أكسس هو نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية تابع لشركة مايكروسوفت. إنه مصمم للتعامل مع البيانات المعقدة المرتبطة ببعضها البعض. عندما تصبح هذه البيانات جوهرية ، يجب ألا تستخدم Excel بأي حال من الأحوال لإدارتها بل عليك استخدام Access. أحد أهدافه هو تجنب تكرار البيانات.
على سبيل المثال ، في حالة العملاء الذين يقدمون الطلبات بانتظام ، لن نبني جدولًا يكرر بيانات العميل ومعلومات طلباتهم في كل مرة. سنقوم ببناء جدول يحدد كل عميل بشكل فريد. وإلى هذا الجدول ، من خلال مفتاح أساسي ، سنقوم بربط جدول الطلبات الذي سيتم سرد جميع الطلبات فيه. وبالتالي بالنسبة للعميل ، الذي لن تتكرر معلوماته ، سيكون من السهل الحصول على ملخص لجميع الطلبات التي قدمها.
إنشاء قاعدة بيانات جديدة في Access
قم بفتح برنامج أكسس. عند فتحه ، يقدم Access عدة خيارات كتطبيق ويب مخصص أو محلياً على جهازك. سوف نعود إليها.
انقر فوق قاعدة بيانات سطح المكتب الفارغة الأولى.
كما لاحظت ، وهذا اختلاف جوهري مع البرامج الأخرى ، يطلب منك Access حفظ قاعدة البيانات الخاصة بك على الفور ، قبل أن تبدأ. في الواقع ، يتم تسجيل الإدخالات في الجداول والنماذج في الوقت الفعلي على القرص الصلب. لا يتم تخزينها في الذاكرة ليتم حفظها لاحقًا.
- اكتب اسمًا في المربع اسم الملف.
- اختر موقعًا للحفظ من خلال النقر على أيقونة المجلد على اليمين ،
- ثم انقر فوق الزر “إنشاء“.
تم بناء العمود الفقري لقاعدة البيانات بالكامل على الجداول. هم الأشخاص الذين يجب تصميمهم لإدارة البيانات وربطها معًا قبل البدء في أي عمل آخر. هذا هو السبب في أن Access يوجهك من البداية إلى طريقة عرض الجدول الأول الذي سيتم إنشاؤه في طريقة عرض ورقة البيانات.
ستلاحظ ، كما هو الحال مع جميع برامج Office ، وجود شرائط في الجزء العلوي من النافذة. من ناحية أخرى ، يسرد العمود الأيسر جميع الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها في هذه المرحلة. وبالتالي سنجد الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو. بالنسبة لعملائنا ، سنقوم بتحديد الحقول التي تشكل طاولتنا. لفعل هذا :
- في أعلى اليسار ، انقر فوق سهم زر العرض view ،
- في القائمة ، انقر فوق وضع التصميم ،
يطلب Access اسمًا لهذا الجدول. أدخل clients كإسم للجدول على سبيل المثال ، ثم أكد بـ “موافق“.
جدول الوصول الأول في وضع التصميم Creation mode .
يمكنك التبديل إلى طريقة عرض وضع التصميم لجدول العملاء ، المدرج الآن بوضوح في العمود الأيمن. يتطلب إنشاء الحقول (رؤوس الأعمدة في الجدول الخاص بك) جزأين من المعلومات لكل منهما. اسم الحقل ونوع بياناته. من المستحسن إعطاء أسماء الحقول بادئة اسم الجدول. كما سترى ، سيكون من الأسهل التعامل معها عبر الاستعلامات على وجه الخصوص.
- بدلاً من N ° ، اكتب clients_num واضغط على مفتاح الجدولة ،
- ينقلك هذا إلى عمود نوع البيانات.
إنشاء حقول الجدول وأنواع البيانات والأحجام
يعد هذا العمود نقطة مهمة أثناء إنشاء الجداول التي تحدد العمود الفقري لقاعدة البيانات الخاصة بك. في الواقع ، إنها تسمح لك بتغيير حجم الحقول في نفس الوقت الذي تقوم فيه بتعيين نوع لها. يجب أن يتوافق النوع دائمًا بدقة مع طبيعة المعلومات التي سيتم إدخالها. يمكن أن يكون نصًا للأسماء أو تاريخًا لتواريخ الشراء أو عددًا صحيحًا للكمية المشتراة وما إلى ذلك … لكن هذا ليس كل شيء. يجب ألا يكون حجم هذه الحقول كبيرًا جدًا.
لأن لكل حقل ، يخصص Access مساحة الذاكرة وفقًا لإدارتها. إذا كانت قاعدة البيانات الخاصة بك كبيرة وتعالج الكثير من البيانات ، فإن الحجم السيئ سيؤدي إلى تباطؤ ، مما يضر موقع الويب الخاص بك على سبيل المثال. وبالتالي ، يمكن أن يقتصر نص الاسم على 20 أو 25 حرفًا. قد يكون العدد الصحيح للكمية المشتراة عددًا صحيحًا قصيرًا أو بايتًا. سنعود إلى هذه المفاهيم الأساسية. هنا نحتفظ بنوع بيانات الترقيم التلقائي. في الواقع ، يجب أن يكون كل عميل فريدًا.
يتم زيادة “الترقيم التلقائي” تلقائيًا وتعيين رقم فريد لكل عميل جديد يتم إدخاله. على هذا النحو ، ستلاحظ وجود مفتاح صغير على يسار اسم الحقل. هذا هو المفتاح الأساسي. لا يسمح المفتاح الأساسي بالتكرارات ويسمح بربط الجداول معًا. يجب أن يحتوي كل جدول على مفتاح أساسي. دعنا نواصل إنشاء الحقول:
في السطر أدناه ، أنشئ الحقل clients_name ،
قم بتعيين نوع بيانات النص القصير ،
في الجزء السفلي من النافذة ، في علامة التبويب عام لخصائص الحقل ، قم بتعيين قيمة خاصية حجم الحقل إلى 25 ،
لكي لا نكون جشعين للغاية ، نحد من عدد الأحرف لاسم العميل. نحاول الحجم بدقة وبحكمة كما أوضحنا من قبل.
ثم قم بإنشاء حقل customers_firstname في نص قصير وحجم 25 ،
قم بإنشاء حقل clients_cp بنص قصير وحجم 5 ،
قم بإنشاء حقل customers_city بنص قصير وحجم 25 ،
قم بإنشاء حقل clients_dateN في تنسيق التاريخ / الوقت والتاريخ ، والمختصر ،
تم إعداد حقل clients_dateN لتاريخ ميلاد العميل. لاحظ أن الحقل clients_cp مكتوب في نص وليس رقميًا. في الواقع ، لن نعمل أبدًا على الرموز البريدية. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك حقل النص بتحديد حجم الحقل إلى 5 أحرف ، أي الحجم الدقيق للرمز البريدي.
احفظ هذا الجدول بالضغط على (CTRL + S) ،
يجب حفظ الكائنات التي تم إنشاؤها مثل الجداول والنماذج ، على عكس الإدخالات التي يتم حفظها في الوقت الفعلي كما هو موضح أعلاه.
انقر فوق الزر “عرض” في الجزء العلوي الأيسر من الشريط ،
هذا يحولك إلى وضع ورقة البيانات ، وضع إدخال البيانات.
أدخل بعض السجلات كما تقترح لقطة الشاشة أدناه.
تذكر استخدام مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي. لاحظت محدودية الحقول في الحجم. إذا حاولت ، على سبيل المثال ، تجاوز 5 أحرف لإدخال رمز بريدي ، فستجد أن الإدخال محظور. لذلك فهو أمن مثير للاهتمام. كل سطر جديد (سجل جديد) يكون مصحوبًا بالتخصيص التلقائي لرقم فريد جديد (clients_num).
هنا يتم تسجيل الإدخالات في الوقت الحقيقي على القرص الصلب. سنقوم الآن ببناء جدول الطلبات. سنقوم بتبسيطها عمدًا للتركيز حصريًا على فلسفة قاعدة البيانات في الوقت الحالي. لذلك سنحد من عدد الحقول.
- أغلق علامة تبويب جدول العملاء من خلال النقر على علامة الصليب في أعلى اليمين ،
- انقر فوق علامة التبويب إنشاء في الجزء العلوي من نافذة الوصول ،
- في الشريط ، انقر فوق الزر إنشاء جدول ،
وبالتالي نعود إلى وضع إنشاء الجدول الذي كنا فيه سابقًا. يجب أن يكون لكل جدول معرف فريد:
- قم بإنشاء حقل Orders_num ،
- قم بتعيين نوع بيانات الترقيم التلقائي ،
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس الصف الخاص به ،
- في القائمة السياقية ، انقر فوق المفتاح الأساسي ،
سترى رمز المفتاح الأساسي يظهر بجوار الحقل. هذا الأخير سوف يتجنب إدخال أوامر مكررة.
الوصول إلى إنشاء المفتاح الأساسي لقاعدة البيانات
بعد ذلك ، قم بإنشاء حقل Customer_Orders بنوع بيانات رقمي وحجم معين إلى Longint ،
سيتم استخدام هذا الحقل الرقمي لعمل ارتباط بين العميل وأوامره. كان حجم البايت صغيرًا جدًا لأن بايت واحد يسمح بإدخال رقم من 0 إلى 255. ونأمل أن يكون لدينا أكثر من 255 أمرًا. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن هذا الحقل سيعمل كارتباط ، يجب أن يكون من نفس النوع مثل الأصل (Customers_num) وهو عدد صحيح طويل.
- قم بإنشاء حقل Orders_total بحجم حقيقي رقمي وبسيط ،
- يسمح الحقيقي البسيط بالأرقام العشرية للمبالغ غير المستديرة.
- قم بإنشاء حقل تاريخ_الطلبات في التاريخ / الوقت وبتنسيق التاريخ ، والمختصر كما هو الحال الآن ،
- احفظ هذا الجدول (CTRL + S) تسمية الطلبات ،
يظهر هذا الجدول الجديد جيدًا في قائمة الكائنات الموجودة على اليسار.
لا يتعين علينا الدخول في جدول الطلبات على الفور. نحتاج إلى إضافة أمان يمنع أي إدخال أمر لا ينتمي إلى أي عميل. للقيام بذلك ، سنقيم علاقة بين هذين الجدولين من خلال تطبيق التكامل المرجعي.
أغلق جدول الطلبات من خلال النقر على علامة التبويب المتقاطعة في أعلى اليمين ،
انقر فوق علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات في الجزء العلوي من النافذة ،
في الشريط ، انقر على زر العلاقات ،
في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد جدولي “العملاء” و “الطلبات” باستخدام المفتاح CTRL والماوس ،
انقر فوق الزر “إضافة” ثم فوق الزر “إغلاق” ،
تم تجسيد الجدولين جنبًا إلى جنب مع أسماء الحقول الخاصة بهم.
انقر واسحب حقل Customers_num إلى حقل Orders_customer ،
يظهر مربع حوار على الفور.
حدد المربعات الثلاثة تطبيق تكامل مرجعي وتحديث Cascade … وحذف Cascade … ،
انقر فوق موافق للتحقق من صحة.
لاحظت ظهور خط مائل يربط بين حقلي الجدولين بالرمز 1 واللانهاية. إنها تعني ببساطة أنه يمكن للعميل وضع عدد غير محدود من الطلبات. على العكس من ذلك ، لا يمكن أن ينتمي الطلب إلى أكثر أو أقل من عميل واحد.
التكامل المرجعي هو أمان الوصول إلى عميل غير موجود. ميزة أخرى لـ RDBMS ، قاعدة البيانات العلائقية ، الإجراءات المتتالية. على سبيل المثال ، سيؤدي حذف عميل من جدول العملاء إلى حذف جميع طلباتهم في جدول الطلبات (حذف التتالي).
حفظ العلاقات (CTRL + S) وإغلاق علامة التبويب الخاصة بها ،
في قائمة العناصر الموجودة على اليسار ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق جدول العملاء ،
نعرضه في وضع الإدخال.
بالطريقة نفسها ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق جدول الطلبات ،
وهكذا يظهر الجدولان جنبًا إلى جنب. تتيح لنا علامات التبويب الخاصة بهم التبديل بسهولة من واحدة إلى أخرى.
أدخل عدة أوامر كما هو موضح في الصورة أدناه ،
اجعل من الممكن تعيين طلبات متعددة لنفس العملاء باستخدام أرقام العملاء. وبالمثل ، حاول تخصيص طلب لعميل غير موجود (مثل رقم 7).
سترى رسالة خطأ التكامل المرجعي تظهر. تمنعنا العلاقة بين الجداول من ارتكاب خطأ إقران طلب بعميل غير موجود. لذلك ، من المهم للغاية تجنب مخاطر فقدان معالجة الطلبات في الطبيعة.
أنظر أيضا:
