ما هي فوائد التخطيط ؟ وما هي خطوات التخطيط الفعال؟

خلص العديد من الباحثين إلى أن التخطيط كاستراتيجية هي الطريقة الوحيدة لإدارة بيئة الأعمال المضطربة والتنافسية. وأوصوا بإدارة البيئة المضطربة لأي عمل من خلال التخطيط وأهداف الإدارة الإستراتيجية وتنفيذها. إكتشف أهم فوائد التخطيط التي ستجنيها الشركة أو المؤسس.

ما هو التخطيط ؟

التخطيط هو التنظيم حسب الخطة. إنها عملية استباقية لتحديد الأهداف ، يليها تحديد الوسائل والموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وفقًا لجدول زمني يوضح الخطوات الواجب اتخاذها.

فوائد التخطيط

تتضمن بعض العوامل التي تبرر فوائد التخطيط ما يلي:

• يساعد على تحديد الأهداف والأولويات
• يطمئن أصحاب المصلحة
• يحسن تخصيص الموارد
• يحسن اتخاذ القرار
• يحسن التنسيق والتعاون
• يسهل آليات التحكم
• يقلل من عدم اليقين
• يشجع الابتكار والإبداع
• يحسن الكفاءة الكلية
• يخلق مزايا تنافسية

يساعد على تحديد الأهداف والأولويات

العمل بدون هدف يشبه رحلة بدون وجهة. لا يمكن لأي منظمة أن تنجح دون أن تكون واضحًا بشأن الأهداف. يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف التي تشكل جوهر عملية التخطيط.

تعتمد فعالية التخطيط الرسمي في المقام الأول على وضوح الأهداف. “إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فلن يوصلك أي طريق إلى هناك.” بمجرد تحديد الأهداف ، يقرر التخطيط الأساليب والإجراءات والخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف. (يجب أن تكون الأهداف عملية ومقبولة وقابلة للتحقيق).

يتضمن التخطيط عملية إنشاء أهداف واقعية لتحقيقها. توفر هذه الأهداف التوجيه وتهدف جميع قرارات التخطيط إلى تحقيق هذه الأهداف.

تعزز الخطط باستمرار أهمية هذه الأهداف من خلال التركيز عليها. وهذا يضمن الاستفادة المثلى من وقت الإدارة وجهدها.

“لا يمكن تحقيق أهدافنا إلا من خلال خطة يجب أن نؤمن بها بشدة والتي يجب أن نتصرف بها بقوة. لا توجد طريقة أخرى للنجاح. »

بابلو بيكاسو ، رسام

تساعد الأهداف المحددة في عملية التخطيط الموظفين على معرفة ما يتوقع منهم تحقيقه ؛ متى؛ بأي سعر وبأي عملية. إذا كانت الأهداف محددة جيدًا ، يتم إبلاغ الموظفين بما يجب على الشركة فعله وما يجب عليهم فعله لتحقيق هذه الأهداف.

تعني أهمية التركيز على الأهداف أن يعرف الجميع ما هو متوقع منها ويمكنه العمل عليه بوضوح. وبالتالي ، فإن وضوح الأهداف من جانب الموظفين يحفزهم على المساهمة بشكل منتج في تحقيق الأهداف. بدون تخطيط واضح ، سيضيع الموظفون وقتهم وطاقتهم في أنشطة غير منتجة داخل المنظمة.

يعرف كل موظف في بيئة عمل مجدولة المهام التي يتعين القيام بها والجدول الزمني الذي يجب تنفيذ العمل فيه. بالإضافة إلى ذلك ، يسهل التخطيط التفويض الفعال للسلطة للعمل ، ويزيل فجوات الاتصال ، ويؤمن التعاون الطوعي من أصحاب العمل. إنه يغرس في الموظفين الشعور بالمشاركة والالتزام وروح الفريق.

تتمثل الوظيفة الأساسية للتخطيط الاستراتيجي الرسمي في توفير التوجيه لمديري المستوى الأدنى ، مما يتيح تطوير الأهداف التكتيكية. وبالتالي ، فإن الغرض الواضح منه هو توفير التوجيهات التي ينبغي توجيه الجهود لتحقيق النتائج المرجوة بأكثر الطرق فعالية ممكنة.

يؤدي التخطيط الاستراتيجي إلى تحديد الأهداف الاستراتيجية ، والتي ستؤدي إلى أهداف تكتيكية ، والتي بدورها ستلهم الأهداف والتخطيط التشغيلي.

يُظهر التخطيط أهداف كل قسم تنظيمي ويساعد المديرين على تحديد أولويات الأنشطة بناءً على صلتها بالهدف. يتم تحديد أهداف المنظمة بكلمات بسيطة وواضحة عند توصيل الخطة المعتمدة.

في نظريته – نظرية الادارة بالأهداف MBO – ، يقترح دراكر أنه يجب إعطاء كل مدير أهدافًا واضحة لتحقيقها. يساعد التخطيط على تحديد الأهداف والأولويات للمديرين.

عندما لا يعرف المدير ما يجب فعله ، لا يمكنه أن يطلب من مرؤوسيه القيام بالعمل الأساسي لتحقيق النتيجة النهائية. يؤدي هذا إلى وضع يكون فيه فسادًا معينًا في العمل مع عدم وجود أحد يعرف بالضبط ما يجب القيام به ، مما يعرض للخطر الاستقرار والنمو وكذلك نجاح العمل.

من ناحية أخرى ، نظرًا لأن المديرين غارقون في الأنشطة المختلفة على أساس يومي ، فقد لا يكون من الممكن لهم تكريس اهتمام متساوٍ لجميع هذه الأنشطة المفروضة عليهم. بدون التخطيط ، يخاطر المدير والأعضاء الآخرون في المنظمة بالضياع في متاهة الأنشطة الروتينية وفقدان البصر للأهداف العامة التي تعمل المنظمة من أجلها.

لذلك فإن التخطيط سيقودهم إلى التفكير بعقلانية وتحديد أولويات هذه الأنشطة حسب ترتيب الأهمية أو “القيمة المضافة” المرتبطة بها في تحقيق الأهداف المحددة لهم.

وبالتالي يمكن تأجيل بعض الأنشطة إلى وقت لاحق أو حتى تفويضها إلى المرؤوسين إذا اعتبروا أقل صلة بمسؤوليات المدير أو أهدافه الخاصة.

كلمات الخبراء

النهج المنطقي بسيط للغاية ، ويتكون من ثلاث خطوات: تطوير الأهداف ، وتطوير البرامج ، ووضع الميزانيات.

1 °) الخطوة الأولى هي تحديد الأهداف. يجب تمييز هذه الأهداف عن الأهداف العامة التي تسعى الشركة لتحقيقها ، مثل: مكافأة المساهمين بشكل مناسب ، والريادة في سوقها ، وحتى تحمل المسؤولية الاجتماعية أو إرضاء موظفيها. غالبًا ما تكون الأهداف قابلة للقياس الكمي (معدل الدوران ، الربح ، معدل النمو) وهي محدودة في الوقت ، بشكل عام على مدى عدة سنوات. ثم يتم تنشيط “ديناميكية” الأهداف ، وتحويلها إلى إجراءات دقيقة ، في شكل أهداف دقيقة ، على المدى الأقصر ، يتعين تحقيقها.

2 °) المرحلة الثانية تتمثل في وضع برامج العمل. غالبًا ما يتم وضع هذه البرامج حسب الوظيفة الرئيسية (برامج العمل التجاري ، التوظيف أو إدارة الموظفين ، الإنتاج ، إلخ). تهدف إلى تحقيق نتائج معينة ، لتحقيق أداء معين: إذا كان الهدف هو أن تكون أكثر قدرة على المنافسة ، فسيكون الهدف هو خفض تكلفة الإنتاج ، مما سيؤدي إلى أهداف لتحقيق مكاسب إنتاجية سنوية ، ولكنه سيتطلب برامج استثمار في الإنتاج السلع ، وتدريب الموظفين ، وإعادة تنظيم العمل ، وما إلى ذلك.

يتم تطوير هذه البرامج بشكل عام على مدى عدة سنوات. يتم تحديدها كمياً بقدر ما ستؤدي إلى التزامات إنفاق متعددة السنوات.

3 °) بمجرد تحديد البرامج ، يتم إصدار الخطة سنويًا في شكل ميزانيات. يتم تقسيم هذه الميزانيات حسب الخدمة ، بما يتوافق مع وظيفة محددة: رئيس الخدمة مسؤول عن تنفيذ الميزانية ، وتحقيق النتائج التي تم تحديدها مسبقًا.

التخطيط يطمئن أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم أشخاص أو مجموعات أو منظمات تتأثر مباشرة بأنشطة المنظمة. يمكن أن يكونوا داخل أو خارج المنظمة. يمكننا الاستشهاد بالمساهمين والمانحين والسلطات العامة والموظفين والموردين والعملاء ، إلخ.

من المهم إبقاء أصحاب المصلحة سعداء طوال دورة حياة عملك. إذا كنت لا تلبي توقعاتهم ، فإن تطوير مؤسستك يخاطر بالتعرض للخطر أو حتى يؤدي إلى الفشل.

لذلك ، فإن فهم من هم أصحاب المصلحة وما يحتاجون إليه وكيفية إرضائهم سيقطع شوطًا طويلاً في ضمان أن فريقك يلبي توقعاتك.

يزيد التخطيط بالفعل من المصداقية والثقة مع أصحاب المصلحة في المنظمة. وهكذا يصبح التخطيط الناجح هو فن تحسين الفوائد طويلة الأجل للمؤسسة بناءً على التوفيق بين رغبات واحتياجات أصحاب المصلحة المتباينين ​​في بعض الأحيان (المستثمرين ، الدائنين الموظفين ، العملاء ، الموردين ، إلخ.)

يدرك جميع المديرين أن الخطة القوية ضرورية لإقناع الدائنين والمستثمرين وإقناعهم بدعمهم على وجه الخصوص. إن وجود خطة عمل رسمية وجريئة ولكن لا تزال واقعية سيكون له تأثير كبير إذا كنت بحاجة إلى تمويل استثماراتك أو تطويرك.

إن توفر أهداف واضحة وخطة رسمية يظهر أيضًا مسؤوليتك الاجتماعية ويزيد من ثقة الموظف والعميل.

غالبًا ما يحتاج أصحاب المصلحة إلى إقناع المديرين بصحة الخطوات المهمة التي اتخذوها تجاه المنظمة. أصحاب المصلحة بحاجة إلى طمأنة.

التخطيط يحسن تخصيص الموارد

الخطط تساهم في استخدام أفضل للموارد. موارد الشركة محدودة ويمكن تخصيصها لعدد من الأغراض. تضمن الخطط تحقيق أفضل النتائج من خلال تخصيص الموارد في الوقت المناسب والمكان المناسب. بدون خطط مناسبة ، يمكن تحويل الموارد إلى أنشطة أو مهام غير ذات أولوية.

سيقرر التخطيط الجيد ، على سبيل المثال ، ما إذا كان ينبغي تخصيص الموارد المالية لتدريب الموظفين الحاليين أو لتعيين أشخاص جدد. في حالة عدم وجود تخطيط ، سيكون القرار تعسفيًا وقد يؤدي إلى استخدام الأموال في آفاق غير مربحة.

يضمن التخطيط الاستخدام الفعال للموارد (البشرية والمادية والمالية). يهدف إلى تنفيذ الإجراءات المستقبلية بأكثر الطرق فعالية ممكنة. يجعل استخدام الموارد البشرية والمادية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. من خلال بدء عملية الإدارة بخطة جيدة تركز على الهدف النهائي وتأخذ في الاعتبار الإمكانات المتاحة ، يمكنك رؤية الكثير من الفرص لتقليل النفقات.

من خلال الأسئلة التي تم تناولها مثل متى وأين وكيف وماذا ولماذا ، يمكن معالجة الفوضى والصدمات مسبقًا.

من شأن التخطيط الفعال أن يتجنب دائمًا التداخل وإهدار الأنشطة وازدواجية الجهود والموارد. سوف يساعد على تجنب الفوضى والارتباك.

نظرًا لأن التخطيط يضمن الدقة في الفهم والعمل ، يتم إنجاز العمل بسهولة وفي الوقت المحدد ، ويتم تجنب الهدر وزيادة الكفاءة وتقليل التكاليف.

يحسن اتخاذ القرار

صنع القرار هي عملية اختيار مسار العمل من بديلين أو أكثر. لذلك يلعب التخطيط دورًا حيويًا في اتخاذ القرارات المهمة.

تسهل الأهداف المخططة معايير تقييم خطط العمل المختلفة واختيار البديل الأفضل. يتضمن التخطيط التنبؤ بالظروف المستقبلية ، وهو أمر مفيد في منع القرارات المتسرعة والإجراءات العشوائية.

يسهل التخطيط اتخاذ القرار من خلال اختيار مسار العمل الأكثر جدوى والموارد التي يمكن أن تقود الشركة لتحقيق أهدافها النهائية. عند أداء الأنشطة المختلفة ، غالبًا ما يتعين على المديرين اتخاذ القرارات. مثل هذه القرارات أسهل بكثير في اتخاذها وتكون أقل عرضة للخطأ إذا كانت مدعومة بالتخطيط الجيد الذي تم إجراؤه مسبقًا.

ملاحظة مهمة: لا يمكنك اتخاذ قرارات على أساس الخوف وإمكانية حدوث ما قد يحدث.

يحسن التخطيط عمليات صنع القرار وإدارة الوقت بطريقتين.

• أولاً ، يساعد المديرين على الاستمرار في التركيز على الهدف ، وبالتالي يسألون أنفسهم كيف يمكن لمسارات العمل البديلة أن تسهل أو تؤخر تحقيق هذا الهدف.
• ثانياً ، تسمح الخطة للمديرين بأن يكونوا أكثر تطلعاً للمستقبل. بوجود خارطة طريق واضحة ، يمكنهم التفكير في تأثير القرار المعتمد على بعض المهام والأنشطة طويلة الأجل.

يشجع المدير على التطلع إلى الأمام واتخاذ قرار من بين العديد من مسارات العمل البديلة. يجب على المدير تقييم كل خيار واختيار الخطة الأكثر قابلية للتطبيق. بدون تخطيط ، يمكن أن تؤدي القرارات إلى نتائج غير مرغوب فيها وستوجه الأنشطة نحو أهداف غير مؤكدة.

في الواقع ، في كل مرة يتعين على المدير اتخاذ قرار ، يجب عليه التفكير في تأثير قرار معين على الخطة الشاملة وأهداف الشركة. وبالتالي ، فإن التخطيط بمثابة دليل لاتخاذ قرارات فعالة ودقيقة.

يحسن التنسيق والتعاون

التخطيط يسهل التنسيق الجيد. إنها تساعد في تنسيق الأنشطة والإدارات والمجموعات المختلفة. يتم وضع الخطط مسبقًا لما يجب القيام به ، ومن قبل من ، ومتى. يُعد برنامج الأنشطة المخطط له أساسًا لتنسيق جهود مختلف الأقسام والإدارات والأفراد.

غالبًا ما يتم تنسيق خطط جميع الإدارات في المنظمة بشكل جيد مع بعضها البعض. وكذلك الخطط قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. مثل هذا التنسيق المناسب ممكن فقط من خلال التخطيط الفعال.

يتم تنفيذ أنشطة مختلفة من قبل الإدارات المختلفة. تعمل الإدارات المختلفة وفقًا للخطط العامة للمنظمة. وبالتالي ، هناك انسجام في المنظمة وتجنب ازدواجية الجهود وتضارب الاختصاصات.

يساعد التخطيط الإدارة على تحفيز الفرد لتحقيق الأهداف أو الأهداف المشتركة. يوفر التخطيط أهدافًا محددة جيدًا ووحدة الاتجاه وسياسات وإجراءات وبرامج جيدة التطور. كل ذلك يساهم في تحقيق التعاون والتنسيق الكاملين ، وبالتالي تجنب الازدواجية والصراعات بين الإدارات.

بالإضافة إلى ذلك ، يسهل التخطيط بناء الفرق والتعاون فيما بينها. يعزز التخطيط روح الفريق وروح التعاون.

عند اكتمال الخطة وإبلاغها إلى أعضاء المنظمة ، يعرف الجميع ما هي مسؤولياتهم وكيف تحتاج المناطق الأخرى في المنظمة إلى مساعدتهم وخبراتهم لإكمال المهام المعينة. إنهم يدركون كيف يساهم عملهم في نجاح المنظمة ككل ويمكن أن يفخروا بمساهماتهم.

يمكن الحد من التعارضات المحتملة عندما تطلب الإدارة العليا مدخلات من الموظفين (المديرين المركزيين أو رؤساء الأقسام أو مديري الوحدات) أثناء عملية تحديد الهدف. يقل احتمال رفض الأفراد للأهداف عندما يكون لهم رأي في إنشائها.

التخطيط يسهل آليات التحكم

التخطيط والتحكم مثل التوائم الملتصقة. لا يذهب أحد دون الآخر. لا يعني التخطيط التفكير في المستقبل فحسب ، بل يعني أيضًا التصرف وفقًا لذلك. التخطيط يحدد معايير التحكم.

لا يمكن للمدير مراقبة ما هو غير متوقع والتحكم فيه. وبالتالي ، يساعد التخطيط المدير على تقييم أداء المرؤوسين من خلال تزويده بالمعيار الذي يمكنه من خلاله قياسه واتخاذ الإجراءات الصحيحة في الوقت المناسب.

يتضمن التحكم التحليل المستمر وقياس العمليات الفعلية مقابل المعايير المعمول بها. يتم وضع هذه المعايير وفقًا للأهداف المراد تحقيقها. يلعب دورًا مهمًا في تسهيل وظائف التحكم والتنسيق. غالبًا ما يُنظر إلى التحكم على أنه امتداد لعملية التخطيط بسبب ترابط التحكم في التخطيط

من خلال المراقبة ، تتم مقارنة الأداء الفعلي للموظف بالخطط ، ويتم تحديد الانحرافات (إن وجدت) وتقييمها وتصحيحها. من المستحيل تحقيق مثل هذه السيطرة دون التخطيط السليم. لذلك ، يصبح التخطيط ضروريًا للحفاظ على تحكم جيد.

يحدد التخطيط أيضًا معايير تقييم الأداء. بدون هذه المعايير ، لا يمكن للمديرين التدخل واتخاذ إجراءات تصحيحية للبقاء على المسار الصحيح ، مما قد يهدد أيضًا تحقيق الهدف. يمكن أن تحدد المراجعات الدورية للعمليات ما إذا كان يتم تنفيذ الخطط بشكل صحيح.

يمكن للخطط المتطورة أن تسهل عملية التحكم بطريقتين:

• أولاً ، تضع عملية التخطيط نظامًا للإنذار المبكر بالانحرافات المحتملة عن النتائج أو الأداء المتوقع.
• ثانيًا ، يوفر التخطيط بيانات كمية تجعل من السهل مقارنة الأداء الفعلي من الناحية الكمية ، ليس فقط مع توقعات المنظمة ولكن أيضًا مع معايير الصناعة أو توقعات السوق.

يقلل من عدم اليقين

كل عمل حديث يخضع للعديد من التغييرات والمخاطر التي تفرضها البيئة. حتى أكبر الشركات لا تستطيع التحكم في البيئة الاقتصادية والتنافسية من حولها. تقع الأحداث غير المتوقعة ويجب التعامل معها بسرعة قبل أن تصبح العواقب المالية السلبية لهذه الأحداث خطيرة.

عدم اليقين والتغيير أمر لا مفر منه والتخطيط لا يمكن القضاء عليهما ، ولكن إدارة المخاطر ضرورية لنجاح المنظمة. التخطيط على وجه التحديد نشاط يسمح للمدير بتوقع وتوقع هذه التغييرات وهذه المخاطر ، تمامًا كما يسمح أيضًا باتخاذ الاحتياطات اللازمة للتغلب على هذه المخاطر وتخفيفها.

الخطة تشبه الخريطة. عندما تتبع خطة ، يمكنك دائمًا تحديد موقعك فيما يتعلق بالهدف الذي حددته لنفسك ، ومدى بُعدك عن وجهتك. إن معرفة مكانك هو المفتاح لاتخاذ قرارات جيدة حول المكان الذي يجب أن تذهب إليه أو ما يجب القيام به بعد ذلك.

يمكّن التخطيط المنظمة من التعامل مع عدم اليقين والتغيير. بمساعدة التخطيط ، يمكن للشركة توقع الأحداث المستقبلية واتخاذ الترتيبات اللازمة لها. من خلال التحديد المسبق للمهام المطلوب إنجازها ، يلاحظ المخطط كيفية التعامل مع التغييرات والآثار غير المتوقعة.

وبالتالي ، فإن التخطيط يقلل من احتمالات المخاطر والشكوك التي لا يمكن السيطرة عليها في المستقبل. يتعلق الأمر بتوقع جميع المخاطر والشكوك المحتملة التي قد تواجهها الشركة ، وبالتالي تقليل تكاليف الأضرار التي تلحق بالحياة (أو الصحة) والممتلكات. على سبيل المثال ، يمكن توقع المخاطر مثل حريق المصنع أو حوادث مكان العمل أو السطو وتجنبها من خلال التخطيط واتخاذ تدابير السلامة والاحتياطات.

“العيش بلا هدف هو التنقل بدون بوصلة”. سيساعد التخطيط الشركة على تحقيق درجة معينة من اليقين في مستقبل غير مؤكد. عندما تتوقع الشركة وجود خطر أو فرصة للخسارة في المستقبل ، يمكنها تجنب هذه المخاطر وإيجاد طريق أفضل لتحقيق أهدافها. هذا هو مدى نجاح الشركات التي وضعت معالم على طول الطريق لتحقيق أهدافها.

يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار جميع الأحداث المستقبلية المخطط لها والتعرف عليها وفقًا لذلك من خلال تخصيص النشاط المناسب لجميع هذه الأحداث. فهي تقلل (ولا تقضي على) المخاطر الكلية للشكوك المستقبلية. لا يمكن لأي منظمة التحكم في البيئة الاقتصادية والتنافسية والقدرة على توقع التحديات ووضع خطط الطوارئ تصبح أفضل بديل.

أشار بيتر دراكر إلى أن التخطيط غير قادر على القضاء تمامًا على المخاطر وعدم اليقين من القرارات في التخطيط طويل الأجل ، ولكنه يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في المساعدة على تحديد الفرص والتهديدات المحتملة وتقليل هذه المخاطر أو حالات عدم اليقين على الأقل.

يشجع الابتكار والإبداع

أصبح عالم اليوم والأسواق أكثر ديناميكية كل يوم. من أجل التفوق على المنافسة ، هناك حاجة إلى أفكار لإدارة وظائف العمل. يصبح الابتكار والإبداع ضروريين للنمو المستمر والازدهار المستمر للشركات.

المراقبة المستمرة للبيئة للأفكار الجديدة والتطوير ضروري في التخطيط. من خلال التركيز على الحاجة إلى تحقيق الهدف ، يمكن للموظفين أو الإدارة تحديد فرص تطوير أعمال جديدة ، أو اقتراح منتجات أو خدمات جديدة ، أو اكتشاف أسواق مستهدفة جديدة. يعزز التخطيط الأفكار الجديدة والمنتجات الجديدة والعلاقات الجديدة وبالتالي يعزز الابتكار والإبداع.

يشجع التخطيط هذه الأفكار المبتكرة. يساعد المديرين على التعبير عن إبداعهم وابتكارهم. أثناء عملية التخطيط ، تتاح للمديرين الفرصة لاقتراح طرق لتحسين أدائهم وتحقيق أهداف أعلى. نظرًا لأن هذه هي الوظيفة الأساسية للإدارة ، يمكن أن تتخذ الأساليب الجديدة شكل خطط فعلية.

إنه المشروع الأكثر تحفيزًا للإدارة لأنه يقود جميع الإجراءات المخططة الموجهة نحو النمو والشركة. بهذه الطريقة ، يصبح التخطيط عملية مستمرة تشجع التفكير الاستراتيجي الإبداعي والابتكار. تواجه الإدارة تحديًا ليس فقط في حل المشكلات المستقبلية ، ولكن أيضًا لتحقيق أقصى استفادة من الظروف المواتية.

يحسن الكفاءة الكلية

الاستخدام الجيد للموارد ، والجهود المشتركة والموجهة للموارد البشرية ، وقدرة أكبر على التعامل مع التغييرات الناشئة عن بيئة ديناميكية ، وتعاون الموظفين ، واختيار أفضل بديل ، وما إلى ذلك ، وهي فوائد نتائج التخطيط ، مما يسمح للمنظمة أن يكون فعالاً في جميع جوانبه الوظيفية.

يوضح التخطيط الفعال مسؤوليات وتوقعات كل قسم وفريق وعضو في الفريق. هذا يضمن عدم تداخل الأنشطة ويحسن التنسيق.

في الوقت نفسه ، يساعد في تحديد النشاط الذي يؤدي إلى الإسراف ولا يساهم في تحقيق الهدف. لن يؤدي التخلص من هذه الأنشطة إلى تقليل الهدر وتوفير الوقت والموارد الثمين فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى تحسين الإنتاجية والتحفيز.

“الحظ الجيد هو ما يحدث عندما تلتقي الفرصة بالتخطيط. “ توماس أديسون

التخطيط يحسن إدارة الوقت. يساعد المديرين على إدارة وقتهم بشكل فعال. ربما يكون الوقت هو أهم مورد للمديرين.

سيكون الاستخدام المناسب للوقت من قبل المديرين في الأنشطة ذات القيمة المضافة هو الأكثر رغبة بالطبع. هذا ممكن فقط عندما يخطط المديرون لأنشطة يومهم من خلال ترتيب المهام ذات الأولويات الأعلى مع دفع المهام ذات الأولوية الأقل إلى المرؤوسين أو الأوقات اللاحقة.

يضع التخطيط معيارًا للتحكم في الهدف. وبالتالي ، يتم تجنب الأنشطة غير الضرورية والتي لا هدف لها. يقرر ماذا ينتج وكيف ينتج. لذلك ، من الممكن استخدام الموارد بكفاءة.

تشجع الخطة الجيدة موظفي المنظمة وتعطيهم إحساسًا بالمشاركة الفعالة. يوضح التخطيط للموظف ما تريد المنظمة تحقيقه ويحفز الموظفين لمساعدة المنظمة على تحقيقه.

تؤثر الجدولة على الأداء. يوضح عدد من الدراسات التجريبية أن النجاح التنظيمي هو دالة للتخطيط الرسمي ، مع قياس النجاح بعوامل مثل العائد على الاستثمار ، وزيادة الحصة السوقية ، وحجم المبيعات ، والعائد على السهم ، وما إلى ذلك.

تكشف هذه الدراسات أن الشركات التي تشارك في التخطيط الرسمي تؤدي باستمرار أداءً أفضل من الشركات التي ليس لديها تخطيط رسمي.

يخلق مزايا تنافسية

يتضمن التخطيط رؤية واقعية لنقاط القوة والضعف في المنظمة. إنه يساعد المؤسسات على الحصول على رؤية واقعية لنقاط القوة والضعف الحالية لديها مقارنة بمنافسيها الرئيسيين ، للكشف عن الثغرات ونقاط الضعف في الأخير.

أنظر أيضاً: ما هو تحليل سوات

التنبؤ الذكي لاتجاهات السوق ، والتسعير الاستراتيجي ، والتوزيع والترويج ، والتخطيط الفعال للمنتج ، وما إلى ذلك. تساعد الشركة على مواجهة المنافسين والتغلب عليهم. كما أنه يساعد في تحديد التهديدات والفرص البيئية.

وبالتالي يمكن لفريق الإدارة تحديد المجالات التي قد يكون فيها المنافسون عرضة للخطر ، ومن ثم تطوير استراتيجيات التسويق للاستفادة من نقاط الضعف هذه.

قد يتضمن التخطيط زيادة القدرة ، وتغييرات في أساليب العمل ، وتغييرات الجودة ، وتوقع أذواق الناس والأزياء والتغيرات التكنولوجية ، إلخ.

إن التصرف بناءً على هذه البيانات بدلاً من تنفيذ نفس الإجراءات بطريقة خاملة يعطي ميزة تنافسية كبيرة.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعد التخطيط في الكشف عن الأسواق المتنامية والدخول إليها بمنتجات أو خدمات جديدة في وقت أبكر من أي منافس آخر ، واكتساب ميزة المحرك الأول.

فوائد التخطيط – خلاصة

تعيش مؤسسة الأعمال في عالم الموارد والفرص والقيود. يتطلب التعقيد المتزايد للأعمال الحديثة مع التغيرات التكنولوجية السريعة والتحولات الديناميكية في تفضيلات المستهلكين وزيادة المنافسة الشديدة عمليات منظمة ليس فقط في البيئة الحالية ولكن أيضًا في البيئة المستقبلية.

نشأت الحاجة إلى التخطيط من التغيرات المستمرة في المجالات الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والتكنولوجية والثقافية. لذلك ، يجب ملاحظة هذه التغييرات وأخذ تأثيرها في الاعتبار في الخطط والاستراتيجيات والسياسات. مؤسسة الأعمال والبيئات المحيطة بها مترابطة بشكل متبادل وتتفاعل مع بعضها البعض بشكل مستمر.

لا يمكن للمؤسسة البقاء والنمو إلا إذا كانت تتكيف باستمرار وتتفاعل مع التغيرات البيئية في الوقت المناسب. التغيير هو جوهر الحياة. إذا كان هناك أي شيء ثابت ، فهو تغيير.

عرف Peter F. Drucker ما كان يتحدث عنه عندما رأى أنه “من الصعب اليوم إنكار الفوائد التي تجنيها المنظمة من تحديد أهداف واضحة. ومن خلال وظيفة التخطيط ، يركز المدير اهتمامه على صياغة الأهداف.