركة وتمكين المديرين من ضمان امتثال الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر للوائح القانونية .

على وجه الخصوص، يجب أن تحتوي السجلات المحاسبية على إدخالات لجميع الأموال المستلمة والمصروفة وسجل أصول والتزامات الشركة. إذا تم شراء البضائع وبيعها، يجب أن تكون سجلات المخزون كافية أيضًا.

عند تكوين رأي تدقيق ، سينظر المدقق الذي يقوم بإجراء تدقيق قانوني بموجب قانون الشركات فيما إذا كان قد تم الاحتفاظ بسجلات محاسبية مناسبة واستلام عوائد مناسبة للتدقيق من الفروع التي لم تتم زيارتها. علاوة على ذلك، سينظر المدقق فيما إذا كانت الحسابات تتفق مع السجلات والعوائد المحاسبية.

ما هي السجلات المحاسبية؟

السجلات المحاسبية هي أي نوع من الوثائق المتعلقة بالأداء المالي للشركة، ويمكن استخدامها لتحليل الأداء المالي أو كدليل في حالة المراجعة. كقاعدة عامة، يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لمدة سبع سنوات على الأقل لأغراض المراجعة.

أهمية السجلات المحاسبية

في نظر السلطات الضريبية ، يتم تعريف السجلات المحاسبية عمومًا على أنها مستندات مالية ومحاسبية تلخص معاملات الشركة وتؤيدها.

مسك السجلات المحاسبية: مسألة الامتثال

يعد الاحتفاظ بسجلات المحاسبة ضرورياً لجميع الشركات المسجلة (بالإضافة إلى الصناديق والمنظمات غير الربحية والجامعات وغيرها).

ومع ذلك يتطلب من الشركات الاحتفاظ بسجلات محاسبية توضح بالتفصيل جميع المعاملات المالية والمحاسبية التي تمت على مدار العام. من خلال التحقق من هذه السجلات ، يمكن للسلطات المالية تحديد ما إذا كنت قد جمعت ضريبة السلع والخدمات / ضريبة السلع والخدمات وفقًا للقانون. تشكل هذه السجلات أساس البيانات المالية للشركة ، والتي تُستخدم لإصدار الإقرارات الضريبية.

2. يمكن أن تؤدي السجلات المحاسبية جيدة التنظيم إلى تحقيق وفورات ضريبية

يمكن أن تساعد السجلات المحاسبية الشاملة والمنظمة جيدًا الشركات في توفير الأموال على الضرائب. يمكن أن تكون السجلات بمثابة تذكير للمصروفات القابلة للخصم وائتمانات ضريبة المدخلات (ITC).

3. توفر السجلات المحاسبية أساسًا للتنبؤ المالي

يمكن أن يساعدك فهم الوضع المالي السابق والحالي لشركتك على التنبؤ بكيفية أدائها في المستقبل. يمكنك استخدام سجلات الحسابات السابقة لتقييم وضعك السابق وإجراء التعديلات قبل الشروع في مشاريع جديدة.

لسوء الحظ ، غالبًا ما تهمل الشركات الصغيرة والمتوسطة التنبؤ المالي بسبب نقص الاستعداد.

4. يمكن أن تساعد السجلات المحاسبية في تحسين إدارة الأعمال

في أي شركة ، تعد المحاسبة أحد الأقسام التي تتمركز فيها معظم المعلومات. إذا قمت بالوصول إلى هذه المعلومات واستخدامها ، يمكنك تحديد احتياجات شركتك والمشكلات التي تواجهها. يمكنك أيضًا البحث عن الاتجاهات وتتبع أرباحك أو خسائرك وتحليل مؤشرات أداء رئيسية معينة.

يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في اتخاذ قرارات مهمة بسرعة ، وزيادة الأرباح وإطالة متوسط ​​العمر المتوقع لعملك.

أنواع السجلات المحاسبية

توضح الأنواع المختلفة من السجلات المحاسبية معلومات معينة حول عملك ، ويستخدم كل منها لغرض مختلف ، ولكن كل نوع مرتبط أيضًا بسجل آخر في مجموعة البيانات المالية الخاصة بك. على الرغم من أن برامج المحاسبة الحديثة تنشئ هذه البيانات تلقائيًا بناءً على المعاملات التي تدخلها ، فلا يزال من المهم فهم كيفية استخدام كل نوع من أنواع السجلات المحاسبية.

1.ال معاملات

المعاملة هي نقطة البداية لأي سجل محاسبي. إنه المحفز للعملية بأكملها الذي يُظهر أي عنصر تم شراؤه أو بيعه، أو إهلاكه، وما إلى ذلك، الذي تتعامل معه الشركة.

2. المجلات

تسجل المجلات جميع المعاملات التي تجريها الشركة. يمكن أن تغطي المجلات جميع معاملات الشركة بالكامل أو يمكن أن تكون هناك مجلات مختلفة لمجالات مختلفة من الشركة. الضرورة الوحيدة هي أن يتم تحديث المجلات باستمرار وأن يتم تسجيل جميع المعاملات بطريقة ما.

3. سجل الحسابات العام

دفتر الحسابات العام هو عبارة عن سجل لجميع المعاملات التي تؤدى في دفتر اليومية إلى الأماكن المخصصة في دفتر الحساب العام والتي تم تحديدها حسب نوع المعاملة. وذلك من أجل تسهيل المعاملات وتصنيفها بشكل صحيح في إعداد ميزان المراجعة وفي نهاية المطاف القوائم المالية للشركة.

4. بيان الدخل

يسرد بيان الدخل جميع معاملات الدخل والمصروفات التجارية الخاصة بك. يُعرف أيضًا باسم بيان الربح والخسارة. يستخدم هذا النوع من السجلات المحاسبية لقياس ربحية عملك. يمكن إنشاء بيانات الدخل لأي فترة عمل محددة ، وعادة ما يتم إعدادها على أساس يومي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي.

يتيح لك تحليل اتجاهات بيان الدخل تحديد ما إذا كانت هناك فترات يتكبد فيها عملك مزيدًا من النفقات أو يولد دخلًا إضافيًا ، حتى تتمكن من التخطيط لنقص الميزانية أو الفائض.

5. الميزانية العمومية

تسجل الميزانية العمومية الأصول والخصوم التي تمتلكها شركتك. يتم تقسيم أصولك ومطلوباتك إلى فئات جارية وطويلة الأجل في الميزانية العمومية ، ويتم سردها بترتيب السيولة.

من المتوقع أن يتم استهلاك أو دفع الحسابات الجارية في غضون عام ، وستستغرق أرصدة الحسابات طويلة الأجل أكثر من عام للاستهلاك أو الدفع. يتم إدراج الأصول الأكثر سيولة أولاً في الميزانية العمومية ، وتشمل أرصدة نقدية وحسابات القبض.

تظهر حقوق المالك أيضًا في الميزانية العمومية. يتيح الجمع بين هذه العناصر للمستثمرين والمقرضين والمشترين المحتملين للشركة تحليل الوضع المالي المحتمل للشركة.

6. بيان التدفقات النقدية

يسجل بيان التدفقات النقدية التدفقات الداخلة والخارجة من النقد. يختلف هذا عن بيان الدخل ، حيث قد يحتوي بيان الدخل على معلومات عن الدخل المكتسب الذي لم يدفعه العملاء بعد ، والمصروفات المتراكمة التي لم يدفعها عملك بعد.

يُظهر بيان التدفق النقدي فقط المعاملات التي تم إكمالها فعليًا ماليًا لأنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل. يتم استخدام هذا السجل لتحديد ما إذا كان عملك قد تلقى فعليًا ما يكفي من النقود لدفع نفقاته.

مكونات السجلات المحاسبية

تتكون السجلات المحاسبية من مكونات متعددة ، لكل منها العديد من العناصر الأساسية. فيما يلي بعض من أهمها.

1.سجلات المبيعات

تسرد مجلة المبيعات جميع المبيعات التي تقوم بها الشركة. وهي تتضمن معلومات مثل تاريخ البيع واسم العميل والمبلغ قبل الضرائب وتفاصيل الضريبة (إن وجدت) والمبلغ الإجمالي.

2. سجلات المصاريف

تسرد مجلة المصاريف جميع المصاريف التي تتكبدها الشركة. يتضمن معلومات مثل تاريخ الشراء واسم المورد وفئة النفقات والمبلغ قبل الضرائب وتفاصيل الضريبة (إن وجدت) والمبلغ الإجمالي.

3. سجلات الإيصالات النقدية وسجلات المدفوعات النقدية

تتضمن السجلات المحاسبية أيضًا دفتر يومية للإيصالات النقدية ودفتر يوميات الصرف النقدي. تشير كل من هذه المجلات إلى التاريخ والمبلغ المتضمن والحساب المستخدم للمعاملة.

ستشمل هذه السجلات أيضًا نوع الإيصال (بيع العميل ، والقرض ، والسلف المقدم من المساهم ، وعائد الشراء ، والاسترداد ، والضرائب ، وما إلى ذلك) أو الصرف (دفع المورد ، ودفع القرض ، والسلف إلى المساهم ، ودفع الضرائب ، والراتب ، إلخ. .) أخيرًا ، يتم تسجيل المصدر من أجل ربطه بصفقة ما.

4. سجلات الرواتب

أحد المكونات الرئيسية لسجلات المحاسبة هو مجلة الرواتب. كما يوحي اسمها ، فهي تسرد جميع الرواتب المدفوعة لكل فترة. يتضمن اسم الموظف وفترة الدفع والمبلغ الإجمالي والمبلغ الصافي وتفاصيل حول استقطاعات المصدر ومساهمات صاحب العمل.

5. سجلات الذمم المدينة والدائنة

كما يوصى بشدة بالاحتفاظ بسجلات الحسابات المدينة والدائنة. تمنح هذه الشركات إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات حول الأموال المستحقة والمستحقة في أي وقت.

بهذه الطريقة ، إذا لم يدفع لك أحد العملاء أبدًا، فيمكنك سحب هذا البيع من إيراداتك لتجنب فرض ضرائب عليها.

فوائد الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية

من فوائد الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية:

• يساعد على تعظيم جميع النفقات التي تطالب بها وتقليل التزاماتك الضريبية
• يجعل إعداد حساباتك أسرع في نهاية العام
• يمنحك المعلومات التي تحتاجها لإدارة عملك ومساعدته على النمو
• يساعدك على التخطيط لدفع الضرائب
• يساعد في تحديد نقاط القوة والضعف في عملك
• يساعد في إدارة التغييرات والتحسينات في عملك
• سيساعدك على التخطيط للوفاء بالالتزامات المالية مثل سداد الدائنين أو الموظفين
• يجعل من السهل الحصول على قرض أو بيع عملك
• يتجنب زيادة / تحت مدفوعات الضرائب
• يساعد في تحديد ما إذا كان عملك مسؤولاً عن دفع ضريبة القيمة المضافة
• يسهل توزيع الأرباح على المساهمين كأرباح أو للشراكات حيث يجب تقاسم الأرباح والخسائر.

يمكن الاحتفاظ بسجلات الأعمال يدويًا أو حوسبتها على جدول بيانات أو الاحتفاظ بها على الإنترنت. تأكد من أن النظام الذي تستخدمه سهل التشغيل ويكمل عملك. وبدلاً من ذلك ، احتفظ بإيصالاتك وكشوفك المصرفية وفواتيرك واستعين بمصادر خارجية للعمل.

قد يكون الاحتفاظ بسجلات الأعمال أمرًا شاقًا في البداية. المفتاح هو تقسيم الأشياء إلى سلسلة من المهام المباشرة التي يمكن التحكم فيها. ثم يمكنك الوصول إليها وتحديثها بشكل منتظم ، بدلاً من ترك الأوراق تتراكم. كما يجب على كل عمل الاحتفاظ بسجلات للمدة التي يقتضيها القانون.

تأكد من الاحتفاظ بجميع المستندات التي تحتوي على تفاصيل المدفوعات والإيصالات ومشتريات الائتمان والمبيعات والأصول والخصوم. إذا لم تتمكن من الحصول على إيصال بالمصروفات ، فقم بتدوين ملاحظة ثم سجل التفاصيل.

لماذا من المهم الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية؟

ينص قانون الشركات على أنه يجب على كل شركة الاحتفاظ بسجلات محاسبية كافية كافية من أجل:

• إظهار وشرح معاملات الشركة والإفصاح بدقة معقولة ، في أي وقت ، عن المركز المالي للشركة في ذلك الوقت ولتمكين المديرين من التأكد من أن أي حسابات مطلوب إعدادها تتوافق مع متطلبات القانون.
• يجب أن تحتوي السجلات على إدخالات من يوم لآخر لجميع المبالغ المالية التي تتلقاها الشركة وتنفقها والأمور المتعلقة بها يتم الإيصال والنفقات.
• تسجل بموجودات ومطلوبات الشركة.
• عندما يتضمن عمل الشركة التعامل في البضائع ، يجب أن تمكن السجلات المحاسبية الشركة من إنشاء بيان المخزون في نهاية كل سنة مالية بما في ذلك سجلات جرد المخزون. ينطبق هذا إلا في حالة البضائع المباعة عن طريق تجارة التجزئة العادية، وبيانات عن جميع السلع المباعة والمشتراة، مع إظهار البضائع والمشترين والبائعين بتفاصيل كافية للتمكين من تحديد كل هؤلاء.

كيف يتم الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية؟

يمكن الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية على الورق أو في شكل رقمي ، ولكن معظم الشركات تستخدم برامج محاسبة حسنة السمعة لبساطتها وراحة البال التي تقدمها. ما عليك سوى إدخال كل معاملة في البرنامج ، وسيتم تسجيل المعلومات في قاعدة بيانات محاسبية تعمل كسجلات محاسبية رسمية.

تتمتع معظم منتجات البرامج هذه بالقدرة على إنتاج مجموعة من التقارير المحاسبية ، مما يتيح لك سهولة الوصول إلى البيانات المهمة التي غالبًا ما تكون مطلوبة أثناء التدقيق الضريبي. يمكن أيضًا استخدام البيانات لإعداد بياناتك المالية والإقرارات الضريبية.

إذا كنت لا تريد استخدام برامج المحاسبة ، يمكنك إنشاء سجلات محاسبية بنفسك ، إما على الورق أو في جداول بيانات Excel. ومع ذلك ، لا ينصح بهذه التقنية ، خاصة إذا كان لديك عدد كبير من المعاملات وحجم أعمال كبير.

الأسئلة الشائعة