يحدد الدليل المحاسبي جميع السياسات المحاسبية والمبادئ التوجيهية والإجراءات والمعايير لحسابات الشركة. عادة ما تقوم مؤسسات الأعمال بإنشاء دليل محاسبي والذي يحدد جميع السياسات المحاسبية والإرشادات والإجراءات والمعايير لحسابات الشركة.
الدليل المحاسبي هو مستند تحدد فيه كل مؤسسة سياساتها وإجراءاتها المحاسبية – في هذه المقالة ، نقدم لمحة عامة عن أهدافها ومحتوياتها.
فهرس
ما هو الدليل المحاسبي؟
الدليل المحاسبي هو أحد الموارد التي توفر المعلومات والإرشادات لأنشطة المحاسبة والإدارة المالية. الجمهور المستهدف هو موظفو جامعة ييل الذين لديهم مسؤوليات محاسبية و / أو إدارة مالية. في كثير من الأحيان ، ترتبط المستندات هنا بوثائق سياسة وإجراءات الجامعة ويجب استخدامها مع هذه المستندات المصاحبة
فهم الدليل المحاسبي
يشتمل دليل المحاسبة على تصنيف الحسابات ، ومخطط لقواعد المحاسبة التي يجب اتباعها، والقواعد الخاصة بالمنظمة. اعتمادًا على نوع الكيان التجاري ، تختلف أدلة المحاسبة من شركة إلى أخرى، ولكن بشكل عام تخدم نفس الغرض في كل شركة ، حتى باستخدام مخططات مماثلة.
هذا الغرض هو ضمان الدقة والاتساق في طرق المحاسبة التي يستخدمها كل فرد داخل الشركة التي تتعامل مع المهام والإجراءات المتعلقة بالمحاسبة. يتضمن الدليل عادةً عدة أقسام مختلفة لتغطية جميع جوانب وظيفة المحاسبة.
عادة ما يبدأ الدليل المحاسبي بتحديد الغرض من المستند، وشرح نطاق الوثائق، وتوضيح المسؤوليات المطلوبة من أولئك الذين يقرؤون الدليل. سيتضمن هذا عادةً قائمة بالاستثناءات من القواعد الموجودة في الدليل، بالإضافة إلى شرح دور الإدارة ومسؤوليتها في ضمان الالتزام بالدليل.
عادة ما يركز دليل المحاسبة على الجوانب المركزية للمحاسبة والأقسام المتعلقة بالمحاسبة الإدارية وإعداد التقارير. بما في ذلك عملية التخطيط ، والمسؤوليات المرتبطة ، والاتصالات المطلوبة والسلطات المخولة .
تحدد البنود الأولى على وجه التحديد إطار العمل الخاص بالسياسة والإجراءات المحاسبية داخل المنظمة. غالبًا ما تشمل الموضوعات الأخرى التي يتم تناولها الأنظمة المستخدمة في عملية المحاسبة والضوابط الداخلية وإجراءات التدقيق والأمن والتوثيق ومحاسبة التكاليف والمعاملات.
بعد الانتهاء من الدليل المحاسبي، ستغطي البنود الأخيرة عادةً مجموعة متنوعة من الإجراءات المحاسبية. غالبًا ما يتم تناول إجراءات المحاسبة الإدارية والمحاسبة النقدية ومحاسبة الأصول والمخزون ومحاسبة الإيرادات ومحاسبة الشراء.
ستتضمن البنود الأخيرة عادةً مواصفات لإدارة الموارد ، وتوفير الموارد المحاسبية ، والبنية التحتية للمحاسبة ، وبيئة العمل المتوقعة. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتوي العديد من أدلة المحاسبة أيضًا على قسم مخصص للموارد البشرية.
أهداف الدليل المحاسبي
الهدف من الاحتفاظ بدليل محاسبي هو:
- لضمان إدارة مالية دقيقة وفعالة وشفافة.
- للتأكد من أن البيانات المالية تتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام.
- إنشاء قاعدة مرجعية محاسبية ، سواء للمراجعات أو التحسينات أو التدريب أو التغييرات.
- لحماية جميع الأصول التجارية.
- لتوفير المبادئ التوجيهية المحاسبية والمالية..
مزايا وجود دليل محاسبي في الشركة أو المكتب
مزايا وجود دليل محاسبي ما يلي:
- ضمان الامتثال من خلال التطبيق المتسق للسياسات والإجراءات: يعمل الدليل المحاسبي كمرجع للموظفين الداخليين والقيادة ، ويعزز المتطلبات وأفضل الممارسات.
- تقليل مخاطر الاحتيال: تم تصميم الضوابط والسياسات والإجراءات الداخلية الموضحة في دليل المحاسبة لتقليل احتمالية المخالفات المالية بالإضافة إلى المسؤولية المحتملة للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة.
- تلبية المتطلبات التنظيمية والتدقيق: يتطلب المدققون ونموذج IRS 990 أن يكون لديك دليل محاسبي مُطبق.
- الكفاءة في تدريب الموظفين: يمكن أن تكون أدلة المحاسبة أداة رئيسية في تدريب الموظفين الجدد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات العديدة للمؤسسة. إن التعرف على هذه الأمور لن يساعد الموظفين الجدد فحسب ، بل يمكنه أيضًا توضيح أوجه عدم اليقين التي قد تنشأ.
- تمكين موظفيك ومجلس إدارتك من العمل بكفاءة أكبر: مع دليل محاسبة شامل ، تكون الإجابات على العديد من الأسئلة المحاسبية والمالية في متناول يدك ، لذلك لا تضيع وقتًا ثمينًا في إعادة اختراع العجلة في كل مرة تظهر فيها مشكلة.
من المهم ملاحظة أن دليل المحاسبة لا يتألف من إجراءات التشغيل المعيارية المستمرة. يجب تطوير إجراءات التشغيل الموحدة بشكل منفصل عن الدليل المحاسبي ومراجعتها مع تغير الإجراءات الجارية.
يوثق الدليل المحاسبي (الذي يجب تحديثه سنويًا والموافقة عليه من قبل لجنة التدقيق أو المالية قبل الموافقة عليه من قبل مجلس الإدارة) السياسات والمعلومات والإرشادات رفيعة المستوى بما في ذلك:
- لمحة عامة عن المنظمة وكياناتها
- تعريفات وحسابات دفتر الأستاذ العام
- الضوابط الداخلية
- إرشادات إدارة الأصول
- السياسات المحاسبية والإجراءات رفيعة المستوى
- إرشادات معالجة البيانات المالية
- سياسات المحاسبة
- التقارير الحكومية والإقرارات الضريبية
- عمليات الميزانية وأدوارها
- الضمان وإدارة المخاطر
- الإشارة إلى (أو إدراج) المبلغين عن المخالفات وتضارب المصالح وسياسات الاحتفاظ بالسجلات
تعد أدلة المحاسبة مكونًا رئيسيًا للإدارة الفعالة لوظيفة المحاسبة والمالية في مؤسسة غير ربحية. توفر أدلة المحاسبة أيضًا توجيهًا مهمًا لعمليات صنع القرار ، وفهم الأدوار والسياسات التنظيمية ، والعمل باستمرار بطريقة متوافقة
محتويات الدليل المحاسبي
ضع في اعتبارك أن محتوى الدليل المحاسبي قد يختلف في المخطط والطول اعتمادًا على نوع وحجم العمل. بشكل عام يمكننا القول أن الدليل المحاسبي يحتوي على العناصر التالية:
- تقسيم المسؤوليات
- الميزانية العمومية
- قوائم الدخل
- المجلة
- مخطط الحسابات ودفتر الأستاذ العام
- الاستحقاقات المحاسبية
- بيان التدفقات النقدية
- التسويات المصرفية
- محاسبة المخزون
- حساب التكلفة
- الظوابط الداخلية
- ملكية و معدات
- تجهيز كشوف المرتبات
- نهاية الشهر وإغلاق نهاية السنة المالية
1. تقسيم المسؤوليات
يحدد هذا القسم المسؤوليات عن:
- مجلس الإدارة
- المدراء التنفيذيون
- المديرين
- محاسبين
وهي تحدد المسؤوليات المتعلقة بتطوير ومراجعة وتنفيذ ومتابعة:
- الدخل
- إدارة العقود
- الفواتير الواردة والصادرة
- التخصيصات والمصروفات والمحاسبة والتقارير المالية
2. الميزانية العمومية
يوضح هذا القسم أصول الشركة وخصومها وحقوقها. يوضح كيف تؤثر التغييرات في أي من هذه على الاثنين الآخرين. يتم تعريف كيفية تسجيل الشركة للأرباح والنفقات للسلع والخدمات المعروضة. يعتمد هذا القسم على معادلة المحاسبة الأساسية التي تنص على:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية التي فيها:
- الأصول هي كل الأشياء القيمة التي تمتلكها الشركة.
- الخصوم هي جميع الديون والأموال المستحقة للآخرين على الشركة.
- يلخص حقوق الملكية عدد الاستثمارات في الشركة بالإضافة إلى أرباح الشركة.
3. قوائم الدخل
يُطلق عليه أيضا بيان الربح والخسارة أو بيان الإيرادات أو بيان التشغيل.
يوضح بيان الدخل إيرادات الشركة ومصروفاتها خلال فترة زمنية. تشمل الفئات الرئيسية الإيرادات والمصروفات والدخل أو الربح.
يوفر بيان الدخل معلومات حول كيف ومتى تصل الأرباح في الميزانية العمومية. يمكن عرض الإيرادات حسب مجموعة المنتجات أو المنطقة أو وحدة الأعمال. يحدد توزيع التكلفة والمصروفات وأرباح التشغيل قبل وبعد الضرائب.
4. المجلة
تُظهر إحدى المجلات كيف تقوم الشركة بتتبع جميع معاملاتها التجارية. تسجل المجلة كل معاملة وتتضمن:
- طبيعة الصفقة
- تاريخ الصفقة
- الكيانات المعنية (أي عميل ، مورد ، موظف ، إلخ.)
- مبلغ الصفقة
- النتيجة في المعاملة
5. مخطط الحسابات ودفتر الأستاذ العام
في هذا القسم ، تحدد المنظمة خطة حساب ودفتر الأستاذ لجميع عملياتها التشغيلية. كما يتضمن احتياجات بياناتها المالية. تم تصميم خطة الحساب بحيث يمكن عرض البيانات المالية حسب نوع الإنفاق. يتم تشغيل دفتر الأستاذ آليًا باستخدام برنامج محاسبة ويسجل جميع رموز دفتر الأستاذ العام.
تصف حسابات دفتر الأستاذ العام نوع الأصل أو المسؤولية أو الإيرادات أو المصاريف. لا تتغير حسابات دفتر الأستاذ العام من سنة إلى أخرى ، مما يسمح للمؤسسات بمقارنة التقارير المالية من سنة إلى أخرى.
يتم تقسيم دفتر الأستاذ العام إلى رموز الأرقام التالية إلى النطاقات التالية:
- الأصول
- المطلوبات
- القيمة المالية
- الربح
- النفقات
6. الاستحقاقات المحاسبية
يوضح هذا القسم سياسات وإجراءات الاستحقاق. المحاسبة على أساس الاستحقاق تعني أنه يتم تسجيل الإيرادات عند اكتسابها.
الفكرة العامة هي أن الأحداث الاقتصادية يتم الاعتراف بها من خلال مطابقة الإيرادات بالمصروفات في الوقت الذي تحدث فيه المعاملة وليس عند السداد أو الاستلام. قد تتراكم أي منظمة نفقات متكررة لضمان إغلاق دفتر الأستاذ العام في الوقت المناسب.
7. بيان التدفقات النقدية
الغرض من بيان التدفقات النقدية هو تقديم تفاصيل عن التغيرات في النقد وأثناء الفترة. يجب أن يكون المبلغ الإجمالي للنقدية والنقدية المعادلة في بداية ونهاية الفترة الموضحة في بيان التدفقات النقدية هو نفس البنود أو المجاميع الفرعية التي تحمل عنوانًا مشابهًا في الميزانية العمومية اعتبارًا من تلك التواريخ.
مطلوب بيان التدفقات النقدية للتمييز بين التدفقات النقدية من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل.
8. التسويات المصرفية
يوضح هذا القسم سياسات وإجراءات معاملات البنوك. التسوية البنكية هي عملية مطابقة الأرصدة في السجلات المحاسبية للشركة لحساب نقدي بالمعلومات المقابلة في كشف الحساب المصرفي. والغرض من ذلك هو التأكد من صحة جميع السجلات النقدية للشركة.
9. محاسبة المخزون
في هذا القسم ، ستحدد المعايير التي يجب اتباعها لجرد المواد والطريقة التي تتبناها المؤسسة:
- نظام FIFO (First In First Out)
- نظام LIFO (Last in First Out)
- نظام متوسط التكلفة
10. حساب التكلفة
سيتضمن هذا القسم نظام محاسبة التكاليف المستخدم لتخصيص التكاليف والمصروفات. على سبيل المثال ، التكلفة الإجمالية لشحنة تم إنزالها بما في ذلك سعر الشراء والشحن والتأمين والتكاليف الأخرى حتى المستودع. يمكن تحديد التخصيص لكل قسم أو منطقة أو مشروع.
ويشمل أيضًا المعايير التي يجب اتباعها لتكلفة التصنيع. نظرًا لدمج المواد والموارد في كل محطة عمل ، فإن المنتجات تعاني من قيمة مضافة. لذلك ، تُنسب العمالة والطاقة والموارد الأخرى تدريجياً إلى تكلفة المنتج. أخيرًا ، ستحصل المؤسسة على تكلفة المنتج ، عندما يصل المنتج إلى المستودع.
كما تحدد معايير تخصيص التكاليف المباشرة وغير المباشرة. مثال على ذلك هو طريقة لحساب تكاليف الصيانة أو الصرف الصحي في تكلفة المنتج النهائي.
11. الضوابط الداخلية
الضوابط الداخلية تشمل جميع السياسات والإجراءات التي تحفاظ على موثوقية أنظمة التقارير ويدمج برنامج محاسبة الشركة مع الأنظمة الأساسية الأخرى:
- حماية الأصول
- منع الأخطاء والاحتيال
- يحسن استخدام الموارد
12. ملكية و معدات
يتضمن هذا القسم إدارة الأصول الثابتة. الأصل الثابت هو قطعة ملموسة طويلة الأجل من الممتلكات أو المعدات التي تمتلكها الشركة وتستخدمها في عملياتها لتوليد الدخل.
يحدد مراجعة جميع السجلات ، والتفتيش المادي ، وجرد جميع الأصول الثابتة. يعتبر التسوية مع أرصدة دفتر الأستاذ العام. كما تحدد سياسات إهلاك الأصول والتأجير.
بعض الأصول الثابتة الأكثر صلة التي قد تمتلكها الشركة هي:
- البنايات.
- آلات ومعدات.
- مركبات.
- أثاث المكاتب.
- الأجهزة والبرامج.
13. تجهيز كشوف المرتبات
يتضمن هذا القسم معالجة كشوف المرتبات. وهي تشمل من بين أمور أخرى:
- كشوف مرتبات الموظفين.
- رواتب وتراخيص وفترات إجازات الموظفين.
- مسك سجلات أوقات العمل.
- تأسيس وإلغاء الموظفين الجدد.
- نموذج الإيداع في حساب مصرفي معين.
- سياسة مصروفات الموظفين.
- الإقرارات الضريبية والجوانب المرتبطة بها.
14. نهاية الشهر وإغلاق نهاية السنة المالية
يتضمن هذا القسم تنفيذ ومراجعة وحفظ وتوقيع كافة إدخالات نهاية الشهر ونهاية العام. تشمل حسابات الميزانية العمومية التي سيتم النظر فيها في نهاية كل فترة مالية ما يلي:
- الحسابات النقدية.
- حسابات الأصول الثابتة.
- حسابات الدخل والمصروفات.
- الإقرارات الضريبية الفيدرالية وحكومات الولايات.
- إعلان سنوي.
- الوثائق الحكومية الأخرى.
الأسئلة الشائعة
ما معنى الدليل المحاسبي؟
يحتوي دليل المحاسبة على مخطط تفصيلي لجميع القواعد والإجراءات والمبادئ التوجيهية المحاسبية ذات الصلة للمؤسسة. تم تطويره داخليًا من قبل المنظمة ويمكن استخدامه كأداة مرجعية لتدريب الزملاء أو لتدريب الموظفين المعينين حديثًا.
ما هو دليل محاسبة التكاليف؟
لغرض تحقيق أهدافها ، تم تطوير دليل محاسبة التكاليف لتوجيه موظفي محاسبة التكاليف وضمان الاتساق في مسك الدفاتر. يتم الاحتفاظ بسجلات التكلفة على أساس منتظم
ما هي مزايا دليل محاسبة؟
تشمل فوائد وجود دليل محاسبة ما يلي: ضمان الامتثال من خلال التطبيق المتسق للسياسات والإجراءات. يعمل الدليل المحاسبي كمرجع للموظفين الداخليين والقيادة ، ويعزز المتطلبات وأفضل الممارسات.