إدارة المشاريع وفرق العمل تصبح صعبة نسبيًا مع نمو وتير العمل عن بعد، خاصة مع نمو المشاريع وتوسعها بشكل عام والحاجة إلى أداء عدة وظائف وتتبع عدة مهام في نفس الوقت. يعاني أصحاب المشاريع من التحديات في تنظيم وتوزيع المهام والأدوار بين الموظفين، مما يؤثر على كفاءة العمل والإنتاجية. أداة أنا برزت كخيار بديل لأداة تريلو الشائعة يمكن الاعتماد عليها لإدارة فريق عملك وتتبع أداء كل فرد منه.
لحل هذه التحديات، توجد العديد من الأدوات المساعدة في إدارة المشاريع، واختيار الأداة المناسبة يمكن أن يسهم بشكل كبير في تحسين كفاءة إدارة المشروع وتحقيق الأهداف بنجاح. في مقال اليوم، سنقدم تحليلًا تفصيليًا لأداة “أنا” ومقارنتها بأداة “تريلو”، لتمكينك من اختيار الأداة الأنسب لإدارة مشروعك.
لماذا أداة تريلو لم تعد جيدة وأصبحت أسوء مأخراً؟
أداة تريلو Trello أداةٌ بارزة في إدارة المشاريع وتوزيع المهام بين الفريق. ولكن، واجه أصحاب المشاريع في الفترة الأخيرة عدة تحديات أثرت على كفاءة العمل والإنتاجية. ومن بين هذه التحديات:
- التكامل مع التطبيقات الخارجية: يعاني رواد الأعمال من تحديات في تكامل أداة تريلو مع التطبيقات والأدوات الخارجية، مثل ملفات Microsoft Project، مما يجعل من الصعب نقل البيانات بين الأدوات والأنظمة المختلفة.
- تحديات أذونات المستخدمين: تصعب تحديد أدوار المستخدمين في تريلو، مما يتيح لأعضاء الفريق التعديل على البطاقات بشكل كامل دون قيود، مما يؤثر على سير العمل.
- نظام الدردشة والتواصل: لا توفر منصة تريلو نظام دردشة مباشرة بين أعضاء الفريق، ولكن يتوجب إنشاء بطاقة منفصلة للتواصل بنظام التعليقات والإشارة، مما يجعل التواصل بين أعضاء الفريق أكثر تعقيدًا وغير سلس.
- تحديد مسار عمل المشروع: يصعب على أصحاب المشاريع تحديد تسلسل العمل على البطاقات في تريلو، مما يؤثر على تنظيم العمل ويتطلب تدخل يدوي.
- تصدير البطاقات: يقتصر تصدير البطاقات في تريلو على تنسيقات محددة مثل تنسيق JSON في الإصدار المجاني وتنسيق CSV في الإصدارات المدفوعة، دون وجود أدوات استيراد عامة.
- قيود الخطة المجانية: تتضمن الخطة المجانية إمكانية إنشاء 10 لوحات فقط في مساحة العمل، ومن المتوقع إلغاء الخطة المجانية بالكامل اعتبارًا من يونيو 2024، بالرغم من قيودها المرتفعة، مما قد لا تكون ملائمة للمشاريع الصغيرة.
أهم مميزات أداة أنا في إدارة المشاريع
أداة أنا هي أداة إدارة مشاريع عربية، تم تطويرها بواسطة شركة حسوب التقنية المتخصصة في تطوير المشاريع عبر الإنترنت. تم إطلاقها في عام 2022 لتسهيل إدارة المهام اليومية في المشاريع ومساعدة في تحقيق أهدافها بشكل منظم. تتضمن أداة أنا مجموعة متنوعة من الميزات، سنوضح أهمها في الفقرات التالية.
1- مصممة باللغة العربية
أداة أنا تدعم اللغة العربية كاملاً داخل مساحة عمل المشاريع، بالإضافة إلى لوحة التحكم الداخلية. كما أن الواجهة الداخلية لها بسيطة ومباشرة التعامل مع توضيح نبذة تعريفية عن كافة الأدوات عند الضغط عليها وعرض بعض النماذج الجاهزة. لذا، تعد الأداة مناسب تمامًا للمبتدئين وتستطيع إنشاء لوحة عمل كاملة بشكل بسيط ودون الحاجة إلى خبرة سابقة.
1- إدارة مهام المشروع بكفاءة
تساعد أداة إنا على إدارة مهام المشاريع بشكل منظم بالاعتماد على نظام البطاقات الأساسي. حيث تقوم بتقسيم مراحل المشروع إلى عدة بطاقات منفصلة، ثم تقوم بتضمين المهام بناءًا على المرحلة الخاص بها في المشروع مع إمكانية نقل المهام بين البطاقات بالاعتماد على السحب والإفلات فقط. وتستطيع تخصيص البطاقات من حيث الألوان بهدف التنظيم والتوضيح.
وكذلك يمكنك تقسيم المهام بناءًا على درجة الأهمية على سبيل المثال عاجل، أو غير عاجل. وتستطيع تقسيم مساحة الأعمدة كاملًا بناءًا على عدد الأعمدة وعرض البطاقات وغير ذلك. بعد رفع المهام في بطاقات المشروع، تستطيع إسناد المهمة إلى أعضاء الفريق المناسبين.
3- تضمين المحتوى في مساحة العمل
توفر أداة أنا إمكانية تضمين المحتوى في مساحة العمل على سبيل المثال خطوات المشروع أو النصائح أو شرح مراحل المشروع ومساحة العمل أو غير ذلك. بما يساعدك على تقديم النصائح لأعضاء الفريق كاملةً عوضًا على التواصل بشكل منفصل.
4- مشاركة الملفات
تستطيع مشاركة الملفات الخاصة بالمشروع مع أعضاء الفريق كاملاً بالاعتماد على لوحة المجلدات على سبيل المثال التصاميم الجاهزة أو شعار المشروع أو النماذج التجريبية أو غير ذلك.
ويمكنك أيضًا مشاركة الملفات داخل بطاقات المشروع بشكل منفصل مع تخصيص الوصول إلى تلك الملفات.
4- نظام دردشة فعال
توفر منصة أنا إمكانية إنشاء نظام دردشة مباشر بين فريق العمل، مع إمكانية تخصيص مساحة نظام الدردشة للحصول على أفضل نتائج. على سبيل المثال تقسيم مساحة العمل إلى قائمة تضم أهم أهداف الدردشة، وكذلك جزء مخصص لتضمين أهم نتائج المحادثة. مع إمكانية نقل النتائج مباشرًا إلى مهام المشروع.
5- نظام المواعيد والأحداث
تستطيع إنشاء لوحة منفصلة على أداة أنا تساعدك على إدارة وتنظيم الأحداث في مشروعك على تقويم منظم. على سبيل المثال، المؤتمرات أو اللقاءات مع أعضاء الفريق مع إمكانية التحويل إلى نظام الدردشة المباشر السابق لإجراء اللقاء الفريق. وكذلك تستطيع الاعتماد عليها في تنظيم مواعيد إتمام المهام الفرعية في مشروعك.
6- قارئ الأخبار يساعدك على جلب الأخبار والمقالات
توفر أداة أنا تطبيق قارئ الأخبار يساعدك على جلب الأخبار والمقالات من المصادر التي تحددها. ثم، يقوم بعرضها في مساحة العمل وتستطيع التحكم في طريقة عرض الأخبار من حيث عدد الصفوف والأعمدة والحجم والعناوين والصورة البارزة وغير ذلك.
يساعدك هذا الأمر في تحديد وعرض أهم المصادر التي تساعد فريق العمل على التطوير والتعلم.
7- تعدد اللوحات
تتيح منصة أنا إمكانية إنشاء لوحات منفصلة لجميع وظائف المشروع واستخدام كل لوحة لهدف منفصل.
يمكن، على سبيل المثال، إنشاء لوحات فرعية لكل ميزة من ميزات أنا السابقة، مثل الدردشة أو التقويم أو نقاط الألوية أو المهام وغيرها. كما يمكن إنشاء لوحة رئيسية منفصلة لكل مشروع مما يساعدك على جمع كافة مشاريع في منصة واحدة.
8- النماذج الجاهزة
توفر أداة انا مجموعة من النماذج الجاهزة في كافة التخصصات التجارية والشخصية المختلفة على سبيل المثال إدارة الموارد البشرية أو التسويق أو التصميم أو المبيعات أو غير ذلك. تستطيع عرض كافة تلك النماذج من خيار “أمثلة” في القائمة العلوية.
بعد ذلك، ستجد كافة القوائم الاحترافية المناسبة للتخصص المطلوب. يمكنك بسهولة عرض القوائم المختلفة على حسابك عن طريق الضغط على زر “عرض اسم لوحة” كما موضح في الصورة التالية:
بعد معاينة اللوحة، يمكنك استخدامها مباشرًا عن طريق نسخ اللوحة على حسابك بأداة أنا بالضغط على زر “نسخ اللوحة”.
وعند نسخ اللوحة ستظهر لك إمكانية نسخ اللوحة دون المحتوى الكتابي أو مع المحتوى. فاختر المناسب لك ثم أضغط على زر “نسخ”.
سيتم نسخ اللوحة على حسابك في أداة أنا بكامل القوائم. بعد ذلك، تستطيع التعديل عليها بمرونة كاملة عن طريق السحب والإفلات بما يتناسب مع متطلبات مشروعك.
مقارنة بين أداة أنا وأداة تريلو
بعد أن تعرفنا على مميزات أداة أنا بشكل تفصيلي دعنا نقارن بين وظائف ومميزات كلاً من أداة أنا وأداة تريلو في عدة نقاط أساسية كالآتي:
- الخطة المجانية: تعد أداة أنا مجانية وتستطيع الاعتماد عليها في إنشاء عدد غير محدود من البطاقات والمهام داخل مساحة العمل، بالإضافة إلى إنشاء عدد غير محدود من المشاريع الرئيسية والفرعية في حسابك. على عكس أداة تريلو توفر نسخة مجانية بقيود مرتفعة حيث لا تستطيع إنشاء ما يتجاوز 10 بطاقات فرعية في مساحة العمل، كما سيتم إلغاء النسخة المجانية تمامًا قريبًا.
- سهولة الاستخدام: تدعم أداة أنا اللغة العربية كاملةً، مما تساعدك على إدارة مساحة العمل بشكل بسيط ومرن.
- النماذج الجاهزة: توفر أداة أنا نماذج جاهزة في كافة تخصصات الاستخدام المختلفة تستطيع نسخها مباشرًا في مساحة العمل لمشروعك، على عكس منصة تريلو.
- سهولة التخصيص: كل من أداة أنا وأداة تريلو توفران إمكانية تخصيص مساحة العمل بالسحب والإفلات المباشر، لكن أداة أنا توفر خيارات تخصيص أكثر مرونة. على سبيل المثال، يمكن لمستخدمي أنا التحكم في عرض وحجم القوائم والمهام وتغيير الألوان الرئيسية وغير ذلك، مما يسمح بتكييف مساحة العمل بشكل أكبر وفقًا لاحتياجاتهم.
- عناصر مساحة العمل: توفر أداة أنا مرونة كبيرة في تعديل محتوى وعناصر مساحة العمل، حيث يمكنك تضمين الدردشة، والمهام، والتقويم، وغيرها من العناصر في مساحة عمل واحدة، وربطها ببعضها البعض بشكل مرن، وتلك ميزة لا تتوفر بنفس الطريقة في تريلو.
- نظام الدردشة: توفر أداة أنا إمكانية التواصل بنظام دردشة مباشرة مع فريق العمل، مع إمكانية تدوين الملاحظات في قائمة منفصلة، مما يتيح نظام دردشة مرنًا وسلسًا بين أفراد الفريق. ويختلف هذا عن نظام تريلو الذي يعتمد بشكل رئيسي على التعليقات والإشارات فقط.
- صلاحيات المستخدمين: تدعم أداة أنا تخصيص صلاحيات أعضاء فريق العميل بين مستخدم أو مدير أو ضيف، حتى لا يستطيع كافة أفراد الفريق التعديل على مساحة العمل كاملةً كما متاح في أداة تريلو.
وهنا يظهر التفوق الواضح لأداة أنا على أداة تريلو.
وبهذه الطريقة، نكون قد وصلنا إلى ختام المقال بعد استعراض جميع ميزات أداة أنا وقدرتها على مساعدة أصحاب المشاريع في إدارة مشاريعهم بشكل منظم واحترافي، مما يتيح الحصول على أفضل كفاءة من فريق العمل. بالإضافة إلى توضيح مدى تفوقها على أدوات إدارة المشاريع الأخرى.
تحياتي ،،،