الفاتورة الإلكترونية ، هي بديل قانوني ومالي للفاتورة الورقية، قد يتغير شكل الفاتورة الإلكترونية من جهة إلى أخرى، ومن شركة إلى أخرى، لكن المعلومات التي جيب أن تتوفر في أي الفاتورة هي معلومات شبه موحدة.
هذا النظام التكنولوجي هو بالفعل حقيقة واقعة مدفوعة باللوائح الإلزامية في جميع مناطق العالم. ومع ذلك ، على الرغم من توسعها ، لا يزال هناك ارتباك حول ما تعنيه الفواتير الإلكترونية حقًا.
الاعتقاد الخاطئ الأساسي هو أن أي فاتورة يتم إرسالها واستلامها بالوسائل الإلكترونية هي فاتورة إلكترونية. ومع ذلك ، بالإضافة إلى هذا الشرط ، يجب استيفاء سلسلة من المتطلبات لتحويل المستند الرقمي إلى بديل بسمات قانونية ومالية متطابقة مثل تلك الممنوحة لنظيره الورقي.
تعتبر الفاتورة الإلكترونية مستندًا أصليًا صالحًا إذا تم استيفاء 3 شروط رئيسية:
- تنسيق الفاتورة: مطلوب تنسيق فاتورة رقمية بدرجة تعقيد أكبر أو أقل (EDIFACT ، XML ، PDF ، X12 …).
- الإرسال الإلكتروني: الإرسال عن بعد مطلوب. يجب أن يبدأ من جهاز كمبيوتر ويتم التقاطه بواسطة كمبيوتر آخر.
- النزاهة والمصداقية: لا يمكن تعديل الوثيقة بما يضمن سلامتها وأصالتها.
ما هو شكل الفواتير الإلكترونية في جميع أنحاء العالم؟
لكي تعتبر الفاتورة الإلكترونية مستندًا أصليًا صالحًا ، يجب أن تمتثل للمواصفات التي تحددها تشريعات الدولة التي صدرت منها:
القدرة على الإنفاذ: فرضت مناطق مختلفة استخدام الفواتير الإلكترونية على نطاق واسع لدافعي الضرائب. في العديد من بلدانالعالم ، يعد نظام الفواتير هذا إلزاميًا لـ 100٪ من المُصدِرين. جعلت بعض البلدان في أوروبا والشرق الأوسط ذلك إلزاميًا في العلاقات بين الإدارات العامة ومورديها.
كود الرقابة المالية: تتطلب البلدان التي تشجع على استخدام الفواتير الإلكترونية للحد من التهرب الضريبي رموز رقابة على المستند. يتم إصدارها عادةً من قبل إدارة الضرائب ذات الصلة قبل إرسال المستند إلى العميل.
الإجراءات الإدارية المسبقة:تتطلب بعض الدول العمليات السابقة للتطبيق والتسجيل والحصول على الشهادات وما إلى ذلك ، كإجراءات شكليات مسبقة يجب الالتزام بها قبل البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية.
التوقيع الإلكتروني: من الشائع أن تشترط تشريعات الدول المختلفة توقيعًا إلكترونيًا على الفاتورة. يعمل هذا على ضمان سلامة المستند وصحة أصله.
تنسيق الفاتورة: في كثير من الحالات ، يتم تعريف وتوحيد تنسيق الفاتورة الذي يجب إنشاء المستند الإلكتروني به ، مع كون XML هو اللغة الأكثر انتشارًا.
أرشفة: تتطلب التشريعات المختلفة الموجودة بشأن الفواتير الإلكترونية أرشفة المستندات الإلكترونية الأصلية في ظل ظروف أمان وشروط وصول معينة.
شكل الفاتورة الضريبية في السعودية
يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية في السعودية على :
- عنوان الفاتورة
- رمز الإستجابة السريعة QR code
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
- الرقم التسلسلي الفريد للفاتورة
- معرف إضافي للمورد مثل رقم السجل التجاري للنشاط
- معلومات البائع
- معلومات المشتري
- إجمالي المبلغ، بحيث يكون غير اشمل للضريبة على القمية المضافة
- إجمالي المبلغ شامل الضريبة على القيمة المضافة
- المجموع النهائي غيرشامل الضريبة على القيمة المضافة
شكل الفاتورة الإلكترونية الضريبية المبسطة في السعودية
يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية المبسطة في السعودية على :
- عنوان الفاتورة ( فاتورة ضريبية مبسطة) موجهة من شركة أو مؤسسة إلى مستهلك.
- رمز الإستجابة السريعة QR code
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
- الرقم التسلسلي الفريد للفاتورة
- اسم المتجر أو الجهة المصدرة للفاتورة
- عنوان المتجر أو الشركة أو المقر
- معلومات ضريبة القيمة المضافة
- إجمالي المبلغ شامل ضريبة القامية المضافة
فوائد نظام الفواتير الإلكترونية
زيادة كفاءة العمليات الإدارية: يتم إصدار المستندات وإرسالها واستلامها وتسجيلها على الفور وبشكل تلقائي. تتكامل جميع العمليات مع أنظمة الإدارة الداخلية للمرسل والمستقبل. هذا المستوى من الأتمتة يقلل بشكل كبير من الأخطاء المرتبطة بالفواتير اليدوية.
تقليل التكاليف:يتم تخفيض تكلفة إصدار وإرسال واستلام الفواتير بشكل كبير. حققت بعض الدراسات وفورات تقارب 90٪ مقارنة بتكلفة إصدار وإدارة نفس المستندات في شكل ورقي.
تقليل أوقات الاستجابة:تؤدي الكفاءة في إرسال المستندات واستلامها ، وفورية التسليم ، والاختفاء الفعلي للأخطاء في إصدار المستند إلى انخفاض كبير في الاستجابة وأوقات الدفع.
أمن الاتصالات:تضمن إمكانية إدارة تسليم هذه المستندات من خلال شبكات خاصة مثل VAN (شبكة القيمة المضافة) ، أو من خلال بروتوكولات محددة من نقطة إلى نقطة مثل AS2 ، التسليم الآمن والسري.
سلامة الوثيقة: وفي الوقت نفسه ، تتيح عمليات التوقيع الإلكتروني للمرسل والمتلقي مزيدًا من الضمانات فيما يتعلق بسلامة المحتوى ومصداقية المنشأ.
التكامل مع أنظمة الإدارة: يمكن أتمتة إصدار هذه المستندات من البيانات المسجلة في أنظمة إدارة الموردين الداخليين والدائنين. علاوة على ذلك ، يسمح إيصالهم الإلكتروني لمتلقي الفواتير بأتمتة عملية التحقق من صحتها وتوحيدها. وهذا يسمح بالتسجيل المباشر دون تدخل بشري في نظام إدارة الحسابات الدائنة.