يشير عناصر التخطيط الاستراتيجي إلى جميع العناصر التي تدخل في عملية تحديد وتوثيق مهمة الشركة وقيمها. من خلال إطار عمل محدد جيدًا يحدد أولويات العلامة التجارية ، يمكن لكبار المديرين تطوير أهداف طويلة الأجل وقصيرة المدى ، واتخاذ قرارات مستنيرة ، وتخصيص الموارد بشكل مناسب.
هذا يمكن أن يدفع المديرين والموظفين بشكل فعال إلى أن يكونوا منتجين ومتحمسين لتحقيق أهداف العمل.
عناصر التخطيط الاستراتيجي
تضع الخطة الإستراتيجية القوية والشاملة المنظمات في موقف يمكن تحقيق النجاح فيه. من أجل إنشاء استراتيجية استباقية وفعالة ، يجب على الشركات النظر في ستة عناصر رئيسية.
1.تحديد الرؤية
ستبدأ المنظمات عادةً في التخطيط الاستراتيجي من خلال تحديد رؤيتها وتطوير بيان الرؤية ، وهو وصف تفصيلي لما تريد العلامة التجارية تحقيقه في المستقبل.
برؤية واضحة ، ستكون فرق القيادة قادرة على توجيه انتباههم في الاتجاه الصحيح وصياغة خطط عمل تساعدهم على تحقيق أهدافهم.
من المفيد أيضًا تحديد موضوعات الشركة ، وهي الفئات التي تصف هيكل ونبرة الخطة الإستراتيجية. على سبيل المثال ، قد يكون موضوع الوكالة الحكومية هو السلامة العامة ونوعية الحياة والنقل. من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون موضوع المطعم هو الابتكار والعلاقات مع العملاء.
2.تطوير الأهداف
سيساعد إنشاء الأهداف الشركات على تحديد شكل النجاح وإبراز الطريق لتحقيق رؤيتها. بالإضافة إلى ذلك ، سيسمح وضع الأهداف لكبار المديرين بمعرفة ما إذا كانت خططهم الاستراتيجية تعمل على النحو المنشود.
عادة ما تضع المنظمات لنفسها أهدافًا قصيرة المدى ، بالإضافة إلى أهداف طويلة الأجل للحفاظ على التركيز. على سبيل المثال ، قد يكون الهدف طويل الأجل لبائع التجزئة هو مضاعفة مبيعاته في غضون ثلاث سنوات ، بينما يتمثل هدفه قصير الأجل في تحسين جودة خدمة العملاء.
يجب على القادة التأكد من أن جميع الموظفين على دراية وفهم لتطلعات الشركة. سيضمن ذلك أن يكون الجميع في نفس الصفحة ويعملون من أجل تحقيق هدف مشترك.
3.إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
المفاتيح هي التدابير التي تشير إلى تقدم شركة أو فرد. يمكن لكبار المديرين وضع مؤشرات أداء من خلال تقييم مختلف القيم القابلة للقياس لأهدافهم أو عملياتهم.
متجر الملابس ، على سبيل المثال ، سيقيس جودة خدمة العملاء من خلال النظر في المراجعات والمبيعات عبر الإنترنت والوقت الذي يستغرقه الموظف للوفاء بأمر ما.
باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية ، يمكن للقادة إدارة أهدافهم بسهولة ورؤية تأثير خططهم الاستراتيجية. كما أنه سيساعد المديرين على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات حول كيفية تعديل الإستراتيجية أو كيفية تحسين التدفق التشغيلي.
4.إنشاء استراتيجية
يعد تطوير استراتيجيات واضحة وفعالة أمرًا ضروريًا لنجاح العلامة التجارية على المدى الطويل. الاستراتيجيات عبارة عن خطط محددة لكل هدف تشغيلي ويتم وضعها بشكل عام لمدة ثلاث إلى خمس سنوات. يجب على الإدارة فقط مشاركة خططها مع موظفي مؤسستهم للحصول على ميزة تنافسية.
عند تطوير الإستراتيجية ، يجب على كبار المديرين مراعاة احتياجات مؤسستهم وإجراء أبحاث السوق لفهم صناعتهم وقاعدة عملائهم بشكل أفضل. سيسمح ذلك للفرق بالتفكير بشكل مبتكر وفريد ويضمن وضع خطط قابلة للتنفيذ.
يجب أن تتصدى الإستراتيجية الفعالة أيضًا للعقبات أو المزالق المختلفة التي قد تنشأ في المستقبل وأن تضع تدابير وقائية يجب اتخاذها للتخفيف منها. سيمنع هذا المبادرات من الاصطدام والتعثر بسبب حواجز الطرق.
أنظر أيضاً:
5.إجراءات الخريطة
يجب أن تحدد الخطة الإستراتيجية المبادرات والمشاريع والمهام القابلة للتحقيق التي ستنفذها المنظمة لتحقيق أهدافها. يجب أن تتناسب هذه الإجراءات بشكل جيد مع رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها. وهذا يشمل تخصيص الموارد ، وإنشاء البرامج ، وتوظيف الموظفين وتدريب الموظفين.
إنه جزء مهم من التخطيط الاستراتيجي لأنه يوضح مدى إمكانية تحقيق أهداف المنظمة.
6.المراقبة
العمليات اليومية لفهم ما إذا كانت الإستراتيجية تعمل بشكل أفضل ، تحتاج المؤسسات إلى مراقبة وتقييم الأنشطة اليومية في مكاتبها أو مستودعاتها أو مواقعها الفعلية. يمكن أن يساعد ذلك القادة على تحديد المشكلات الصغيرة وحلها ، مثل نقص المخزون أو التسليم غير المتسق من الموردين.
من خلال مراقبة العمليات اليومية ، سيتمكن المديرون أيضًا من التأكد من أن الموظفين منتجين وأن خطط العمل يتم تنفيذها بشكل فعال.
سيساعد إنشاء ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية في تقييم الأنشطة اليومية. على سبيل المثال ، إذا كان هدف أحد المطاعم هو زيادة المبيعات ، فيمكنه تتبع عدد المبيعات التي تتم كل يوم ، وما يطلبه العملاء ، ومدى سرعة وصول الطعام إلى طاولات العملاء.
يجب على الإدارة أيضًا التعامل مع موظفيها وجمع التعليقات. هذا لا يجعل كبار المديرين على دراية بالتحسينات التشغيلية التي يجب إجراؤها فحسب ، بل يمكن أيضًا أن يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير. في المقابل ، سيتم تحفيز الموظفين الراضين وتصميمهم على مساعدة الشركات على تحقيق أهدافهم.
من خلال التطوير الفعال للخطط الإستراتيجية ، ستخلق المنظمات إحساسًا بالاتجاه وتزرع أساسًا متينًا للنجاح.
عناصر التخطيط التشغيلي
تتكون الأعمال التجارية اليوم من عمليات معقدة مع الإدارات والفرق التي تعمل معًا لتحقيق الأهداف المشتركة. ومع ذلك ، فإن ما يجعل الأعمال التجارية ناجحة هو الإدارة. وفقًا للبحث ، يعد عدم التركيز أحد الأسباب العشرة الأولى لفشل التمهيد.
طريقة واحدة للتأكد من أن الشركة تعرف إلى أين تتجه في جميع الأوقات هي إنشاء خطة تشغيلية. على الرغم من أن العديد من أصحاب الأعمال والمديرين يفهمون مدى أهمية الخطط الإستراتيجية ، إلا أنهم غالبًا ما يفتقدون إلى عنصر لوجستي أساسي. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة العمليات.
شرح التخطيط التشغيلي
الخطة التشغيلية هي خطة شاملة وقابلة للتحقيق تحدد كيفية مساهمة وظائف وأنشطة القسم أو الفريق في تحقيق الأهداف التشغيلية العامة للمنظمة. باختصار ، تصف الخطط التشغيلية المهام اليومية المطلوبة للحفاظ على استمرار العمل.
عندما يتم القيام بها بشكل صحيح ، فإن الخطة التشغيلية تضمن أن جميع المديرين والموظفين يعرفون أدوارهم ومسؤولياتهم. توضح الخطة التشغيلية أيضًا كيفية قيام الموظفين بإكمال عملهم في إطار زمني محدد. يتيح تخطيط العمليات والأنشطة اليومية التي تتم داخل المنظمة للجميع المساهمة في الأهداف التشغيلية والتجارية للشركة.
من الناحية المثالية ، يجب أن تجيب الخطة التشغيلية على الأسئلة التالية:
- ما هي المهام والاستراتيجيات التي يجب إنجازها؟
- من المسؤول عن هذه المهام والاستراتيجيات؟
- ما هو الجدول الزمني لكل استراتيجية يتم تنفيذها؟
من نواحٍ عديدة ، يمكن مقارنة الخطة التشغيلية للشركة بدليل التعليمات. إنه بمثابة دليل للأعمال وأصحاب المصلحة الداخليين الرئيسيين (من C-suite إلى الرتبة والموظفين) ، مما يساعدهم على تنفيذ عملياتهم اليومية بطريقة تتفق مع أهداف العمل الشاملة طويلة الأجل. منظمة.
التخطيط التشغيلي والتخطيط الاستراتيجي
غالبًا ما تستخدم العديد من الشركات مصطلحات التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي بالتبادل. لكن في الحقيقة ، تشير هذه المصطلحات إلى شيئين مختلفين تمامًا.
تحدد الخطة الإستراتيجية أهداف الشركة ورسالتها ورؤيتها عالية المستوى. تنظر هذه الخطط إلى الصورة الكبيرة ، وتحدد كيف ستقيس الشركة أهدافها والمشاريع اللازمة لتحقيقها.
في المقابل ، تنظر الخطة التشغيلية إلى الجانب اللوجستي للأشياء. توفر هذه الخطط نظرة عامة دقيقة لما يجب على الشركة القيام به لتحقيق أهدافها ، ومن سيشارك في هذه الإجراءات ، والمدة التي ستستغرقها هذه العملية.
التقويم (الواريخ والمواعيد)
تحدد الخطة الإستراتيجية بشكل عام الأهداف طويلة المدى للمنظمة للسنوات الخمس القادمة أو أكثر.
من ناحية أخرى ، تحدد الخطة التشغيلية الإجراءات المحددة لتحقيق هذه الأهداف على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي.
الأهداف
تهدف الخطة الإستراتيجية إلى تحديد الرؤية طويلة المدى للأعمال وكيف يمكن للمؤسسة بأكملها تحقيقها.
في المقابل ، تتعمق الخطة التشغيلية في الأقسام ومجموعات أصحاب المصلحة التي تشكل العمل. بمعنى آخر ، قد يكون لدى شركة كبيرة عدة خطط تشغيلية – واحدة لكل قسم ، وإذا لزم الأمر ، لكل فريق.
إنشاء خطة
عادةً ما تقع مهمة إنشاء خطة إستراتيجية على عاتق القيادة العليا. في معظم الشركات ، هذا هو C-suite أو فريق الإدارة. بمجرد وضع الخطة ، سيتم نشرها وتنفيذها من قبل فرق مشتركة بين الإدارات لضمان نجاحها.
من ناحية أخرى ، فإن رؤساء الأقسام المختلفة وقادة الفرق في الشركة مسؤولون عن وضع خططهم التشغيلية. على الرغم من أن كل خطة تشغيلية مصممة خصيصًا لقسمها أو فريقها ، إلا أن تنفيذها الناجح أمر بالغ الأهمية لنجاح الخطة الاستراتيجية.
على سبيل المثال ، افترض أن قسم التسويق قد حدد سلسلة من الأنشطة للأشهر الـ 12 القادمة. نجاح هذه الأنشطة يترجم إلى المزيد من فرص المبيعات والمزيد من الإيرادات.
الميزانية
تأتي ميزانية إنشاء وتنفيذ خطة إستراتيجية من الميزانية الإستراتيجية للمؤسسة. عادة ما تقوم هذه الميزانية بتفصيل النفقات سنويًا ، وفقًا للجدول الزمني المحدد في الخطة الإستراتيجية.
في غضون ذلك ، تأتي ميزانية الخطة التشغيلية من الميزانية السنوية للوزارة. إذا كان من الضروري تخفيض الميزانية السنوية للوزارة ، ففكر في إجراء تعديلات في المجالات التي لا تتماشى مع الخطة الاستراتيجية.
على سبيل المثال ، إذا كان أحد أهداف المبيعات إدارة المبيعات – الأهمية ، الفوائد والعمليات والاستراتيجياتطويلة الأجل للخطة الإستراتيجية هو زيادة المبيعات عبر الإنترنت ، فمن المنطقي خفض ميزانية العمليات الفعلية قبل القيام بأي شيء باستخدام التجارة الإلكترونية.
التقارير
التقارير هي عنصر من عناصر التخطيط التشغيلي الذي يحضى بأهمية كبيرة، لأن الإبلاغ عن الخطط الإستراتيجية يتضمن مراجعة أداء المنظمة مقابل المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المحددة في الخطة الإستراتيجية. عادة ما تعقد التقارير والاجتماعات على أساس سنوي وتركز على مؤشرات الأداء الرئيسية عالية المستوى.
على العكس من ذلك ، توفر التقارير التشغيلية نظرة عامة على المشاريع والمهام والمهام التابعة التي عمل عليها أعضاء الفريق. يمكن عمل هذه التقارير على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي.
في كلتا الحالتين ، يعد إعداد التقارير عملية حاسمة تتيح للقادة وأعضاء الفريق معرفة حالة وأداء كل مشروع.
كيفية إنشاء خطة تشغيلية
بعد ان تعرفنا على عناصر التخطيط الاستراتيجي وأهم عناصر التخطيط التشغيلي، لنكتش كيفية إنشاء خطة تشغيلية ممتازة.
على الرغم من أن المنظمات المختلفة لها نهجها الفريد في التخطيط التشغيلي ، إلا أن أفضل الخطط تشترك جميعها في شيء واحد مشترك – هدف محدد بوضوح لجميع أعضاء القسم أو المجموعة أو الفريق للتركيز عليه. التركيز.
لإنشاء خطة ، يمكن للمديرين ورؤساء الأقسام اتباع هذه الخطوات الأساسية.
1.وضع الخطة التشغيلية
مثل أي خطة مشروع ، تبدأ الخطة التشغيلية بلمحة عامة عن الغرض منها. ابدأ بتصور الميزات الرئيسية للخطة ، بما في ذلك المهام والأهداف واحتياجات التوظيف والعمليات الإدارية المطلوبة لضمان عمل كل منها على المستويات المثلى.
إن البدء برؤية يسهل المضي قدمًا في تحديد الأهداف وإيجاد الخطوات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.
2.تحديد الأهداف
بعد تصور الخطة ، يمكن للمديرين الانتقال إلى مرحلة البناء ، والتي عادة ما تتضمن البحث وتحديد الأهداف. في حين أن كل خطة تشغيلية فريدة من نوعها ، فإن جميع الخطط تهدف إلى الإجابة على هذه الأسئلة الشائعة-
- ما هي ميزانية الشركة؟ قارن هذه الميزانية بالسنة أو الربع أو الشهر السابق.
- ما هو الوضع الحالي للفريق؟ انظر إلى الأشياء من منظور الميزانية والموارد وأعضاء الفريق الفردي.
- أين يجب أن يكون الفريق خلال الشهر أو الربع أو السنة القادمة؟
- ما هي الخطوات التي يجب أن يتخذها الفريق للوصول إلى هناك؟
- ما هي مؤشرات الأداء ومؤشرات الأداء التي يجب استخدامها لقياس تقدم القسم أو الفريق؟ قد تتضمن مؤشرات الأداء هذه عدد المنتجات المصنعة ، وعدد العملاء المكتسبين ، وتكاليف اكتساب العملاء ، وعدد العملاء المتوقعين.
ستتطلب الإجابة على هذه الأسئلة مجموعة من البحث النوعي والكمي ، بما في ذلك مقابلات الموظفين وتحليل البيانات التاريخية (مثل المبيعات والنفقات والتوظيف).
3.تخطيط الميزانية
بعد مطابقة أهداف الخطة التشغيلية ، يمكن للمديرين تخطيط الميزانية اللازمة لجميع المشاريع والمهام والأنشطة.
كما ذكرنا سابقاً ، يجب أن تأتي ميزانية الخطة التشغيلية من الميزانية السنوية للوزارة. هذا يجعل الميزانية العامل الأساسي الذي يجب مراعاته عند تعيين المهام وتخصيص الموارد وتخطيط رواتب أعضاء الفريق.
من الجيد أيضًا الحصول على تعليقات من باقي أعضاء الفريق. تم تكليف بعض الأشخاص بأدوار تناسب الآخرين بشكل أفضل ، أو قد يتم فصل خطوات معينة بشكل أفضل عن العمليات.
4.إنشاء نظام التقارير
بعد إنشاء عناصر التخطيط التشغيلي ، من أهدافها وغاياتها إلى النتائج واحتياجات التوظيف والجداول الزمنية ، يمكن لمديري الإدارات إنشاء نظام للإبلاغ عن التقدم المحرز في الخطة.
يعد إعداد التقارير وظيفة حاسمة لا تشير فقط إلى ما إذا كانت الخطة التشغيلية تعمل ، ولكنها تمكن الوزارة أيضًا من مساءلة نفسها أمام أصحاب المصلحة والقادة ورؤساء الوزارات الآخرين. سيرغب هؤلاء الأشخاص في مراجعة التقدم المحرز في الخطة التشغيلية.
5.إجراء التعديلات حسب الحاجة
كما هو الحال مع أي مشروع أو مشروع ، من المهم أن تكون مستعدًا للمحور وإجراء التعديلات. على سبيل المثال ، إذا وصل الفريق إلى المعيار المرجعي لمدة ستة أو 12 شهرًا بأقل من النتائج المرجوة ، فيجب على المديرين مراجعة الأنشطة والعمليات التي لم تعمل كما هو مخطط لها.
عند إجراء التعديلات ، من الجيد أيضًا إشراك أعضاء الفريق وإثبات قبول أصحاب المصلحة. هذا يجعل من السهل تحسين الخطة التشغيلية بناءً على ردود فعل حقيقية.
تحتوي كل خطة تشغيلية على العديد من العناصر المشتركة التي توفر الغرض من الخطة واتجاهها. تشمل هذه العناصر:
المهمة
في نهاية المطاف ، تعد الخطة التشغيلية أداة تكتيكية لتنفيذ خطة استراتيجية.
توفر الخطة الإستراتيجية أيضًا مهمة الخطة التشغيلية ، مع توضيح سبب أي مشروع أو مهمة أو عملية أو نشاط يعمل عليه قسم أو فريق. بدون هذا العنصر الأساسي ، ستكون كتابة خطة تشغيلية أشبه بالتخطيط لرحلة بدون وجهة فعلية.
موقع ذو قيمة
عرض القيمة هو بيان أو وصف موجز للسبب الذي يجعل شخصًا ما يجب أن يصبح عميلًا أو عميلًا أو شريكًا للمؤسسة. يجب أن يخبر العملاء المحتملين أيضًا لماذا يقدم منتج الشركة أو خدمتها قيمة أفضل من العروض المماثلة من المنافسين.
كجزء من التخطيط التشغيلي ، يؤكد عرض القيمة على نقاط القوة والمهمة في العمل. يساعد هذا القسم أو الفريق في التركيز على سبب قيام الشركة بأعمالها.
أهداف و غايات
هناك مشكلة شائعة في الخطط التشغيلية وهي أنه كلما كانت أكثر تعقيدًا ، قل احتمال اتباع الناس لها حرفياً. مفتاح منع هذه المشكلة هو تحديد أهداف محددة للخطة التشغيلية وتقسيمها إلى أهداف أصغر.
على سبيل المثال ، افترض أن فريق التسويق لدى الشركة لديه خطة تشغيلية تغطي 12 شهرًا. هدفها هو زيادة المبيعات بنسبة 25٪ على أساس سنوي. يمكن تقسيم الخطة إلى أهداف شهرية ، مثل زيادة حركة المرور على موقع الويب في يناير ، وتوليد عملاء متوقعين في فبراير ، وتحسين معدلات التحويل في مارس ، وما إلى ذلك.
المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية
لا توجد خطة تشغيلية كاملة بدون نظام لقياس فعاليتها ونجاحها. وهذا يعني أن الخطة يجب أن تحدد قائمة من المقاييس ومؤشرات الأداء. ومع ذلك ، من المهم بنفس القدر قياس الأشياء الصحيحة.
أفضل المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية هي مؤشرات رائدة توضح ما يمكن أن يتوقعه الفريق في المستقبل. من خلال التنبؤ بالنتائج المستقبلية ، تسمح المؤشرات الرائدة للفريق بإجراء تعديلات قبل فوات الأوان.
على النقيض من ذلك ، فإن المؤشرات المتأخرة هي مقاييس لا تظهر إلا عند حدوث تغيير كبير ، أي عندما يكون قد فات الأوان للتصرف.
الاتصالات
ثابت لا يمكن المبالغة في التأكيد على أهمية التواصل وإبرام اتفاق مع الفريق بأكمله. بعد كل شيء ، تكون الخطة التشغيلية فعالة فقط عندما يلتزم الناس بتنفيذها.
عند طرح خطة تشغيلية ، خذ الوقت الكافي لمناقشة مؤشرات الأداء الرئيسية المختارة مع القسم بأكمله. يضمن ذلك أن يفهم الجميع سبب اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية هذه ، وسبب أهميتها ، وكيف ستساعد المؤسسة على تحقيق أهداف أعمالها.
مع تطور الأمور ، تأكد من عقد اجتماعات منتظمة للتحقق من تقدم هذه المقاييس ومناقشة أي حواجز تؤثر على قدرة الفريق على العمل بفعالية.
بمجرد وضع خطة تشغيلية مفصلة ، يجب أن تمتلك أي منظمة الأدوات والإرشادات التي تحتاجها للعمل بفعالية وتحقيق أهدافها التشغيلية في نهاية المطاف.
أنظر أيضاً: