إن الوظيفة الأكثر ضرراً للإدارة هي التخطيط. يجب أن تقرر الإدارة مسبقًا ما هي أهداف المنظمة وطرق تحقيقها قبل أن تتمكن من استخدام مواردها البشرية والمالية والمادية بشكل فعال. لنكتشف معاً مبادئ التخطيط وأسس نجاحه.
لا يمكن بذل جهد منظم وهادف بدونه ، مما يؤدي إلى الفوضى والارتباك وإهدار الموارد. يتضمن التخطيط تحديد أهداف العمل ، وتطوير الاستراتيجيات لتحقيقها ، وجدولة الإجراءات وجدولتها ، وإسناد المسؤوليات لإكمالها. تسبق عملية التخطيط والتطوير جميع الجهود والإجراءات الأخرى ، حيث تحدد الخطط والبرامج نوع القرارات والأنشطة التي ستؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة. بالإضافة إلى التنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم ، فإن هذه الوظيفة أساسية لجميع الوظائف الإدارية الأخرى.
تسمح الأنشطة المخططة بفهم الأنشطة التي نحتاجها ، وكيف ينبغي دمجها في الوظائف والإدارات ، ولمن يجب أن تقع مسؤولية اتخاذ القرار والعمل ، وكيف ينبغي تنسيق الأنشطة والقرارات المختلفة. بدون التنظيم ، الذي تشارك فيه الأنشطة الإدارية المذكورة أعلاه ، لا يمكن أن يكون هناك موظفين ، ولا يمكن تنفيذ أي توجيه. بالإضافة إلى توفير معايير لتقييم الأداء ، فإن التخطيط ضروري لأداء وظيفة التحكم. تبدأ جميع الوظائف الإدارية بالتخطيط.
ما هو التخطيط ؟
التخطيط هو عملية تحديد كيفية وصول المنظمة إلى حيث تريد ، وماذا ستفعل لتحقيق أهدافها.
التخطيط هو التطوير المنهجي لبرامج العمل التي تهدف إلى الوصول إلى أهداف العمل المتفق عليها من خلال عملية التحليل والتقييم والاختيار من بين الفرص المتوقعة.
ما هي مبادئ التخطيط ؟
تطوير وتسهيل تحقيق الأهداف والغايات التنظيمية هو الهدف والغرض من الخطط ومكوناتها. لتحقيق الأهداف التنظيمية بشكل أكثر فاعلية واقتصادية ، يجب أن تكون الخطط طويلة الأمد متداخلة مع الخطط متوسطة الأجل ، والتي بدورها تحتاج إلى ربطها بخطط قصيرة الأجل.
فيما يلي مبادئ التخطيط في الإدارة:
مبدأ المساهمة في الأهداف
نحن نعلم أن كل مؤسسة أو شركة لديها بعض الأهداف والغايات المحددة مسبقًا.
وفقًا لهذا المبدأ ، يجب أن تقدم كل خطة وخطة فرعية مساهمات إيجابية نحو تحقيق أهداف وغايات المؤسسة.
مبدأ وعود التخطيط
يوضح مبدأ التخطيط أن التخطيط مرتبط بالمستقبل والحاضر القريب ، هناك عدة افتراضات.
ومن ثم ، أثناء صياغة الخطط ، ينبغي جمع المعرفة الكاملة والواضحة والموثوقة وإعداد التنبؤات بشكل جيد.
مبدأ الكفاءة
كفاءة التخطيط تعتمد على النتائج.
يوضح هذا المبدأ أنه يجب الحصول على أقصى النتائج من الحد الأدنى من التكلفة والجهد.
إذا لم يصبح ذلك ممكنًا ، أو لم تتحقق الأهداف بكفاءة ، فقد يُنظر إليها على أنها عدم كفاءة في التخطيط.
مبدأ الأسبقية
يخبر مبدأ التخطيط هذا أن الأهداف والغايات هي النشاط الأول.
بدون التخطيط ، لا تحصل وظائف الإدارة الأخرى على التوجيه الصحيح ، ولا يصبح أدائها الفعال والفعال ممكنًا.
ومن ثم ، فإن التخطيط هو الوظيفة الهامة والأولية للإدارة ، والتي ينبغي إيلاء الاهتمام لها ، على سبيل الأولوية.
مبدأ المرونة
وفقًا لهذا البدأ من مبادئ التخطيط هذه ، يجب أن تكون الخطط مرنة. المرونة تعني التغيير حسب الحاجة.
يمكن مراجعة الخطط المرنة ، وفقًا للمتطلبات المتغيرة ويمكن تجنب الخسائر أو تقليلها.
لذلك ، يجب أن يكون التخطيط على هذا النحو الذي يمكن تغييره ومراجعته ، وفقًا للظروف. يستخدم هذا المبدأ للتخطيط طويل الأجل.
مبدأ التغيير الملاحي
يركز مبدأ التخطيط هذا على حقيقة أنه مثلما يكون البحار منتبهًا لأخذ قاربه إلى الوجهة ، من خلال الاهتمام المنتظم بسرعة القارب واتجاهه وتوازنه في كل لحظة.
وبالمثل ، يجب على المديرين الاستمرار في اختبار المصانع ، أثناء تنفيذها ، ويجب أن تكون التغييرات والتحسينات المطلوبة عملية مستمرة.
مبدأ الالتزام
يحدد هذا المبدأ “الفترة الزمنية” للتخطيط.
وفقًا لهذا المبدأ من مبادئ التخطيط يجب أن يكون التخطيط بالضرورة على الأقل نحن لتلك الفترة ، وهو أمر مطلوب للوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها مع موظفيها ومورديها ومدينينها ومستهلكين ، إلخ.
مبدأ الانتشار
يوضح هذا المبدأ حقيقة أن التخطيط هو نشاط واسع الانتشار ، وهو أمر مطلوب على جميع مستويات إدارة الأعمال.
ومن ثم ، يجب أن يكون التخطيط وفقًا لاحتياجات جميع مستويات الإدارة.
مبدأ الإطار
السياسات تعني تلك المبادئ العامة التي تحكم وظائف المنظمة لتحقيق أهدافها.
يحدد مبدأ تحديد السياسة هذا أن سياسات المؤسسة يجب أن تكون واضحة وبسيطة وسليمة ومبررة ، لجعل تخطيطها فعالاً.
إلى جانب ذلك ، يجب أيضًا مراعاة مكونات التخطيط.
مبدأ التوقيت
يركز مبدأ التخطيط هذا على النقطة التي مفادها أنه أثناء تحديد أهداف المؤسسة ، يمكن أيضًا تحديد الحد الزمني لتحقيق الأهداف المختلفة بشكل جيد.
يجب أيضًا إعداد الخطط والخطط الفرعية والبرامج لتحقيق الأهداف.
يجب أيضًا تحديد حدودهم الزمنية بشكل أساسي.
مبدأ البديل
يعتمد نجاح التخطيط على القرار الصحيح المتخذ.
ومن ثم ، قبل طرح القرارات ، يجب اكتشاف البدائل المختلفة وجمع المعلومات الضرورية عنها ، ومن ثم يجب اختيار البديل الأفضل.
وفقًا لهذا المبدأ ، يتم اختيار الأفضل الذي قد يساهم في تحقيق الأهداف المحددة في الوقت المحدد وبأقل تكلفة.
مبدأ العامل المحدد
ينص هذا المبدأ من مبادئ التخطيط على أنه يجب على المديرين تحديد العوامل التي لها إنجازات محدودة فقط للأهداف المرجوة مع اختيار أفضل البدائل ويجب إيجاد الحلول المناسبة للعوامل الحرجة والمرفضة.
مبدأ الاستراتيجيات التنافسية
في حالة وجود أي مؤسسة تنافسية ، فيجب أيضًا مراعاة أنشطة وتقنيات التخطيط للمؤسسات الأخرى.
من خلال القيام بذلك ، قد يكون النجاح في العمل ، من بين المنافسين ، مضمونًا.
مبدأ التعاون
هذا هو التأكيد الأساسي على أن نجاح التخطيط يعتمد على تعاون المنظمة بأكملها.
أهداف التخطيط في المنظمة
فيما يلي بعض الأهداف المهمة للتخطيط في المنظمة.
يسهل تحقيق الأهداف: الهدف من التخطيط هو تسهيل تحقيق الأهداف. يركز اهتمامه على أهداف المنظمة. يحدد أهداف كل قسم في المنظمة والمؤسسة ككل. يساعد هذا الأفراد على رؤية المؤسسة بالكامل ومعرفة كيف تساهم أفعالهم في أهدافها النهائية. يفرض التخطيط على المديرين النظر في المستقبل ومراجعة خططه إذا لزم الأمر لتحقيق الأهداف.
يضمن الاقتصاد في العمليات: نظرًا لأن التخطيط يؤكد على كفاءة التشغيل والاتساق ، فإنه يقلل من التكاليف ويكسب عملية اقتصادية. جهد جماعي منسق ، حتى تدفق العمل والقرارات المدروسة بسبب التخطيط.
يسبق التحكم: تتضمن السيطرة تلك الأنشطة التي يتم تنفيذها لإجبار الأحداث على التوافق مع الخطط. تعمل الخطط كمعايير للأداء. يسعى التحكم إلى مقارنة الأداء الفعلي مع المعايير المحددة. لذلك لا يمكن ممارسة السيطرة بدون خطط.
ينص على الطوارئ المستقبلية: التخطيط مطلوب لأن المستقبل غير مؤكد. يمكّن التخطيط الإدارة من النظر إلى المستقبل واكتشاف مسار عمل بديل مناسب. يساعد التخطيط الإدارة في الحصول على فكرة واضحة عن المستقبل ووضع إطار لبرنامج مناسب للعمل. حتى عندما يكون المستقبل مؤكدًا للغاية ، فإن التخطيط ضروري لتحديد أفضل مسار للعمل.
يسهل الاستخدام الأمثل للموارد: الموارد المختلفة ذات الصلة بالمنظمة مثل الأموال والموارد المادية والقوى العاملة والمعرفة التكنولوجية وما إلى ذلك ، غير كافية إلى حد كبير بسبب الطلب من المنظمات المتنافسة ولها استخدامات بديلة. هذا يستلزم المنظمة لتحقيق أفضل استخدام ممكن للموارد. يسهل التخطيط الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
المتطلبات الأساسية للوظائف الإدارية الأخرى: تتمثل أغراض التخطيط في توفير أساس مفاهيمي وملموس لبدء المهام الإدارية الأخرى والاضطلاع بها مثل التوظيف والتنظيم والتوجيه والتحكم. التخطيط هو وظيفة أساسية ويقطع شوطًا طويلاً لتحسين كفاءة وظائف الإدارة الأخرى ويجعل مهام الإدارة أكثر فعالية.
كل الوظائف الشاملة: التخطيط هو وظيفة المديرين على جميع المستويات على الرغم من أن نطاق وطبيعة ومدى التخطيط يختلف من مؤسسة إلى أخرى ومن مستوى إلى آخر. بغض النظر عن مستوى ومجال عمله ، يجب على كل مدير أداء هذه الوظيفة. سيكون التخطيط على المستوى الأعلى أساسيًا وواسعًا وبعيد المدى. قد يخطط المدراء في المستويات الأخرى لأنشطتهم الإدارية لفترة قصيرة.
في هذا الصدد ، يقول ثيو هايمان ذلك
"يميل نطاق ومدى وأهمية طبيعة التخطيط إلى الانخفاض بينما ننزل نحو المستويات الأدنى للإدارة ونقترب من نقطة تنفيذ الخطة".
ينسق الأنشطة: التنسيق هو عامل مهم لحسن سير عمل المنظمة. كما أشار هـ. ج. هيكس ،
"التخطيط ينسق أنشطة المنظمة نحو أهداف محددة ومتفق عليها. البديل هو السلوك العشوائي ".
إذا كان التخطيط غائبًا ، فقد تسعى أقسام المنظمة المختلفة إلى تحقيق أهداف مختلفة.
ينص على تفويض السلطة: التخطيط ينص على تفويض السلطة للمرؤوسين. تعمل الخطط المصممة جيدًا كمرشدين للمرؤوسين وتقلل من المخاطر التي ينطوي عليها تفويض السلطة.