تظهر أهمية التخطيط في الشركة في كون عملية التخطيط تأثر على استراتيجية العمل بالكامل والموظفين. وبالفعل ، فإن نقص التخطيط له انعكاسات مباشرة على تنظيم الفرق ، وجودة المهام التي يتم تنفيذها ، وفي الواقع على ربحية المشاريع وكذلك على الشركة.
لتحقيق أهدافها ، يجب أن تتمتع الشركة بإمكانية الوصول إلى الرؤية الكلية والجزئية لمهامها ومشاريعها ونشاطها. وبالتالي ، سيكون لديها القدرة على تحسين إدارتها للموارد البشرية / المادية عن طريق الحد من مخاطر الحمل الزائد ووقت التوقف عن العمل ودوران الأعمال المتعلقة بنقص التنظيم والرؤية.
التخطيط تحديا حقيقيا في استراتيجية العمل
تعريف تخطيط المشروع؟
يمكننا تعريف التخطيط على أنه تنظيم التقدم في المراحل المختلفة للمشروع.
من بين المراحل المختلفة للمشروع ، نجد التقسيم الذي يتكون ، كما يوحي اسمه ، من تقسيمه إلى مهام. بمجرد وضع القائمة الشاملة للمهام ، سيتعين جدولتها بطريقة تحدد الترابطات والترتيب الذي يجب تنفيذها به. سيتم تحديد أولوياتها وفقًا لأهميتها ، والتكاليف اللازمة لتحقيقها وتبعياتها المحتملة.
سيظهر تنظيم للمهام من هذا العمل ، مما سيجعل من الممكن تحديد المعالم ، والتي بمجرد دمجها في لوحة معلومات مراقبة المشروع ، ستجعل من الممكن مراقبة تقدمه. وبالتالي نحصل على رؤية واضحة وتركيبية للمشروع ، مما يجعل من الممكن توقع أي تجاوزات زمنية والموارد اللازمة لتنفيذ المهام المختلفة.
وبالتالي ، فإن التخطيط في إدارة المشروع سيجعل من الممكن مراقبة تحقيق الأهداف وتحقيق المهام المختلفة ، بالتوازي مع إدارة الموارد وتخصيصها.
أهمية التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة أو المشروع
َ1.يعطي التوجيه لفريق المنظمة بأكمله
من المهم جدًا للإدارة والموظفين الرئيسيين في الشركة إدراك ومتابعة أهمية التخطيط الاستراتيجي ، لأنه غالبًا مع زيادة ضغط العمل والغضب لتلبية مطالب العملاء واحترام المواعيد النهائية الصارمة ، تنحرف الشركة عن الأهداف والغايات الحقيقية.
ثم يُجبر الموظفون على العمل في مهام عقيمة ولا يتم استخدام الموارد بشكل صحيح. من خلال تبني جانب التخطيط الاستراتيجي ، يتمتع كل عضو في الفريق بإحساس بالاتجاه ويعرف إلى أين يتجه مع وضع خطة جيدة في الاعتبار وفي متناول اليد. من الضروري للغاية أن يكون لديك رؤية طويلة المدى للمؤسسة لتنمو في السوق.
2.الميزة التنافسية في السوق
المنظمة التي لديها خطة في متناول اليد واستراتيجية في الاعتبار وفي مكانها تحقق أهدافها وغاياتها قبل أن يكتسب منافسوها في السوق ميزة تنافسية. يتضمن التخطيط الاستراتيجي دراسة ظروف السوق ، والبحث عن تحركات المنافسين التالية ، وتطوير أفكار المنتجات المبتكرة ، وإرضاء العملاء من خلال وسائل وتدابير مختلفة.
كل هذا يجعل الشركة تمضي قدمًا في مواجهة المنافسة الشرسة والمتزايدة باستمرار من اللاعبين الحاليين والجدد في السوق.
3.الابتكار
كما ذكرنا في النقطة السابقة ، من خلال فهم أهمية التخطيط الاستراتيجي ومتابعته ، تقدم الشركة منتجات وخدمات تؤكد على جوانب الابتكار والجدة. كما هو الحال مع التخطيط الاستراتيجي والمدخلات من الفريق الداخلي والأطراف الخارجية والخبراء ، تخطط الشركة وتضع إستراتيجيات خطها التالي من العروض الفريدة والحصرية للسوق والتي من المؤكد أنها ستزيد المبيعات وهوامش الربح وقيمة العلامة التجارية.
4.يجعل المنظمة ذات طابع استباقي
إن إدراك أهمية التخطيط الاستراتيجي يساعد المنظمة على أن تكون أكثر استباقية بدلاً من رد الفعل تجاه القضايا والمشاكل القادمة لتحقيق الأهداف والغايات.
في حين أن تحقيق جميع الأهداف والمشكلات والأسئلة قصيرة وطويلة المدى لا بد أن تنشأ وعندما يتبع العمل أساسيات التخطيط الاستراتيجي ، فإنه يصبح أكثر استباقية لأنه يتصور ويتنبأ بالمشاكل المستقبلية. هذا يضمن أن الإدارة وأعضاء الفريق الرئيسيين يتخذون إجراءات تصحيحية قبل وقت طويل من إصلاح المشكلات ، قبل وقت طويل من إعاقة قيمة العلامة التجارية وأرباح الشركة.
5.زيادة الإنتاجية وكفاءة التشغيل
مع وجود استراتيجية وخطة مناسبة في متناول اليد وفي الاعتبار ، هناك زيادة في مستويات الإنتاجية والكفاءة التشغيلية للأعمال التجارية بأكملها. يعرف الفريق ويفهم جميع المهام التي يتعين القيام بها وكيفية تنفيذها بأكثر الطرق فعالية ممكنة. تعمل الخطة الإستراتيجية المصاغة بشكل صحيح ومدروس كمخطط أو خارطة طريق للأعمال لتحقيق أهدافها. كما أنه يساعد في الحفاظ على الانسجام مع أعضاء القسم وبين الإدارات ، فضلاً عن مناخ عمل إيجابي وصحي.
6. زيادة المبيعات والأرباح
عندما تتابع الشركة أهمية التخطيط الاستراتيجي في كل جانب من جوانبها وعملياتها التجارية ، فإنها تقترب بسرعة من هدف زيادة المبيعات والأرباح.
في الواقع ، من الحقائق العالمية أن الشركة تتخذ جميع التدابير والتخطيط الاستراتيجي ليس فقط لتعزيز قيمة علامتها التجارية في السوق ولكن أيضًا لزيادة المبيعات والأرباح بحيث تستمر الحكايات في الظهور وتظل ذات صلة بالسوق في بيئة تنافسية شرسة تسمح لها باقتناء مكان لنفسها.
7.حافظ على تحفيز الموظفين
كما ذكرنا أعلاه ، فإن اتباع مسار التخطيط الاستراتيجي يساعد الشركة على إعطاء التوجيه لنفسها والموظفين على دراية جيدة بكيفية تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل المخصصة لهم. وعندما يتم تكليفهم بمهام ومسؤوليات وفقًا لخبراتهم ومؤهلاتهم المهنية ومكافأتهم بشكل مناسب ، فإنهم يشعرون بحافز كبير ويبذلون قصارى جهدهم لإنجاز هذه المهام بأفضل طريقة ممكنة وبأقصى قدر ممكن من الكفاءة.
8.تجذب المستثمرين الماليين
تواصل الشركة طلب الاستثمارات المالية والأموال من أطراف خارجية مثل البنوك وصناديق الأسهم الخاصة والمستثمرين الماليين من أجل توسيع أعمالها من خلال تقديم مجموعة جديدة من المنتجات والخدمات للعملاء. ولا يمكنها جذب المستثمرين الجيدين والبنوك الجيدة إلا إذا كانت لديها خطة وخريطة إستراتيجية مناسبة.
في الواقع ، لن تتمكن الأطراف الخارجية من بث الثقة بها إلا إذا كان لديها تراث قوي من التخطيط الاستراتيجي وإذا كانت قد أعدت أيضًا خطتها للمستقبل. إنهم مهتمون فقط بعائد الاستثمار وتوليد الأرباح.
9. تقليل المخاطر
يجب أن تعمل جميع قطاعات الأعمال مع عامل الخطر في متناول اليد. ولكن إذا أدركت الشركة واتبعت أهمية التخطيط الاستراتيجي وفعلت كل ما هو ممكن لفهم الفروق الدقيقة والتعقيدات ، فإن عامل المخاطرة يكون ضئيلاً. إنه يساعد الشركة على تصور وتوقع الاختناقات والقضايا التي قد تنشأ في المستقبل القريب واتخاذ الإجراءات التصحيحية مقدمًا.
ما هو الغرض الرئيسي من التخطيط؟
منظمة لا تشوبها شائبة! نعم ولكن كيف ؟
غالبًا ما يكون التحليل الاستراتيجي الأولي ضروريًا لتحديد وتنفيذ العمليات الأساسية المتعلقة بمؤسستك من أجل تحسين عمل فرقك وظروف عملهم.
قد يكون الدعم ضروريًا في بعض الأحيان ، وفي هذا المجال بالتحديد يمكن أن يدعمك مستشارونا.
يكمن التنظيم الجيد في القدرة على إدارة المشروع من البداية إلى النهاية ، مع دمج ضرورات الوقت والتكاليف والجودة ، كل ذلك في بيئة مستقرة وصحية وهادئة لجميع الموظفين.
لتنفيذ الجداول بما في ذلك المهام حسب القسم والموظف ، توجد أدوات: جداول Excel أو طريقة Kanban أو GANTT ، لتسمية الجداول الرئيسية فقط. قد يكون تنفيذ طريقة Agile مفتاحًا ، لكنك لا تزال بحاجة إلى إتقان الرموز والقدرة على تطبيقها داخل شركتك.
القيد الرئيسي هو عدم مشاركة البيانات مع المكونات الأخرى لإدارة المشروع.
على أي حال ، من الضروري أولاً تحديد عبء العمل في المشروع ، والمهام التي سيتم إنتاجها ، والوقت الحقيقي الذي يقضيه كل موظف.
وفي نهاية الطريق ، أخيرًا ، ما الذي تخطط له؟
1 .خذ الوقت اللازم للمنظمة
يتيح لك التخطيط المسبق التوقع وبالتالي الحصول على راحة البال ، لأن لديك الحل بالفعل. لا مزيد من الضغط والافتقار إلى الكفاءة في حالة المخاطر ؛ لديك خطة B وحتى خطة C ، عندما كان لديك في البداية فقط خطة A!
لا داعي للرد في حالة الطوارئ ، من خلال اتخاذ إجراء مباشر ، مما يؤدي غالبًا إلى أخطاء في التقدير ومشاكل الجودة وفقدان الربحية.
2 .تحديد أهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى
لاكتساب السيولة في التنظيم والتنفيذ والاتصال ، يجب تحديد الأهداف وتحديد أولوياتها بوضوح بحيث يكون التخطيط مرنًا في حالة التغيير.
3 .الحصول على رؤية بانورامية لكل مشروع
يسمح التخطيط برؤية 360 درجة لجميع مراحل المشروع ولكن أيضًا رؤية مفصلة حسب المرحلة الرئيسية أو المعلم أو العملية. هذا يجعل من الممكن التنبؤ بالاختناقات والقدرة على اتخاذ القرارات اللازمة في المنبع.
4 . تقسيم المشروع الى مراحل مختلفة
لتقدير الوقت الأولي ، يجب تقسيم المشروع إلى مراحل مختلفة ، والتي بدورها ستقسم إلى مراحل. لضمان التنفيذ السليم وجودة المهام ، من الضروري إضافة العمليات الملازمة لنشاطك.
مقياس تخطيط المهام وفقًا لجدول التسليمات وتوافر الموظفين وعبء العمل الخاص بهم.
أنظر أيضاً:
5 . التخطيط والاستباق يعنيان المرونة والاستجابة
تشكل المخاطر جزءًا من حياة المشروع ، ويبدو أنه من المستحيل التنبؤ بكل شيء على الرغم من دراسة مخاطر سابقة ، فلنأخذ بعض الأمثلة: مهمة أكثر تعقيدًا من المقدرة ، طاقم مريض ، وقت تسليم أطول مما كان عليه في البداية “معتاد …”.
لذلك ، من الضروري أن يرتكز المرء على أكثر الأوقات الواقعية الممكنة وعلى أوجه عدم اليقين ، لدمج هامش الأمان ، للخطة ب.
كل مشروع مختلف وله خصائصه المحددة التي يجب أخذها في الاعتبار من أجل تجنب المشاكل المستقبلية.
6 . تحديث الجدول الزمني الخاص بك
الجدول الزمني هو السجل الصحي للمشروع!
يجب تحديثه يوميًا ليعكس ما يحدث على أرض الواقع.
لكي تتبع حياة المشروع مسارها في أفضل بيئة ممكنة ، من الضروري توحيد المساهمين ، من خلال إعطاء رؤية لنشاطهم وتوقعاتهم ، مع احترام خطة الحمل الفردية الخاصة بهم.
و بعد ؟ خلاصة
للوصول إلى الكأس المقدسة لإدارة المشاريع ، يعد تخطيط موارد المؤسسات مثاليًا ، في الواقع ، إنه برنامج إدارة يتيح ، بسبب وظائفه ، إدارة شركتك بالكامل.
مزايا هذا البرنامج متعددة لأنه أداة إستراتيجية واحدة متعددة المهام تستهدف جميع أقسام الشركة. نأمل أن تساعدك هذه النصائح حول أهمية التخطيط وأساليبه وآثار تطبيقه داخل شركتك في إدارة موظفيك ونشاطك.
هل تخطيط الأعمال مهم؟ نعم ولكن لمن؟
في الواقع ، التخطيط مهم لجميع الفاعلين المشاركين في حياة الشركة ، بغض النظر عن دورهم. يحضر الجميع أحجارهم إلى المبنى وبفضل مساهمة كل ما تتحرك الآلة للأمام.
سيكون لدى الموظف المعرفة الدقيقة بما هو متوقع منه.
سيكون مدير المشروع ، وهو موصل حقيقي ، قادرًا على التحديد الكمي بدقة على المستوى البشري لاحتياجاته من الموارد والوقت المخصص لتنفيذ المشروع في أفضل الظروف.
ستكون الموارد البشرية قادرة على توقع عمليات التوظيف المستقبلية والتخطيط لها بهدوء.
سيتمكن مدير الشركة من تقييم ومراقبة ربحية الأعمال ومركز ربحها بمرور الوقت.
وبالتالي ، فإن التوقع المتأصل على جميع المستويات لجميع الجهات الفاعلة في مواجهة الحياة الحقيقية للشركة سيسمح بالإدارة المثلى للفرق واحتياجاتهم ، مع تحسين التواصل بشكل كبير بين الإدارات ، وهو حجر الزاوية في العمل التعاوني.
ما هي أهمية التخطيط في مشروعك ؟
مهما كان نهج مشروعك ، يساعد التخطيط في تحديد النطاق الإجمالي للجهد وتحديد الأهداف أو صقلها وتطوير مسار العمل الذي يجب اتخاذه لتحقيق هذه الأهداف.
في مرحلة التنفيذ ، سيكون من الضروري تحديث الخطة وفقًا للأحداث التي تمت مواجهتها أثناء المشروع ، وهذا دائمًا وفقًا لتوقعات أصحاب المصلحة.
لكن التخطيط قد يبدو مملاً. غالبًا ما نميل إلى الإنتاج بأسرع ما يمكن عن طريق تخطي هذه المرحلة. ومع ذلك ، بمجرد بدء الإدراك ، يتم تشغيل الجهاز. وسيكلفك الإعداد السيئ ثمناً باهظاً.
إذا قمت بطلاء جدار دون حماية الإطارات والأرضية ، فسوف تقضي وقتًا أطول في تنظيف البقع بدلاً من الطلاء.
ستنخفض تكاليف الإنتاج إلى حد كبير بسبب نقص التحضير. فكر في التخطيط بهذه الطريقة.
التخطيط هو بالتأكيد أهم مرحلة في مشروعك.
ما هي أهداف التخطيط؟
الهدف الرئيسي من تخطيط المهام هو توفير نظرة شاملة للمشروع والتقدم المحرز فيه. يسمح لك بمراقبة اكتمال مهمة واحدة ، مع مواردها ، وتواريخ البدء والانتهاء والمدة التي تم تخصيصها لها بالفعل ، بالإضافة إلى تقدم المشروع ككل ، مع تداعيات كل مهمة في تاريخ انتهاء المشروع.
ستجعل جدولة مهام المشروع من الممكن تتبع المسار الحرج المؤدي إلى تحقيقه ، مع تحديد الأولويات والتبعيات. ستسهل مؤشرات المراقبة تنفيذ التحكم المتقدم في تقدم المشروع من خلال مراقبة التقدم في المهام المختلفة ، مما يسمح بتوقع أي تجاوز وخطر تجاوز المواعيد النهائية.
وبالتالي ، توفر لوحة مراقبة مراقبة المشروع عرضًا في الوقت الفعلي للعمل الجاري والمقبول والموارد اللازمة لتنفيذه.
تعمل جدولة المهام ومراقبة المشروع في الوقت الفعلي على تسهيل تكامل المهام الجديدة التي ربما لم يتم تحديدها في الأصل ولكنها أصبحت ضرورية. سيسمح التخطيط بتحديد الآثار المحتملة لمراعاة هذه المهام الجديدة على الأهداف المحددة وتاريخ التسليم المتوقع للمشروع. لذلك فهي أداة قيمة لاتخاذ القرار: هل من الممكن أخذ مهام إضافية في الاعتبار دون زيادة المخاطر أم أنه من الأفضل تأجيلها إلى مرحلة لاحقة ، أو حتى رفضها؟
ما هي وظائف التخطيط؟
التخطيط هو عملية صنع القرار الرسمية. يطور تمثيلًا للوضع المستقبلي للشركة ويحدد طرق التنفيذ. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك التخطيط التحكم في مستقبلك ومعرفة وسائل تحقيقه.
ما هي المراحل الثلاث للتخطيط؟
خطوات عملية التخطيط الاستراتيجي هي : تحديد أولويات أهدافك. تطوير خطة استراتيجية. تنفيذ وإدارة استراتيجيتك. مراقبة وتقييم الخطة