برنامج أودو المحاسبي – كل ما تحتاج إلى معرفته حول Odoo  system

برنامج أودو المحاسبي هو نظام تخطيط موارد المؤسسات، يساعد الشركات على تنظيم وإدارة كل ما يتعلق بعمليات التخزين والتصنيع والتوصيل ونقاط البيع والتجارة الإلكترونية، وغيرها من العمليات المحاسبية والإدارية التي تحتاج إلى تنظيم وتسيير،  مما يحتاج إلى تنظيم وإدارة.

يُطلق على عملية ربط العمليات الإدارية والمحاسبية هذه مع تطبيق محاسبي بمفهوم نظام تخطيط موارد المؤسسات، والذي سنشير إليه بالتفصيل في هذا المقال، وقد طورت الشركة المصنعة للبرنامج نسختين منه، الأولى مجانية والثانية مدفوعة. 

ما هو نظام تخطيط  موارد المؤسسات؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP هو نظام يضم مجموعة من الأدوات المرتبطة بالمعلومات والبيانات الداخلية مثل المبيعات والخدمات والمحاسبة والعلاقات العامة وغيرها لمنشأة معينة، بحيث يقوم بربط هذه المعلومات كافة مع تطبيق محاسبي بشكل تلقائي وفوري عند حدوثها، وذلك لتسهيل حركة وانتقال المعلومات بين الأقسام المختلفة، وكذلك إرسالها إلى خارج الشركة أو المؤسسة ومشاركتها مع قطاعات أو شركات اخرى.

مميزات برنامج أودو المحاسبي

تحتاج قبل استعمال برنامج أودو يجب أن تعرف ما يوفره لك هذا البرنامج، وإذا كان مناسباً لطبيعة عملك واحتياجاته، حيث تشمل مميزات أودو ما يلي:

• المرونة: برنامج أودو قادر على أن يتوافق مع متطلبات العمل، وذلك لأنه يضم أقسام مختلفة بحيث يستطيع المستخدم أو صاحب العمل اختيار الأقسام التي يحتاجها للمنشأة وتثبيتها في البرنامج، كما يمكن إضافة أقسام أخرى بعد مدة في حال توسع العمل والحاجة لهذه الأقسام.
• التكامل والشمولية: يوفر نظام أودو سهولة التواصل مع قطاعات أخرى  في التجارة أو قطاعات لها علاقة بصناعة معينة والأنظمة الإدارية المختلفة، لذا فإنه يحسن من العمليات الإدارية ويرفع من كفاءتها.
• التحديث المستمر للنسخة المدفوعة منه: هذه الميزة غالباً ما تحفز أصحاب الأعمال على اختيار أودو، لأن التطوير والتحديث المستمر له يعني توفير مزايا إضافية تحسن من كفاءة إدارة الموارد باستمرار.
• التصنيف الفعال: يمكن للبرنامج عمل تصفية المنشأة من أجل تطبيق عمليات التحليل على الأعضاء والفئات التي تضمنها المنشأة وبالتالي إجراء التحسينات والتطويرات الممكنة.
• تكلفة فعالة: بالنظر إلى ما يوفره البرنامج من خدمات ومن ضمنها العمليات اليومية المتعلقة بالتخطيط وإدارة الموارد في المنشأة، والتي لا يفرض عليها رسوم خاصة، مما يجعل تكلفة البرنامج مناسبة جداً لخدماته.

عيوب برنامج أودو المحاسبي

لا تكفي معرفة مميزات البرنامج لتتخذ قرارك باختياره، فيجب أن تعرف كافة المعلومات عنه بما فيها العيوب والتي تشمل ما يلي: 

• مشاكل التحديث: كما ذكرنا فإن برنامج أودو يمتاز بخاصية التخصيص، أي أن كل مستخدم قادر على عمل التعديلات التي تتناسب مع طبيعة عمله، واستخدام الأقسام المناسبة له، لذا فهناك احتمالية كبيرة أن لا تتناسب التحديثات مع هذه التعديلات.
• محدودية الدعم: تكمن مشكلة البرنامج في التأخر بتقديم الدعم الفني للمستخدم،  والذي يكون بحاجة لهذا الدعم في حال حدوث مشكلة في تشغيل البرنامج مثلاً، أو عندما يريد الاستفسار عن خاصية معينة، لذا فإن الوقت الذي يستغرقه للوصول للعملاء وتقديم الدعم يجعله غير مرضي لهم.
• صعوبة الاستخدام لغير المتخصص: واحدة من عيوب أودو هو التعقيد في هيكل البرنامج مما يجعله استخدامه ليس سهلاً من الموظفين، بل هو يحتاج إلى جهد ومتخصصين ليتمكنوا من تعليم الموظفين في المنشأة لطريقة عمله وكيفية استخدامه وبالتالي تسهيل تطبيق البرنامج في المنشأة، هذا يجعله خياراً مستبعداً لبعض الشركات التي تريد برنامجاً أسرع لتطبيقه في الشركة.
• التكلفة المعقدة للبرنامج: تكلفة البرنامج واضحة ولكن عندما تحتاج المنشأة إلى أكثر من تطبيق من برنامج أودو فعليها دفع تكلفة إضافية عن كل مستخدم، لذا فعند دفع تكلفة الأقسام منفصلة فإن التكلفة النهائية تكون معقدة وصعبة الفهم.
• تأخر الاستجابة لخدمة العملاء: هناك مشكلة في التواصل مع العملاء وتقديم الاستجابة والخدمة التي يحتاجون إليها في أودو، وهذا العيب يعتبر أساسي ويسبب مشكلة للمنشأة، لأن الخدمة السريعة للعملاء وسهولة التواصل ستوفر الكثير من الوقت والجهد.

أهم مكونات وتطبيقات برنامج أودو المحاسبي

مكونات أو تطبيقات برنامج أودو هي عبارة عن أجزاء البرنامج التي تعمل على إدارة العمليات الخاصة للشركة والتي تناسب احتياجات عملها، ومن هذه المكونات ما يلي:

المكونات التي تتعلق بإدارة الموارد البشرية

يساعد البرنامج موظفي الموارد البشرية على إدارة الموظفين في المنشأة وتحديد مستوى إنجازهم في العمل في أي وقت، إذ يغطي هذا التطبيق أبرز مجالات عمل الموارد البشرية والتي تشمل ما يلي:

• عمليات التوظيف: يدير البرنامج وينظم كل ما يتعلق بعمليات طلبات التوظيف وعروض العمل والوظائف الشاغرة، فهو يحدد مراحل التوظيف وإعداد خطوات تنفيذها.
• الموظفون: يتابع البرنامج بشكل مستمر معلومات وبيانات الموظفين في الوقت الحالي، كما يوفر قسم خاص للمعلومات الخاصة بكل موظف مثل بياناته الشخصية من اسم ورقم وطني وأي مشاكل صحية وغير ذلك.
• الإجازات: برنامج أودو يدير بشكل أوتوماتيكي كافة إجازات العمل، حيث تحتاج موافقة المدير على إجازة موظف إلى قيامه ببعض الخطوات الإلكترونية البسيطة، ومن ثم تحديث جدول العمل الخاص بالموظف وفقاً للخطوات التي قام بها المدير.
• تقييم الموظفين: يمكن تقييم الموظفين من المستخدم للبرنامج مهما بلغ عددهم، وذلك من خلال استخدام نماذج مسبقة أو مخصصة بحيث يعتمد عليها أودو في تصميم التقييمات.

المكونات التي تتعلق بإدارة المبيعات

يوفر برنامج أودو أدوات لإدارة وتنظيم عمليات البيع لدى المنشأة والتي تساهم في تحقيق أرباح أعلى، ويمكن تلخيص هذه الأدوات بما يلي:

• المبيعات: يعمل أودو على إدارة عروض المبيعات وإضافة الصور والوصف للمنتجات بسهولة وتقديمها بشكل آلي على الإنترنت.
• الاشتراكات: إدارة الاشتراكات و اقتطاع الضرائب اللازمة من خلال الإعدادات التي يدخلها المستخدم على البرنامج.
• نقاط البيع: تعتمد كل منشأة نقاط بيع معينة لتسهيل وصولها إلى العملاء في السوق، يساعد نظام أودو على التحكم بهذه النقاط عبر واجهة بسيطة وسهلة، ومن الجدير بالذكر أن تطبيق نقاط البيع في أودو يستمر بالعمل عند انقطاع الإنترنت.
• التأجير: يقوم البرنامج بعمل إدارة الفواتير وعروض الأسعار، وكذلك إدارة متطلبات التسليم والإرجاع دون أن تحتاج لبرنامج مخصص آخر.

المكونات التي تتعلق بالإجراءات المالية

يعمل برنامج أودو على تسهيل هذه الإجراءات وذلك من خلال أتمتة الخطوات والعمليات وفقاً للإعدادات التي يدخلها المستخدم بما يتناسب مع العمل، وبالتالي فإنه يقلل من حدوث الأخطاء، وتشمل العمليات التي ينظمها البرنامج ما يلي:

• المستندات: يقوم البرنامج بتحويل كافة الأوراق في المنشأة إلى ملفات إلكترونية يسهل نقلها وتصنيفها وعمل مستندات خاصة بأنشطة المنشأة، أي يجعل أسلوب العمل إلكتروني ويلغي نظام التعامل الورقي.
• الفوترة: يقوم أودو بإعداد الفواتير بشكل دوري كما ينظم عمليات جدولة لدفع الفواتير، وكذلك إعداد الفواتير بما يتناسب مع عروض الأسعار التي ترسل للعملاء.
• النفقات: يدير أودو نفقات الموظفين كافة عبر التطبيق، ويوفر لوحة شاملة للفواتير وطلبات الدفع ويقدم خيار إعداد اللوحة من المستخدم، بحيث يتحكم من خلالها بتسجيل أي بيانات متعلقة بـالفواتير والمدفوعات والوصول إلى أي معلومات أخرى.
• التوقيع إلكترونياً: تحتاج معظم ملفات العمل إلى توقيع، ولأن برنامج أودو يساعد في تحويل نمط العمل إلى النمط الإلكتروني، فهو يوفر للمستخدم إمكانية إضافة توقيع إلكتروني على الملفات بعد الموافقة عليها، وهذه التواقيع معتمدة من قِبل قانون التوقيع الرقمي في أمريكا وكذلك لدى اللوائح الأوروبية، ودول مجلس التعاون الخليجي وغيرها من الدول.

المكونات التي تتعلق بالتخزين والتصنيع

 يتيح أودو مجموعة من الأدوات لضبط وإدارة عمليات التخزين والتصنيع، وبالتالي فهو يعمل على تنظيم أفضل لعمليات التصنيع وضبط التكاليف وزيادة الأرباح:

• المستودعات: تشمل عملية إدارة المستودعات متابعة سير العمليات الداخلية، مع ضمان تخزين جزء من البضاعة بحيث يكون أقل منها ولكن يضمن عدم نفاذها، بالإضافة إلى تتبع البضاعة وغيرها من أمور إدارة المستودعات، والذي يميز برنامج أودو هو أنه يمكّن المستخدم من إدارة ومتابعة كافة هذه العمليات.
• التصنيع: يوفر نظام أودو للمستخدم كافة أدوات التخطيط التي تنظم وتدير احتياجات المواد، والصيانة، وعرض أوراق العمل اللازمة أثناء تنفيذ عمليات التنفيذ مباشرةً.
• دورة حياة المنتج: يعمل البرنامج على إدارة هذه الدورة بسهولة، من مرحلة إطلاق المنتج، وحتى انتهاء المنتج، ويتيح لك أيضاً إجراء أي تغييرات في المواصفات الفنية للمنتج الذي مازال قيد التصنيع، إلى جانب ذلك فإنه يوفر Iللعمال فرصة الاطلاع على المعلومات الخاصة بمسؤولياته ضمن تطوير المنتج، مع الاحتفاظ بسرية مسؤوليات باقي العمال أو فريق العمل.
• المشتريات: يوفر البرنامج الكثير من الجهد والوقت في إدارة عملية المشتريات من خلال أتمتتها، فمثلاً عندما ينخفض مخزون البضاعة عن حد معين يقوم بعمل عروض أسعار وطلبها، وذلك وفقاً للإعدادات المدخلة من المستخدم، كما أنه يدير قوائم الأسعار وعملية توفير المنتجات.
• الصيانة: تحتاج المنشأة إلى إجراء عمليات صيانة دورية وقائية لضمان سلامة واستمرارية عمليات الإنتاج، من الممكن عمل أتمتة لهذه العمليات من خلال نظام أودو،وهذا بالطبع سيوفر الكثير من الجهد والتكاليف المرتبطة بإصلاح أي أعطال قد تحدث. 
• الجودة: ترتبط الجودة بمتابعة وفحص عمليات معينة في مرحلة التصنيع، أو فحص مواد في المنتجات، وهنا يتيح برنامج أودو عمل تخطيط لرفع مستويات الجودة للمنتج. 

المكونات التي تتعلق بتسيير الخدمات

هناك الكثير من الخدمات التي ترتبط بإدارة المشروع، والذي يتيح نظام أودو فرصة لعمل مجموعة منها ومن الأدوات لتساعدك على الإدارة والتخطيط اللازمين لإنجاز المهام بكفاءة وفعالية، فمثلاً يمكن البرنامج المستخدمين من عمل محادثة مباشرة لمتابعة سير العمل بين أعضاء الفريق، وكذلك إمكانية مشاركة الملفات بشكل مباشر فيما بينهم، وكذلك في تصميم أوراق العمل ومتابعة أوقات العمل فوترة الخدمات.

التسويق

بكل ما يتضمنه التسويق من تنظيم الحملات التسويقية ضمن خطط تبدأ من مرحلة إعداد الحملة وحتى إطلاقها، إلى جانب إدارة منصات التواصل الاجتماعي للمنشأة وغيرها من أنشطة التسويق التي تعتمدها المنشأة، كلها يمكن أن تتم من خلال برنامج أودو بسهولة ودقة.

موقع المنشأة على الإنترنت

يمكن لبرنامج أودو أن يوفر للمنشأة مجموعة من الأدوات التي تساعد في بناء الهوية الإلكترونية وتطوير الصفحات والتطبيقات الإلكترونية للمنشأة، كما يفيد في إعداد صفحات المنتجات الخاصة بالمنشأة في المتجر الإلكتروني، مع إمكانية عرض الأعمال المصممة بسهولة، لذا فهو يدخل في تصميم المتجر الإلكتروني.

الإنتاجية

واحدة من الأدوات الأساسية للعمل في أودو هي تلك الأدوات المرتبطة مباشرةً بتحسين الإنتاجية في العمل، والتي تتمثل بالتحكم بطريقة اتخاذ القرارات، وإعطاء أي أذونات أو موافقات.

ستوديو أودو

يستطيع المستخدم لبرنامج أودو أن يخصص كافة الواجهات والتقارير والأيقونات لصالح عمله و لتلائم متطلبات العمل ويعدل هذا التخصيص متى يشاء، كما يمكن أن يتحكم بكافة حزم التطبيقات التي اشتراها من خلال ستوديو أودو.

بدائل برنامج أودو المحاسبي

أودو برنامج ممتاز لإدارة الأعمال في الشركات، ولكنه قد لا يكون مناسباً لمختلف الأعمال والشركات، كما أن له عيوب قد لا تكون بسيطة بالنسبة للبعض، مما يجعلها تبحث عن بديل مناسب أكثر أو لا يمتلك تلك العيوب، هناك العديد من البدائل المناسبة لأودو والتي سنشير هنا إلى أفضلها:

1. برنامج فوم

 يوفر برنامج فوم تنظيم وإدارة العمليات المحاسبية بتكلفة قليلة، فهو يتيح للمستخدم إدارة المخازن والموارد البشرية وعمليات المحاسبة والمبيعات، وإدارة شؤون الموظفين والعلاقات العامة،  وعمليات التشغيل وغيرها.

2.برنامج فاتورة

يمتاز فاتورة في أسلوبه السلس والبسيط والذي لا يحتاج إلى جهد وعناء وتدريب لإجراء عمليات المحاسبة والإدارية المختلفة، كما أنه يتيح فرصة عمل تجربة مجانية لضمان أنه الخيار المناسب للمستخدم.

3.برنامج دفترة

يعتبر دفترة أقل تكلفة مقارنة ببرنامج أودو، كما أن واجهة المستخدم سهلة الاستخدام ولا تحتاج معرفة بالبرمجة أو تعلم وجهد من أجل العمل عليها، كما أن الاشتراك في دفترة شامل لكل التطبيقات، أي أنها لا تطلب دفع المال لكل تطبيق كما في أودو.

4.برنامج إدارة

يوفر إدارة ميزة هامة وهي سهولة التواصل مع الدعم والخبراء وبشكل سريع، كما أنه برنامج سهل ومرن ويمكن التوسع به بسهولة، ولا يحتاج لجلسات عدة لتعلم استخدامه، كما أن تكاليف “إدارة” محدودة وواضحة، ويتم فيه عمل تحديثات مستمرة مما يقلل من فرص ظهور المشاكل فيه.

5. برنامج Acumatica

يعتبر برنامج Acumatica من أفضل بدائل أودو، فهو مناسب لمختلف أشكال وأحجام الشركات سواء كانت كبيرة أو صغيرة، والمنشآت الصناعية والبناء وغيرها، وهو قادر على إدارة كافة العمليات المتعلقة بالشركة بسهولة وبسرعة، من خلال أتمتة العمليات بالكامل، وبصورة مبسطة وسهلة الاستخدام.

هل برنامج أودو هو الأفضل؟

بعد معرفة كافة المميزات والعيوب لبرنامج أودو، فقط تكون بعض عيوبه سبباً في جعلك ترغب باختيار أحد البدائل الأكثر توافقاً مع احتياجات عملك، وبعد أن تعرفنا إلى 5 من أفضل البدائل، إليك مقارنة واضحة ستسهل عليك الاختيار الأفضل للشركة:

خلاصة

آخيراً، يمكن أن نقول أن برنامج أودو يوفر مميزات تساهم في تحسين أداء الشركة وتحقيق الأهداف بكفاءة وسلاسة، ولكنه لا يناسب جميع الشركات التي قد لا تفضل هذا النوع الذي يحتاج إلى متخصصين للعمل عليه، كما أنه غير مناسب للشركات التي تحتاج خدمة عملاء مميزة.

فبرنامج أودو ليس الأفضل أو الأنسب لبعض الشركات ولكنه الأفضل للعديد من الشركات، وعليه فإن البحث عن بديل مناسب لأودو يضعنا في خانة النظر بدقة للمقارنة والمفاضلة بين البرامج المختلفة، مما يضمن اختياراً أمثل يتوافق مع طبيعة العمل وحجم المنشأة.