ما هي خطوات التخطيط ؟ وكيف تتعامل مع كل خطوة بكفاءة؟

يعد تخطيط المشروع مرحلة حاسمة في دورة حياة المشروع. للنجاح في مشروع تحت القيد الثلاثي (المواعيد النهائية والميزانية والمحيط) ، ليس سرا ، يجب التخطيط له. تعرف على خطوات التخطيط الناجح.

تخطيط المشروع هو نشاط تحديد وجدولة مهام المشروع وتقدير أعباء العمل وتحديد الموارد اللازمة لإكمالها. ولكن أيضًا للتفكير في كيفية إدارة مخاطر المشروع ، وكيفية التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع.

لذلك من الضروري أخذ الوقت اللازم للتخطيط لمشروع ما بالتفصيل قبل اتخاذ أي إجراء.

تهدف هذه المقالة المنهجية إلى تعريفك أو جعلك تراجع المفاهيم الرئيسية للتخطيط: المهام ، والمعالم ، والمخرجات ، وأهم خطوات التخطيط ، والمسار الحرج.

سأعطيك بعد ذلك مراحل التخطيط لمشروع ما ، والمزالق الرئيسية التي يجب تجنبها.

ما هو تخطيط المشروع؟

يتكون تخطيط المشروع من تحديد وجدولة مهام مشروعك ، وتقدير حمل كل مهمة من هذه المهام.

هذه هي المرحلة الثانية من عملية المشروع التي تأتي بعد مرحلة بدء المشروع مباشرة.

تهدف مرحلة التخطيط إلى تحديد كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه ثم إغلاقه.

إنه تمرين مثير للاهتمام بقدر ما يجعلنا نفكر في كل مرحلة من مراحل مشروعنا ويسمح لنا بالتفكير في جميع تداعياته.

المنفذ الرئيسي لمرحلة تخطيط المشروع هو خطة المشروع ، والتي يجب أن تجيب على الأسئلة التالية:

• لماذا ا ؟ ما هي المشكلة أو الفرصة الرئيسية التي يعالجها المشروع؟
• ماذا او ما ؟ ما هي الأنشطة التي يجب القيام بها في المشروع؟ ما هي المخرجات الرئيسية؟
• من ؟ من هم أصحاب المصلحة ، وماذا ستكون مسؤولياتهم ضمن المشروع؟ كيف سيتم تنظيم هؤلاء الناس؟ وكيف سيتواصلون؟
• متى ؟ ما هو جدول المشروع؟ متى سيتم الانتهاء من المعالم؟

للتخطيط لمشروع ، ابدأ بتقسيمه إلى مهام …

ما هي مهمة المشروع؟

المهمة هي إجراء يجب اتخاذه للحصول على نتيجة.

فكر جيدًا في جميع الخطوات اللازمة لتحقيق هدف مشروعك ، حتى لا تنسى مهمة واحدة.

لكل مهمة محددة ، اربط هدفًا دقيقًا وقابل للقياس ومناسبًا ومتوقعًا للموارد البشرية والمادية والمالية ، وعبء العمل المعبر عنه بعدد أيام العمل وقبل كل شيء المدة بالإضافة إلى تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.

يجب أن تكون كل مهمة قصيرة جدًا ، أقل من خمسة عشر يومًا.

في جدولك ، توجد علاقات تبعية بين المهام.

لا يمكنك أن تضع سقف منزلك قبل الأساسات والجدران.

لذلك فإن جدولة المهام مهمة في إدارة المشروع.

لجدولة مهامك ، اسأل نفسك:

• ما المهمة التي يجب القيام بها قبل أي من المهام الأخرى؟
• ما المهام التي يمكن القيام بها في نفس الوقت أو تتداخل جزئيًا؟
• كيف تحدد معالم المشروع؟
• المعالم هي الأحداث الرئيسية في مشروعك والتي توضح تقدم المشروع.

في تخطيط المشروع ، تعتبر المعالم تواريخ مهمة لإكمال مشروعك والتي تتحقق غالبًا من خلال إنجاز ملموس مثل إنتاج التسليمات.

الناتج هو أي نتيجة أو وثيقة أو قابلة للقياس أو ملموسة أو يمكن التحقق منها ، والتي تنتج عن الانتهاء من مرحلة من المشروع أو نهاية المشروع.

في الجدول الزمني لمشروعك ، تشير المعالم إلى نهاية إحدى مراحل مشروعك.

ما هو جدول المشروع؟

يتكون تخطيط المشروع من سرد مهام مشروعك ثم جدولتها … إنه وضع جدول زمني لمشروعك سيتم استخدامه لتحديد ما إذا كانت أهداف مشروعك قد تحققت أم لا.

جدول المشروع هو أحد قيود إدارة المشروع الثلاثة ، وهي: التكاليف والجدول الزمني والمواعيد النهائية.

كيف تخطط لمشروع؟

خطوات التخطيط لمشروع هو عملية سنقسمها إلى 6 خطوات أساسية: من فهم الأهداف وتحديد النطاق إلى تخصيص الموارد وتقدير المواعيد النهائية والميزانية ، دون نسيان تحديد المخاطر.

يتعلق الأمر بمعرفة:

• ما هي متطلبات المشروع
• ما هي الأنشطة التي يجب القيام بها
• ما هي المخرجات لتقديمها
• من سيهتم بما
• كم من الوقت وبأي تكلفة
• ما هي المخاطر المحتملة

لذلك دعونا نرى كيفية التخطيط لأنشطة المشروع خطوة بخطوة:

1.تحديد محتوى المشروع

تتمثل الخطوة الأولى في تخطيط المشروع في فهم أهداف المشروع وتحديد نطاق المشروع وبيان نطاقه بوضوح.

يغطي هذا:

• محتويات المخرجات
• وصف تفصيلي للمنتجات / الخدمات
• تحديد متطلبات كل منتج
• الخصائص والوظائف

ولكن أيضا :

• تقارير ووثائق إدارة المشروع ، مثل:
• ميثاق المشروع
• مواد اللجنة التوجيهية
• استراتيجية الاختبار
• تقرير المشروع
• إلخ.

لذلك من الضروري تحديد المتطلبات مع أصحاب المصلحة من أجل تفصيل النطاق.

يجب توحيد هذه المتطلبات ، ثم تحليلها وتحديد أولوياتها.

لتسهيل إدارة متطلبات المشروع ، يمكنك استخدام أداة مثل مصفوفة المتطلبات:

تاريخ الإنشاء	03/05/2021
تاريخ الإصدار	05/05/2021
رقم الإصدار	V1.2

الاسم / رمز المشروع	SAP30 / CMRL
المرجع	إستراتيجية 2021 / CMRL / Portfolio PF02
رئيس مشروع	ذ. محمد الكرعي
الدائرة / المنظمة	Confassis S.A.

ID	الضرورة	الوصف	الأولوية	نوع الضرورة	تبرير الأعمال	كتب / مجموعات
E1	معيار SAP	سيكون نموذج مقر SAP القياسي أساس النموذج الجديد	من الممكن	تقنية	مراقبة
E2	تفاصيل CMRL	سيتم تكوين التكوينات المحددة إذا تمت الموافقة عليها من قبل اللجنة التوجيهية	من الممكن	تقنية	إشباع الحاجات
E3	الأساس المنطقي المحدد لـ CMRL	للحصول على معلومات ، يجب أن تبرر هذه التفاصيل لأسباب تنظيمية أو قانونية ، أو أسباب فنية بسبب خصوصيات CMRL أو الاحتياجات التي لم يتم تحديدها بعد أثناء تطبيقات SAP على مواقعنا الأخرى.	من الممكن	تقنية	إشباع الحاجات
E4	شبكة الكمبيوتر	سيتم تكييف شبكة الكمبيوتر مع الاحتياجات حسب دراسة الخبراء المتاحين لقسم الحاسب الآلي	من الممكن	تقنية	إشباع الحاجات	LO/Lot1
E5	تنسيق CMRL	تم تعيين مدير التكامل ، السيد جاك مونييه ، من قبل CMRL لتنسيق أنشطة موارد CMRL الخاصة بالمشروع.	ضرورية	تشغيلية	الدعم

2.تحديد المخطط التنظيمي للمشروع

خلال هذه المرحلة من خطوات التخطيط للمشروع ، يتعلق الأمر بتحديد المهام التي يتعين إنجازها لكل مرحلة من مراحل المشروع.

غالبًا ما نتحدث أيضًا عن الأنشطة التي يتعين القيام بها ، حيث يتم استخدام مصطلح النشاط كمرادف للمهمة.

يتعلق الأمر بإنشاء المخطط التنظيمي للمشروع (WBS) أو هيكل تفصيل المشروع (SDP) هو العملية التي تجعل من الممكن إجراء تقسيم هرمي لنطاق المشروع ، في مكوناته الأساسية.

بمجرد تنفيذ التقسيم الزمني لمشروعك على مراحل ، يجب عليك تحديد:

• ما يجب القيام به (مهام ماكرو) ،
• من الذي ينبغي القيام به (الموارد) ،
• كيف يجب تقديم النتائج (المخرجات) ،
• كيف سيتم التحقق من صحتها (المعالم كتواريخ إنجاز مهمة).

3.تحديد موارد المشروع

بعد بناء الجدول الزمني لمشروعك ، من الضروري تحديد موارد المشروع واختيارها.

تحديد وإدارة مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع هو المفتاح لإدارة التغيير الناجحة ، والتي هي في حد ذاتها عاملا حاسما في نجاح المشروع.

لكل مشروع أصحاب مصلحة يمكن أن يؤثروا على المشروع ، أو يتأثرون به بشكل إيجابي أو سلبي.

من الضروري تحديد أصحاب المصلحة هؤلاء ، وتخطيط مشاركاتهم ، وتحليلهم ثم إدارتهم.

لتحقيق النجاح في تخطيط مشروعك ، أقترح عليك استخدام مصفوفة المهارات لتحديد واختيار الموارد البشرية الخاصة بك ، ومصفوفة RACI لتحديد الأدوار والمسؤوليات.

4.فترات تقدير وجدولة المهام

يتفق جميع محترفي إدارة المشاريع على أن خطة إدارة جدول المشروع هي واحدة من أهم التسليمات لأي مشروع ، مهما كان صغيراً.

الهدف من تقدير الوقت في تخطيط المشروع هو معرفة كيفية تقدير وقت الأنشطة.

يتضمن ذلك تقدير عدد الساعات اللازمة لإكمال كل مهمة.

لإنجاح هذا التقدير ، قم بإشراك جميع أصحاب المصلحة في المشروع واستشارة الخبراء في هذا المجال.

مثال: يستطيع المطور تقدير وقت العمل المطلوب تقريبًا لتطوير ميزة معينة في تطبيق ويب.

الآن بعد أن قدرت المواعيد النهائية ، يجب عليك جدولتها عن طريق الإجابة على السؤال: ما المهمة التي يجب القيام بها قبل الأخرى وأي مهمة يمكن القيام بها بالتوازي مع أخرى؟ يمكنك استخدام مخطط PERT لهذا الغرض.

ثم قم ببناء الجدول الزمني لمشروعك ، واستنتاج المواعيد النهائية وتواريخ الإنجاز اللازمة.

يوجد أدناه قالب تخطيط مشروع مع مخطط جانت.

5.تقدير تكاليف المهمة وإنشاء الجدول

بعد تحديد أنشطة مشروعك ، وتقدير مدتها ، وترتيب هذه الأنشطة ، وإنشاء الجدول الزمني وتحديد الموارد ، كل ما تبقى هو تحديد تكلفة الأنشطة والموارد الخاصة بالمشروع.

يتمثل التحدي الذي يواجه كل مدير مشروع في تخطيط المشروع في التأكد من أن كل نشاط من أنشطة المشروع لديه تقدير مناسب للموارد من حيث الجودة والكمية ، من ناحية.

ومن ناحية أخرى ، الحرص على توافر الأموال لتتمكن من تخصيص موارد النشاط في الوقت المناسب.

إدارة ميزانية المشروع هي عملية التخطيط والتقدير والميزنة والسيطرة على تكاليف الأنشطة المطلوبة لإكمال المشروع ضمن الميزانية المعتمدة.

بعد إجراء تقدير التكلفة لجميع الأنشطة ، ستقوم بعد ذلك بدمجها وإضافة مخصص للمخاطر والحالات الطارئة للحصول على التكلفة المتوقعة للمشروع.

بمجرد الانتهاء من هذا العمل ، سيكون من الضروري إنشاء الجدول الزمني للمشروع.

6.تحديد المخاطر

في إدارة المشروع ، تعتبر المخاطر خاصية متأصلة في حياة المشروع.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يكمن الخطر الأكبر في تخطيط المشروع في فكرة أن المشروع عبارة عن نهر طويل هادئ.

تنقسم إدارة مخاطر المشروع إلى 7 عمليات ، طوال دورة حياة المشروع:

1. تخطيط إدارة المخاطر في المشروع
2. تحديد المخاطر
3. التحليل النوعي للمخاطر
4. التحليل الكمي للمخاطر
5. تخطيط الاستجابة للمخاطر
6. تطبيق الاستجابات للمخاطر
7. مراقبة المخاطر والتحكم فيها

تعد مصفوفة المخاطر والتسجيل طريقة للحفاظ على السيطرة على المخاطر.

نماذج لعملية التخطيط الاستراتيجي

لتطبيق التخطيط الاستراتيجي في عملك ، هناك خمسة نماذج للاختيار من بينها. كلها فعالة. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى اختيار أفضل ما يناسب مؤسستك.

1 – التخطيط الاستراتيجي الأساسي

نموذج التخطيط هذا هو الأبسط وهو مناسب للشركات التي لم تطبق التخطيط الاستراتيجي مطلقًا أو الشركات الصغيرة أو الشركات التي لديها وقت قصير لهذا النوع من المشاريع. الخطوات في عملية التخطيط الاستراتيجي هذه هي كما يلي:

• حدد الغرض
• تحديد الأساليب والاستراتيجيات المحددة
• تحديد خطط العمل اللازمة لتحقيق الاستراتيجية
• رصد وتحديث خطط العمل

2 – عملية التخطيط الاستراتيجي القائم على المشكلة

هذه الاستراتيجية هي تعزيز للخطة الأساسية وتستخدمها الشركات التي ترغب في تعميق تخطيطها الاستراتيجي. خطوات العملية كالتالي:

• تحليل SWOT – نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات
• تحديد أصحاب المصلحة للقضايا والأهداف الرئيسية
• مراجعة رسالة ورؤية وقيم الشركة
• التطوير السنوي لخطط العمل إن أمكن
• تعريف الميزانية
• التنفيذ والمراقبة

3 – خطة المواءمة الاستراتيجية

الغرض من نموذج عملية التخطيط الاستراتيجي هذا هو مواءمة مهمة الشركة مع مواردها.

يمكن أن يكون هذا مفيدًا للشركات التي ترغب في فهم سبب عدم تحقيق أهدافها للنتائج المتوقعة أو الرغبة في تعديل أهدافها.

• صف المهمة والموارد والإجراءات
• حدد ما يصلح وما الذي يجب تغييره
• حدد كيف ستحدث هذه التغييرات
• أضف التغييرات إلى عملية التخطيط الاستراتيجي

4- تخطيط السيناريو الإستراتيجي

يتم استخدام هذا النموذج بشكل مثالي مع نماذج أخرى لضمان تضمين التفكير الاستراتيجي في العملية. الخطوات في عملية التخطيط الاستراتيجي هذه هي كما يلي:

• يصمم المشاركون السيناريوهات المختلفة التي يمكن أن تحدث في الخارج وتؤثر على الشركة
• لكل سيناريو ، يتم النظر في ثلاث حالات: الأسوأ والأفضل والأكثر منطقية.
• لكل حالة ، تم تصميم سيناريو استجابة الشركة.
• ثم نطبق التخطيط الاستراتيجي على هذه السيناريوهات.

5- عملية التخطيط الاستراتيجي العضوي

يختلف هذا التخطيط الاستراتيجي عن النماذج الأخرى المعروضة أعلاه. إنه يتطور بشكل طبيعي أكثر بكثير من نماذج التخطيط السابقة ، التي تتبع تشكيلًا خطيًا ومنظمًا. إنه يتقدم بشكل طبيعي بفضل الاهتمام المستمر بالقيم المشتركة والتواصل المتسق بين جميع المشاركين.

فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:

• توضيح القيم الثقافية للشركة
• تصميم رؤية الشركة
• ناقش العمليات اللازمة لتحقيق هذه الرؤية وكيف سيتم اتباع هذه العمليات.
• أسس ثقافة تنجح في تذكير جميع المشاركين بأن هذا النوع من التخطيط الاستراتيجي لم ينته أبدًا ويجب تحديثه دائمًا
• ركز على التعلم والتفكير

الآن بعد أن تعرفت على جميع خطوات عملية التخطيط الاستراتيجي ، ادرس عملك واختر النموذج الذي يناسبه. تذكر أن العمليات المحددة بوضوح فقط هي التي تجعل مثل هذه التحسينات ممكنة. لا يوجد تخطيط استراتيجي يمكن أن يفيد عملك إذا لم يتم تخطيط عملياتك وتحسينها وأتمتتها.

4 أشياء يجب تجنبها في تخطيط المشروع

1.لا تجعل عينيك أكبر من معدتك

لا يحتاج تخطيط المشروع إلى القيام به بتفصيل كبير قبل اتخاذ أي إجراء.

في الواقع ، جدول المشروع هو مستند حي سيتم تعديله وفقًا لتقلبات المشروع الذي يخدمه.

استخدم قاعدة Pareto 80/20 لبدء العملية ، ودع فريق المشروع وأصحاب المصلحة يوجهون المستند حسب الحاجة.

يقول مبدأ باريتو أن 80% من النتائج سببها 20% من الأسباب. ويعرف هذا المبدأ أيضا بقاعدة 80 – 20. وسمي هذا المبدأ على اسم عالم الاقتصاد الإيطالي فيلفريدو باريتو الذي لاحظ أن 80% من الثروة في إيطاليا، يملكها 20% من السكان. ولهذا المبدأ تطبيقات عديدة في كافة المجالات، وفيما يلي بعض الأمثلة لهذه التطبيقات

2.لا حاجة للبدء من الصفر

لن تساعدك إعادة اختراع العجلة بالضرورة على وضع خطة أفضل.

غالبًا ما نضيع الكثير من الوقت في تطوير خطة سيتم تعديلها بشكل كبير أثناء العملية.

يعد استخدام قوالب المشروع الحالية وأفضل الممارسات طريقة رائعة للحد من الجهد المسبق في تخطيط المشروع.

3. تجنب الشلل التحليلي

غالبًا ما يؤدي التخطيط التفصيلي للنشاط إلى التنفيذ غير الفعال للأنشطة الحبيبية ويمكن أن يتسبب في مشاكل عندما يتعلق الأمر بتتبع التقدم.

يتعلق الأمر بإيجاد التوازن الصحيح في تفاصيل جدول المشروع للسماح لأعضاء الفريق باكتساب فهم أفضل في تنفيذها ، مع تقديم البيانات اللازمة للمشروع والسماح لأصحاب المصلحة باتخاذ القرارات.

4. لا تضع الجدول الزمني وحده

من أهم الخطوات في تخطيط المشروع ضمان مشاركة أصحاب المصلحة ومشاركتهم في عملية تطوير الخطة.

يجب أن تكون الخطة هي خارطة الطريق للمشروع بأكمله وتكون جميع الأطراف مسؤولة عن نجاحها.

هذا هو السبب الوحيد لضرورة مشاركة أصحاب المصلحة للمساعدة في توجيه خطة المشروع والموافقة عليها ، بغض النظر عن نتائجه النهائية.

باختصار ، في حين أنه من المستحيل تجنب جميع المزالق في عملية تطوير الخطة ، فإن دور مدير المشروع هو تطوير خطة تعكس أفضل نسخة ممكنة من واقع المشروع المتطور.

بعد قولي هذا ، يجب على المخططين أن يدركوا أنهم لا يستطيعون العمل بمفردهم ويجب أن يشركوا أكبر عدد ممكن من الأطراف ذات الصلة لبناء خطة ذات فرصة أكبر للنجاح.

خلاصة

لذلك ، يعتمد التخطيط الناجح للمشروع على الموارد وأصحاب المصلحة والميثاق والتوثيق وكذلك جميع عوامل المشروع الأخرى التي يجب أن تعمل في وئام لضمان نجاح المشروع.

لقد أوصيت بـ 7 نصائح لضمان التنفيذ السليم لجدول مشروعك ، وهي:

1. فهم أهداف المشروع
2. فهم نطاق المشروع ومخرجاته
3. تحديد جيد لمهام / أنشطة المشروع
4. تقدير جيد لحجم العمل
5. جدولة المهام الجيدة
6. بناء التقويم
7. الاستخدام الجيد لأداة التخطيط لمتابعة المشروع

يتم بناء جدول المشروع الناجح على جميع العناصر التي يتكون منها المشروع وليس العكس.

تملي ممارسات التخطيط الجيدة المراجعة المستمرة وتعديل الخطة لتعكس الاتجاه الحقيقي للمشروع ككل.

آمل أن تضع هذه النصائح موضع التنفيذ ، مع مراعاة هذه المزالق التي يجب تجنبها ، من أجل النجاح في إدارة التخطيط الخاصة بك.

وأنت ، كيف تخطط لمشروعك: ما هي البرامج التي تستخدمها ولماذا؟

الأسئلة الشائعة