يمكن تعريف التخطيط على أنه إجراء يقرر اليوم ماذا وكيف نفعل من أجل تحقيق الأهداف المرجوة. التخطيط جزء لا مفر منه في كل منظمة. كونك الأول بين وظائف الإدارة ، يحتاج المديرون إلى صياغة خطط فعالة لضمان الأداء الفعال في مكان العمل وتحقيق الأهداف بطريقة فعالة. فيما يلي خصائص التخطيط وممميزاته.
فهرس
خصائص التخطيط وطبيعته
التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة. يركز على مستقبل العمل. يحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل الذي يجب اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة. كما أنها تنطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ القرار بشأن الموظفين التقنيين والعناصر المالية وغيرها من العناصر الأساسية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا. فيما يلي خصائص التخطيط:
خصائص التخطيط هي مكونات تحدد طبيعة التخطيط وتساهم في إظهار الناتج المطلوب لأي خطة ومنتج عندما نقوم بعملية التخطيط الجيدة.
إليك أهم خصائص التخطيط التي تجعل عملية التخطيط شيئ مميز.
- التخطيط وظيفة إدارية أساسية
- التخطيط منتشر
- التخطيط يركز على الأهداف
- موجه نحو المستقبل
- عملية انتقائية
- عملية فكرية
- عملية مستمرة
- يزيد من الكفاءة
- المرونة
التخطيط وظيفة إدارية أساسية
التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة. يسبق جميع وظائف الإدارة الأخرى. بدون تحديد الأهداف المراد تحقيقها وخط العمل الذي يجب اتباعه ، لا يوجد معنى لتنظيم أو قيادة أو التحكم في أنشطة المنظمة. في الواقع ، تعتمد جميع وظائف الإدارة الأخرى إلى حد كبير على التخطيط. يضع جميع الوظائف الأخرى في العمل. ومن ثم ، فهي الوظيفة الأساسية للإدارة.
التخطيط منتشر في جميع القطاعات
التخطيط هو نشاط واسع الانتشار. يقوم المديرون على جميع مستويات المنظمة بوظيفة التخطيط. ومع ذلك ، قد تختلف طبيعة ونطاق التخطيط على مستويات مختلفة من الإدارة ، تعتني الإدارة العليا بالتخطيط الاستراتيجي. الإدارة الوسطى والدنيا معنية بالتخطيط الإداري والتخطيط التشغيلي على التوالي.
التركيز على الأهداف
التركيز على الأهداف هي إحدى خصائص التخطيط داخل المؤسسة. إنه يحدد بوضوح مسار العمل الرئيسي لتحقيق الأهداف. يجب أن تركز أنشطة جميع أعضاء المنظمة على تنفيذ الخطط. لذلك ، ستصبح الخطة عديمة الجدوى إذا لم تتمكن من المساهمة بإرشادات إيجابية لتحقيق الأهداف
كما أن التخطيط يحدد الإجراءات التي من شأنها أن تؤدي إلى الأهداف المرجوة بشكل سريع واقتصادي. لا يمكن تصور التخطيط بدون أهداف.
التوجه نحو المستقبل
من بين أهم خصائص التخطيط هو التوجيه نحو المستقبل لأنه يتم من أجل المستقبل. يقرر في الوقت الحاضر ما يجب عمله في المستقبل. يعتمد على التنبؤ والخطة عبارة عن تجميع للتنبؤات. وبالتالي ، فإن التخطيط يقوم على طول النظر ، وهو التطلع إلى الأمام في الطبيعة.
التخطيط عملية انتقائية
من أجل تحقيق مجموعة من الأهداف ، هناك عدد من البدائل المتاحة للمؤسسة. التخطيط هو في الأساس عملية اختيار من بين البدائل. انها معنية صنع القرار المتعلقة
- ما الذي يجب عمله،
- كيف يتم ذلك
- عندما يتم القيام به ، و
- من الذي سيتم القيام به.
التخطيط عملية فكرية
التخطيط هو عملية فكرية تنطوي على الإبداع. التفكير و. خيال. يتعين على المديرين التفكير في مسارات العمل المختلفة ، والتفصيل في إيجابيات وسلبيات كل مسار عمل ، ثم تحديد مسار العمل الذي يناسبهم بشكل أفضل. إنه ليس مجرد تخمين ولكنه ينطوي على تفكير عقلاني. يتطلب القدرة العقلية على التفكير قبل التصرف.
التخطيط عمل عقلي. يحتاج إلى التفكير الإبداعي والحكم السليم والخيال والبصيرة والذكاء والحكم العادل. يتطلب التخطيط التفكير في ماذا ، وكيف ، ومتى ، ومن ، وما إلى ذلك. يتعين على المدير أن يفكر في مختلف مسارات العمل البديلة وتأثيرها قبل صياغة الخطة. ولا يمكن إلا لمدير متمرس وذكي صياغة خطة فعالة.
التخطيط عملية مستمرة
التخطيط هو عملية مستمرة ولا تنتهي أبدًا لمدير في المنظمة. يخطط المدير على أساس بعض الافتراضات التي قد لا تتحقق في المستقبل. لذلك ، عليه أن يواصل تعديل ومراجعة وتعديل الخطط في ضوء البيئة المتغيرة. لا يمكن للمدير التخطيط مرة واحدة للجميع.
عندما يتم تحقيق هدف تنظيمي ، يتم وضع خطة جديدة لتحقيق الأهداف المستقبلية للمنظمة. سيتم تغيير بيئة الأعمال وفقًا للبيئة المتغيرة. لذلك ، يجب أن تكون الخطط محدثة للتكيف مع البيئة المتغيرة للأعمال.
التخطيط يزيد الكفاءة
يهدف التخطيط إلى زيادة كفاءة المنظمة على جميع المستويات. المبدأ التوجيهي للخطة الجيدة هو الحد الأقصى للإنتاج والربح بأقل تكلفة. يساعد التخطيط في استخدام الموارد وتقليل الفاقد. في التخطيط ، يقوم المدير بتقييم البدائل على أساس الكفاءة. ومن ثم ، فإن مفهوم الكفاءة ضمني في التخطيط.
يجب أن تكون الخطة قابلة للتنفيذ. لا ينبغي أن يقتصر على الأعمال الورقية. لا يمكن الحصول على نتيجتها إلا بعد التنفيذ. يجب أن تصاغ الخطة بطريقة يمكن تنفيذها بشكل صحيح. لذلك ، يجب تجنب الخطط المفرطة في الطموح وغير العملية.
التكلفة والفائدة هي أحد العناصر المهمة لتغيير البيئة. يهدف إلى زيادة كفاءة عمل المنظمة من خلال تحديد مسار العمل. فقط التخطيط السليم يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال الحد الأدنى من الجهد والتكلفة. إنه يحدد بوضوح أين نحن وكيف يجب أن نصل إلى الوجهة.
المرونة
من أهم خصائص التخطيط هي المرونة ، يجب صياغة الخطط بطريقة تجعلها قابلة للتعديل في أي ظرف من الظروف. قد يكون من الصعب تنفيذ خطة اليوم مماثلة في المستقبل. قد يتأثر بالعديد من العوامل البيئية. هذه العوامل البيئية تشمل كلا من الداخل والخارج. لذلك ، يجب أن يكون هناك شرط التعديل والمراجعة للخطة على أساس تغيير البيئة.
لماذا التخطيط مهم في الحياة ؟
قد تعتقد أن التخطيط هو فقط لمن هم مخططون بطبيعتهم. ومع ذلك ، فهو مهم أيضًا لمن هم أكثر تلقائية ولديهم مدى انتباه أقصر. التخطيط ضروري للنجاح في الحياة لأنه بدونه ستشعر بالإرهاق على الأرجح ولن تعرف ما يجب عليك فعله أولاً.
يمكنك استخدام التخطيط لكل شيء في حياتك ، من معالجة مهام العمل ، إلى التخطيط لقضاء الإجازات الممتعة ، إلى تنظيف منزلك وتنظيمه. يساعدك التخطيط على تحديد أولويات ما يجب القيام به في أي وقت ، بالإضافة إلى معرفة المهام الأكثر إلحاحًا والمهام التي يمكن أن تنتظر.
يساعدك التخطيط في مهارات اتخاذ القرار لديك من خلال الموازنة بين إيجابيات وسلبيات المشكلة المطروحة. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في التعامل مع الآخرين (هل سبق لك أن وضعت خطة لمحادثة صعبة؟). هذه الصفات السبع للمخطط الجيد ستفيدك في جميع مجالات حياتك.
ما هي الصفات اللازمة لتكون مخططا جيدا؟
المخطط الجيد موجه نحو التفاصيل بخصائص منظمة
يجب أن يكون المخطط الجيد قادرًا على رؤية الصورة الكبيرة بالإضافة إلى التفاصيل الصغيرة.
يحتاجون أيضًا إلى التركيز على التفاصيل بدرجة كافية حتى يتمكنوا من التأكد من إكمال جميع مهامهم في الوقت المحدد وبشكل فعال.
يمكن للمخطط الجيد أن يأخذ مشروعًا كبيرًا ، سواء كان للعمل أو شيء ما حول المنزل ، وتقسيمه إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
المخطط الجيد متعاطف واستباقي
عندما تخطط لمشروع ما ، فهو أكثر من مجرد إنجاز جميع المهام. أنت بحاجة إلى التفكير في ما سيشعر به أعضاء فريقك عندما يكملون هذه المهام.
يفهم المخطط الجيد أن العواطف ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، يمكن أن يكون لها تأثير كبير على مدى استجابة الشخص.
وخير مثال على ذلك هو امتلاك خصائص الأبوة والأمومة الفعالة عند تأديب الطفل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكنك أن تجعل الطفل يشعر بالاستخفاف ولا تستجيب بالطريقة التي كان الوالد يأملها.
يمتلك المخطط الجيد موقفًا إيجابيًا ويعمل بسلاسة مع الآخرين
المخطط الجيد هو الشخص الذي يرى الصورة الأكبر ، وبهذه الطريقة ، لديه القدرة على أن يكون إيجابياً ويعمل بشكل جيد مع الآخرين. إنهم قادرون على التعامل مع العمل في مشاريع مختلفة ولا تثبط عزيمتهم بسهولة.
يحتاجون أيضًا إلى أن يكونوا قادرين على التعامل مع الملاحظات بشكل جيد من أجل التوصل إلى أفكار لإبداعهم.
سيحافظ المخطط الجيد دائمًا على موقفه في عقلية إيجابية ، حتى عندما تصبح الأمور صعبة. إنهم يعلمون أنه من المهم أن تكون قادرًا على التعاون مع الآخرين بقدر أهمية امتلاك أفكار إبداعية لأنهم يعلمون أنه لا يمكنك فعل أي شيء بمفردك.
يمتلك المخطط الجيد مهارات اتصال قوية
من المهم للمخطط الجيد أن يكون قادرًا على التواصل مع الناس. هذا يعني أنه يجب أن يتمتعوا بمهارات شخصية قوية وأن يكونوا قادرين على توصيل أفكارهم بشكل جيد.
يمكن للمخطط الجيد أن يحافظ على هدوئه في أي موقف ويخفف من المخاطر من خلال التفكير في المستقبل.
يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على تقديم أفكارهم بطريقة يمكن للآخرين فهمها. من المهم بالنسبة لهم ألا يعرفوا فقط ماهية الفكرة ، ولكن أيضًا كيف ستفيد الشخص المحدد الذي يتحدثون إليه.
المخطط الجيد مرن في نهجه للتخطيط
يُبقي المخطط الجيد نفسه على اطلاع باتجاهات الإنتاجية الجديدة والقرصنة ، ولكنه يعرف متى يستخدمها ومتى يتابع المسار. إنهم يفهمون أهمية التنظيم ويعرفون كيفية استخدام وقتهم بفعالية.
إذا كان روتينك لا يعمل ، فسيكون المخطط الجيد قادرًا على استخدام ورقة عمل روتينية يومية للعمل بشكل عكسي وإيجاد المشكلة – ثم إنشاء روتينك المثالي.
المخطط الجيد لديه القدرة على التركيز
يحتاج المخطط الجيد إلى أن يكون قادرًا على التركيز أثناء مرحلة التخطيط ، ولكن أيضًا لديه القدرة على التركيز والبقاء متسقًا أثناء مرحلة التنفيذ.
سواء كنت تخطط لتنظيف منزلك أو حزمته لقضاء عطلة ، يجب أن تكون قادرًا على التركيز على إنشاء خطتك فعليًا ، بالإضافة إلى اتباع خطتك ، لأن من يريد الوصول في إجازة رائعة ، فقط لإدراك أنك نسيت ثوب السباحة الخاص بك (أو حذائك)؟
الشيء الوحيد الذي ساعدني على التركيز (وتخفيف التوتر في العملية) هو القيام بتفريغ عقلي.
المخطط الجيد هو شخص عملي
أحد أهم الأجزاء في أن تكون مخططًا جيدًا هو أن تكون شخصًا عمليًا.
كل شيء من الميزانية إلى التنظيم إلى الأبوة والأمومة يتطلب درجة معينة من التطبيق العملي. ستساعدك القدرة على اتباع نهج عملي في الحياة على تحديد أهداف معقولة والبقاء عاقلاً في هذه العملية.
ومع ذلك ، فإن كونك عمليًا لا يُنظر إليه دائمًا على أنه خاصية “ممتعة”.
إذا كنت تعرف شخصًا عمليًا ، فقد تواجه صعوبة في العثور على أفكار هدايا عملية. أو ، إذا لم تكن شخصًا عمليًا ، فقد تواجه صعوبة في محاولة كبح جماح شخصيتك العفوية لصالح نهج أكثر عملية.
بمرور الوقت ، بينما تتدرب على التخطيط واتباع هذه الخصائص للمخطط الجيد ، ستجد أنك ستصبح بطبيعة الحال أكثر عملية.
الأسئلة الشائعة
ما علاقة التخطيط بالإدارة ؟
التخطيط هو الوظيفة الأولية للإدارة التي تلعب دورًا محوريًا في تنسيق جميع وظائف الإدارة الأخرى. بالمعنى الحقيقي ، فإن تنفيذ جميع الوظائف الإدارية الأخرى مثل التنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم يعتمد على التخطيط. بمعنى آخر ، يحدد التخطيط إطار العمل لوظائف الإدارة الأخرى. ويمكن للمدير التفكير في تنفيذ وظائف أخرى فقط بعد تحديد الخطط الإستراتيجية.
ما هي أنواع التخطيط؟
التخطيط هو عملية رسمية وجدول زمني لإكمال العمل. يجب على كل منظمة إعداد خطة لتحقيق هدف محدد مسبقًا في الوقت المناسب. ومع ذلك ، تعتمد أنواع الخطط على طبيعة وحجم المنظمة.
يمكن إعداد هذه الخطط إما لفترة قصيرة أو لفترة طويلة ويمكن إعدادها من قبل الإدارة العليا أو إدارة المستوى التشغيلي. فيما يلي أسس تصنيف الخطط التنظيمية (أنواع التخطيط):
على أساس التسلسل الهرمي
على أساس الاستخدام
على أساس المرونة
ما هي خصائص التخطيط؟
أهم خصائص التخطيط هي :
+ التخطيط يركز على الهدف
+ التخطيط هي الوظيفة الأساسية للإدارة
+ نشاط واسع الانتشار
+ التخطيط موجه نحو المستقبل
+ التخطيط نشاط مستمر
+ التخطيط هو العمل الفكري
+ المرونة
+ الكفاءة والاقتصاد
+ الفعالية
ما هو التخطيط ؟
التخطيط هو الوظيفة الأولى والأهم للإدارة والتي تتضمن تحديد الرؤية والرسالة والأهداف والغايات وما إلى ذلك. التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة. يحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل الذي يجب اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة. كما أنها تنطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ القرار بشأن الموظفين التقنيين والعناصر المالية وغيرها من العناصر الأساسية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ما هي وظائف الإدارة ؟
وظائف الإدارة هي التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. التخطيط هو الوظيفة الأولى في جميع مستويات الإدارة ويشارك في جميع وظائف الإدارة. لذلك يطلق عليه باعتباره جوهر الإدارة.