ما هو التدقيق الإداري ؟ وكيف يتم إجراء عمليات التدقيق ؟

التدقيق الإداري هو طريقة للتقييم المستقل والمنتظم لأنشطة الإدارة على جميع مستويات الإدارة للتأكد من وظائف وكفاءة وإنجاز الإدارة (أي السياسات) مقارنة بالمعايير التي وضعتها الشركة.

التدقيقات الإدارة هي أداة أساسية للشركات لتحديد فرص التحسين داخل المنظمة. تحلل عمليات التدقيق هذه كيفية دعم فريق الإدارة العام للشركة للعمليات وتقديم توصيات مفصلة لتحسين فعالية الفريق. يمكن أن يساعدك تعلم المزيد عن عمليات تدقيق الإدارة في تحديد ما إذا كانت هذه الأداة يمكن أن تساعد الشركة التي تعمل بها ، أو يمكن أن تساعدك أيضًا في تحديد ما إذا كنت ترغب في متابعة وظائف مستشار الأعمال.

ما هو التدقيق الإداري؟

تدقيق الإدارة هو عملية محددة تمكن الشركة من تحديد فعالية فريق الإدارة الحالي. قد يشمل ذلك تحليل عمليات القسم الحالية ، ومراجعة استراتيجيات قيادة أعضاء الفريق واستكشاف تقارير الأداء والمخزون. يمكن أن يساعد ذلك الشركة على فهم كيفية استخدام فرق الإدارة للموارد المتاحة وتنفيذ الاستراتيجيات لتحقيق الأهداف التنظيمية. يركز تدقيق الإدارة على أداء فريق الإدارة ككل ، بدلاً من مراجعة أعضاء فريق الإدارة الفرديين.

الهدف الأساسي لمراجعة الإدارة هو تحديد الأخطاء في أنشطة الإدارة واقتراح التغييرات الممكنة. يوجه الإدارة لإدارة العمليات بشكل أكثر فعالية وإنتاجية.

بمعنى آخر، يتم إجراء تدقيق إداري في تقييم وتقييم نظام الإدارة والمعلومات في مختلف الإدارات أو الشركة بأكملها. تم توسيع نطاقه ليشمل مراجعة النظام والنظام الفرعي، والتفويض، والإجراءات، والمساءلة، وجودة البيانات الناتجة، وجودة الموظفين، وما إلى ذلك.

أهمية التدقيق الإداري

هناك العديد من المزايا لإجراء التدقيق الإداري للمؤسسة. عندما تنمو المنظمة في حجمها وأنشطتها ، هناك حاجة إلى تدقيق إداري لتقييم كفاءة وفعالية الإدارة على جميع مستويات المنظمة. تتم مناقشة مزايا وأهمية التدقيق الإداري أدناه:

• تقييم كفاءة الإدارة: تدقيق الإدارة هو طريقة للتقييم المستقل والمنهجي لأنشطة الإدارة على جميع مستويات الإدارة للتأكد من وظائف وكفاءة وإنجاز الإدارة (أي السياسات) مقارنة بالمعايير التي وضعتها الشركة.
• تدقيق الخطط والسياسات والإجراءات: يساعد التدقيق الإداري في تحديد كيفية تنفيذ الإدارة لخططها وسياساتها وإجراءاتها للوصول إلى هدف المنظمة.
• يساعد في تصحيح الخطط والسياسات والإجراءات: من خلال التدقيق الإداري ، من الممكن تغيير أو مراجعة الخطط والسياسات والإجراءات حسب احتياجات الشركة.
• تدعم وسائل صنع القرار: يقيس التدقيق الإداري قدرة المديرين على اتخاذ قرارات مهمة ويساعدهم على تصحيح العيوب.
• يساعد في الحصول على قرض: تهتم المؤسسات المالية التي تقدم قروضاً ضخمة للمنظمات بمعرفة كفاءة الإدارة والربحية. التدقيق الإداري يعطي بالتأكيد دليلاً لهم.
• يساعد في الحصول على الدعم: قبل منح الدعم من قبل الحكومة ، لأي كيان مهتم بمعرفة كفاءة الإدارة وعملها. يساعد التدقيق الإداري في هذا الأمر.
• يساعد على زيادة الربحية: يساعد تدقيق الإدارة على زيادة الربحية من خلال إعطاء العلاجات لتعظيم موارد المنظمة بطريقة فعالة

أهداف التدقيق الإداري

1 – وضع الاستراتيجيات المناسبة

يجب أن يضمن الفريق قدرة الإدارة سواء كان لديها استراتيجيات مناسبة للحصول على المعلومات المطلوبة لاتخاذ قرار أفضل. مرة أخرى ، يضمن الفريق أيضًا أن البيانات التي تم جمعها كافية لتحقيق أهداف المنظمة دون متاعب. عادة ، الاستراتيجيات هي المفتاح لتحقيق أهداف أي مؤسسة.

2 – تنفيذ الضوابط الداخلية المطلوبة

يجب على فريق التدقيق التحقق من فعالية الرقابة الداخلية للمؤسسة للتغلب على أوجه القصور الإدارية. إذا لم تكن الضوابط الداخلية المنفذة فعالة بما فيه الكفاية ، فسوف تؤدي إلى مشاكل غير ضرورية في العملية.

مثال: في سياسة السداد الخاصة بشركة ما ، أولاً ، يتحقق المحاسب من المستندات ، ثم كبير المحاسبين  سوف يراجع نفس الوثائق. أخيرًا ، يدفع أمين الصندوق المبلغ النقدي ، مما يضمن شيكًا ثلاثيًا على المعاملة. هنا تكون الرقابة الداخلية قوية لدرجة أنها تتجنب أي تلاعب بالنقود.

3 – إنشاء التقارير في الوقت المحدد

يجب أن يؤكد فريق تدقيق الإدارة ما إذا كانت الإدارة قد وضعت التحكم المناسب لإنشاء التقارير وتقديمها في الوقت المحدد.

سيطلق على إنشاء التقرير أداة أساسية لتحديد الأخطاء. في بعض الأحيان سيكون كذلك العمل كمبلغ عن المخالفات للسيطرة على أكبر الأخطاء أثناء العملية. بشكل عام ، تقارير التدقيق. يجب تحسين كفاءة الإدارة من أجل التحسين بانتظام.

نطاق التدقيق الإداري

إن نطاق تدقيق الإدارة أوسع بكثير من التدقيق المالي لأن تدقيق الإدارة لا يقيِّم التدقيق المالي فحسب ، بل يقيّم أيضًا جوانب أخرى من الأعمال. إنها طريقة تقييم الكفاءة الكلية للإدارة من المستوى الأعلى إلى المستوى الأدنى. لذلك ، فإن النطاق الرئيسي لمراجعة الإدارة هو:

• تقييم كفاءة الإدارة: · تقوم الإدارة · المراجعة بتقييم وتقييم كفاءة الإدارة على جميع المستويات.
• تنفيذ مبادئ وسياسات الإدارة: مراجعة تدقيق الإدارة فيما إذا كانت المبادئ والسياسات التي صاغتها الإدارة قد تم تنفيذها بنجاح أم لا.
• البحث عن الفروق: يكتشف التباينات في الكفاءة مع المعايير التي وضعتها الإدارة.
• تحليل أسباب الفروق: تدقيق الإدارة يحلل أسباب عدم كفاءة الإدارة لعدم تحقيق الأهداف. يوصي باقتراحات للتحسين: يقدم اقتراحات للتحسين في المجالات على سبيل المثال الإنتاج والمبيعات والشراء والتمويل والموارد البشرية والإدارة وما إلى ذلك

كيف تعمل عمليات التدقيق الإداري؟

غالبًا ما تقوم الشركات بتوظيف مستشارين من أطراف ثالثة لإجراء عمليات التدقيق الإداري. يمكن أن يساعد هذا في منع التحيز ومساعدة الشركة على فهم أفضل لفرق الإدارة الخاصة بهم. تعمل عمليات التدقيق هذه من قبل مستشار واحد أو أكثر يزور الشركة ومراجعة التقارير للحصول على فهم دقيق لفريق إدارة الشركة وممارساتها. تتضمن بعض العناصر الشائعة التي يقيمها الاستشاريون أثناء التدقيق الإداري ما يلي:

1.إقامة الهيكل التنظيمي

يقوم المستشارون بتحليل هيكل المنظمة لمجموعة متنوعة من العناصر. يمكن أن يساعدهم ذلك في تحديد ما إذا كان الهيكل الحالي يفيد المنظمة أو ما إذا كان يمكن لهيكل مختلف أن يساعد الشركة.

قد يسأل هؤلاء المحترفون أو يحددون من نظم الهيكل الحالي للأعمال. قد ينشئ المدير التنفيذي للشركة هيكلًا مختلفًا عن المدير الإقليمي ، الذي قد يكون لديه فهم أكثر عمقًا للعمليات التجارية المتخصصة للشركة.

عنصر آخر قد يحلله المستشار حول هيكل الشركة هو كيفية تحديد خطوط التقارير، أو مدى سهولة تحديد أي موظف لمن يجب إبلاغه عن موقف أو حادث.

كلما كان الهيكل التنظيمي أكثر إرباكًا أو تعقيدًا، زاد احتمال أن يقترح الاستشاري تبسيط هيكل العمل. يمكن أن يساعد وجود تصميم تنظيمي بسيط في تعزيز تدفق الاتصالات والمساعدة في حل المشكلات بشكل أسرع.

2. تقييم السياسات والإجراءات

يمكن أن يساعد تقييم سياسات وإجراءات العمليات التجارية والمالية الشركة على تعزيز الإنتاجية وتقليل النفقات. يقوم العديد من الاستشاريين بمراجعة مجموعة متنوعة من المستندات، مثل إجراءات إعداد التقارير المالية وأفضل الممارسات التشغيلية والكتيبات التعليمية والمواد التدريبية وتقارير الأداء.

يمكن أن يساعدهم ذلك في مقارنة ممارسات الشركة بأدائها ، مما يساعدهم في تقديم توصيات مستهدفة للتحسين.

وتساعد في الحصول عل ىشهادة السلامة CE لأنها يمكن أن تؤثر على عمليات الماكينة التي يمكن أن تؤثر أيضًا على سلامة الموظفين. عند مراجعة هذه الممارسات ومقارنتها بتقارير الحوادث وأفضل ممارسات الصناعة ، قد يقدم المستشارون اقتراحات لتقليل المخاطر غير الضرورية في مكان العمل.

يحدد المستشارون أيضًا ما إذا كانت الشركة تمتثل لسياساتها وإجراءاتها المعمول بها. إذا لم يكن متوافقًا حاليًا ، فقد يحددون سبب ذلك وما إذا كانت السياسة أو الإجراء الحالي يمكن أن يستفيد من قيام الشركة بتحديثه لمطابقة الممارسات الحالية. قد يقدمون أيضًا بعض التوصيات للمديرين لمساعدتهم على مواءمة الممارسات الحالية مع سياسات الشركة أو اللوائح الحكومية.

3. إدارة المخاطر

إدارة المخاطر ضرورية للحفاظ على سلامة الموظفين والمعدات في الأداء الأمثل. غالبًا ما يقوم الاستشاريون بتحليل ممارسات إدارة المخاطر الحالية لتحديد مدى فعاليتها. قد يقارنون هذه الممارسات بتقارير الحوادث التاريخية لفهم أفضل للأهمية التي توليها الشركة لإجراءات إدارة المخاطر.

في بعض الأحيان ، يقوم المستشارون بمراجعة إجراءات الصيانة الوقائية لأنها قد تؤثر على عمليات الماكينة التي يمكن أن تؤثر أيضًا على سلامة الموظفين. عند مراجعة هذه الممارسات ومقارنتها بتقارير الحوادث وأفضل ممارسات الصناعة ، قد يقدم المستشارون اقتراحات لتقليل المخاطر غير الضرورية في مكان العمل.

4. تنفيذ التدقيق الإداري

عند الانتهاء من التدقيق الإداري ، يقوم الاستشاريون بصياغة تقرير مفصل حول ما لاحظوه أثناء المراجعة. عندما تتلقى فرق الإدارة التقرير من استشاري الطرف الثالث، يمكنهم البدء في وضع خطط لتنفيذ عناصر العمل من التدقيق.

قد يختلف تنفيذ هذه التغييرات بين المؤسسات لأن برامج إدارة التغيير في الشركة من المحتمل أن تختلف. تتضمن بعض الخطوات الشائعة التي قد تتبعها الشركة لتنفيذ التغييرات المقترحة من تدقيق الإدارة ما يلي:

• التحقق من صحة التغييرات المقترحة
• تحديد التغييرات المتوقعة
• مواءمة التغييرات مع أهداف الشركة
• تحديد تأثير التغييرات المتوقعة
• تطوير استراتيجيات الاتصال
• عمل برامج تدريبية شاملة للتغييرات
• تنفيذ هيكل دعم للإجابة على الأسئلة وتقديم التوجيه
• تقييم عملية التغيير وفعاليتها

5. خلق علاقات الموظفين

يمكن أن يساعد وجود علاقات قوية وإيجابية مع الموظفين في تحسين الاحتفاظ بالموظفين وزيادة الرضا الفردي. قد يقوم المستشارون بإجراء استبيانات للموظفين أو إكمال المقابلات الفردية لفهم ثقافة الشركة الحالية وبيئتها بشكل أفضل.

غالبًا ما يتعاون هؤلاء المحترفون مع المديرين والمشرفين ومحترفي الموارد البشرية لاكتساب فهم شامل لما يشعر به الموظفون تجاه العمل مع الشركة. من هناك ، يمكنهم إنشاء توصيات فعالة يمكنها تحسين علاقات الموظفين.

6. تحليل الأداء المالي

يقوم المستشارون أيضًا بتحليل الأداء المالي للشركة أثناء عملية التدقيق الإداري. يمكن أن يساعدهم ذلك في استكشاف فرص التحسين في كيفية إدارة الشركة لأصولها ومخزوناتها ونفقاتها.

بمجرد أن يكتشف الاستشاري هذه الفرص، يمكنه تطوير توصيات محددة يمكن أن تساعد الشركة على زيادة إيراداتها أو أرباحها عن طريق تقليل النفقات أو تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية أو تحسين إجراءات الإنتاج الحالية.

7. التواصل مع المساهمين

يراجع المستشارون أيضًا عدد المرات التي تتواصل فيها فرق الإدارة مع مساهمي الشركة. كما أنهم يحددون مدى فعالية هذا الاتصال من خلال طرح الأسئلة وفحص الاتصالات السابقة. العناصر الأخرى التي قد يحللها الاستشاري في هذا القسم من التدقيق الإداري هي كيفية استجابة فريق الإدارة لطلبات المساهمين أو استفساراتهم.

8. ممارسات الموارد البشرية

جانب آخر من التدقيق الإداري هو مراجعة ممارسات الموارد البشرية للشركة. يمكن أن يساعد ذلك الشركة على فهم كيفية توجيه فرق الإدارة فيما يتعلق بإجراءات الموارد البشرية، والتي يمكن أن تساعد في تحسين أداء الموظفين وكفاءات عملية التوظيف.

يمكن للاستشاريين إجراء مقابلات مع الموظفين الجدد وتحليل بروتوكولات الموارد البشرية المعمول بها وإجراء مقابلات مع متخصصي الموارد البشرية في الشركة

مزايا التدقيق الإداري

• يوفر التدقيق الإداري معلومات حول نقاط القوة والضعف للإدارة بعد مراجعة السياسات والبرامج. فهو يساعد في مجالات صنع القرار مثل الصنع أو الشراء ، وإغلاق الوحدة ، والاستحواذ على الأعمال التجارية ، وما إلى ذلك ، لذا فهو يساعد على التشغيل السلس للمؤسسة.
• يفحص وظائف الإدارة ويحدد القوة والضعف في عملية الإدارة.
• يقدم التدقيق الإداري اقتراحات للإدارة تساعد في الحفاظ على الإدارة الفعالة. يقترح طرقًا لاستخدام موارد المنظمة بشكل فعال.
• بعد مراجعة العيوب والعيوب ، فإنه يقدم الاقتراحات المناسبة التي تساعد على زيادة كفاءة الإدارة.
• يساعد التدقيق الإداري الإدارة في تقديم الاقتراحات لتحقيق هدف المنظمة. يساعد على تحسين نظام الاتصال من خلال إبقاء فريق الإدارة بأكمله قيد المراجعة المستمرة.
• يساعد في الاستخدام السليم للموارد التنظيمية لتحقيق الأهداف والغايات المحددة مسبقًا.
• الإعداد السليم للإستراتيجية والتشكيل لتحقيق الأهداف.
• التنسيب المناسب للرقابة الداخلية
• لاتخاذ القرار الفعال.
• تحسين عملية اتخاذ القرار الإداري ؛
• للتغلب على أوجه القصور في الإدارة.
• نشر الموارد البشرية المناسبة.
• تصحيح الأخطاء بأقل تكلفة أو ضرر أقل ؛
• تجنب الهدر غير الطبيعي للموارد مثل الرجال والمواد والمال والآلات.
• الحصول على النتائج في الوقت المناسب دون تأخير.

مساوئ التدقيق الإداري

• لا يستطيع المدقق الإداري فهم المشاكل العملية. لذا، فإن الاقتراحات التي قدموها هي نظرية  في حد ذاتها ولكنها ليست عملية.
• إنها طريقة مكلفة للتدقيق. إنها تنطوي على تكلفة مالية عالية وهي مناسبة فقط للمؤسسات أو الشركات الكبيرة. لذلك ، فهي غير مناسبة للشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة.
• نطاق مراجعة الإدارة غامض. قد يخلق تعقيدًا في علاقات السلطة والمسؤولية. لذلك ، لا يساعد في تحقيق هدف معين.
• يفتقر إلى الأساليب والتقنيات الثابتة للتدقيق. قد يفتقر مدقق الإدارة إلى الاستقلالية وقد يأخذ ببساطة التعليمات من الإدارة العليا. لذلك ، لم يتم تعريفها بشكل جيد.

بشكل عام، التدقيق الاداري يعطي الإدارة مزيدًا من التركيز على الاحتفاظ بدفاتر الحسابات والمعاملات بدلاً من التركيز على عوامل أخرى. لذلك، فإنه يستهلك وقت الإدارة بعد النظر.

يقدم فقط اقتراحات نظرية للإدارة غير مناسبة أو قابلة للتطبيق لحل المشكلات العملية.

صعوبات في إجراء التدقيق الإداري

نقص الاستثمارات والتكنولوجيا – بشكل عام، قد تتضمن الاقتراحات استثمارات عالية في موارد 4 ملايين مثل الرجال أو الآلات أو المواد أو المال ، والتي ستكون مشكلة بالنسبة لمعظم المنظمات. في بعض الأحيان قد تتطلب العملية الكلاسيكية التغيير مع التحديث التكنولوجي. ومع ذلك ، قد تواجه إدارة المنظمة أو موظفوها مشكلة في إجراء التحديثات الجديدة أو المطلوبة.

نقص الدعم الإداري للتغيير – قد تواجه إدارة المنظمة بعض الصعوبات في التغيير من عمليتها الكلاسيكية إلى العملية الأحدث لأسباب عديدة.

يمثل سلوك الموظفين مشكلة في بعض الأحيان في تنفيذ خطة التدقيق لأنهم قد يقاومون تقديم المعلومات الأساسية للتدقيق في وقت المناقشات أو المقابلات أو الاستفسارات. لقد اعتادوا على الشعور بأن أخطائهم ستظهر أثناء عملية التدقيق إذا قدموا جميع التفاصيل اللازمة للتدقيق.

يعتبر التعامل مع الإدارة العليا أيضًا مشكلة في بعض المواقف حيث تكون الإدارة العليا ضد عملية التدقيق.

استنتاج

يجب أن تسفر نتائج وتوصيات تقرير التدقيق عن نتائج أفضل للمؤسسة. يمكن تنفيذ توصيات النتائج بالتفاهم المتبادل بين فريق التدقيق والإدارة العليا لنجاح المؤسسة. بنفس الطريقة، يجب أيضًا الإبلاغ عن النتائج بعبارات أفضل ، والتي ينبغي أن تتجنب المزيد من التعارضات من قبل الإدارة.

في النهاية ، سيعتمد نجاح التدقيق المالي على النهج التشاركي والودي بدلاً من التركيز فقط على مضايقة الموظفين أو الإدارة بسبب أخطائهم.

الأسئلة الشائعة